Ausgewählte Anwendungsfälle im Diakonie-Wissensportal 28.3.2011 Konkretisierung des Grobkonzepts von KMS Visualisierung der tabellarisch aufgeführten Anforderungen (Checklisten)

Die wichtigsten Anwendungsfälle Zentrale Ablage Dokumenten-Datenbank Benutzer-Datenbank Kalender Zentrale Bereitstellung von Tools Gruppen, Netzwerke und Teambereiche einrichten und pflegen Content erzeugen, ändern, verwalten, publizieren Interaktion ermöglichen Zentrale Administration Verwaltung der zentralen Ablage: z.B. Benutzerverwaltung Aufbau und Pflege von Formularen, Taxonomien, Wertelisten Evaluation und Qualitätssicherung Fehler- und Änderungsmanagement Arbeiten in geschlossenen Gruppen und Vernetzung Zugriff auf die zentral bereitgestellten Tools eigene Rechte, Rollenverwaltung für die Mitglieder Workflows zum Publizieren von Content in der zentralen Ablage Suchen und Finden

Legende Gruppenart wählen Anwendungsfall oder Prozessschritt innerhalb eines Anwendungsfalls Entscheidung Gruppe nutzen Weiterführender Anwendungsfall Statische Gruppe: Ausgewählte Personen Erläuterung Anwendungsfälle: Referenzen ergänzen

Die Idee des Diakonie-Wissensportals Eine zentrale Ablage für Content (Wissen, Inhalte) wird generiert, bearbeitet und in verschiedenen Formaten publiziert, gelöscht oder archiviert einzelne Contentelemente können beliebig miteinander zu neuen Contentelementen verknüpft werden (komplexe Datensätze) alle Contentelemente sind eindeutig identifizierbar und können mit Metadaten beschrieben werden Dateien ??? Personen Termine

Die Idee des Diakonie-Wissensportals Tools für die Erstellung, Bearbeitung, Nutzung von Content werden zentral bereitgestellt Tools bereitstellen Berechtigungen verwalten Vernetzung und Austausch ermöglichen Gruppe Personen ??? Dateien Termine Freigabe für Nutzung ohne Login Gruppe mit Teambereich Import/ Export Spezialanwendungen Angemeldete Benutzer und Gruppen Import/ Export Office-Anwendungen Import/ Export andere CMS

Als Nutzer registrieren Anwendungsfall „Benutzer verwalten“ KMS: Nutzerprofil und Verwaltung, S.42 Als Nutzer registrieren Nutzer importieren Benutzer wird (ggf. zusammen mit anderen) in das Benutzerverzeichnis importiert Benutzer meldet sich am System an (Formular mit Metadaten) Dublettenkontrolle Name + Mailadresse Benutzer freischalten Benutzerdaten zusenden Dynamischen Gruppen zuordnen Benutzer kann von allen Portalbenutzern recherchiert werden s.a. Checkliste „Benutzerverwaltung“ Profil aktualisieren Statischen Gruppen zuordnen Regelmäßige Aufforderung, Profil zu aktualisieren und damit Portalmitgliedschaft zu verlängern Mitgliedschaft in einer Gruppe ist im Benutzerprofil sichtbar/ recherchierbar Gruppenadmin prüft regelmäßig Liste der Mitglieder und bereinigt sie

Anwendungsfall „Gruppen bilden“ KMS: Gruppen im Wissensportal, S.12; S.20 Gruppenart wählen Dynamische Gruppe Dynamische Gruppen pflegt das System automatisch (wird einer Person ein Metadatum hinzugefügt oder ein Wert eines Metadatums geändert, ändert sich ihre Gruppenzuordnung) Der Anwender kann die Filterkriterien jederzeit ändern Eine dynamische Gruppe kann gespeichert werden („Netzwerk“, „Verteiler“) Eine gespeicherte dynamische Gruppe kann zur Nutzung an andere Portalmitglieder freigegeben werden Statische Gruppe Manuelles Hinzufügen / Entfernen von einzelnen Mitgliedern Manuelles Hinzufügen einer gespeicherten dynamischen Gruppe oder einer anderen statischen Gruppe. Änderungen werden überall synchronisiert Beispiel: Mailverteiler, Mitglieder eines Teambereichs Mitglieder suchen (Filter festlegen) Statische Gruppe Mitglieder auswählen (manuelle Selektion) Dynamische Gruppe Gruppe anzeigen Gruppenart wählen: Für den Benutzer ist das kein Anwendungsfall, nur für das System. Lebenszyklus einer statischen bzw. gespeicherten dynamischen Gruppe: Gruppe wird „registriert“ (dem System gemeldet) mit Metadaten. Es werden Entscheidungen über Größe und voraussichtliche Dauer gemacht, die verhindern sollen, dass viel toter Content das System verstopft Teambereich einrichten Gruppe beschreiben (Metadaten) Optional Gruppe speichern Gruppe nutzen Folie 7 7

Anwendungsfall „Gruppe verwalten“ KMS: Gruppen im Wissensportal, S Anwendungsfall „Gruppe verwalten“ KMS: Gruppen im Wissensportal, S.12; S.20 Auswahl aus Verzeichnis (Personen, gespeicherte oder gefilterte Gruppen) Kommunikation/ Vereinbarung mit Mitglied via E-Mail Anzeige im Benutzerprofil: Person ist Mitglied in Gruppe X Mitglieder einladen Statische Gruppe Mitglieder entfernen Gruppe auswählen Dynamische Gruppe Selektionskriterien (Filter) ändern Gruppe verwalten Rechte und Rollen der Gruppe verwalten Metadaten der Gruppe ändern Gruppe löschen Änderungen speichern Gruppe nutzen

Anwendungsfall „Teamraum registrieren“ KMS: Mitarbeiter agieren als Initiatoren…, S.20 Gruppe zugeordnet Teamraum Teamräume haben keine Mitglieder. Ihnen wird eine (statische/dynamische) Gruppe zugewiesen, die die Mitglieder des Teamraums umfasst Gruppe selektieren oder erstellen Über Formular Ersteller und Ansprechpartner werden Teamraumadministrator Teamraum wird mit allen Metadaten angezeigt Teamraum ist recherchierbar Nutzungskonditionen für Teamraum werden vereinbart (z.B. Nutzungsdauer, Speicherplatz etc., Pflicht zur regelmäßigen Aktualisierung der Daten und damit Verlängerung der Laufzeit) Ggf. Auswahl des Teamraumtypus je nach Ziel (Template) Neuen Teamraum erstellen Mitglieder zuweisen [Gruppe] Systemintern entsteht eine neue Gruppe (Mitglieder des Teamraums XY)

Anwendungsfall „Teamraum einrichten“ KMS: Schematischer Seitenaufbau, S.41 Teamraum registrieren Standardraum mit Standardinhalten und Standardfunktionen einrichten Administration (Mitglieder, Statistik …) Standardraum initialisieren Funktionen der heutigen Teambereiche übernehmen: Startseite gestalten Strukturierte Dokumentenablage (DMS) mit Explorer-Tree Benachrichtigung per e-Mail (von jeder Stelle aus können Mails versendet werden) Diskussionsforen Mitgliederlisten Suche / Was ist neu? Kalender Aufgabenliste Teamraum nutzen Teamraum gestalten Content erstellen Content platzieren Mehrere Dokumente gleichzeitig hochladen (ohne ActiveX/Java) Menüstruktur gestalten Möglichkeit, Unterräume einzurichten (Teilmenge der Mitglieder hat Zugang zu zusätzlich geschützten Inhalten) Werkzeuge bereitstellen Weitere Funktionen nach Bedarf zuschalten (Wiki, Umfragen, weitere (Funktionen des Werkzeugs) Spezifische Taxonomie pflegen

Anwendungsfall „Netzwerk knüpfen“ KMS: Nutzerprofil & Verwaltung, S.42 Passende Profile vorschlagen Netzwerk-Aktivitäten beobachten Anwender suchen Über ähnliche Metadaten identifizieren Netzwerk erweitern Spezialfall der Gruppenbildung: Private, statische Gruppe Vorgehen orientiert sich an Xing Anwender suchen (A) Kontaktwunsch senden (AB) Kontaktwunsch bearbeiten (B) Kontakt herstellen (BA)

Definition: Content KMS: Inhalte im Wissensportal, S.9 Content-Repository Zentrale Datenbank Repository enthält n durch das System verwaltete Content-Elemente Metadaten hängen an Content-Element (nicht an den Content-Element-Versionen) Die Information über die verfügbaren Versionen hängt am Content-Element 1 2 Content- Element 3.Version Ansicht (View) auf Content Export, z.B. PDF Content-Element erlaubt direkten Zugriff auf die jeweils aktuelle und gültige Version Die wichtigsten Content-Typen: Dateien (z.B. Text) Personendaten (z.B. Benutzer) Gruppen Termine Texte (z.B. Nachrichten aus CMS) Media-Content Content-Element kann versioniert werden Referenz (Link / URL) Kopie Kopie erzeugt neues Content-Element auf Basis der gewählten Version Gelber Rahmen, gestrichelt: Verfügt über eine URL

Content KMS: Inhalte im Wissensportal, S.9 Gibt es spezifische Conten-Repositories für unterschiedliche Content-Typen oder gibt es eine einzige physische/virtuelle Content-Library für alle Content-Typen? Wo werden welche Content-Typen gespeichert? Dateien (z.B. Text) Personendaten (z.B. Benutzer) Gruppen Termine Texte (z.B. Nachrichten aus CMS) Media-Content Werden Content-Elemente immer komplett separiert gespeichert? Beispiel Confluence-Wiki: Dokumente hängen immer an einer Seite

Neue Version im WMS erzeugen Best. Version im WMS aktualisieren Anwendungsfall „Content erstellen + bearbeiten“ KMS: Inhalte im Wissensportal, S.9 Intuitives Arbeiten (analog zur Büroumgebung) Erfolgt typischerweise auf lokalem PC. Anwendung auf lokalem PC: MS Office / Open Office / Libre Office / Google Docs / Lotus … Alternativ: Online-Erstellung mit WYSIWYG-Editor Prozess-Ausprägung für unterschiedliche Content-Typen darstellen (max. 2) Content erstellen Content bearbeiten Content speichern Darf nicht lokal sein sondern gleich im Wissensmanagement Neue Version im WMS erzeugen Best. Version im WMS aktualisieren Content publizieren

Anwendungsfall „Content publizieren“ KMS: Inhalte im Wissensportal, S Content erstellen Content auswählen Content bearbeiten Änderungen am Content ermöglichen Änderungen an Content Einfach und übersichtlich Vergleichbar Dokumentiert In Teambereich publizieren In Teambereiche verlinken Metadaten und Taxonomien Beschreibung mit Metadaten für einheitliche Recherche Pflicht s. „KMS: Strukturierte Klassifikation, S.8“, je nach Anwendung weitere Metadaten Metadaten ergänzen / Archivierungsdauer festlegen Content finalisieren Ich habe das Copyright berücksichtigt Nutzung erlaubt für  Auswahl Nutzungsrechte klären Veröffentlichung des Contents in der Wissensdatenbank des Portals Verschieben aus dem Teambereichen Umwandlung in andere Formate: pdf-A, Druckausgabe im CD, Excel-Export für Listen und Tabellen, ical etc. Content veröffentlichen Content extern publizieren Verlinkung für externen Zugriff (ohne Login) z.B. diakonie.de, FID etc.

Anwendungsfall „Content verwalten“ KMS: Inhalte im Wissensportal, S.9 Content erstellen Content auswählen Content bearbeiten Content verschlagworten Content in Taxonomie einordnen Content versionieren Sich über Änderungen informieren Versionen vergleichen Nur für textuellen Content

Anwendungsfall „Content finden“ KMS: Suche im Wissensportal, S.10 Personalisierung / Individualisierung IP Metadaten Inhaltsdarstellung personalisieren - Personalisierung / Individualisierung von Inhalten Startseite personalisieren (Individualisierte Startseiten) Navigationen Über Seitenstruktur Rechtesteuerung Suche Siehe Folgeseite Wie stellen sich diese Funktionen dar, wie werden sie am besten kombiniert?

Anwendungsfall „Content finden“ KMS: Suche im Wissensportal, S.10 Content anhand Taxonomie filtern Taxonomien und anwendungstypische Metadaten Suchkriterien festlegen Mit Stichworten suchen/ Volltextsuche (Google) Systeme durchsuchen diakonie-wissen.de Alle Anwendungen Ausgewählte Anwendungen diakonie.de Ergebnisse anzeigen Anzeige Trefferliste (Anzahl) Alle anzeigen/ blättern Ansicht ändern (Liste/ Tabelle) Mehr / weniger Details anzeigen Liste der Suchergebnisse Sortieren Einzelne Treffer markieren, die Liste drucken, in Excel/ Word exportieren, per E-Mail versenden Ggf. Vorschau auf Datei Suche speichern

Anwendungsfall „Kategorien/Schlagworte verwalten“ KMS: Strukturierte Klassifikation, S.8 Kategorien1) (thematisch, regional, anwendungsspezifisch…) Bleiben relativ stabil, dienen der langfristigen Strukturierung der Inhalte, der Navigation und als Filter Kategorien werden zentral verwaltet und können an beliebigen Stellen genutzt werden Kategorien verwalten Kategorien ändern Änderungsvorschläge verwalten Historie der Änderung von Taxonomien vorhanden Kategorien darstellen Hierarchische Darstellung (Baum) Alphabetische Darstellung mit Beschreibung (Glossar) Relation Kategorie / Schlagworte abbilldbar? Kategorien im- und exportieren Import / Synchronisierung mit anderen Taxonomien Export für andere Anwendungen (Diakonie.de) Zentrale Bereitstellung der Taxonomie über Standard-Schnittstelle oder Export/Import-Funktionen, z.B. im SKOS-Format Schlagworte2) Auswahl aus einer gepflegten SWT-Liste (Thesaurus) Freie Formulierung möglich Können mehrteilig sein („Evangelischer Kindergarten“) Auswertung der Nutzungshäufigkeit ermöglichen Ersetzen/Umbenennen von Schlagworten ermöglichen Import/ Export/ Synchronisierbarkeit mit anderen Thesauri ermöglichen Schlagworte verwalten Die bei KMS aufgeführten Kategorien (Themen, Region…) sind für jeden Content Pflichtfelder und einheitlich zu verwenden! Schlagworte sind Kann-Felder und müssen technisch funktionieren wie gewünscht. Der Aufbau und die Pflege eines Thesaurus sind sinnvoll, wahrscheinlich aber personell nicht zu leisten. Ggf. Zugriff auf andere gepflegte Thesauri (Deutsche Nationalbibliothek?)

Schlagworte vorschlagen Content taggen und klassifizieren Anwendungsfall „Content taggen & klassifizieren“ KMS: Strukturierte Klassifikation, S.8 Content auswählen Content bearbeiten System generiert – wenn möglich – automatisch Vorschläge Schlagworte vorschlagen Content taggen und klassifizieren Schlagworte auswählen Neues Schlagwort erstellen Zuordnung speichern Optional, sofern System mehrere Taxonomien unterstützt und dies sinnvoll ist. Taxonomie wählen Kategorie zuweisen Durch Kategorien navigieren

Anwendungsfall „Umfragen erstellen“ KMS: Inhalte im Wissensportal, S.9 Bausteine Text für Überschriften auf drei Ebenen Text um Fragen zu formulieren oder zu erläutern Textfeld, in dem Text eingeben werden kann. Hier werden flexible Größen gebraucht Numerisches Feld zur Eingabe von Zahlen Optionsfeld zur Auswahl zwischen mehreren Möglichkeiten Im Unterschied dazu ein Ankreuzfeld oder Haken, um verschiedene Möglichkeiten zu markieren Schaltflächen für Ausdruck und zur Rücksendung Anforderungen: das von KMS entworfene CD muss umsetzbar sein Papierausdrucke, elektronische Formulare im Anhang an Emails und ggf. für Webumfragen sollen damit möglich sein Dynamische Formulare, d.h. Verzweigungen in den Fragestellungen müssen möglich sein Pop-up Menus zur Anleitung für den Endnutzer müssen ermöglicht werden Im Falle von mit Emails verschickten Formularen muss die Auswertung automatisiert in eine Tabelle oder Datenbank erfolgen, so dass nicht jeder rücklaufende Bogen händisch einkopiert werden muss. Endnutzer müssen das Formular ausfüllen können ohne dazu Software kaufen zu müssen. Umfrage erstellen Umfrage durchführen Umfrage auswerten