Einsatzmittelplanung  Inhalt: Methoden und Instrumente der Einsatzmittelplanung  Durchführung: Lehrgespräch, Gruppenübungen, Präsentationen der Teilnehmer  Ergebniserwartung: Erwerb von grundlegenden Kenntnissen der Einsatzmittelplanung, -berechnung und -optimierung Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Einsatzmittelplanung: Grundlagen, Ziel und Aufgaben Die Einsatzmittelplanung im PM betrachtet die Frage nach dem „Wer“ und dem „Womit“. Der formal korrekte Begriff lautet Einsatzmittelplanung. In der Praxis wird allerdings häufig auch der Begriff Kapazitätsplanung verwendet. Ziel der Einsatzmittelplanung ist die termingerechte Disposition der für die Projektdurchführung erforderlichen Einsatzmittel. Der detaillierte Projektstrukturplan mit den Arbeitspaketbeschreibungen informiert darüber, welche Leistungen im Projektablauf zu erbringen sind. In der Einsatzmittelplanung wird ergänzend mitgeteilt, wer die Arbeitspakete mit welchen Mitteln tatsächlich realisieren kann. Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Einsatzmittelplanung: Begriffsbestimmungen „Personal oder Sachmittel, die zur Durchführung von Vorgängen, Arbeitspaketen oder Projekten benötigt werden.“ (DIN 69901) Einsatzmittel: Einsatzmittelbedarf: Die Menge von Einsatzmitteln einer bestimmten Einsatzmittelart, die zur Erzielung eines Arbeitsergebnisses zu einem bestimmten Zeitpunkt oder innerhalb eines Zeitraumes erforderlich ist. Einsatzmittelarten nach DIN 69901: stoffliche Merkmale (Ziegel, Formulare, etc.) technische Merkmale (Rechner, Betonmischer, etc.) funktionale Merkmale (Eigenschaften) berufliche Qualifikation (Personen oder Personengruppen) Unterteilung von Personengruppen in Gruppen gleicher Qualifikation und Gruppen unterschiedlicher Qualifikation Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Einsatzmittelplanung: Arbeitsschritte 1. Bedarfsermittlung 2. Gegenüberstellung von Bedarf und Verfügbarkeit 3. Kapazitätsabgleich PMF, S. 1053 Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Einsatzmittelplanung: Bedarfsermittlung und Bedarfsberechnung Zunächst verhält man sich bei der ersten Ablauf- und Terminplanung so, als stünden alle Einsatzmittel unendlich zur Verfügung, um die logischen Abläufe und Termine bestimmen zu können. Steht fest, welche Tätigkeiten in einem Projekt zu welchem Zeitpunkt zu leisten sind, stellt sich die Frage: „Wer macht das und womit wird es gemacht ?“ Im nächsten Schritt wird die Betrachtung erweitert um die Frage: „Wieviel Personal mit den jeweils ermittelten Qualifikationen wird mit wieviel von den qualitativ beschriebenen Sachmitteln im Projekt benötigt ?“ PMF, S. 345 Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Feststellung des Einsatzmittelbedarfs Fertiggestellter Projektstrukturplan (PSP) Beschriebene Arbeitspakete Definierte Vorgänge einschließlich der Ergebniserwartungen (Leistung/ Kosten) Voraussetzungen: Bedarfsschätzung: Summenschätzung: Für jeden Vorgang bzw. jedes Arbeitspaket wird der Bedarf verschiedener Ressourcen in Gesamtsummen, wie z.B. Programmierstunden geschätzt. Ratenschätzung: Einem Vorgang bzw. einem Arbeitspaket wird eine Ressource für dessen Dauer ganz oder teilweise zugeordnet. Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Informationsträger für die Bedarfsermittlung Arbeitsergebnis entsprechend der Vorgangsbeschreibung Einsatzmittelart Arbeitsmenge eines Vorganges in Personen- oder Maschinenstunden (AM) Dauer des Vorganges in Planungseinheiten (D) Anzahl der Arbeitsstunden pro Planungseinheit (h) Einsatzmittelbedarf (EMB) = AM D x h PMF, S. 345 Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Einsatzmittel: Checkliste Welche Qualifikation muß die Person oder Personengruppe, die das Arbeitsergebnis erreichen soll, haben ? Handelt es sich um gleichartige Qualifikationen, falls eine Personengruppe erforderlich ist, oder müssen die einzelnen Personen in dieser Gruppe unterschiedliche Qualifikationsschwerpunkte haben ? Falls unterschiedliche Qualifikationsschwerpunkte in dieser Arbeitsgruppe erforderlich sind: Gibt es bereits diese Gruppe - z.B. als festes Team - oder muß die Gruppe für das Arbeitspaket im Projekt zusammengestellt werden ? Welche Maschinen, Materialien und Hilfsmittel sind für die Realisierung erforderlich ? 1. 2. 3. 4. Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Einsatzmittel: Checkliste Gibt es in der Zusammenstellung der möglichen Sachmittel einzelne Sachmittel, die nicht verfügbar, beschaffbar oder ausdrücklich ausgeschlossen für das Erreichen des Arbeitsergebnisses sind, wenn ja, welche ? (Existieren nicht-kompatible bzw. konfliktäre Einsatzmittel ?) Durch welche verfügbaren, beschaffbaren bzw. ausdrücklich zugelassenen Sachmittel läßt sich eine Sachmittelzusammenstellung erreichen, die vollständig ist und eingesetzt werden darf (Kombinationsmöglichkeiten) ? Werden alle beschriebenen Sachmittel wirklich für das Arbeitsergebnis benötigt oder läßt sich der Sachmitteleinsatz auf möglichst wenige unterschiedliche Sachmittel begrenzen, wenn ja, auf welche ? (Wo ist der „Flaschenhals“ bei den Ressourcen ?) 5. 6. 7. Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Methoden zur Ermittlung der Einsatzmittelmengen Um eine Einsatzmittelplanung vorzunehmen reicht es nicht aus, die Einsatzmittel pro Arbeitspaket zu beschreiben. Das Verhältnis der Einsatzmittel zueinander ist in Grenzen veränderbar und daher auch der Zeitbedarf pro Arbeitspaket. Das „Mischungsverhältnis“ der einzelnen Einsatzmittel zueinander kann wiederum in den seltensten Fällen kostenneutral verändert werden (Isoquantentheorie, Substitutionsfunktionen). Die Einsatzmittelplanung ist damit Teil des Optimierungsproblems der Gesamtprojektplanung aus Einsatzmitteln, Zeit und Kosten. PMF S. 348 Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Ermittlung von Einsatzmittelmengen Grundlegende Ansätze zur Ermittlung von Einsatzmittelmengen: Es wird gefragt nach: Personenzeit Anzahl der Einsatzmittel Zeitdauer (z.B. in Tagen) Lösungsansätze: Personenzeit = Anzahl der Einsatzmittel x Zeitdauer z.B. 400 Personentage = 4 Mitarbeiter x 100 Tage Anzahl d. Einsatzmittel = Personenzeit / Zeitdauer z.B. 4 Mitarbeiter = 400 Personentage / 100 Tage Zeitdauer = Personenzeit / Anzahl d. Einsatzmittel z.B. 100 Tage = 400 Personentage / 4 Mitarbeiter PMF S. 348 Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Verlauf der Einsatzmittelverteilung Kapazitätsganglinie Die aus den einzelnen Arbeitspaketen ermittelten Kapazitäten können pro Einsatzmittel für den Projektablauf, z.B. nach frühester Lage, zusammengeführt werden. Damit ist eine erste Orientierung über die Kapazitätsverteilung zwischen den Einsatzmittel bezogen auf das Gesamtprojekt möglich. Die Graphik auf der folgenden Folie stellt eine mögliche Einsatzmittelverteilung im Projektablauf dar. Die Form der graphischen Darstellung wird auch als Kapazitätsganglinie bezeichnet. Eine solche Summierung aller benötigten Kapazitäten einer Einsatzmittelart kann dabei innerhalb festzulegender Zeiteinheiten erfolgen und damit auch erste Hinweise für den möglichen (maximalen) Bedarf an einzelnen Einsatzmitteln zu bestimmten Projektabschnitten liefern. PMF S. 359 Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Verlauf der Einsatzmittelverteilung Kapazitätsganglinie Arbeitskräfte Tage Beginn der Bauausführung PMF S. 358 Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Einsatzmittelplanung Kapazitätsabgleich Einsatzmittelbestand: Anzahl der zu einem Zeitpunkt vorhandenen Einsatzmittel einer oder mehrerer Einsatzmittelarten. Nachdem die erforderlichen Einsatzmittel im Projekt festgestellt worden sind und die Einsatzmittelmengen pro Arbeitspaket bestimmt sind, ist der Kapazitätsabgleich erforderlich. Ziel des Kapazitätsabgleichs ist es, eine möglichst enge Übereinstimmung zwischen Einsatzmittelbedarf und verfügbaren Einsatzmitteln herbeizuführen = angestrebte Deckung von Bedarf und Bestand an Einsatzmitteln unter Beachtung von Zielen und Randbedingungen. Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Einsatzmittelplanung Kapazitätsabgleich Im ersten Schritt wird die Kapazitätsganglinie eines Einsatzmittels im Projektablauf bei frühest möglichen Anfangszeiten für alle Vorgänge (im Netzplan) betrachtet. Im zweiten Schritt wird die Kapazitätsganglinie eines Einsatzmittels im Projektablauf bei spätest zulässigen Endzeiten für die Vorgänge betrachtet. Bedarfsglättung: Durch das Verschieben von Vorgängen im Rahmen ihrer verfügbaren Pufferzeiten erfolgt die Glättung von Kapazitätsspitzen. Die Bedarfsglättung liefert einen termingetreuen Projektplan. Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Kapazitätsoptimierung Ein Vorgang wird im Rahmen seiner Pufferzeit verschoben. Ein Vorgang wird im Rahmen seiner Pufferzeit gestreckt. Ein Vorgang wird gestaucht. Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Einsatzmittelplanung: Termingetreue Planung Termingetreue Planung = Einsatzmitteplanung mit Hilfe des Netzplanes  Termin hat Vorrang (keine Verschiebung des Endtermins !) Maßnahmen zur Beseitigung von Engpässen: Erhöhung der Kapazitäten (Überstunden etc.) Externe Vergabe von Teilaufträgen (Outsourcing) Reduktion des Lieferumfanges Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Einsatzmittelplanung: Kapazitätsgetreue Planung Kapazitätsgetreue Planung = Keine Termintreue  Kapazitäten werden beibehalten, Ausführungstermine werden untergeordnet. Nachteile dieses Planungsverfahrens: Vertraglich festgelegte Fixtermine lassen sich oft nicht halten. Die Planungsarbeit bei gesetzten Terminen wird erschwert. Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Maßnahmen bei Personalüberschuß Was ist zu beachten ? Fristigkeit der Maßnahmen Kurzarbeit Zeitliche Verlagerung von Aufgaben Abwicklung eines Resturlaubes Beschaffung von zusätzlichen Aufträgen Umsetzung von Mitarbeitern in andere Abteilungen Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter Einstellungsstop Entlassungen Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates (§ 87 BetrVG), Tarifvertrag Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates, wenn zwischen Arbeitgeber und den beteiligten Arbeitnehmern kein Einverständnis erzielt wird (§ 87 BetrVG). Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei personellen Einzelmaßnahmen (§ 99 BetrVG) Allgem. Beratungs- und Vorschlagsrecht des Betriebsrates, insbes. bei der Errichtung und Ausstattung betrieblicher Einrichtungen zur Berufsbildung, bei der Einführung betrieblicher Berufsbildungsmaßnahmen und bei der Teilnahme an außerbetrieblichen Berufsbildungsmaßnahmen. Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei der Durchführung betrieblicher Bildungsmaßnahmen (§§ 96-98 BetrVG) Anhörungsrecht des Betriebsrates vor jeder Kündigung, Widerspruchsrecht des Betriebsrates, falls bestimmte Richtlinien verletzt werden (§ 102 BetrVG) kurzfristig kurz- und mittelfristig (aus RKW, PMF) Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Maßnahmen bei Personalmangel Personalüberschuß Was ist zu beachten ? Fristigkeit der Maßnahmen Überstunden Mitarbeiter zu höherer Leistung motivieren Zeitliche Verlagerung von Arbeiten Einstellung von befristeten Aushilfen Auf Aufträge verzichten Fremdvergabe von Aufträgen Umsetzung von Mitarbeitern aus anderen Abteilungen Gezielte Einplanung von Ausfallzeiten (z.B. Urlaub) Neueinstellung Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates (§ 87 BetrVG), Tarifvertrag Für höher qualifizierte Arbeiten nicht geeignet, Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates, bei personellen Einzelmaßnahmen (§ 99 BetrVG) Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates bei personellen Einzelmaßnahmen (§ 99 BetrVG) Mitbestimmungsrecht des Betriebsrates (§ 87 BetrVG) kurzfristig kurz- und mittelfristig (aus RKW, PMF) Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Zusammenführung mehrerer Projekte Start Ende AP 12 AP 14 AP 11 AP 13 Start Ende AP 23 AP 24 AP 21 AP 22 + = Start Ende AP 12 AP 14 AP 11 AP 13 AP 23 AP 24 AP 21 AP 22 nach PMF Bild 20/5 Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Einsatzmittelplanung Projektstrukturplan „Bankfiliale“ Umbau Bankfiliale U Medien- versorgung P PM Umbau M B Betrieb K Kundeninfo Umbau Abschnitt 1 Auftrags-bearbeitung Planung Elektro-versorgung Agentur-beauftragung Umbau Abschnitt 2 Kunden-betreuung Anzeigen-schaltung Steuerung HLS-Installation Umbau Abschnitt 3 Bereitstellung Infrastruktur Kontrolle Verteilung Info-Blätter Umbau Abschnitt 4 Dokumentation Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Einsatzmittelplanung Arbeitspaketliste „Bankfiliale" Nr. Kurzbezeichnung Vorgänger Nachfolger Pers. Kap. Je Tag / Woche (1/2 Pers. = 1 Einh.) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Einsatzmittelplanung Vorgangs-/ Arbeitspaketliste„Bankfiliale" D = Dauer FAZ = frühester Anfangszeitpunkt FEZ = frühester Endzeitpunkt SAZ = spätester Anfangszeitpunkt SEZ = spätester Endzeitpunkt GP = Gesamtpuffer FP = Freier Puffer Nr. Kurzbezeichnung D FAZ FEZ SAZ SEZ GP FP 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Balkenplan „Bankfiliale“: früheste Lage Woche 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Balkenplan „Bankfiliale“: späteste Lage Woche 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Ressourcenhistogramm: Früheste Lage Tag / Woche 01 02 08 07 06 05 04 03 09 10 16 15 14 13 12 11 20 19 18 17 27 26 25 24 23 22 21 Personalbedarf (KE je Tag oder Woche) 1 KE = 1/2 Arbeitskraft Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Ressourcenhistogramm: Späteste Lage Tag /Woche 01 02 08 07 06 05 04 03 09 10 16 15 14 13 12 11 20 19 18 17 27 26 25 24 23 22 21 Personalbedarf (KE je Tag oder Woche) 1 KE = 1/2 Arbeitskraft Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement

Übung: Kapazitätsplanung Bankfiliale Erstellen Sie eine Kapazitätsplanung für den Umbau der Bankfiliale unter Einsatz der erforderlichen Instrumente. Schätzen Sie den Einsatzmittelbedarf methodisch ab und bereiten Sie Ihr Ergebnis präsentationsfähig auf. Einsatzmittelplanung WIP- CONSULTING Wirtschaftlichkeit durch innovatives Projektmanagement