Das Verwalten von Veranstaltungen Am 28.10.09 TIS-Schulung Das Verwalten von Veranstaltungen Am 28.10.09

Grundsätzliches Suchen und Öffnen von Veranstaltungen über Veranstaltungsnummer, wenn diese auch oft nur über „erweiterte Suche“ erreichbar ist oder/und Anbieter – dann klicken „Suchen“. Das Datumsfenster ist keine wirklich Hilfe, da die zweite Grenze des Zeitraums fehlt Wenn Veranstaltungen bearbeitet werden sollen, dann diese stets über diesen Schalter (Änderungssymbol) öffnen  Veranstaltungen erscheinen erst dann im Katalog, wenn ein konkretes Datum eingetragen wurde Fehlerart nur benennen (z.B. gestern beauftragt, bis heute nichts passiert …) reicht, da es nicht so viele unterschiedliche Fehler gibt Bei Problemen mit dem Programm, schreiben Sie unter Angabe der Veranstaltungsnummer und des Fehlers eine E-Mail an tissupport@lisa.mk.sachsen-anhalt.de. Günstig wäre, ggf. auch die Hardcopy der Fehlermeldung oder des fehlerhaften Bildschirminhalts anzufügen…

Übersicht Menü Schwerpunkte Termin Bemerkungen 1. Veranstaltungen bearbeiten Änderungen freigegebener Veranstaltungen vornehmen Terminänderung nur im selben Haushaltsjahr 2. Veranstaltungen beauftragen Status der Veranstaltung von „freigegeben“ auf „findet statt“ gesetzt. 6 Wochen vor Veranstaltungs-termin Statusänderung erst nach Repli-kation sichtbar 3. Anmeldungen bearbeiten Eintragen von Teilnehmern durch den FM zur Veranstaltung nicht erwünscht 4. Veranstaltungen vorbereiten Versenden von Einladungen/ Absagen und E-Mails, TN-Status ändern; Status der Veranstaltung (Ausfall!) setzen ca. 14 Tage vor Veranstaltungs-termin 5. Veranstaltungen durchführen Anwesenheitsliste ausdrucken, Zertifikate erstellen (erst nach der Veranstaltung) kurz vor der Veranstaltung Ggf. schon zur Veranstaltung mitnehmen… 6. Veranstaltungen nachbereiten TN-Status auf „teilgenommen“ bzw. „nicht teilgenommen“ ändern; Veranstaltung abschließen nach der Veranstaltung

1. Veranstaltung bearbeiten Menü „Veranstaltungen bearbeiten  Suchen/öffnen der Veranstaltung Es lassen sich Änderungen nach der Genehmigung der Veranstaltung vornehmen z. B. Lehrgangsobjekt, Datum (Terminänderung nur im selben Haushaltsjahr, sonst Absprache mit Kostenstellenbeauftragten), Uhrzeit, Hinweise zur Veranstaltung einfügen, Arbeitspläne hoch laden Am Kostenblattinhalt und anderen grau hinterlegten Feldern lassen sich keine Änderungen vornehmen!

2.1 Veranstaltungen beauftragen T. zum Anmeldeschluss, ca. 6 Wochen vor Veranstaltungsbeginn Eine „Veranstaltung beauftragen“ bedeutet, dass diese auch durchgeführt wird/ werden kann. Dabei wird der Status dieser Veranstaltung von „freigegeben“ auf „findet statt“ gesetzt. Voraussetzungen für das Stattfinden einer Veranstaltung sind. das Erreichen der Mindestteilnehmerzahl ein eingetragenes Lehrgangsobjekt (inkl. Häkchen bei Veranstaltungsort) Datum mit Uhrzeit Vorgehen: Menü „Veranstaltung beauftragen“  Veranstaltung suchen/öffnen  prüfen, ob oben genannte Voraussetzungen erfüllt sind. Wenn ja  Klicken Schalter „Speichern“. Wie ist erkennbar, dass das eingetragene Lehrgangsobjekt richtig eingetragen wurde? Anders: wenn das Objekt in der Ansicht erscheint, ist es dann richtig eingetragen? – Ja. („Nachwehe“ vom Vorjahr, als wir statt des Lehrgangsobjektes noch „siehe Hinweise“ einsetzen mussten; bis hierhin ist also noch Zeit, den konkreten Lehrgangsort zu erfassen (falls er bis dahin noch nicht aus dem Menü ausgewählt werden konnte; ist das LO noch nicht im Menü  vom LISA eintragen lassen) Sind Änderungen oder Ergänzungen an der Veranstaltung zur Erfüllung der Voraussetzungen erforderlich (z.B. Änderung der Mindestteilnehmerzahl)  Menü „Veranstaltung bearbeiten“ (siehe Punkt 1)  Änderung. Betätigen Sie dazu den Button „zurück“. Danach müssen sie die Replikation vor Ausführung der Beauftragung abwarten.

2.2 Veranstaltungen beauftragen Wichtige Hinweise: Die Schaltfläche „Speichern“ nur einmal betätigen. - Der Schalter „Speichern“ wird nach Anklicken nicht inaktiv. Hinweis auf die erfüllten Voraussetzungen mit „OK“ bestätigen. Nach Replikationsphase ist der Statuswechsel von „freigegeben“ zu „findet statt“ erkennbar.  Die Beauftragung wurde erfolgreich abgeschlossen. • Veranstaltungen, die bereits beauftragt wurden, haben kein Änderungssymbol. • Die Änderung des Anmeldestatus der Teilnehmenden wird unter dem Menüpunkt „Veranstaltungen vorbereiten“ vorgenommen. Hier könntest du die Copy (vom Bildschirmfenster) aus dem Worddokument einfügen oder nimmst eine eigene.  OK!!! Ich habe deinen letzten Folien eben erst, also zum Schluss, gesehen. …. DU bist eben ein G-E-N-I-E!!

3. Anmeldungen bearbeiten Wichtige Hinweise: Die Anmeldungen der Kollegen sollte grundsätzlich durch die Kollegen selbst online erfolgen. Bei nachgewiesen technischen Problemen (kein schneller Internetzugang im Zugriff) besteht die Möglichkeit, von dem Grundsatz abzuweichen. Diese Fremdanmeldung funktioniert nur, wenn der Kollege seinen TIS-Online-Zugang eingerichtet hat (im TIS registriert ist) und auch mind. eine Mailadresse hinterlegt hat Verfahren: Menü „Anmeldungen bearbeiten  Name, Vorname (erster Buchstabe des Vornamens genügt meistens)  „Suchen“ In der gleichen Maske die Veranstaltungsnummer eingeben  „Suchen“ Sind mehrere TN zur selben Veranstaltung einzutragen, dann nach jedem Vorgang den Button „Übernehmen“ klicken, erst zum Schluss „Speichern“

4.1 Veranstaltungen vorbereiten T. ca. 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn  Versendung von Einladungen bzw. Absagen Menü „Veranstaltungen vorbereiten“  Suchen/öffnen der Veranstaltung Es werden die angemeldeten Teilnehmer (TN) angezeigt  Setzen der TN entweder auf den Status „Zusage“ oder auf den Status „nicht teilgenommen“ (für überzählige TN oder TN, die nicht zum Adressatenkreis gehören). Verfahren: Alle TN erhalten den Status „Zusage“  Klicken auf „Markierung umkehren“. Alle TN erhalten ein Häkchen vor dem Namen.  Klicken auf „Status ändern“, Menüauswahl des Status in der angezeigten Registerkarte „angemeldet“ auf „Zusage“. Einzelne TN erhalten einen bestimmten Status  den Haken vor den betreffenden Teilnehmer setzen  Klicken auf „Status ändern“ … Wird ein TN auf „nicht teilgenommen“ gesetzt, dann muss aus dem Auswahlfeld ein Grund ausgewählt werden. „Speichern“

4.2 Veranstaltungen vorbereiten Funktionen (Buttons) unter „Veranstaltungen vorbereiten“: Klicken Sie auf den Button „Anmeldungsliste“ oder „Teilnehmerliste“, wenn Sie diese erstellen möchten   Anmeldungsliste enthält alle angemeldeten Teilnehmer (Status nicht relevant)  Teilnehmerliste enthält alle Teilnehmer mit dem Status „Zusage“ „Einladung“(en) versenden  Klicken Sie auf diesen Button, um Online- Einladungen mit angehängtem Reisekostenformular an alle Teilnehmer im Status „Zusage“ zu versenden Klicken Sie anschließend „Postausgang setzen“ Teilnehmer, die sich später angemeldet haben, erhalten auf gleichem Wege eine Einladung. Alle bereits eingeladenen Teilnehmer erhalten diese nicht noch einmal, wenn sie vorher in den Postausgang gesetzt wurden. (siehe auch bei „Postausgang zurücksetzen“)

4.3 Veranstaltungen vorbereiten Versenden von „Absage“(n) an Teilnehmer, mit dem Status „nicht teilgenommen“ Es sind Absageschreiben hinterlegt. Eine Absage aus Kapazitätsgründen („Absage, weil überfüllt“), darf aber nur gewählt werden, wenn 1. eine zweite Veranstaltung ersatzweise aufgenommen wurde/wird bzw. 2. ein Auswahlverfahren in Zusammenarbeit mit dem LISA und dem Personalrat stattgefunden hat. Deshalb liegt Anmeldeschluss 6 Wochen vor dem Termin. Ein durchzuführendes Auswahlverfahren soll dem Kostenstellen- verantwortlichen rechtzeitig angezeigt werden.  anschließend „Postausgang setzen“ klicken Alle versendeten Einladungen und Absagen können unter „Anlagen“ eingesehen werden. Die TN erhalten diese in ihre E-Mail-Postfach. Nachträgliche Anmeldungen  diesen Teilnehmern Einladungen oder Absagen (siehe oben) senden.  danach klicken „Postausgang zurücksetzen“, um anschließend alle (Einladungen und Absagen) in den Postausgang setzen zu können.

4.3 Veranstaltungen vorbereiten Teilnehmer übernehmen… …ist die Möglichkeit, TN aus einer geöffneten Veranstaltung in andere Veranstaltungen zu übernehmen, z. B. bei Fortbildungsreihen. TN an diesen Fortbildungsreihe müssen sich nicht nochmals selbst anmelden, wenn im Katalog ausgewiesen wurde, dass die erste Anmeldung verbindlich für alle weiteren Veranstaltungen in dieser Fortbildungsreihe ist.

4.4 Veranstaltungen vorbereiten Wichtige Hinweise: 1. Es besteht die Möglichkeit über „E-Mail versenden“ den angemeldeten Teil-nehmern Informationen zur Veranstaltung zukommen zu lassen.  Markieren der Teilnehmer (siehe Folie 6)  klicken auf „E-Mail versenden“.  Betreffzeile immer mit Veranstaltungsnummer (evtl. auch Termin)  in der Mail Absender- Namen und -E-Mail-Adresse (da das TIS als Absender-Mailadresse die E- Mail-Adresse des Veranstaltungsmanagement verwendet.) 2. Jeder TN kann in seinem „Persönlichen Bereich“ unter „Meine Anmeldungen“ den Anmeldestatus abrufen. 3. Momentan ist noch nicht zu erkennen, wenn der Teilnehmer den Status „nicht teilgenommen“ hat, ob es sich um einen Ausfall oder eine Absage handelt. (Dieses Problem wurde bereits aufgenommen und ist in der Bearbeitung.)

4.5 Ausfall einer Veranstaltung Vorgehen: Menü „Veranstaltung vorbereiten“  Suchen/Öffnen der Veranstaltung Status der Veranstaltung von „freigegeben“ auf „fällt aus“ setzen Ausfallgrund auswählen „Speichern“ Dadurch werden die Teilnehmer automatisch auf „nicht teilgenommen“ gesetzt. Sobald die Veranstaltung auf Ausfall gesetzt wird, generiert das System eine E-Mail an alle angemeldeten TN mit einer Anlage (Ausfallschreiben). Weiterhin wird das Ausfallschreiben im „Persönlichen Bereich“ –> „Meine Post“ als PDF-Datei hinterlegt. Besser ist, allen Kursteilnehmern eine Mail zu senden, da diese dann nicht in dem TIS-Postfach landet, sondern die eingetragene private Mailadresse erreicht (Verfahren siehe vorige Folie)

5. Veranstaltung durchführen T: Einige Tage vor Veranstaltungsbeginn Menü „Veranstaltungen durchführen“  Suchen/ Öffnen der Veranstaltung Ausdruck der Anwesenheitsliste Die Schaltflächen „Honorarverträge“ sind nicht zu verwenden.

6.1 Veranstaltungen nachbereiten Teilnehmer, die unangemeldet zu einer Veranstaltung erscheinen, sollten sich selbst nachträglich zu dieser Veranstaltung anmelden. Der Fachmoderator schaltet die Veranstaltung für n-Tage über Menü „Veranstaltung bearbeiten“ nochmals frei. Vorgehen: Menü „Veranstaltung bearbeiten“  Suchen/Öffnen der Veranstaltung Der Fachmoderator trägt unter „Anmeldung nach Termin (Tage)“ n Tage ein, bis wann sich alle nichtangemeldeten Teilnehmer noch anmelden können. Veranstaltungen, die für nachträgliche Anmeldungen nochmals freigegeben werden, dürfen erst nach Ablauf der n Tage abgeschlossen werden. Durchgeführte Veranstaltungen werden im Veranstaltungskatalog gefunden, wenn das Häkchen „aktuelle Veranstaltungen“ entfernt wird und das Jahr eingegeben wird.

6.2 Veranstaltung nachbereiten Veranstaltung abschließen Veranstaltungen, die unmittelbar nach Veranstaltungsende abgeschlossen werden, können für nachträgliche Anmeldungen nicht freigegeben werden. Eine Veranstaltung ist erst abzuschließen, wenn die n Tage der nachträglichen Freischaltung abgelaufen sind und der Anmeldestand im TIS-Online mit den Teilnehmern auf der Teilnehmerliste abgeglichen ist. Vorgehen: Menü „Veranstaltungen nachbereiten“  Suchen/Öffnen der Veranstaltung Alle angemeldeten Teilnehmer waren anwesend  sie erhalten über das Klicken auf die Schaltfläche „Alle auf Teilnahme setzen“ den Status „teilgenommen“. Angemeldete TN waren nicht anwesend  diese einzeln auswählen  deren Status auf „nicht teilgenommen“ setzen  den Grund für die Nichtteilnahme aus dem Menü auszuwählen Haben die Teilnehmer entsprechend der Anwesenheitsliste den Status „teilgenommen“ bzw. „nicht teilgenommen“ erhalten  klicken auf die Schaltfläche „zurück“

6.3 Veranstaltung nachbereiten Zertifikate erstellen Menü „Veranstaltungen durchführen“ Öffnen der Veranstaltung Klicken auf Button „Zertifikate“ Auswahl der Art der Teilnahmebestätigung Alle Teilnehmer im Status „teilgenommen“ erhalten ein Online-Zertifikat bei Entscheidung für „einzelne Dokumente“ Alle versendeten Zertifikate können unter „Anlagen“ eingesehen werden. Veranstaltungen abschließen Menü „Veranstaltung nachbereiten“ Öffnen der Veranstaltung Klick auf Schaltfläche „Veranstaltungen abschließen“.  Nach dem Abschließen sind jegliche Änderungen in der Veranstaltung nicht mehr möglich!

7. Abschließende Hinweise Honorarverträge sind 4 Wochen vor Veranstaltungstermin an den Referenten senden Während der Veranstaltung: Anwesenheitsliste unterschreiben lassen und die ausgefüllten Reisekostenformulare einsammeln Die Anwesenheitsliste, die Reisekostenformulare sowie eventuell vorhandene Honorarverträge und Dienstreise-Abrechnungen des Referenten unterzeichnet der FM/FB sachlich richtig und sendet diese zur Abrechnung an das Landesinstitut für Schulqualität und Lehrerbildung Sachsen-Anhalt, Veranstaltungsmanagement, PF 20 08 42, 06009 Halle. Nur angemeldete Teilnehmer erhalten über TIS ein Einladungsschreiben mit Reisekostenabrechnung und ein Zertifikat. Alle erstellten Dokumente aus dem TIS-Online-System werden im „Persönlichen Bereich – Meine Post“ des Teilnehmers als PDF-Datei abgelegt. Wie ist das mit den Honorarverträgen? Wann bekommt diese wer?

ENDE Eingebundene Folien

Ansicht: Veranstaltung bearbeiten (1)

Ansicht: Veranstaltung bearbeiten (2)

Ansicht: Veranstaltungen beauftragen

Ansicht: Veranstaltungen beauftragen

Ansicht: Anmeldungen bearbeiten

Ansicht: Veranstaltungen vorbereiten

Ansicht: Veranstaltungen durchführen

Ansicht: Veranstaltungen nachbereiten

Anmeldungen bearbeiten Variante: FM/FB trägt Teilnehmer ein…

Teilnehmer anmelden 1 Untermenü öffnen

Teilnehmer anmelden 1 Untermenü Teilnehmer öffnen Untermenü Veranstaltung öffnen

Klick bei erfolgreicher Suche Teilnehmer anmelden 1 Name eingeben  suchen Klick bei erfolgreicher Suche

Untermenü Veranstaltung öffnen Teilnehmer anmelden 2 Untermenü Veranstaltung öffnen  Nr. eingeben  suchen

Veranstaltung auswählen Teilnehmer anmelden 3 Veranstaltung auswählen Klick

Teilnehmer anmelden 4 Übernehmen, wenn Eingabe weiterer Teilnehmer Speichern, wenn Eingabe beendet