ECM – Enterprise Content Management Konzepte und Techniken rund um Dokumente 2009 / 1. Auflage Kapitel 1 / Enterprise Content Management © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Enterprise Content Management Technologien und Methoden zur Erfassung, Verwaltung, Bereitstellung, Speicherung und Archivierung von Informationen der Geschäftsprozesse eines Unternehmens Ziel und Zweck ist es, Informationen schnell und sicher zu finden, zu verwalten und zu archivieren, unabhängig von Ort und Format der Informationen. © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

AIIM Definition Enterprise Content Management is the technologies, tools, and methods used to capture, manage, store, preserve, and deliver content across an enterprise © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Funktionseinheiten © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Relationale Datenbank Wo stehen wir heute? Business Anwendungen Kommunikation intern/extern? Durchgängige Geschäftsfallverfolgung? Hohe Ablage- und Suchzeiten Häufige Datenredundanzen Medienbrüche Rechtssicherheit und –konformität? Überquellende File- und Mail-Server Keine Workflowprozesse ERP FI / HRM SCM CRM Relationale Datenbank Content Anwendungen DMS & Archiv File Server E-Mail Quelle: Solitas © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Relationale Datenbank ERP FI / HRM SCM CRM Ziel - ECM Business Anwendungen Relationale Datenbank ERP FI / HRM SCM CRM File- und Mailserver sind elektronische Archive Diese sind ohne Hilfsmittel nicht kontrollierbar Enterprise Content Management DMS & Archiv File Server E-Mail File Server E-Mail Papier Quelle: Solitas © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Nutzen - ECM Zusammenführung der geschäftsfallrelevanten Informationen (E-Mail, Office, Papier, Content) Erhöhte Auskunftsbereitschaft Bildung von Kunden- und Auftragsakten Zusatzanwendungen wie Vertragsmanagement, Pressearchiv, Qualitätsmanagement Reduktion der Arbeitszeit für Ablage und Recherche Kosteneinsparungen des elektronischen Archivs gegenüber Papier © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Nutzen – ECM cont. Revisionssichere Archivierung der relevanten Informationen Standortunabhängiger, schneller Zugriff auf die Informationen über Web-Technologie und Portalanwendungen. Auch problemlos für Kunden, Lieferanten und Partner zugänglich (Berechtigungssysteme). sicherer elektronischer Austausch von Dokumenten © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

ECM – Integration un- und strukturierter Information © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

ECM-Funktionen Capture: Erstellung, Erfassung und Aufbereitung von analogen und digitalen Informationen = Input-Management Manage: Verwaltung, Wiederauffinden und Berechtigungsprüfung von Dokumenten Deliver: Präsentation von Inhalten – Portale, COLD-Technologie, eBooks = Output-Management Store: temporäre Speicherung von Informationen, die nicht archivierungswürdig sind Preserve: Langzeitarchivierung © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

AIIM-Modell Quelle: AIIM © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

ECM - Einordnung Quelle: Schiliro, Pandacom © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

ECM-Haus Quelle: AIIM nach Kampffmeyer © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

ECM-Haus - Prozesssicht Quelle: Deutsche Marketing Consulting © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

1. Erfassung (Capture) - Übersicht Quelle: Kampffmeyer © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

1. Erfassung (Capture) Manuell erzeugte/gescannte Informationen: papiergebundene Schriftstücke Maschinell erzeugte/automatisch erfasste Informationen: durch Anwendungen erstellte Dateien EDI-Dateien: Austausch von Geschäftsdaten XML-Dateien: Austausch standardisierter Informationen Formulare Vordruckerfassung: Überweisungsträger Erfassung von Web-Formularen © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Erfassung (Capture) cont. COLD (Computer Output on Laser Disk): Druckdateien, Berichte oder Listen lassen sich mit dieser Technologie in ein Archiv überführen. Dazu werden die Druckdaten in Einzeldokumente zerlegt und in ein Zielformat, z.B. TIFF oder PDF umgewandelt. © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Bearbeitungstechniken Erkennungstechnologien Optical Character Recognition (OCR) Handprint Character Recognition (HCR) Intelligent Character Recognition (ICR) Mustererkennung Barcode Bildbearbeitung Inhaltliche Erschließung Manuelle Indexierung Automatische Indexierung Automatische Klassifikation © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

2. Manage Bearbeitung, Verwaltung und Nutzung der Information durch unterschiedliche Teilsysteme: Dokumentenmanagement Workflow Records Management Collaboration Web Content Management Kern der ECM-Idee © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Manage-Funktionen © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Dokumentenmanagement Idee: Organisation und Koordination der Entwicklung, Überarbeitung, Überwachung und Verteilung von Dokumenten aller Art über ihren gesamten Lebenszyklus von ihrer Entstehung bis zu ihrer Vernichtung. Ziel: Kontroll-, Steuerungs- und Weiterleitungsfunktionen machen Arbeitsabläufe transparent © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Dokumentenmanagement-Funktionen Check-In/Check-Out: Sicherstellung eines konsistenten Dokumentenbestandes Versionskontrolle von Dokumenten: Herstellung von unterschiedlichen Bearbeitungsständen eines Dokumentes Suchmechanismen: Volltextsuche bis strukturierte Suche Zugriffskontrolle: Zugriff nur für berechtigte Benutzer © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Records Management Methoden, Verfahren und Anwendungen zur Verwaltung, Erschließung, Sicherung und Löschung elektronischen Schriftgutes © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Records Management-Funktionen Abbildung von Aktenplänen Thesaurus- oder wortschatzgestützte eindeutige Indizierung von Dokumenten Verwaltung von Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Collaboration Idee: Computerunterstützung gruppenorientierter Arbeitsabläufe. Ziel: koordinierter Austausch gruppenbezogener Information und ihre kooperative Bearbeitung © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Collaborations-Funktionen Der Collaborationsgedanke integriert unterschiedliche Personen und Funktionsträger zu Teams Zusammenarbeit entsteht in der Interaktion zwischen Personen, die unterschiedliche Formen und Ausprägungen zwischen den Beteiligten annehmen kann. Die Grundlage bilden: Kooperation Kommunikation Koordination Anwendungen differenzieren sich nach einem Raum-/Zeitkriterium in Videokonferenzing, gemeinsames Editieren oder Whiteboards © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Web Content Management Idee: verwaltet die logische Einheit und Konsistenz einer Website. Grundlage: das Prinzip der Trennung von Inhalt und Layout Ziel: Wiederverwendung von Content für verschiedene Informationskanäle, z.B. für PC, WAP-Handy oder PDA © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Web Content Management Funktionen Editieren und Gestalten einer Web-Präsenz Steuerung der Zugriffsberechtigungen Publikationsprozess in Sinne eines Redaktionsablaufes Konvertierung für unterschiedliche Anzeigeformate Möglichkeit der personalisierten Darstellung © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Workflow Idee: mehrere dynamische, abteilungsübergreifende aber fachlich zusammenhängende, arbeitsteilige Aktivitäten, die in logischer oder zeitlicher Abhängigkeit zueinander stehen Ziel: Automatisierung formalisierbarer und teil-formalisierbarer Vorgänge mit den Merkmalen: einzelne Vorgangsschritte sind klar gegeneinander abgegrenzt der Ablauf ist eindeutig, nach klaren Regeln definiert den beteiligten Mitarbeitern lassen sich Funktionen, Rollen und Kompetenzen zuweisen die Informationsbearbeitung- und -bereitstellung ist automatisierbar © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Workflow-Funktionen Steuerung von Ausnahmeregelungen Wiedervorlage von zeitgebundenen Dokumenten Mitzeichnungsverfahren Dokumentenweiterleitungskonzepte Statuszuordnung und Kontrolle des Ablaufs Parallele, wiederholte oder sequentielle Bearbeitung Design eines Ablaufs © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

3. Store - Übersicht © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

3. Store Temporäre Ablage von Informationen, die nicht archiviert werden Drei Komponenten werden unterschieden: Speichermedien Verwaltung der Speichermedien und –geräte Speichertechnologien © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Speichermedien Filesysteme: temporäre Zwischenablage von Dokumenten während des Erstellprozesses Datenbanken: Speicherung von Indizes und Dokumenten mit entsprechender Steuerung des Zugriffs Data Warehouse: Zusammenführung (Integration) und Verdichtung (Aggregation) von Daten aus mehreren heterogenen Quellen in einer zentralen Datenbank, um flexible und schnelle Auswertungen zu ermöglichen Content Management Systeme: Erzeugung und Ablage des „Contents“ © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Speicherverwaltung Speichermanagement für den Online-Speicher (Daten und Dokumente im direkten Zugriff), den Nearline-Speicher (Daten und Dokumente auf einem Medium, das sich im Zugriff des Laufwerks befindet, aber erst durch einen Roboter aktiviert werden muss) und den Offline-Speicher (Daten und Dokumente auf einem Medium, das ausgelagert wurde und nicht dem automatisierten Zugriff des Systems zur Verfügung steht) © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Technologien RAID-Systeme Storage Area Networks (SAN) Network Attached Storage (NAS) Medien wie CD-R, CD-RW, DVD, WORM oder MO-Platten Massenspeicher wie DAT-Tapes © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

4. Deliver - Übersicht © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

4. Deliver Bereitstellung der Informationen aus der Manage-, Store- und Preserve-Komponente Funktionalität entspricht dem Outputmanagement: Transformations- und Konvertierungstechnologien Sicherheitskonzepte Verteilung und Publikation © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Transformation- und Konvertierung Konverter und Viewer, um einheitliche Anzeige- oder Ausgabeformate zu erzeugen Kompression und Komprimierung, um den Speicherbedarf und die Übertragungsvolumina zu reduzieren Verwendung von Standardformaten wie PDF, XML oder TIFF © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Sicherheitskonzepte Public Key Infrastructure (PKI) zur Versendung vertraulicher Informationen über unsichere Verbindungen mit einer Verwaltung von Schlüsseln und Zertifikaten Digitale Signatur: Gegenstück zur handgeschriebenen Signatur zur Feststellung der Authentizität und Verbindlichkeit des Dokumentes durch den Leser © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Verteilung und Publikation Ziel: Informationen kontrolliert und aufbereitet zur Verfügung stellen Instrumente: Internet, Intranet Portale E-Mail Datenträger wie CD, DVD, USB-Stick Datenübertragung durch SMS, Unified Messaging, Handy Papier © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

5. Perserve - Übersicht Quelle: Kampffmeyer © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

5. Preserve Die Archivierung dient der langfristigen unveränderbaren, revisionssicheren Speicherung von Dokumenten Da die abgelegten Daten nicht nachträglich modifiziert werden dürfen, kommen nur bestimmte – von den Behörden akzeptierte - Medien zum Einsatz: Mikrofilm WORM CD-R Papier © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Vision: Information Lifecycle Management Strategien, Methoden und Anwendungen, um Informationen automatisch entsprechend ihrem Wert und Nutzen auf den kostengünstigsten Speichermedien bereitzustellen, zu erschließen und langfristig sicher aufzubewahren Damit ergibt sich eine Verschmelzung von Storage-, Archiv-, Content- und Dokumentenmanagementsystemen © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

ECM Anwendungsumfeld – Überblick 5C‘s Quelle: Schiliro, Pandacom © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Content Der Begriff „Content“ steht für beliebige elektronische Inhalte. Er umfasst „Records“, „Data“ und „Metadata“ ebenso wie Dokumente und Webseiten. Content steht nicht mehr nur für schwach- oder unstrukturierte Informationen, sondern schließt auch strukturierte Daten, die in ECM-Lösungen verwaltet werden ein. Quelle: Kampffmeyer © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Collaboration ECM unterstützt die Prozesse der Zusammenarbeit, in dem es die benötigten Informationen kontrolliert unabhängig von Zeit und Ort bereitstellt. Sie ist damit die neue Variante von Groupware zur Unterstützung gruppenorientierter Arbeitsprozesse © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Compliance Die Einhaltung rechtlicher und regulativer Vorgaben durch die Prozesse begleitende Dokumentation, sichere Speicherung und Nachvollziehbarkeit der Transaktionen ist in allen Unternehmen und Verwaltungen unerlässlich. Zu beachten sind gesetzliche Vorgaben wie GoBS, GDPdU, Sarbanes Oxley oder Basel II © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Continuity Technologien und Methoden, um Informationen sicher aufzubewahren, bei zentraler Verwaltung auch verteilt bereit zustellen, die Nachvollziehbarkeit der Transaktionen zu sichern, Informationen vor unberechtigtem Zugriff zu schützen, sie intelligent mit Datenbanken und Suchmaschinen zu erschließen und in virtuellen elektronischen Akten zu präsentieren, Daten aus Anwendungen zu sichern und diese gezielt mit Daten und Dokumenten zu versorgen, und mit geeigneten Recovery-Werkzeugen auch im Katastrophenfall die Information wieder zur Verfügung zu stellen. Quelle: Kampffmeyer © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Cost Durch die Zusammenführung von Informationen, Unterstützung der Zusammenarbeit und der Prozesse, Vereinfachung der Administration und des Betriebes von Systemen, Verbesserungen in Arbeitsweisen und –abläufen lassen sich die Investitionen sehr schnell amortisieren. ECM bietet die notwendige Klammer, um Informationen aus unterschiedlichen Quellen zusammenzuführen und zu kontrollieren, und damit die Kosten nicht nur im Kernbereich von ECM zu verringern Quelle: Kampffmeyer © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags

Alfresco – Open Source ECM Links Alfresco – Open Source ECM © Wolfgang Riggert | ECM – Enterprise Content Management Vieweg+TeubnerPLUS Zusatzinformationen zu Medien des Vieweg+Teubner Verlags