Rechtsgestaltungskurs beim KG 2. Tag Vertragsmanagement

Vertragsmanagement Bei der Konzeption des Vertrages sollten sich die Parteien um eine Störfallvorsorge bemühen. Dennoch kann es auch bei umsichtiger Planung zu unvorhergesehen Ereignissen kommen, die den Vertragszweck tangieren. Ursachen: einseitige Planänderungen auf einer Seite Einseitige Planänderungen auf beiden Seiten Organisatorische Umstellungen Personelle Umstellungen (Wechsel von Personen und Zuständigkeiten) Änderungen des technischen Umfelds Änderungen der finanziellen Rahmenbedingungen Unplanbares Verhalten Dritter Zufällige Einflüsse

Vertrag in der Krise / Vertragsmanagement Nahezu jeder Vertrag durchläuft bei seiner Durchführung irgendein Krisenstadium (manchmal sogar ohne das die Parteien dies merken) Gründe: Die Erwartungen einer oder beider Parteien an den Vertrag erfüllen sich nicht (Fehleinschätzungen) Verdeckter Vertragsbruch einer Partei, die sich versucht ihren Pflichten zu entziehen oder die Pflichten der Gegenseite zu erhöhen, um so das eigene Risiko zu mindern Offener Vertragsbruch durch eine Partei, die ihre Leistung verweigert, aber gleichzeitig versucht die Gegenseite von den (eigentlich) gebotenen rechtlichen Konsequenzen abzuhalten (selten) Leistungsstörungen, für die keine Partei verantwortlich ist (höhere Gewalt) Leistungsstörungen, für die eine Partei verantwortlich ist (Mehrzahl der Fälle) Wie kann man mit Vertragskrisen umgehen?

Wie kann man mit Vertragskrisen umgehen? Frühwarnsystem für die Erkennung von Vertragsstörungen installieren Auf Beschwerden des Vertragspartners oder überraschende Situationen sofort reagieren Die Kommunikation nie abbrechen lassen Eigene Fehler ebenso wahrnehmen können, wie die der Gegenseite

Vertragskrise Rückabwicklung des Vertrages (geordneter Rückzug exemplarisch) Rahmenverträge nicht fristlos kündigen, sondern unter angemessenen Fristen auslaufen lassen Vertrag vor Erfüllung beenden, ggfs. dafür Abstandszahlung leisten Eigene Mitwirkungsleistungen erhöhen und damit die Leistungspflicht der anderen Seite indirekt verkürzen Leistungen, die der Vertragspartner offenkundig nicht erbringen kann, durch andere ersetzen und dafür ein Minimum an Deckungsbeiträgen zahlen Bei Gesellschaftsverträgen aktive in stille Beteiligungen ändern

Vertragscontrolling Beschreibt alle Maßnahmen und Werkzeuge, die dazu dienen, Planung und Realität miteinander zu vergleichen, Differenzen zu messen und die daraus gewonnenen Erkenntnisse zu bewerten. Eine Zertifizierung nach DIN/ISO 9000 verlangt dies z.B. unter Teil 3 Ziff. 5.2. und 5.3 Verträge als Dokumente im handelsrechtlichen Sinn unterliegen einschließlich aller späteren Än-derungen den Aufbewahrungspflichten nach HGB sowie z.T. steuerlichen Aufbewahrungspflichten.

Vertragscontrolling Bei Verträgen wird für ein effektives Controlling vorgeschlagen, nach Vertragsschluss sämtliche Klauseln nebst Anlagen zu exzerpieren und in ein Schema zu gliedern, das die Pflichten der Parteien und mögliche Risikofaktoren reflektiert1: Rechtliche Wirksamkeitsvoraussetzungen Eigene Hauptpflichten (insb. Mitwirkungspflichten) Eigene Nebenpflichten (Information/Warnung) Hauptpflichten des Vertragspartners Nebenpflichten des Vertragspartners Rechtliche Sicherungsmaßnahmen außerhalb des Vertrages Nicht beherrschbare Risiken Risiken, die nur durch Dritte beherrschbar sind Die Übersicht dient der Kontrolle, dass z.B. alle Pflichten frühzeitig überwacht werden, Verzug rechtzeitig angemahnt wird, Schlechterfüllung frühzeitig erkennbar wird und die Rechte, die sich aus Leistungsstörungen ergeben, rechtzeitig ergriffen werden (Rügepflicht gem. §§ 377, 378 HGB oft nur wenige Tage) 1 Nach Heussen, Handbuch Vertragsverhandlung und Vertragsmanagement

Vertragscontrolling In den USA z.B. erforderlich: im Rahmen einer Vertrags-dokumentation sind über die Vertragsurkunde hinaus diverse Unterlagen, die bei der Planung, Verhandlung und Durchführung entstanden sind, zu archivieren, wie z.B. Projektpläne, Zeitpläne, Budgetpläne, Protokolle, Projekttagebücher, techn. Testunter-lagen, Gutachten, Vertragsentwürfe und interne Memoranden. Diese Fülle von Dokumenten erfordert für die Dokumenten-verwaltung organisatorische Vorschriften, die regeln, dass die relevanten Dokumente so lange aufzuheben sind, dass auch Fernwirkungen des Vertrages nicht mehr zu befürchten sind. Im Streitfall kann eine gute Vertragsdokumentation auch eine wesentliche Auslegungshilfe für den Vertrag selbst sein.