5 Koordination 5.1 Koordinierte Kommunikation 5.2 Sitzungsunterstützung 5.3 Workflow

5.1 Koordinierte Kommunikation Was ist eine moderierte Besprechung Gruppen treffen Entscheidungen oder werden an Entscheidungen beteiligt. Typische Ziele: - Informationsaustausch - Entscheidungsvorbereitung - Problemlösung FORM Besprechung am runden Tisch Besprechung im Halbkreis

Aufgaben bei der Moderation von Kommunikation Abfolge der Kommunikationsbeiträge steuern • Brainstorming unterstützen • Strukturierung der Kommunikationsinhalte und Entscheidungsfindung unterstützen • Entwicklung der Kommunikation nachvollziehbar machen • ...

Phasen der Moderation  EINLADEN • Einsteigen • Themen sammeln • Themen auswählen • Themen bearbeiten • Maßnahmen planen • Abschließen  Feedback  NACHBEREITEN

Brainstorming I Ziel: Möglichst viele Ideen sammeln, Ideen dürfen nicht zensiert werden Methoden: Sammlung mit Karten: - Jeder notiert seine Ideen auf Karten, Nach vorgegebenem Zeitraum präsentiert jeder Teilnehmer seine Karten - Karten werden sichtbar aufgehängt - eventuell neue Runde

Brainstorming II Vorschläge auf Zuruf: Die Teilnehmer rufen dem Moderator ihre Ideen zu Dieser überlegt sich ein Stichwort der Teilnehmer muss das Stichwort akzeptieren das Stichwort wird angeheftet Beide Methoden können gemischt werden

Fragetechnik Stets offene Fragen verwenden (W-Fragen) Frage möglichst einfach stellen und visualisieren zielgerichtet konstruktiv Nachfragen Blockaden auflösen unspezifische Begriffe konkretisieren Verallgemeinerung relativieren Implizite Annahmen auflösen

Strukturierung Ziele festlegen (pro TOP) Clustern und Sortieren von Brainstormingergebnissen: Die Teilnehmer sagen, ob ihre Stichworte zu einer neuen Kategorie zählen oder zu einer alten Überschriften zu Clustern bilden (Ideensynthese) Vervollständigung: neue Stichworte, Pro- und Contra Argumente Gewichtung: Festlegung der Reihenfolge zu behandelnder Themen Argumente gewichten, Entscheidungen herbeiführen. Verbindlichkeit festhalten: Wer, was, bis wann, mit wem macht.

Abfolge der Kommunikationsbeiträge steuern Ausgewogene Beteiligung sichern (Redelisten führen) • Themenzentrierung sichern • Zielorientierung • Vertiefungsdialoge zulassen • "Gänseblümchentechnik" • Visuelle Rhetorik

Nachvollziehbarkeit der Gruppenkommunikation Zeitplan für die Behandlung der einzelnen TOPs vorgeben Immer verdeutlichen, welche Themen gerade behandelt werden Stichworte zu einzelnen Redebeiträgen festhalten Protokoll erstellen

Entscheidungsverfahren Konsens im Gespräch herstellen • Punkten • Meinungsbild Begründung Nachfragen Abstimmen Diskutieren • auf Härtefälle eingehen

Feedbackregeln Jeder darf, - muss aber nicht - eine Rückmeldung geben Es ist eine klare Feedbackfrage zu stellen Man spricht über sich keine Kommentierung des Feedbacks anderer eine Äußerung pro Teilnehmer

5.2 Sitzungsunterstützung Integrierte Electronic Meeting Systems I Ziele: Problemlösung in Sitzungen effektiver machen, Vor- und Nachbereitung erleichtern alle Beteiligten aktivieren, Dominanz einzelner verringern, Visualisierung des Diskussionsstandes für alle, Strukturiertes Vorgehen unterstützen, Argumentationsstruktur sichtbar machen.

5.2 Sitzungsunterstützung Integrierte Electronic Meeting Systems II Ablauf der Sitzungsunterstützung: Terminabsprache, Personalplanung und Übermittlung der Ankündigungen Erstellung und Diskussion der Tagesordnung (AGENDA) Durchführung der Sitzung Nachbereitung von Sitzungen Problem: Gestaltung des Sitzungsraums

Funktionen bei Electronic-Meeting Verfügbarkeit einer gemeinsamen Tafel (zum zeichnen, schreiben, löschen und späteren Anzeigen). - WYSIWIS nach Bedarf • nicht alle Cursor sichtbar • Bewegungen müssen nicht gezeigt werden • Übergabe in den gemeinsamen Bereich entscheidbar • Ändern von gemeinsamen Objekten möglich - Unterstützung von Brainstorming • Stichworte oder Ikone für Einzelbeiträge • Ausführliche Darstellung bei Bedarf • Unterstützung des Sortierens • Unterstützung des Ein- und Ausblendens

Probleme und Module I Probleme: Module: Effizienz des e-Mail Informationsaustausches Zugriff auf Zusatzdaten Terminal pro Teilnehmer Gleichzeitige Darstellung zusätzlicher Grossbildschirm von Ideen usw. Zurückhaltung bzw. Anonyme Ideengenerierung Aversion von Teilnehmern Dominanz Einzelner Strukturierte Redefolge Zurückhaltende Teilnahme Visualisierung des Verhaltens, Aufforderung Ineffiziente Strukturierung Unterstützung der Darstellung, und Analyse von Ideen Hyperstrukturen, Statistiken

Probleme und Module II Probleme: Module: Unzulängliche Quantifizierung Ranking und Abstimmungsverfahren von Präferenzen Unzureichender Zielekatalog Erstellung und Präsentation einer Agenda Unbeabsichtigtes Abweichen Ständige Präsenz der Agenda, von der Agenda Zeitüberschreitung anzeigen Erinnerungsvermögen Ideapool hohe Komplexität der Wissensbasierte Systeme, Entscheidungen Projektmanagement-Tools

Elemente einzelner GDSS - COLAB - Eigenschaften: Direkter Face-to-Face-Kontakt gemeinsame Bildschirme COGNOTER: Gemeinsame Präsentationserstellung für Ideengenerierung, -organisation und -auswertung. Ideenorganisation: - Bildung einzelner Cluster pro Window - Hypertextähnliche Querverweise - Auflösung von Verbindungen und Entfernung von Elementen während der Anwendung  ARGNOTER zur Unterstützung von Entscheidungen

Systeme zur Sicherung der Argumentation Es werden Systeme angeboten (z.B. ARGNOTER), die die Nutzer zwingen oder anregen, strukturiert zu argumentieren. Man muss Argumente den einzelnen Vorschlägen der Teilnehmer zuordnen. Man wird dazu angehalten, möglichst zu jedem Vorschlag anderer Teilnehmer Argumente zu nennen. - Man muss sie als Pro oder Contra kennzeichnen. - Man muss ihre Relation zu anderen Argumenten oder Argumentationselementen deklarieren. - Die Argumente sind inhaltlichen Kategorien zuzuordnen. Die Argumente und Vorschläge können z.B. auf Spreadsheets verwaltet und gewichtet werden.

Sitzungsordnung I

Sitzungsordnung II Beste Lösung laut empirischer Untersuchung:

Elemente einzelner GDSS - Visualisierung des Gruppenverhaltens bei CAPTURE Lab - z.B. Positiv (freundlich) vs. Negativ (unfreundlich) Lösung vorantreiben: forward vs. backward