8. Fachtagung Praxis der Informationsverarbeitung in Krankenhaus und Versorgungsnetzen Praxis-Seminar am 7. Mai 2003 Anwendererfahrung in KIS-Systemen mit DRG-orientierten Fallpauschalen für Ärzte Pflege medizin. Controlling Abrechnung Stefan Bucher Klinikrechenzentrum, Team PDV Universitätsklinikum Freiburg 07. Mai 2003 in Dortmund

8. Fachtagung Praxis der Informationsverarbeitung in Krankenhaus und Versorgungsnetzen Praxis-Seminar am 7. Mai 2003 Workflow von der medizinischen Dokumentation über die Ermittlung der DRG zur ordnungsgemäßen Fall-Abrechnung im Universitätsklinikum Freiburg Stefan Bucher Klinikrechenzentrum, Team PDV Universitätsklinikum Freiburg 07. Mai 2003 in Dortmund

Gliederung Vorstellung Freiburger KIS Workflow Aufnahmemeldung OP Dokumentation Beatmungszeiten pflegerelevante Diagnosen weitere (Verlaufs-) Dokumentation Entlassmeldung Festlegung der Fachabteilungshauptdiagnose Festlegung der (Krankenhaus-) Fallhauptdiagnose Abrechnung Sonderfälle

Kennzahlen Krankenhaus der Maximalversorgung seit 1998 rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts Krankenversorgung + Forschung + Lehre stationär vorgehaltene Betten: ca. 1.700 stationäre Fälle p.a.: ca. 56.000 Belegungstage p.a.: ca. 500.000 ambulante Kontakte p.a.: ca. 400.000 Beschäftigte (nach Vollkräften): ca. 5.600 Jahresbudget: ca. 400 Mio. € Informationstechnologie: ca. 6.200 vernetzte Knoten (Server, PCs, Drucker)

Vorstellung Klinikrechenzentrum * zentraler Dienstleister für Klinikum und Universität * Bereiche: EDV-Beschaffung, Schulung, Zentrale Problemannahme, Support, Kommunikation, Verkabelung, Netze, Softwareentwicklung und Wartung, Rechner- u. Systembetreuung * 47 Mitarbeiterinnen

Vorstellung Abteilungsübergreifendes KIS-Team EDV-Gruppe Medizinische Klinik Abteilung Medizinische Informatik Klinikrechenzentrum * Analyse * Beratung * Software-Entwicklung * Software-Wartung * Software-Pflege Hinweis: das Freiburger KIS läuft seit 1.1.2003 in 2 Optionshäusern

Enterprise Application Integration Definition Enterprise Application Integration * Unternehmensweite Integration von funktional ausgerichteten Spezial-Anwendungen, um als ein System geschäftsprozessorientiert im Sinne des Unternehmenszweckes möglichst effizient und weitgehend automatisiert zu arbeiten. * Unbeschränkter Informationsaustausch zwischen beliebigen Systemen, ohne edv-technische Eingriffe in die Anwendungen oder Datenbankstruktur. * Individuell kombinierbare Softwaremodule.

Enterprise Application Integration Technologie Enterprise Application Integration * Einsatz von Clientsystemen als Frontend des zentralen KIK-Systems in den pflegerischen, medizinischen und administrativen Bereichen * HL7 als Middleware für den Kommunikationsaustausch zwischen Clients und Server (Query / Message; ohne Kommunikationsserver) * eigenentwickelte, unternehmenspezifische Natural-Programme auf dem Server für Plausibilisierung und Datenbank-Zugriffe  Individuell kombinierbare Softwaremodule

Patientendatenbanken Technologie Enterprise Application Integration PDV-FR Klinischer Arbeitsplatz Kurz- Aufnahme PRO- Metheus PDV-FR Pendel- Liste MeDoc Präsen- tation HL7 Kommunikation Logik, Plausis, Regeln Department- Datenbank-Zugriffe Systeme Datawarehouse Patientendatenbanken PDV-FR + MIRAplus

Patientendatenbanken Technologie Enterprise Application Integration PDV-FR Klinischer Arbeitsplatz Kurz- Aufnahme PRO- Metheus PDV-FR Pendel- Liste MeDoc Präsen- tation HL7 Kommunikation Logik, Plausis, Regeln Department- Datenbank-Zugriffe Systeme Datawarehouse Patientendatenbanken PDV-FR + MIRAplus

Kommunikation und Sicherheit (HL7) Das Freiburger KIS Enterprise Application Integration Radiologie RADOS / PACS Integrierter klinischer Arbeitsplatz PeLi / ka Station/Ambul./Pflege Transfusionsmed FITMED Kranken- versorgung Funktions-/ Leistungsstellen Pathologie PATSY PROMetheus Ambul./OP/Betten Doktoranden Forschung Anästhesie ANDOK / QS MeDoc medizin. Arbeitsplatz Labor X/LAB Mikrobiologie M/LAB, BactLab Kommunikation und Sicherheit (HL7) Medizinisches Auskunftssystem u. Zugriffsberechtigung Zentrales Patienten Management System u. ICD-,OPS-Dokumentation Operative Krankenhausführung Administration Versorgung MM MIRAplus PDV-FR SAP R/3 FI/AM PM CO Elektronisches Archiv Data-Ware-House HR

KIS-FR Dokumentation Konzept Arzt dokumentiert (den Zustand des Patienten und die erbrachten Leistungen) zeitnah korrekt vollständig nach Kodierrichtlinien unabhängig von Aufnahme- u. Abrechnungsart (ICD10 V. 2.0) KIS unterstützt ihn durch elektronische Patientenakte Hilfen und Erweiterungen Hinweise und Plausis medizinisches Controlling / Abrechnungsstelle entscheidet ggf. (Krankenhaus-) Fallhauptdiagnose ermittelt abzurechnende DRG

Highlights der KIS-Unterstützung KIS-FR Dokumentation Highlights der KIS-Unterstützung enge Verzahnung stationär / ambulant Dokumentation unabhängig von Aufnahme- u. Abrechnungsart Hilfen und Erweiterungen Anzeige der CCL-Relevanz bei Nebendiagnosen Speicherung eigener Texte und Hinweise zu Diagnosen und Prozeduren fachabteilungsbezogene Favoriten Hitlisten Setbildung Katalog der pflegerelevanten Diagnosen

KIS-FR Dokumentation Highlights II Hinweise und Plausis Hinweis auf ungenaue Kodierung (u.a.: .9, 4-Steller, …) Abweisung fehlerhafte Hauptdiagnose Kreuz/Stern-Problematik (Primär- und Sekundärdiagnosen) Hinweis auf redundante und ggf. überflüssige Dokumentation Möglichkeit der Komprimierung interaktive Kodierregeln (Intranet) Ansicht [mit Behandlungsrecht] abteilungsübergreifende Gesamtfallsicht Patientenhistorie mit chronologischer Dokumentation

Unterstützung durch IT bei Organisation und Dokumentation Therapie Station OP / Intensivbehandlung Entlassung Arztarbeitsplatz Diagnostik Aufnahme

KIS-FR Workflow Aufnahmemeldung Arzt erstellt Aufnahmemeldung nach §301 mit voraussichtlicher Verweildauer 1. DRG-Ermittlung möglich (VWD!) Einstieg Stationsübersicht (verschiedene Sichten / Filter) anwesende Patienten auf Station in einem Zeitbereich aufgenommene Patienten Patienten ohne Aufnahmemeldung … todo-Kennzeichen in der Stationsübersicht [Patienten- / Fallauswahl] Hinweis: DRG wird erst bei Abrechnungsfreigabe als abrechenbare Leistung übernommen (2 verschiedene Entitäten in DB!).

Rolle: Arzt Test-Daten

Rolle: Arzt

Rolle: Arzt

Rolle: Arzt

Rolle: Arzt

Rolle: Arzt

Operationen, Prozeduren, Therapien, Diagnostik KIS-FR Workflow Operationen, Prozeduren, Therapien, Diagnostik Erfassung von sämtlichen relevanten OP-Daten u.a.: OPS-Codes Schnitt-, Nahtzeiten Beatmungszeiten Beteiligte Protokolle … DRG-Ermittlung mit diesen Daten möglich Einstieg Stationsübersicht OP-Verwaltung (Planung und Dokumentation) Arbeitsliste „offene OPs“ Patienten- / Fallauswahl

Verlaufsdokumentation KIS-FR Workflow Verlaufsdokumentation Erfassung von Dokumentationen endgültige und vorläufige Verlaufsdokumentationen ICDs OPS Beatmungszeiten … DRG-Ermittlung mit diesen Daten möglich Einstieg Stationsübersicht Patienten- / Fallauswahl

Verlaufsdiagnosen Rolle: Arzt

Rolle: Arzt

Prozeduren Rolle: Arzt

Rolle: Arzt

Rolle: Arzt

Rolle: Arzt

Rolle: Arzt

Rolle: Arzt

Rolle: Arzt

Rolle: Arzt

Rolle: Arzt

Rolle: Arzt

Rolle: Arzt

KIS-FR Workflow Pflegedokumentation Erfassung von pflegerelevanten Diagnosen als Vorschlag zur Nachbearbeitung durch den Arzt (verantwortlich) Sicht auf die Stationsdaten auch auf die Dokumentation der Ärzte nur eigene Dokumentation ist modifizierbar Einstieg Stationsübersicht Hinweis: Pflege trägt auch alle Patienten-Bewegungen zeitnah ein

Rolle: Pflege

Rolle: Pflege

Rolle: Pflege

Rolle: Pflege

Rolle: Pflege

Einfluss auf Case-Mix-Index Rolle: Pflege 0,00 0,50 1,00 1,50 2,00 2,50 3,00 3,50 4,00 4,50

KIS-FR Workflow Entlassmeldung Arzt erstellt Entlassmeldung nach §301 Daten sind geschützt (protected) automatische DRG-Ermittlung Sicht auf komplette Patientenakte (mit Behandlungsrecht) Prüfung auf Konsistenz und Vollständigkeit Festlegung der Fachabteilungs-Hauptdiagnose DRG-Ermittlung mit diesen Daten möglich Einstieg via Stationsübersicht [oder Patienten- / Fallauswahl] todo-Kennzeichen verschiedene Sichten / Filter in einem Zeitbereich entlassenen Patienten Patienten ohne Entlassmeldung Patienten ohne Entlassdiagnose

Rolle: Arzt

Rolle: Arzt

Rolle: Arzt

Rolle: Arzt

Rolle: Arzt

KIS-FR Workflow DRG-Ermittlung automatisches Groupen (mit Speicherung der Historie) nach Aufnahmemeldung ( Sperre Aufnahme-Doku) nach Entlassmeldung ( Sperre Doku) bei Freigabe Abrechnung ( Sperre Falldaten) manuelles Groupen durch Arzt [Test ohne Speicherung] medizin. Controlling, Abrechnung Grouping-Daten werden erst bei Abrechnung (bzw. Freigabe) als abrechenbare Leistungsdaten (mit Ab- bzw. Zuschlägen) eingetragen! zertifizierte Grouper-Software: GetDRG (Fa. Geos mbH Nürnberg)

KIS-FR Workflow Abrechnung vollständige Entlassmeldung  ermöglicht: Freigabe (End-) Abrechnung  bewirkt: Beatmungszeiten  OPS Grouping Setzen bzw. Check der Abrechnungs-DRG (mit Ab- bzw. Zuschlägen) ggf. Manipulation möglich Sperre des Falls

KIS-FR Workflow Abrechnung Freigabe Abrechnung  erfolgt: automatisch ohne fachabteilungsübergreifende Verlegung  wird Freigabe Abrechnung automatisch gesetzt manuell (durch medizin. Controlling / Abrechnungsstelle) via Arbeitsliste „offene Rechnungen“ Fallhauptdiagnose? Freigabe zur Abrechnung ggf. im Dialog abrechnen oder s.o. Grouping-Daten werden erst bei Abrechnung als abrechenbare Leistungsdaten (mit Ab- bzw. Zuschlägen) eingetragen!

Rolle: medizin. Controlling / Abrechnung

Rolle: medizin. Controlling / Abrechnung

Rolle: medizin. Controlling / Abrechnung

Dokumentation nach Abrechnung KIS-FR Workflow Dokumentation nach Abrechnung Meldung der Dokumentation an Abrechnungsstelle werden nachrichtlich an den Fall gehängt (edv-technisch: Kennz.: N-ach Abrechnung geliefert) Arbeitsliste: Dokumentationen nach Abrechnung Vorgehen: Rücknahme der Freigabe Übernahme/Korrektur der Dokumentation DRG-Ermittlung testweise möglich Abrechnungs-Freigabe  Grouping wenn Rechnung identisch  keine Neuberechnung sonst  Storno  neue Entlassmeldung  Neuberechnung

Auswertungen / Controlling KIS-FR Workflow Auswertungen / Controlling diverse Statistiken im Intranet Diagnosen (Zeiten) DRGs (Qualität) Abteilungsbezogen für ärztl. Direktor (Abteilungsleiter) für DRG-Beauftragten der Abteilung Gesamt (medizinisches) Controlling DRG-Lenkungsausschuss

Gesamtsicht Rolle: Controlling

Abteilungssicht Rolle: Controlling / Abtlgs-Ltr

Rolle: Controlling

Rolle: Controlling

Rolle: Controlling

Rolle: Controlling

Rolle: Controlling

Anhang

Patientendatenbanken Technologie Enterprise Application Integration Patientendatenbanken PDV-FR + MIRAplus Präsen- tation Department- Logik, Plausis, Regeln Datenbank-Zugriffe Kommunikation HL7 Systeme Datawarehouse XML/soap PDV-go! PeLi + ka MeDoc PROMetheus Klinischer Arbeitsplatz PDV-FR Pat.-Management, med. Controlling Individuell kombinierbare Softwaremodule Arzt / Pflege / OP Station / Ambul. Dokumentation

Verantwortung Rolle: Pflege „Die Auflistung der Diagnosen bzw. Prozeduren liegt in der Verantwortung des behandelnden Arztes.“ (Deutsche Kodierrichtlinien, Version 2002, S. 3) Die Auflistung der pflegerelevanten Nebendiagnosen durch die Pflegenden gilt als Vorschlag für den Arzt.

Anhang

Anhang

Anhang

Freiburger KIS Dezentrale Systeme Zentrale Medizinische Arbeitsplätze MeDoc PROMetheus Pendelliste PDV-FR Ambulanzen OP-u.Intensivber. Arzt Stationen X-LAB RADOS / PACS Pathsys M-LAB FITMED ANDOC / QS Departmentsysteme Forschung Dezentrale Systeme INFOServer/REDI Access SAS/SPSS Tamino, XML Patientenverwaltung Finanzwesen Personalmanagement SAP Archivierung MIRAplus HYDMedia PACS Zentrale Firewall 1 Internet e-mail Telemedizin e-Commerce § 301 KV-Schnittstelle Aufnahme Verwaltung med. Controlling

PDV-FR Gesamtüberblick

PDV-FR Patientenmanagement Fall Geschäfts- Partner Leistung Doku Abrechnung Aufenthalt Besuch FP, SE, PS OPS301 STAR ABRA vollstationär §301Partner DRG ICD §301-DTA teilstationär Dialog Versicherer Sonstige Hauskatalog Batch vorstationär Sonstige tarifwerks- unabhängig PPR Rechnghistorie nachstationär Quartal KV-Karte Belegarchiv konsiliar Batch Schein ambulant Dialog ambulante OP KBVZulassung MIRAplus pauschaliert Ermächtigung Befunde Einzelleistung Arztbriefe Anwesenheit Berufsgenoss. ungeklärt Dokumente Psychiatrie geplant Indexierung

Integration kommerzieller u. eigenentwickelter Systeme * Kein Kommunikationsserver * Antwortzeiten im Durchschnitt unter 2 Sekunden! * ca. 3500 Mitarbeiter aus allen Disziplinen Ärzte Pflege Verwaltung Funktionsbereiche Wissenschaftler * in 7 Tagen (à 24h): 57.644.803 DB-Commands gemessen  8.234.971 ADABAS-Commands / 24h ( 95,3/sec)

elektronische Entlass- PDV-FR Diagnosen und Therapien PDV-FR elektronische Patientenakte elektronische Aufnahmemeldung Aufnahmemeldung nach §301 Arztarbeitsplatz OP-Dokumentation elektronische Entlass- o. Verlegungsmeldung Entlassmeldung nach §301 Hierarchie festlegen ökonomische Gewichtung? (medizinische) Gewichtung festlegen

Diagnosen und Therapien PDV-FR Diagnosen und Therapien ICD10 ergänz. Text Lokalisation Qualifizierung Herkunft Haupt-Diagnose Gewichtung Neben-Diagnose Hierarchie Fall-Diagnose Verantwortl. Abteilungs-Diagnose Primär Status Sekundär vorläufig endgültig

PDV-FR DRG Unterstützung Dokumentation unabhängig von Abrechnungsart - enge Verzahnung stationär / ambulant Anzeige der CCL-Relevanz bei Nebendiagnosen Speicherung eigener Texte und Hinweise Hinweis auf ungenaue Kodierung interaktive Kodierregeln (Intranet) Fachabteilungsbezogene Favoriten, Hitlisten Setbildung pflegerelevante Diagnosen Bei Behandlungsrecht Sicht auf - Gesamtfallsicht - Patientenhistorie mit chronologischer Dokumentation Prüfung der Hauptdiagnose in Beziehung zum OPS (i.A.) Hinweis auf redundante und ggf. überflüssige Dokumentation

PDV-FR (DWH) Datawarehouse Datawarehouse Selektion Tabellen zentrale Patienten- Datenbank Logging-View Fall + Person regelmäßig Aufenthalt manuell Kostenträger ICD/OPS stat. Abrechnung Leistung ambulante OP erfaßt abgerechnet PPR (Pflegestufen) sonstige PPR + Erg. mit Zeitpkt

PDV-FR (LeiPool) zentraler Leistungspool

PDV-FR (LeiPool) zentraler Leistungspool

PDV-go! Pilot 0.4B KRZ

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