Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 4 – Teil 2 (23.05.2005): Projektplanung 2 mit MS Project 2003 SS 2005

Ablauf- und Terminplan mit MS Project 2003 Review Anfangstermin (Endtermin): Projekt-Info Projektkalender einrichten Projektstrukturplan Vorgangsnamen Gliederung der Vorgänge Höherstufen Tieferstufen Vorgangsinformationen Dauer der Einzelvorgänge Dauer: in min, h, t, w Meilensteine Ablaufreihenfolge Verknüpfung der Vorgänge Ergebnis: Basisplan: Projektablauf mit Terminen

Beispiel: Einführung einer PM-Software Review Menüpunkt: Ansicht a Weitere Ansichten... a Balkendiagramm: Einzelheiten <Auswahl> Ergebnis: Terminplan mit kritischem Pfad freier Puffer

Beispiel: Netzplandiagramm Menüpunkt: Ansicht a Netzplandiagramm Professionelles Projektmanagement in der Praxis, © 2005 Dr. Harald Wehnes Universität Würzburg, FB Informatik, Prof. Dr. P.Tran-Gia

Ressourcen- und Kostenplanung mit MS Project 2003 Ressourcentabelle erstellen: Ansicht a Ressource: Tabelle Kalender für Verfügbarkeit der Ressourcen definieren Extras a Arbeitszeit ändern a Ressourcenkalender „Ressourcen a Vorgängen“ zuordnen Ansicht a Balkendiagramm Extras a Ressourcen a Ressourcen zuordnen Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht a Ressource: Grafik bzw. Ansicht a Ressource: Einsatz Ressourcenkonflikte lösen: Kapazitätsabgleich Gesamtkosten bzw. Kosten pro Vorgang betrachten Projekt a Projektinfo a Statistik Ansicht a Tabelle: Kosten Basisplan speichern Ergebnis: Basisplan mit Ressourcen- und Kostenplanung

Ressourcentabelle Arbeit (Personen- und Sachmittel) Fälligkeits- verfahren bezügl. Vorgangs-dauer: Anfang Anteilig Ende Maßeinheit des Materials (z.B. m, kg) Max. Kapazität der Ressource in % Fester Kosten-betrag pro Einsatz einer Ressource Personenname, Berufs- oder Maschinenbez.,Materialname, .. Kürzel des Ressourcen- namens Kosten pro Zeiteinheit z.B. 30 €/h Arbeit (Personen- und Sachmittel) Material (Verbrauchs-materialien)

Beispiel: Ressourcenplanung 1. Ressourcentabelle anlegen 2. Kalender für Ressourcenverfügbarkeit Allgemein gültiges (z.B. 26.05.2005 ist Feiertag) im Standard (Projektkalender) definieren Pro Ressource eigener Verfügbarkeitskalender Festlegung über Extras a Arbeitszeit ändern a Ressourcenkalender

Beispiel: Ressourcenplanung

Beispiel: Ressourcenplanung 3. Ressourcen zuordnen Ansicht a Balkendiagramm (Gantt) Extras a Ressourcen a Ressourcen zuordnen Die Erstzuweisung von Ressourcen zu einem Vorgang legt die Arbeit fest!

Ressourcen zugeordnet

Beispiel: Ressourcenüberlastung 4. Auslastung der Ressourcen prüfen Ansicht a Ressource: Einsatz Ansicht a Ressource: Grafik Überlastungen: rot gekennzeichnet

Begriffe: Dauer, Einheiten, Arbeit Arbeitsumfang = Dauer 1 Vollzeitmitarbeiter ist der Ressource zugeordnet Arbeitsumfang = Dauer Mehrere Mitarbeiter oder Teilzeitmitarbeiter sind der Ressource zugeordnet Grundformel für die Berechnung von Arbeitsressourcen Arbeit (in Stunden) = Dauer (in Tagen) x Einheiten x Stunden pro Tag Bsp: 40 h Vorgangsdauer x 100% Ressourceneinheiten = 40 h Arbeit Umrechnungen Dauer (in Tagen) = Arbeit (in Stunden) / (Einheiten x Stunden pro Tag) Einheiten = Arbeit (in Stunden) / (Dauer (in Tagen) x Stunden pro Tag)

Vorgangsarten und Leistungssteuerung Feste Arbeit Feste Einheiten Feste Dauer Arbeit ist konstant Dauer und Einheiten sind variabel Einheiten sind konstant Dauer und Arbeit sind variabel Dauer ist konstant Einheiten und Arbeit sind variabel Leistungsgesteuerte Terminplanung Voreingestellte Berechnungsmethode von MS Project Nach der Zuordnung der ersten Ressource wird der Umfang der Arbeit für diesen Vorgang berechnet Umfang der Arbeit des Vorgangs bleibt danach unverändert Beim Hinzufügen/Wegnehmen von Ressourcen zu diesem Vorgang verändert sich die Dauer

Beispiel: Ressourcenplanung 5. Kapazitätskonflikte lösen Manuelle Methoden Vorgangsdauer verlängern Zusätzliche Personal-ressourcen einfügen + überschaubar - aufwendig Automatische Methode „Kapazitätsabgleich“ überlasteter Ressourcen Extras a Kapazitätsabgleich... Neu abgleichen + leistungsfähiges Tool - Aktivitäten nicht immer leicht nachvollziehbar

Beispiel: 6. Kostenplanung 6.1 Kosten pro Ressource: Ansicht _ Ressource: Tabelle 6.2 Kosten pro Vorgang: Ansicht _ Vorgang: Einsatz Ansicht a Tabelle: Einsatz a Kosten

Kostenplanung mit MS Project 6.3 Projektgesamtkosten Projekt _ Projekt-Info Statistik...

Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (1) Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 3 ist eine Ressourcen- und Kostenplanung mit Kapazitätsabgleich durchzuführen: Geben Sie Ihren Ressourcenplan mit den Kosten für die einzelnen Ressourcen in MS Project 2003 ein (20 € / h für jedes Teammitglied) Ordnen Sie diese Ressourcen Ihren Vorgängen (APs) zu Prüfen Sie, ob Kapazitätsüberlastungen vorliegen Führen Sie ggf. einen Kapazitätsausgleich durch. Achten Sie dabei darauf, dass der Projektendtermin nicht überschritten wird! Speichern Sie den Basisplan (BP) unter „Team_x –BP2.mpp“ Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit wöchentlichem „jour fixe“ und Protokollerstellung sowie Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten.

Aufgabe 4: Ressourcen- und Kostenplanung (2) Aufgabe der Projektleiter Erstellung einer Präsentation Plan2-Team_x.ppt Gemischtorientierter Projektstrukturplan Ressourcen- (ggf. vor/nach Kapazitätsausgleich) und Kostenpläne Stand der Umsetzung der Projektarbeiten zum 31.05.2005 Erfahrungen aus der Projektarbeit und mit MS Project 2003 Erstellung der Jour fixe-Protokolle 2 und 3: P2-Team_x.doc, P3-Team_x.doc Erstellung der MS-Project-Datei: BP2-Team_x.mpp Einsammeln der Arbeitszeitnachweise aller Team-mitglieder von Mai 2005 Team_x–Nachname.xls Erstellung einer Projektkurzbeschreibung Team_x-Marketing für Ihr Projektmarketing (s. Muster) Spätester Abgabetermin für die Dateien: 02.06.2005 (an Dozenten und Assistenten schicken)

Festlegung: Stunden pro Tag im Standardkalender Menüpunkt: Extras a Arbeitszeit ändern... Projektarbeit vom 9.5. – 4.7. = 39 AT (ohne WE und Feiertage) Informatiker: 39 * 2 h/d = 78 h Nicht-Informatiker: 39 * 0,5 h/d = 19,5 h Änderung Standard (Projektkalender)

Festlegung: Stunden pro Tag im Ressourcenkalender Menüpunkt: Ansicht a Ressource: Tabelle Ressource auswählen Menüpunkt: Extras a Arbeitszeit ändern... Projektarbeit vom 9.5. – 4.7. = 39 AT (ohne WE und Feiertage) Informatiker: 39 * 2 h/d = 78 h Nicht-Informatiker: 39 * 0,5 h/d = 19,5 h Änderung Ressourcenkalender