Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 4 – Teil 1 (23.05.2005): Projektplanung 2 SS 2005

Agenda Ressourcen- und Kostenplanung Vortrag 3: Aufwandsschätzung von IT-Projekten Ressourcen- und Kostenplanung Netzplantechniken Ressourcenplanung Kostenplanung Planungsoptimierung Bericht: PL des Teams 4 zur Aufgabe 3 Ressourcen- und Kostenplanung - mit MS Project 2002 Neue Aufgabe 4 Projektrisikomanagement

Organisatorisches Terminplan: Aufgaben und Vorträge MS 1: Abnahme 25.4. 9.5. 17.5. 23.5. 6.6. 13.6. 20.6. 4.7. Aufgabe 1 Aufgabe 2 MS 1: Abnahme „Planung und Aufgaben- Verteilung“ Aufgabe 3 Aufgabe 4 MS 2: Abnahme Prototyp und Projektdoku I (Entwurf) Aufgabe 5 Abschluss- Präsentation Projekt Produkt Projektdoku

Feedback zu den Lösungen von A3 Durchgängigkeit: PSP – APs – Basisplan! APs sind analysierte „Blätter“ des PSP und gehen als Vorgänge in den Basisplan ein Zur Basisplanerstellung (MS Project) Beginn mit den frühesten Vorgängen Sammelvorgänge erhöhen die Übersichtlichkeit Meilensteine nicht vergessen! Meilensteine i.a. nur zu den wichtigsten Sammelvorgängen Nicht mehrere Meilensteine zum gleichen Termin Meilensteine sind keine Inseln; sie setzen voraus, dass bestimmte Vorgänge abgeschlossen sind Dateien immer an Dozenten und Assistenten schicken Folien immer mit Fußzeile: Name/Team, Datum, Titel, Seitenzahl

Projektplanung: Überblick Zeitplan Projekt-auftrag Projekt- strukturplan Ressourcenplan - Ergebnisse - Termine - Kosten Kostenplan € Arbeitspakete/Vorgänge - Name, AP-Nr. - Ziel / Ergebnis / Voraussetzungen - Verantwortlicher - Aufwand, Dauer, Kosten

Vortrag 3: Aufwandsschätzung von IT-Projekten Die Durchführung von Aufwandsschätzungen ist eine eminent wichtige Aufgabe, da Fehlschätzungen den Projekterfolg erheblich gefährden Arbeitsmaterial Manfred Bundschuh: „Aufwandsschätzung von IT-Projekten in der Praxis“, 21. Internationales Deutsches Projektmanagement Forum 2004, Kongressbericht, S.71 – 81. Vortragsinhalt Vorstellung der wichtigsten Inhalte und Aussagen des Dokumentes Termin: 23.05.2005

Terminplanungsmethoden Review Terminliste AP Verantwortlicher Aufwand Endtermin Balkendiagramm Netzplantechnik Vernetztes Balkendiagramm

Netzplantechnik (NPT) NPT: Planungsinstrument zur Analyse, Darstellung, Planung, Überwachung und Steuerung von Abläufen Graphische Darstellung aller Vorgänge mit Abhängigkeiten, Terminen, Kapazitäten und Kosten Basis: Graphentheorie (Netzplan: bewerteter Digraph) Grundbegriffe Vorgang (= AP): Zeitfordernde Tätigkeit mit definiertem Anfang und Ende Ereignis: Eintreten eines definierten Zustandes im Projektablauf Dauer: Zeitspanne zwischen Ende und Anfang eines Vorgangs Darstellungsmittel Knoten: Rechtecke und Kreise Pfeile

Anforderungen ermitteln derungen sind ermittelt Netzplanarten Vorgangsorientierte NPT Vorgänge werden aneinander gereiht Die Vorgänge beinhalten Ergebnisse und Zeitgrößen Darstellung aus Sicht der Projektdurchführenden: „Wie“ steht im Vordergrund 1 Anforderungen ermitteln 10 t 2 System entwerfen 20 t 3 Ereignisorientierte NPT Ereignisse werden aneinander gereiht Die Ereignisse sind Ergebnisse mit Zeitgrößen Darstellung aus Management-Sicht : „Was“ steht im Vordergrund Anfor- derungen sind ermittelt nach 10 t System ist entworfen nach 30 t Start 10 t 20 t

Anordnungsbeziehungen Review Bezeichnung Kürzel Beschreibung Normalfolge Ende-Anfang EA Der Vorgänger muss beendet sein, bevor der Nachfolger beginnen kann Anfangsfolge Anfang-Anfang AA Gleichzeitiger Start der beiden Vorgänge Endfolge Ende-Ende EE Aktueller Vorgang (Nachfolger) kann erst dann enden, wenn der andere Vorgang (Vorgänger) beendet ist. Überlappung ...+ Zeit ...+ % Durch Zeit- oder Prozentangabe wird definiert, wann der Nachfolger vor oder nach dem Anfang oder Ende des Vor-gängers beginnen kann

Weitere Grundbegriffe Beginn Ende Vorgang 1 Vorgang 2 Vorgang 3 Vorgang 4 FP FAZ FEZ SAZ SEZ FAZ Frühester Anfangszeitpunkt SAZ Spätester Anfangszeitpunkt FEZ Frühester Endzeitpunkt SEZ Spätester Endzeitpunkt D Dauer FEZ = FAZ + D; SEZ = SAZ + D GP FP freier Puffer (Vorgang 3) := FAZ (V4) – FEZ (V3) GP Gesamt-Puffer (Vorgang 3) := SEZ - FEZ GP > FP

Critical Path Method (CPM) Hauptziele Auffinden des zeitkritischen Weges vom Projektstart zum Projektziel Wirtschaftlich vertretbare Kürzungen dieses Weges Erfinder: Morgan R. Walker u. James E. Kelley (1957) Vorgangs-Pfeil-Netzplan Pfeile = Vorgänge Knoten = Ereignisse Anfangs- ereignis Vorgang Vorg.-Dauer End- ereignis

CPM: Beispiel (3) Materialkosten errechnen 3 3 4 10 11 (7) Selbstkosten ermitteln (1) Material bestellen (4) Lieferzeit des Materials 5 3 7 5 Ziel Start (6) Lohnkosten errechnen 16 16 (2) Arbeitspläne aufstellen 5 (8) Arbeit ausführen 6 5 (5) Arbeitskräfte einweisen 2 4 Dauer des Vorgangs 5 6 4 10 10 Frühester Zeitpunkt, zu dem der Vorgang abgeschlossen sein kann Spätester Zeitpunkt, zu dem der Vorgang abgeschlossen sein kann Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer 1999

Metra-Potential-Method (MPM) Hauptziel Darstellung komplizierter Ablaufstrukturen mit hohem Vermaschungsgrad und Modularisierung Erfinder: B. Roy (1958) Vorgangs-Knoten-Netzplan Knoten := Vorgänge Pfeile := Anordnungsbeziehungen und/oder Dauer zwischen den Vorgängen Vorg.-Nr. Muster Vorgang FAZ Dauer FEZ SAZ SEZ

MPM: Beispiel Materialkosten errechnen Selbstkosten ermitteln (3) Materialkosten errechnen 3 4 7 6 10 (7) (1) Selbstkosten ermitteln Material bestellen 10 5 3 15 3 (4) 11 16 3 Lieferzeit des Materials (0) 3 1 7 10 3 10 Projektstart Projektziel (6) 16 16 Lohnkosten kalkulieren (2) 5 5 10 (8) Arbeitspläne aufstellen 6 11 Arbeit ausführen 10 6 16 5 5 10 16 1 6 (5) Arbeitskräfte einweisen 5 4 9 Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer 1999 6 10

Program Evaluation and Review Technique (PERT) Hauptziele: Überwachung von Abläufen durch Abprüfung von Ereigniseintritten Erfinder: W. Frazer (1958) Ereignis-Knoten-Netzplan Knoten = Ereignisse (= Ergebnisse aus Vorgängen) Pfeile = Ordnungsbeziehungen und Dauern zwischen Ereignissen Annahme: Gesamtdauer ist normalverteilt Schätzung von jeweils drei Zeiten pro Vorgang Optimistische Dauer: oD Pessimistische Dauer: pD Realistische Dauer: rD Erwartete mittlere Dauer: mD = (oD + 4*rD + pD) / 6 Knoten-Nr. Ereignis oD/rD/pD mD

Material angeliefert und PERT: Beispiel 1 3 1 Material- und Lohnkosten berechnet Material bestellt 4 3 3 10 11 3 5 1 7 5 Projektstart Projektziel 16 16 2 4 6 5 Material angeliefert und Arbeitskräfte eingewiesen Arbeitspläne aufgestellt 4 5 6 10 10 Quelle: G. Zielasek: Projektmanagement als Führungskonzept, Springer 1999

Balkendiagramme versus Netzpläne Weit verbreitet Sehr verständlich Schnell zu erstellen (mit PM-Tool) Geeignet für Präsentationen Vernetzte Gantt-Diagramme zeigen neben der zeitlichen Lage der APs auch die logischen Abhängigkeiten auf Netzpläne Sehr gute Darstellung der zeitlichen und logischen Abhängigkeiten Automatische Berechung des kritischen Wegs Zuordnung von Mitarbeitern und Kosten zu den einzelnen Aufgaben möglich Hoher Erstellungsaufwand Umfangreiche Kenntnisse erforderlich Ungeeignet für Präsentationen wegen hoher Komplexität Für kleine und mittlere Projekte überdimensioniert

Ressourcenplanung Ressourcen Ressourcenplanung Ressourcen beeinflussen Personen: interne und externe Mitarbeiter Sachmittel: Maschinen, Software, Räume, Verbrauchsmaterial Ressourcenplanung Bestimmung aller Ressourcen, die für die Projektdurchführung benötigt werden Abgleich der benötigten mit den vorhandenen Ressourcen Erstellung des Ressourcenplans (Einsatzplans), um einen optimalen zeitlichen Projektverlauf zu erzielen Ressourcen beeinflussen Termine durch ihre Verfügbarkeit Sachziele, wenn bestimmte Aufgaben nur von bestimmten Ressourcen durchgeführt werden können Kosten

Ressourcenplanung: Vorgehen Ermittlung des Ressourcenbedarfs Vorgang a Ressourcen zur Erledigung des Vorgangs Ressourcenart (Personalressourcen; Sachmittel) Menge der benötigten Ressource Terminliche Notwendigkeiten (Vorlauf beachten!) Ermittlung der im Projektzeitraum verfügbaren Kapazitäten SOLL/IST-Vergleich: benötigte Ressourcen vs. vorhandene Ressourcen Darstellungsmittel: Ressourcen-Histogramm Kapazitätsausgleich durchführen Anmerkungen Einsatz von PM-Tools zweckmäßig Achtung: Wechselwirkung mit Terminplanung!

Ressourcen-Histogramm Kapazitätsauslastung nach Kapazitätsausgleich Problem: Kapazitätsüberlastung Termin- verschiebung um einen Tag Kapazitätsauslastung nach Kapazitätsausgleich

Möglichkeiten des Kapazitätsausgleichs Termintreue Verschiebung oder zeitliche Dehnung von nicht kritischen Vorgängen Personalerweiterung: unternehmensinterne Personal-verschiebung, externes Personal heranziehen „Adding Manpower to a late project makes it later“ Brook´sches Gesetz Externer Einkauf von Teilfunktionalitäten Reduktion des Umfangs Kapazitätstreue Maximale Kapazitätsgrenze wird vorgegeben, die einzuhalten ist Projektende kann sich verschieben Ziel: optimale Ressourcenausnutzung Z.B. Verschiebung kritischer Vorgänge a Verschiebung des Projektende-Termins

Kostenplanung (1) Ziel: Ermittlung und Darstellung der Projektkosten Basis: für Kostenkontrolle im Rahmen der Projektdurchführung Gliederung der Projektkostenplanung analog der Gliederung des Projektstrukturplans (Kosten pro AP)

Kostenplanung (2): nach APs Gliederung nach Arbeitspaketen Beispiel Fälligkeit der Kosten Am Beginn des Vorgangs Am Ende des Vorgangs Anteilsmäßig nach Fortschritt Projektkosten = Summe der Arbeitspaketkosten

Kostenplanung (3): nach Kostenarten Gliederung nach Kostenarten Personalkosten, Reisekosten, Schulungen, Betriebsmittel, Materialkosten Fremdleistungen, Beratungskosten Kapital- und Finanzierungskosten, Steuern, Versicherungen, Gebühren Beispiel

Kostenplanung (4): Kostenverlauf Kostenkurve Kumulierte Kostenkurve

Kostenplanung (5): Praxisbeispiel Ressourcen- und Kostenplanung im Projekt Korfu sep. Foliensatz

Planoptimierung Ziel: Optimierung des Projektplanes Idee/Vorgehen Projekt soll zum frühest möglichen Termin enden Ressourcen sollen so sinnvoll wie möglich eingesetzt werden Kosten sollen so gering wie möglich sein Idee/Vorgehen Ersten Planungsentwurf iterativ überarbeiten Mehrere Planungsalternativen erstellen a optimale Lösung wählen Termine: Konzentration auf den kritischen Pfad Zeitliche Reduktion kritischer Vorgänge verkürzt Endtermin Achtung: Nicht kritische Vorgänge können dabei „kritisch“ werden Ressourcen: Bessere Auslastung der Ressourcen erzielen Kosten: Teuere Ressourcen durch preiswertere ersetzen dadurch Kostenreduktion (erzeugt ggf. späteren Projektende-termin) oder Reduktion des Projektumfangs (Abstimmung mit Auftraggeber erforderlich!)

Was wird durch die Projektplanung insgesamt erreicht? Gesicherter Vorgehensplan für die Projektdurchführung Zielgerechter Ressourcen-Einsatz Die kritischen Faktoren im Projektverlauf sind ermittelt a Verminderung des Projektrisikos Projektplan: Basis für effiziente Projektsteuerung

Aufgabe 3: Projektplanung I Bericht des Projektleiters von Team 4 Der von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte „Projektantrag“ wurde vom Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt, dass das innovative Internet-Unternehmen spätestens zum 01.07.2005 online geht. Die Projektplanung ist an diesem Termin auszurichten. Erstellen Sie 4 verschiedene Projektstrukturpläne in Organigrammform Wählen Sie einen PSP aus und erstellen Sie dazu alle Arbeitspakete. Bitte beachten Sie bei der Aufgabenverteilung, dass die Arbeitsleistung jedes Teammitglieds klar erkennbar wird und die Zeitvorgaben (78 h für Informatiker; ca. 15 – 20 h für Nicht-Informatiker) eingehalten werden. Die Informatiker sollen in etwa gleichgroße Programmieranteile übernehmen. Geben Sie die Planungsdaten mit den Meilensteinen in MS Project 2003 ein und speichern Sie den Basisplan (BP) unter BP1-Team_x.mpp Die Ergebnisse von 1. - 3. sind zusammen mit den Erfahrungen aus der Projektarbeit und mit den Erfahrungen aus dem Arbeiten mit MS Project in der Präsentations-Datei Plan1-Team_x.ppt darzustellen