Dokumentation und Änderungsmanagement TÜV CERT DIN EN ISO 9001 Dokumentation und Änderungsmanagement Eine Projektabwicklung ohne Störungen gibt es nicht! Ursachen sind überwiegend Änderungen aufgrund von unzureichender Voruntersuchungen, Schwachstellen werden erst während der Bearbeitung festgestellt unpräziser Vorgaben von nachträglichen Kundenwünschen von Änderungen bei Vorschriften bzw. Genehmigungsprozeduren oder ganz “normaler” Art entsprechend dem Entwicklungsfortschritt aufgrund von Testergebnissen wegen auftretender technischer Probleme = Prozeß der Erkenntnisgewinnung Bisher: Änderungen hat man so nebenbei intuitiv im Griff. Wenn nicht wird improvisiert - wird dann auch als Glanzleistung hingestellt. Änderungen aufgrund o.g. Probleme bekommt man jedoch nur in den Griff durch systematisches und konsequentes Vorgehen.

Folgen von Änderungen TÜV CERT zusätzliche Kosten Terminverschiebungen DIN EN ISO 9001 Folgen von Änderungen zusätzliche Kosten Terminverschiebungen u. U. Qualitätsminderungen Änderungen sind nicht vermeidbar, gesteuert sind ihre Folgen jedoch kontrollierbar. Der Projektverantwortliche muß jeder Zeit in der Lage sein, die Auswirkungen auf Kosten, Termin und Qualität zu erkennen um daraus Folgerungen zu ziehen. Um ein Änderungsmanagement durchführen zu können, muß die derzeit gültige Konfiguration bekannt und dokumentiert sein (= Referenz-Konfiguration), d. h. die Gesamtheit der technischen Unterlagen. Das Änderungsmanagement ist dabei so zu gestalten, daß jederzeit eine Aussage möglich ist über erfolgte, geplante und abgelehnte Änderungen inklusive Begründungen und Auswirkungen. Die Änderungen innerhalb einer Phase werden gesammelt. Die Fortschreibung der Konfiguration findet dann am Ende einer Phase (Meilenstein) statt. Damit entsteht eine neue Referenz-Konfiguration.

Änderungsprozeduren TÜV CERT DIN EN ISO 9001 Änderungsprozeduren Regel: - es darf nur kontrolliert geändert werden - Änderungsprozesse möglichst schnell durchlaufen - die Organisation muß so beschaffen sein, daß wenig bürokratische Hemmnisse den Änderungen entgegenstehen Sinnvoll ist es, zum zügigen Ablauf Änderungsklassen einzuführen: Klasse 1: Überschreitung der ursprünglich festgelegten Geldmittel und Termine Entscheidung: Geschäfts-/Bereichsleitung Klasse 2: bleibt innerhalb der Eckwerte für Kosten und Termine, ergänzt aber technische Funktionen Entscheidung: Änderungskommission (Mitglieder: Projektleiter, Leiter der Fachabteilung, Leiter der Qualitätssicherung, Leiter des Controlling) Klasse 3: wie Klasse 2, jedoch relativ geringer Änderungsaufwand; Berichtigung falscher Masse oder Toleranzen sowie Umstellen auf gleichwertigen Werkstoff Entscheidung: Projektleiter Die Unterscheidung der Klassen 2 und 3 ist fliessend, je nach Kompetenz des Projektleiters!

Ablauf von Änderungen TÜV CERT Änderungsantrag stellen DIN EN ISO 9001 Ablauf von Änderungen Änderungsantrag stellen Antragsteller kann jede Stelle im Projekt sein aus dem Antrag müssen die Auswirkungen der Änderung auf Qualität, Termine, Kosten und Rückwirkungen auf des Projektes erkennbar sein. Alle Änderungen sind zentral zu sammeln bei einer Änderungsstelle. Diese ist dem Projektleiter zugeordnet. Sie legt die Änderungsklasse fest, veranlaßt u. U. weitere Stellungnahmen und bereitet die Vorlage für eine Entscheidung vor. Genehmigungsinstanz: prüft die abgeschätzten Auswirkungen legt Prioritäten fest genehmigt den Antrag oder verweist auf höhere Instanz

Änderungsstelle informiert alle betroffenen Stellen TÜV CERT DIN EN ISO 9001 Durchführung: Änderungsstelle informiert alle betroffenen Stellen Änderungsstelle veranlaßt Änderungsaufträge Verteilen der geänderten Dokumente Einzug der alten, ungültigen Dokumente evtl. Benachrichtigung externer Stellen Überwachen der Änderungsvorgänge Überwachen der Änderung der Dokumente Voraussetzungen für ein reibungsloses Änderungsmanagement ist, daß folgende Kriterien für die Projektdokumentation eindeutig festgelegt werden: eine Gliederung, die möglichst dem Projektstrukturplan entspricht eine Numerierungssystematik eine Kennzeichnung des Bearbeitungszustandes eine funktionierende Ablage und Archivierung Das kann bei einer zentralen Stelle als Dienstleistung geschehen, die dann mehrere Projekte in der gleichen Art behandelt. Praxisproblem: es entstehen Kosten- oder Terminabweichungen ohne Änderung der Funktion Mengenmehrungen und Mehrkosten durch Terminverzug. Auch hier ist über das Änderungsmanagement eine systematische Behandlung und Fortschreibung notwendig (schon im Hinblick auf später durchgeführte Revisionen).

Grundidee des Änderungsmanagements TÜV CERT DIN EN ISO 9001 Grundidee des Änderungsmanagements Änderungsanstoß Bewertung der Änderungs-vorschläge genehmigte Änderungs- vorschläge Einführung/ Überwachung der Änderungen alte, eingefrorene Konfiguration (Baseline) Änderungen neue, eingefrorene Konfiguration (Baseline) GESTERN HEUTE MORGEN Quelle: PM-Fachmann

Entwicklung Änderungs- konferenz Projektstab Entwicklung Antragsteller TÜV CERT DIN EN ISO 9001 Änderung betroffener Dokumente Entwicklung Technische Untersuchung, Entscheidungs-vorbereitung angenommen Registrierung Entscheidung Information abgelehnt Änderungs- konferenz Projektstab Entwicklung Änderungs-antrag Antragsteller Quelle: PM-Fachmann

TÄTIGKEITEN DIE AUS PLANUNGSÄNDERUNGEN RESULTIEREN Nutzungs-änderung AG/Nutzer Sonder-wunsch Nutzer/AG Sicherung der Betriebsbereitschaft Aufsichtsinstanz Planung/Ausführung Ausführungs-änderung GU/Sub Überprüfung der Machbarkeit Planer/GU Untersuchung hinsichtlich abhängiger Folgeänderungen (Auswirkungen) Planer/GU Überprüfung der Machbarkeit der Folgeänderungen Planer/GU Untersuchung der Auswirkungen auf Kosten, Qualität und Zeit der Änderungen und deren Folgeänderungen Planer/GU Entscheidung Planerische Bearbeitung Planer Prüfung und Freigabe AG/Prüfinstanz AV und Disposition GU/Sub Ausführung GU/Sub Kaiser BRB-Baucontrol Ingenieurgesellschaft mbH München Prof. Karlhans Stark