Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination Thomas Herrmann Informatik und Gesellschaft FB Informatik Dortmund

Forschung und Entwicklung bei Informatik und Gesellschaft WebGuide SeeMe Ziel: ergonomische Gestaltung der Wechselwirkungen zwischen Mensch, Technik und Organisation

Überblick Rückblick auf Move Ein Konzept teil-autonomer Koordination Beispiel Ansätze der Realisierung

Ausgangspunkt: Mögliche Rolle von Mitarbeitern auf der Ausführungsebene Mitwirkung bei der Erhebung Beteiligung bei der Einführung Ausführung Anpassung Feedback

Erhebung Betriebswirt-schaftliche Kennzahlen Mitarbeiter- orientierte Zyklisches Vorgehen Erhebungs- methoden Modellierungs-methoden Erheben Modellieren Schon bei der Erhebung entscheidet sich die Bereitschaft der Mitarbeiter zur Mitwirkung

Beteiligung Prototypischer Fahrplan für Beteiligung bei der Einführung von Workflow-Management Phasen der Beteiligung Methoden anwenden Projektetablierung und Erhebung Modellierung und Soll-Konzeption Probephase und Feedback Evaluation und Feedback Regelbetrieb Informierung Vorschlags-wesen Workshops Qualifizierung Beratung Interviews Visualisierung

meistens bei Sonderfällen Anpassung von Abläufen (z.B. Eskalation) der Aufgabenzuteilung bzw. Aufgabenübernahme der (Menge der) genutzten Dokumente meistens bei Sonderfällen

Fazit zum Stand der Dinge Qualifizierte Mitwirkung bei der Verbesserung von Geschäftsprozessen nur in besonderen Phasen oder bei Sonderfällen Gleichförmiges Routinehandeln ist bei der Fallbearbeitung vorherrschend und erwünscht Ungeeignete Grundlage für kontinuierliches und unternehmensweites Lernen

Zukunftsperspektive: Lernendes Workflow durch teil-autonome Koordination Statt Arbeit mit vorgegebenen Workflows: Mitarbeiter entwerfen selbst semi-strukturierte Workflows als partielle Abbildung ihrer Arbeit

Geeignete Aufgaben nur ein Teil des Prozesses wiederholt sich nach dem gleichen Muster regelmäßig und häufiger auszuführen potentiell ganzheitliche Aufgabe, die fallweise auch arbeitsteilig erledigt werden muß geeignete Auswahl und Abfolge von Tätigkeiten nicht vorab festlegbar wechselnde Ressourcen und Zuständigkeiten elektronische Unterstützung einer vollständigen und effizienten Aufgabenausführung wünschenswert möglich

Groupware reicht nicht Viele Groupware-Systeme enthalten zu wenige Elemente, die Koordinierung unmittelbar unterstützen zur Koordinierung anregen Koordination systematisieren und zwar für die Endnutzer selbst

Diagramme für semi-strukturierte Workflows selbst gestalten – Beispiel – Besprechung vorbereiten Teilnehmer festlegen Termin festlegen

Diagramme verfeinern Besprechung vorbereiten Termin festlegen Termin auswählen Termin mitteilen Termin bestätigen lassen Raum buchen

Raum und Ausstattung kontrollieren Diagramme erweitern Besprechung vorbereiten Einladung erledigen Termin festlegen Themen nachfragen Teilnehmer festlegen Rollen festlegen Raum und Ausstattung kontrollieren Inhalt vorbereiten

Workflow Flexibilität beim Festlegen der Abfolgen Besprechung vorbereiten Einladung erledigen Termin festlegen Themen nachfragen Teilnehmer festlegen Rollen festlegen Raum und Ausstattung kontrollieren Inhalt vorbereiten ...

Flexible Aufgabenverteilung Initiator Teilnehmer Referent Sekretariat Besprechung vorbereiten Einladung erledigen Termin festlegen Themen nachfragen Teilnehmer festlegen Rollen festlegen Raum und Ausstattung kontrollieren Inhalt vorbereiten

Flexible Parallelarbeit Initiator Teilnehmer Termin bestätigen Besprechung vorbereiten

Flexible Parallelarbeit Initiator Teilnehmer Termin bestätigen Besprechung vorbereiten

Flexible Nutzung von Ressourcen Besprechung vorbereiten Einladung erledigen Termin festlegen Themen nachfragen Teilnehmer festlegen Rollen festlegen Raum und Ausstattung kontrollieren Inhalt vorbereiten Protokoll Letzte Einladung Teilnehmerliste Dokumente

Integration der Anwendungen Besprechung vorbereiten Termin festlegen Termin auswählen Termin mitteilen Termin bestätigen lassen Raum buchen

Integration der Anwendungen Besprechung vorbereiten Termin festlegen Termin auswählen Termin mitteilen  Termin bestätigen lassen Raum buchen

Das abstrakte Prinzip ist ausschlaggebend X Y Z        Initiator C D B

Checklisten reichen nicht Unangemessene Sequenzialisierung wird nahegelegt Visualisierung eingeschränkt Eindimensionale Navigation Geringe Flexibilität bei der Zuordnung und Gruppierung

Geeignete Unterstützung Automatisches Vorbereiten Verfügbarkeit eines integrierten Editors Angebot von Vorlagen zur Erzeugung von Varianten Regeln können vorgegeben werden Einzelmodelle miteinander verknüpfen

Lernendes Workflow und teil-autonome Koordination ist durch übergeordnete Geschäftsprozesse zu unterstützen Verwaltung individuell erzeugter und angepaßter Workflows Wissensmanagement und kontinuierliche Verbesserung: Best-Practices werden dokumentiert und fortentwickelt Datenschutz

Übergeordnete Aktivitäten Instantiieren Speziali-sieren Verallge-meinern Anpassen Abgleichen, Aushandeln Besprechung vorbereiten Einladung erledigen Termin festlegen Themen nachfragen Teilnehmer festlegen Rollen festlegen Raum und Ausstattung kontrollieren Inhalt vorbereiten

Grundlagen für die Unterstützung Geeignete Modellierungsmethode kommunizierbar semi-strukturiert flexibel Qualifizierung zur Modellierung Modelle verstehen verändern erzeugen Anleitung zur Selbst-Koordination

Zusammenfassung Grundidee: Mitarbeiter entwickeln selbst Ausschnitte von Workflowmodellen, die sie für aktuelle Fälle konkretisieren und ggf. miteinander verknüpfen Ziel: Unternehmensweites, kontinuierliches Lernen in Sachen Prozeßoptimierung Voraussetzung: effiziente Selbst-Koordination und Prozeßsicht in der Belegschaft verankern