Flächenmanagement und Raumhandel aus übergreifender Sicht Hartmut Wörner MWK Baden-Württemberg zunächst Vorstellung …. Vielleicht Frage: Was kann uns ein Ministerialer – vom „grünen Tisch“ – zu diesem Problem bieten? In der Tat: Ich habe keine praktische Erfahrung mit dem Facility Management in einer Hochschule vorzuweisen. Ich bin auch kein Experte für die Details bestimmter Modelle. Aber: W-Ministerien stehen angesichts knapper Kassen und drohender Kostenlawine für die Sanierung/Modernisierung aus dem politischen Raum unter Rechtfertigungsdruck bezüglich des Umgangs der Hochschulen mit Ressource Raum - zweithöchster Kostenfaktor nach Personal. Deshalb: In BW Versuch in einer LRK/MWK-AG gemeinsame Vorstellungen u.a. zum Thema „Flächenmanagement“ zu entwickeln. Aus meiner Tätigkeit als Geschäftsführer dieser AG und Einblick in verschiedene Aktivitäten vor Ort ist gewisser Überblick über den Gesamtkomplex entstanden. Bitte von Herrn Scholz, dieses Überblickswissen als Einstieg in diese Fortbildung vorzutragen  im folgenden Versuch eines systematisierenden Überblicks zum Thema Flächenmanagement/Raumhandel mit Schlaglichtern auf örtliche Beispiele. Dabei Einstieg über das Thema Raumhandel. Grund: Monetäre Steuerungsmodelle - momentan im Zentrum der Diskussion - manchmal als „Allheilmittel“ für die Probleme im Bereich des Flächenmanagements angepriesen. Aber auch Seitenblicke auf Alternativen zum Raumhandel und auf das weitere Feld des Flächenmanagements werfen. Alles in allem: Hoffnung, dass mein Vortrag für Sie Rahmen und Anregungen für einen tieferen Einstieg im Laufe des Tages bringt.

Ziele des Flächenmanagements Hochschulen Transparenz von Flächenbestand und Flächenbedarf „Gerechte“ Flächenverteilung Bessere Verwaltung der Knappheit / Verfügungsflächenpool Schaffung von Kostenbewusstsein bei den Nutzern Flächenreduzierung zur Einsparung von Mietmitteln u. Betriebskosten Wissenschaftsministerium „Rechenschaftslegung“ gegenüber Landesregierung und Parlament Zwei verschiedene Zielebenen Universität als zentrale Ebene aber auch Wissenschaftsministerium, das mit dem Flächenmanagement/Raumhandel auch bestimmte Erwartungen verbindet

Überblick Monetäre Steuerungsmodelle I. Bonus-/Malus-Modell (Sanktionsmodell) Kein umfassender Raumhandel Monetarisierung beschränkt auf Flächenüberhänge / Unterstützung von Flächenbeschaffung bei defizitären Einrichtungen Flächenbilanz zwingend erforderlich Erhebung Flächenbedarf Abgleich mit Bestand Im folgenden Überblick über verschiedene Modelle – wie angekündigt ausgehend vom „Raumhandel“, d.h. von einem Flächenmanagement, das auf monetärer Steuerung beruht. Dabei: Vermeidung der Vokabel „Raumhandel“ als Oberbegriff. „Raumhandel“ legt nahe, dass ein Markt eröffnet wird, auf dem die Räume zwischen den Teilnehmern frei gehandelt werden können. Solche Modelle sind nicht typisch  „Monetäre Steuerung“ als Überschrift über die verschiedenen Konzepte, über die ich Ihnen einen Überblick geben will. Beginn mit Bonus-/Malus-Modell / Sanktionsmodell als praxisrelevantem Modell

Beispiel 1: U Heidelberg „Raummarkt“ Seit 2001 Ansatzpunkt: Institutsebene Beschränkung auf Büros und Labors Pauschale Flächenbedarfsbemessung  Stellen- bzw. personalbezogenes Richtwertverfahren 1. Beispiel für „Bonus-Malus-Modell“, das ich Ihnen heute vorstellen möchte: bereits relativ früh eingeführtes, etabliertes und praktikables Verfahren  „Raummarkt“ der Universität Heidelberg __________________________ Notiz: Grund für den Ansatz auf Institutsebene: Einbettung in Projekt „Impulse“ gefördert von VW-Stiftung. Ziel des Projekts: Verlagerung der Ressourcenverantwortung möglichst auf die Institutsebene, die als eigentliche operative Ebene innerhalb der Universität gesehen wird. Pauschale Flächenbedarfsermittlung: Keine Unterscheidung von Büros und Labors.

U Heidelberg Raummarkt: Bedarfsparameter Buchwissenschaften Exp. Wissenschaften Stelle WD 40 m² 90 m² Unterstellte Relation WD / Nichtwissenschaftler 1 : 1 1: 4 Drittmittelwissenschaftler 15 m² 25 m² Drittmittelfinanzierte Nicht- wissenschaftler 10 m² dito Hiwi 4 m²/ 55 Std. Monat dito Quelle: U Heidelberg, Referat Greenier 2.2.2005 Grundbedarf = Flächen, die aufgrund des Haushaltspersonals für Forschung und Lehre vorgehalten werden müssen  Überprüfung alle 5 Jahre / Verfügungsbedarf = Flächen, die für Drittmittelpersonal benötigt werden  Anerkennung nur für Laufzeit des Drittmittelprojekts Sehr pauschales Verfahren, aber es gibt gewisse Besonderheiten, z.B. Sicherheitszuschlag von 5 m² pro Stelle WD in der Chemie Korrekturfaktor im Drittmittelbereich über Umrechnung auf Stellenäquivalente bei Bereichen mit hoher Zahl von Drittmittelwissenschaftlern und Teilzeitquote von über 30 %

U Heidelberg Raummarkt Budgetierung Flächenüberschuss: Belastung mit 7,50 € pro m2/Monat  Budgetentlastung durch Rückgabe der rechnerischen Flächenüberschüsse. Flächendefizit: Mietzuschuss für den Fall von inneruniversitären Mietabschlüssen. Abgabe von Grund- und Verfügungsflächen des rechnerischen Bedarfs durch Vermietung: Bonus von 7,50 € pro m2/Monat. Quelle: U Heidelberg, Referat Greenier 2.2.2005 Notizen: Keine Differenzierung des Mietpreises für verschiedene Flächenarten / Keine formalen Regelungen zur Abgabe von Flächen (Nachnutzung i.d.R. kein Problem) Finanzierung auf Institutsebene aus FuL-Mitteln (freie Bewirtschaftung der Personal- und Sachmittel im Rahmen des Globalhaushalts Flächenüberschüsse: Institut zahlt an ZUV oder gibt Flächen ab Abgabe von Bedarfsflächen: Bonus (Vorübergehende) Anmietung von Flächen durch unterausgestattete Insitute: Prämie (finanziert aus Einnahmen).

U Heidelberg Raummarkt Bestimmung des Bedarfs: Richtwert-Verfahren Bildung eines Pools von Verfügungsflächen „Annahme“ der Räume durch die ZUV Abgabe von Flächen an Institute mit Defizit Abgleichung mit der IST-Ausstattung (Räume/Personal) Monetarisierung: Beginn im Jahr 2001 Belastung rechnerischer Flächenüberschüsse Jahr 2001 : DM 5,-/m² Jahr 2002 : € 5,-/m² ab Jahr 2003 : € 7,50/m² Bonus für Freigabe von „Bedarfsflächen“ € 7,50/m² Angebotswirksam „Mietzuschuss“ Nachfragewirksam „Mieteinnahmen“ Garantie des Bedarfs: Grundbedarf: 3 Jahre Verfügungsflächen: projektbezogen Schaubild der Universität Heidelberg Quelle: U Heidelberg, Referat Greenier 2.2.2005

U Heidelberg Raummarkt Erfahrungen (= Bericht der Universität Anfang 2005) Zitate: Überraschende Akzeptanz des transparenten Verfahrens. Die „Einnahmen“ der Universität aus dem Raummarkt betrugen 2004 120.000 €, die „Ausgaben“ 24.000 €. Das finanzielle Risiko für die Universität ist damit gering. Abstimmungsaufwand ist nach 4 Jahren relativ gering. Durch Budgetierung Sensibilisierung für die Ressource Raum. Quelle: U Heidelberg, Referat Greenier 2.2.2005

U Heidelberg Raummarkt Miete ist Regulativ für die Bedarfsanmeldungen. Mietzahlungen für rechnerische Überschüsse werden akzeptiert. Die Mehrzahl der Institute zieht in der Regel Mietzahlungen der Flächenabgabe beim Grundbedarf vor. Aber: Nicht nur „ärmere“ Institute nutzen die Möglichkeit der befristeten Flächenabgabe zur Entlastung ihrer Budgets (Anreiz). Befristete Flächenabgabe der Institute erleichtert kurzfristige Umverteilung. Universität bekommt - langsam - einen kleinen Pool für Verfügungsflächen. Quelle: Universität Heidelberg, Referat Greenier 2.2.2005

Beispiel 2: U Tübingen HIS-Projekt „Ein Raumhandelsmodell“: 11/2003 bis 4/2005 Universitäten Rostock, Braunschweig, Münster, Tübingen, TFH Berlin Charakteristika: Ebenfalls Bonus-/Malus-Modell Organisatorischer Ansatzpunkt: Fakultätsebene Bedarfsermittlung bezogen auf „Bemessungseinheiten“ (i.d.R. „Fächer“) Feine, parametergestützte Flächenbedarfsbemessung 2. Beispiel für ein Bonus-/Malus- bzw. Sanktionsmodell Notiz: Ritter: Monetäre Konsequenzen nur bei Flächenüberschuss der Fakultät. Grund: „Hineinregieren“ in Fakultäten wird von beteiligten Universitäten abgelehnt. Flächenbedarfsbemessung setzt bei „Bemessungseinheiten“ an: z.B. Fakultät für Psychologie und Sport  Bemessungseinheiten sind „Psychologie“ und Sport“  Transparenz auch unterhalb der Fakultätsebene

U Tübingen: Struktur „Raumhandelsmodell“ Flächen-Informations-System Flächenverteilungs-Modell Flächenbestand Flächenbilanz Nutzungsentgelt Zahlungspflicht Saldo NB-Profile Bedarfsdeckungsgrad Flächenrückgabe Zahlung Monetäre Steuerung Raummanagement Einnahmen Entscheidung des FB Prämien Kl. Baumaßnahmen Ausgleichszahlungen Maßnahmen Flächenzuweisung Umbauten Bemessungsblatt je FB Grundbedarf / Drittmittel Bedarfe je NB Flächenbedarf Raumdatei Nutzungsbereiche Organisations-struktur Abkürzungen: FB = Fachbereich; NB = Nutzungsbereich (Büro, Labor, Werkstatt etc.) Quelle: HIS, Referat Ritter 2.2.2005 Umzüge Schaubild von HIS, H. Ritter

U Tübingen „Raumhandelsmodell“ Aktueller Stand: Abschluss HIS-Projekt 04/05 ( Bereitstellung Instrumentarien). Universität arbeitet an praktischer Implementierung einer fortlaufend aktualisierten Flächenbilanz Universität strebt Monetarisierung an. Zielsetzung Beginn Anfang 2007. Details noch offen. Insbesondere Bedarfsermittlung wird als „komplexer, aufwändiger Prozess“ empfunden / bisherige inneruniversitäre Informationssysteme reichen nicht aus  Mehrjähriger aufwändiger Prozess Notizen: HIS-Modell ist in jeder Hinsicht differenzierter und breiter Ansatzpunkt: fachliche Einheiten (gleich) Differenzierte Flächenbedarfsermittlung für verschiedene Nutzungsbereiche  Möglichkeit differenzierter Miethöhen

Bonus-/Malus-System Grundsatzentscheidungen Organisatorischer Ansatzpunkt: Fachbereichs- oder Institutsebene Art der Flächenbedarfsbemessung: Pauschale, vom Nutzer leicht zu erfassende Methode (HD) versus feine, perfektionierte Methode (TÜ/HIS) mit breiteren Möglichkeiten Reichweite der Monetarisierung Höhe „Bonus-/Malus-Zahlungen“ Orientierung an Markt- oder Kostenmiete (Einbeziehung der Investitionskosten) „Umlage“ von Betriebskosten „Symbolischer“ Satz „Flächenhandel“ zwischen Einrichtungen / Bedingungen für Flächenrückgabe an „Zentrale“ Zum Abschluss Komplex „Bonus-/Malus-Systeme  Überblick über bei Einführung eines solchen Systems zu treffende Grundsatzentscheidungen Notiz: Heidelberger Modell ist sehr einfach und transparent  leichtere Einführung – Reichweite/Entwicklungspotenzial ist aber sehr begrenzt: Keine Differenzierung nach Flächenarten  nur 1 Preis pro m² möglich Ausweitung auf Spezialflächen z.B. Werkstätten und Lager schwierig, da Mißbrauchsgefahr (Rückgabe von billigen Flächen [Lager] genauso lukrativ wie von teuren Flächen [Labors] HIS-Modell ist sehr differenziert  Einführung aufwändig – bietet aber bessere Entwicklungsmöglichkeiten  Einbeziehung von Spezialflächen (Werkstätten etc)  Differenzierung der Miethöhe nach Nutzungsbereichen.

Überblick monetäre Steuerungsmodelle II. Vermieter-/Mieter-Modell / Raumhandel Umfassende Monetarisierung der Flächen der fachlichen Einheiten (<-> Bonus-/Malus-Modell: teilweise Monetarisierung) Internes Mietbudget Flächenbedarfsbemessung nicht zwingend erforderlich  Ist-Zustand als mögliche Basis Interner „Raumhandel“ bei entsprechender „Verfügungsbefugnis“ der Einrichtungen 2. Block des Überblicks über die monetären Steuerungsmodelle Zum dritten „Knödel“: Gefahr von Ungleichgewichten zwischen flächenmäßig besser und schlechter ausgestatteten Bereichen – Eventuell gegensteuern, indem Mietbudget von Flächenbestand abgekoppelt und an forschungs- und lehrbezogenen Parametern orientiert wird.

Flächenmanagement-Instrument des Landes Bremen Beispiel: Land Bremen Flächenmanagement-Instrument des Landes Bremen (HIS-Hochschulplanung Bd. 171) Basis: Umfassende Monetarisierung im Verhältnis Land – Hochschulen (Eigentümer-Modell) Auf Hochschulebene: Vermieter-/Mieter-Modell Feines, perfektioniertes Verfahren Differenzierte Ermittlung von Mietzahlung / Unterbringungsbudget der nutzenden Einrichtungen auf der Basis gestaffelter Kostenflächenarten (z.B. Büroräume 108 €/m² p.a., Chemisch-technische Labore 614 m² p.a.) Notiz: Sämtliche nutzenden Einrichtungen („Fachbereiche etc.) zahlen Miete und erhalten hierzu eine Budgetzuweisung (Unterbringungsbudget) Basis der Ermittlung der Flächenpreise ist eine Differenzierung nach 9 KFAen mit gestaffelten Preisen von 62 €/m² p.a. bis 1.534 €/m² p.a. Diese fließt in die Ermittlung des durchschnittlichen Flächenpreises (s.u.) als Basis die Ermittlung des Unterbringungsbudgets und der Mietpreise für die Einrichtungen ein. Bei Flächenaufgabe differiert die Entlastung nach dem Wert der aufzugebenden Fläche Unterbringungsbudget der nutzenden Einrichtung wird ermittelt auf der Basis eines durchschnittlichen Flächenpreises (Flächenbedarf x durchschnittlicher Flächenpreis), der später nicht mehr verändert wird.

Alternativen zu monetären Steuerungssystemen Ausgangspunkt: LRK/MWK-AG BW: Monetäre Steuerung ist kein „Muss“ HIS-Hochschulplanung Bd. 162 „Hochschulisches Liegenschaftsmanagement in ausgewählten europäischen Ländern“ Nur ¼ aller britischen Universitäten hat Zahlungspflicht für Flächennutzung Manche britische Universitäten haben monetäre Steuerung wieder abgeschafft (zu hoher Aufwand, Verschärfung Ungleichgewicht zwischen „reichen“ und „armen“ Bereichen, problematische Nachnutzung zurück gegebener Flächen) Nach Abschluss des Überblicks über monetäre Steuerungssysteme: Blicke auf andere Möglichkeiten des Flächenmanagement  Alternativen

Beispiel Alternative: U Ulm „Management-Modell“ Zentrale Raumvergabe Management durch Zentrale Universitätsverwaltung (ZUV) Bedarfsermittlung nach dem „Heidelberger Modell“ (Personalbezug) Jährliche Überprüfung der Raumvergabe: Gegenüberstellung Bedarf – Bestand  ggf. Korrektur durch ZUV

Vorteile / Nachteile aus Sicht der Universität Ulm Alles aus einer Hand - klare einfache Entscheidungsstrukturen, vereinfachte Evaluierung Nachvollziehbarkeit für die Nutzer („viel Personal = viel Fläche“) Transparenz durch eine zentrale Datenbasis Möglichkeit zu strategischer Gebäudenutzungsplanung (z. B. Sa-nierungsmanagement, strukturierte Nutzung des Gebäudes) Verwaltung macht sich ggf. unbeliebt, wenn Räume eingezogen werden kaum Eigenverantwortung der Fakultäten bei der Belegung Quelle: U Ulm, Referat Dr. Vernau 2.2.2005

Analyse des Ulmer „Management-Modells“ Flächenbilanz zwingend erforderlich Zentrale Steuerung  Durchsetzung von Entscheidungen durch „hoheitlichen Akt“ Voraussetzung: Durchsetzungsfähigkeit der Hochschulleitung / Zentralen Verwaltung M.E. besser geeignet für kleinere Universitäten / Hochschulen

Ergänzende Instrumentarien Ausgangspunkt: Monetäres Steuerungssystem erfasst grundsätzlich nur Flächen der fachlichen Einrichtungen Behandlung der Flächen, die nicht fachlichen Einrichtungen zugeordnet sind: Monetarisierung der Vergabe von Lehrräumen (Hauptzeiten – Randzeiten), Nutzungsuntersuchungen (HIS-Hochschulplanung Bd. 162, S. 136) Regelmäßige Rechenschaftslegung der Fachbereiche über Nutzung der von ihnen verwalteten Räume. Neues Thema: Was kann man im Bereich von Flächen tun, die nicht von „Raumhandel“ erfasst werden?

Aktuelle Entwicklungen in Baden-Württemberg I Einführung von Bonus-/Malus-Modellen: Heidelberg seit 2001 2005: Tübingen 2006 ff: Freiburg (HIS-Projekt 10/05 – 6/06) Empfehlungen der LRK/MWK-AG „Sanierung“ Professionelles Flächenmanagement erforderlich. Gestaltungsfreiheit der Universitäten bei Verpflichtung auf Einhaltung gemeinsamer Grundstandards:

Aktuelle Entwicklungen in Baden-Württemberg II Empfehlungen LRK/MWK-AG Dokumentation der Flächennutzung in raumscharfer Flächenbestands-Datei Flächen in Forschungsverfügungsgebäuden: Befristete, projektbezogene Vergabe durch den Vorstand Dezentrale Forschungsverfügungsflächen: Befristete, projektbezogene Vergabe durch den Vorstand bzw. Fachbereich. Bei Vergabe durch den Fachbereich: Regelmäßige Rechenschaftslegung ggü. Vorstand Hörsäle und Seminarräume in zentralen Gebäuden: Vergabe durch Vorstand / Zentrale Verwaltung. Regelmäßige Untersuchung und Dokumentation der Nutzung

Aktuelle Entwicklungen in Baden-Württemberg III Empfehlungen LRK/MWK-AG Dezentrale Seminarräume und spezielle Unterrichtsräume: Vergabe durch Vorstand bzw. Fachbereich oder Einbeziehung in eine monetäre Steuerung. Flächen, die den fachlichen Einrichtungen zugeordnet sind: Einbeziehung in das Flächenmanagement, sei es durch monetäre Steuerung, sei es durch ein zentrales Management auf der Basis einer fortzuschreibenden Flächenbedarfsbemessung.

Fazit Professionelles Flächenmanagement ist unverzichtbar. Aber: „mehrere Wege führen nach Rom“  individuelle Entscheidung der Universität über das „Wie“. Bei Entscheidung für monetäre Steuerung muss nicht zwingend komplexes Modell gewählt werden – auch wenn dieses mehr Möglichkeiten bietet. Flächenmanagement muss auch die Bereiche erfassen, die nicht den fachlichen Einrichtungen zugeordnet sind.