Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM) MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Projekt-Grobplanung Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM) – Vorlage –

Einsatzbedingungen des Dokuments im Rahmen des S-O-S-Ansatzes MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Einsatzbedingungen des Dokuments im Rahmen des S-O-S-Ansatzes 1 Name und Version des Dokuments 5.1-4_Projekt-Grobplanung_v1.0.ppt / 02.10.2009 2 Projektmanagement-Disziplin 5.1 Festlegung/ Überprüfung der Projektrahmenbedingungen 3 Ziele: Was soll mit diesem Dokument erreicht werden? Umreisen des Projekts in den Dimensionen Zeit, Kosten und Inhalt/Vorgehensweise Beschreibung erster Festlegungen bzgl. Budget/Aufwand, Terminen/Milensteinen, Verantwortlichkeiten und Vorgehensmodell 4 Verantwortlichkeit: Wer ist für die Erstellung und Pflege des Dokuments zuständig? Erstellt durch den Treiber der Projektanbahnung in Zusammenarbeit mit maßgeblichen Experten, Externen und Stakeholdern Falls ein designierter Projektleiter existiert, sollte auch dieser in die Erstellung eingebunden werden Präsentation und Genehmigung des finalen Dokuments in den Gremien der Projektgenehmigung 5 Pflegezyklus: In welchen Abständen sollte das Dokument überarbeitet werden? Erstellung in Zyklen während der Projektanbahnung; schrittweise Ausdifferenzierung an Hand neuer Informationen Weitere Detaillierung der enthaltenen Informationen in separaten Dokumenten nach Genehmigung des Projekts 6 Adressatenkreis: An wen richten sich die Informationen im Dokument? An die Gremien der Projektgenehmigung als Teil der Entscheidungsgrundlage Das gesamte Projektteam zur Information 7 Rahmenbedingungen für den Einsatz Keine einschränkenden Rahmenbedingungen, das Dokument ist für alle Projekte einzusetzen.

Inhalt Projektplan Budgetplan Projektorganisation MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Inhalt Projektplan Budgetplan Projektorganisation Verantwortlichkeiten und Eskalationswege Beantwortet: Welcher Zeithorizont ist für die Anbahnungsphase notwendig? Wann könnten einzelne Arbeitspakete begonnen werden? Wann gehen sie produktiv? Was sind die wichtigen Meilensteine (LA-Enscheidungen, Produktivsetzungen) und wann finden diese statt?

Erste Schätzungen ergeben: Projekt in 30 Monaten durchführbar MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Erste Schätzungen ergeben: Projekt in 30 Monaten durchführbar 2010 2011 2012 J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D Vorstudie Grobplanung Feinplanung Realisierung / Roll-Out Gesamt Vergabe Folgevergaben Arbeitspakete 1-5  Design/Vorb./Realisierung Test Teilprojekt 1 Arbeitspakete 6-8  Design/Vorbereitung/Realisierung Test Arbeitspakete 1-3  Design/Konzept Realisierung / Test PV TP 2 Konzept Schlg Schulungsentwicklung und -durchführung Konzept IT Realisierung Betriebsverantwortung PM Aufbau Laufendes Projektmgt und Abstimmung mit anderen IT-Projekten Beantwortet: Welcher Zeithorizont ist für die Anbahnungsphase/ Vergabe vorzusehen? Wann sollen die verschiedenen Ausbaustufen der Lösung in Betrieb gehen? Was sind die wichtigen Meilensteine (LA-Enscheidungen, Produktivsetzungen) und wann finden diese statt?1 LA-Termine/ Kernentscheidungen Produktivsetzungstermine 1 Schätzungen sollten auf Erfahrungen oder Rücksprachen mit Experten / möglichen Implementierungspartnern basieren.

Der gleiche Projektplan kann auch mit Hilfe von Tools erstellt werden MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Der gleiche Projektplan kann auch mit Hilfe von Tools erstellt werden Quelle: Team

Gesamtbudget beträgt 49 Mio. EUR verteilt über 8 Jahre 2 MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Gesamtbudget beträgt 49 Mio. EUR verteilt über 8 Jahre Anbahnung/Vergabe 2010/2011 in Mio. EUR Implementierung u. Rollout 2011/12 in Mio. EUR Betrieb 2013-2017 in Mio. EUR 2 Schritte 9 Schritte 3 Schritte Kosten- kategorien Σ 22,4 Kosten- kategorien Σ 20 4,5 11 Risikopuffer (25%) Schulungs-kosten 12 6,5 1,5 14 10 Systembetrieb 1,3 9 Schulungskosten 2,3 Interne Kosten für Imple-mentierung u. Projektmgt 2 8 System- und Anwen- dungsbetrieb 13 1 7 Projektmanagement Kosten- kategorien Externe Implementierungs- und Rollout-Kosten Σ 6,6 6 6 Beratung Vergabe + Machbar- keitsstudie 4,1 2 0,9 5 Hardware Σ 4 Softwarein- standhal- tungskosten 1,7 Kosten für SW-Instandhaltung 4 0,3 12 Interne Perso- nalkosten + Projektmgt 2,4 2,5 1 2,7 3 Lizenzkosten 1,3 Anbahnungskosten Implementierungs- und Rollout-Kosten pro Jahr gesamt Betriebskosten Beantwortet: Was ist der grobe Aufwand für Konzeption und Erstellung der umrissenen Lösung und welche weiteren Kosten für (Hardware, Training) entstehen?

Projektorganisation und wichtigste Stakeholder MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Projektorganisation und wichtigste Stakeholder Lenkungsausschuss Besetzung Auftraggeber Besetzung Auftraggeber Übergeordnete behördliche Funktionen Gemeinsame Besetzung Gemeinsame Besetzung <eventuell Namen der Mitglieder> Einzubindende Anspruchs- gruppen Einzubindende gruppen Gleich-berech-tigung Daten-schutz IT-Sicherheit Einkauf Personal-vertretung Unterlenkungsausschuss Federführend <eventuell Namen der Mitglieder> Architektur- und Integrationsausschuss Gesamtprojektleitung <Projektleiter AN>, <stellv. PL AN> <Projektleiter AG>, <stellv. PL AG> <Namen der Mitglieder> Zentrale Projektfunktionen <Leiter AN>, <Mitarb. AN> <Leiter AG>, <Mitarb. AG> Projektcontrolling <Leiter AN>, <Mitarb. AN> <Leiter AG>, <Mitarb. AG> Risikomanagement Architektur- u. Integrationsbüro <Leiter AN>, <Mitarb. AN> <Leiter AG>, <Mitarb. AG> Qualitätsmanagement Schulung Projektmanagementbüro <Leiter AN>, <Mitarb. AN> <Leiter AG>, <Mitarb. AG> <Leiter AN>, <Mitarb AN> <Leiter AG>, <Mitarb. AG> Teilprojekt 1 <Teil-PL AN>, <stellv. Teil-PL AN> <Teil-PL AG>, <stellv. Teil-PL AG> Teilprojekt 2 <Teil-PL AN>, <stellv. Teil-PL AN> <Teil-PL AG>, <stellv. Teil-PL AG> Übergreifende Fachbereiche

Verantwortlichkeiten und Eskalationswege MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Verantwortlichkeiten und Eskalationswege Auftraggeber Auftragnehmer Kommunikation CEO AG CEO AN <Name> <Name> LA-Mitglieder des AG LA-Mitglieder des AN Stufenweise Eskalation der Streitfälle nach oben wenn keine Lösung gefunden werden kann <Name>, <Name>, ... <Name>, <Name>, ... Geschäftsführer AG Account Manager AN <Name> <Name> Gesamtprojektleiter AG Gesamtprojektleiter AN <Name> <Name> Projektteam Projektteam