Einsatzbedingungen des Dokuments im Rahmen des S-O-S-Ansatzes

Präsentation zum Thema: "Einsatzbedingungen des Dokuments im Rahmen des S-O-S-Ansatzes"—  Präsentation transkript:

0 Präsentation für (Unter-)Lenkungsausschuss
Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM) – Generische Vorlage –

1 Einsatzbedingungen des Dokuments im Rahmen des S-O-S-Ansatzes
Name und Version des Dokuments 6.3-1_(U-)LA-Vorlage_v1.0.ppt / 1 Projektmanagement-Disziplin 6.3 Kommunikationsmanagement 2 Ziele: Was soll mit diesem Dokument erreicht werden? Update des Projektstatus aus Management-Perspektive Entscheidungsgrundlage für offene Punkte, Change Requests, kritische Kernthemen 3 Verantwortlichkeit: Wer ist für die Erstellung und Pflege des Dokuments zuständig? Die Projektleitung erstellt des Dokument unter Mithilfe von internen und externen Projektteilnehmern 4 Pflegezyklus: In welchen Anständen sollte das Dokument überarbeitet werden? Erstellung nach Bedarf 5 Adressatenkreis: An wen richten sich die Informationen im Dokument? Die Vorlage wird vom Gesamtprojektmanagement genutzt und dient der Präsentation vor dem (Unter)-Lenkungsausschuss 6 Rahmenbedingungen für den Einsatz Keine einschränkenden Rahmenbedingungen, das Dokument ist für alle Projekte einzusetzen 7

2 Gesamtprojekt aus Management-Perspektive
Inhalt I Typische Agendapunkte ohne Auftragnehmer II Typische Agendapunkte mit Auftragnehmer I.1 I.2 I.2a I.2b I.2c I.2d I.3 I.3a I.3b I.4 I.5 I.6 I.7 Ziele und Entscheidungsbedarfe heute Projektstatus Aktueller Projektfortschritt & Meilensteine Statusüberblick kritische Arbeitspakete Status der Zusammenarbeit AN/AG aus AG-Sicht Kennzahlen des Fortschrittcontrollings Projekthaushalt WiBe-Planung Änderungsvorschläge Entscheidungsvorlagen zu fachlichen Themenschwerpunkten Bericht des Risikomanagers Aktuell wichtige Herausforderungen Nächste Schritte II.1 II.1a II.1b II.2 II.3 II.4 II.4.a II.4.b II.4.c II.5 Projektstatus AN Gesamtüberblick Abnahme- und Vertragsstatus1 Statusbericht fachliche Konzepte1 Status Zusammenarbeit AN/AG aus AN-Sicht1 Ausblick und Herausforderungen1 Kritische Arbeitspakete1 Projektplanung1 Risikoeinschätzung1 Nächste Schritte1 Bietet einen Überblick über alle wichtigen Themenpunkte getrennt nach Auftraggeber- und Auftragnehmerseite. Trennung in 2 Sitzungsteile insbesondere sinnvoll, um z.B. Gesamtbudgetstatus zu erörtern. ULAs sollten einen eher fachlichen Fokus haben, wohingegen in LAs der Fokus auf das Gesamtprojekt aus Management-Perspektive gelegt wird. 1 Keine Beispielfolie vorhanden

3 Ziele und Entscheidungsbedarfe heute
Letzter (U-)LA 16. Januar 2011 (U-)LA heute Nächster (U-)LA 14. Dezember 2011 Updates Beschluss von CR 2/2010 Gesamtbudget unbeeinflusst Termine Rollout nicht gefährdet Zusammenarbeit mit AN leicht verbessert ... Projektstatus Gesamtbudget trotz erhöhter interner Personalaufwände stabil Verschiebungen einzelner Arbeitspakete stellen keine Gefährdung für den Gesamtplan dar 4 wichtige Herauforderungen stehen bevor ... Vorschau Verhandlungen mit Bieter über Schnittstellen X und Y erfolgreich abschließen Fertigstellung Infrastruktur ... Entscheidungsbedarfe 3 Änderungsvorschläge stehen zur Diskussion Thema X Thema Y Thema Z Abstimmung nächste Termine (U-)LA Beantwortet: Welche Punkte müssen aus dem letzten (U-)LA nachgetragen werden? Wie ist der aktuelle Projektstatus kurz zusammengefasst? Was muss heute entschieden werden? Welche Herausforderungen/ Entscheidungen stehen in Zukunft an?

4 Teilprojekt 1 verschiebt sich um 2 Monate – Gesamtprojektplan nicht gefährdet
I.2a 2010 2011 2012 J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D Vorstudie Grobplanung Feinplanung Realisierung / Roll-Out Gesamt Vergabe Folgevergaben Arbeitspakete 1-5  Design/Vorb./Realisierung Test Kapazitätsbedingte Verschiebung Teilprojekt 1 Arbeitspakete 6-8  Design/Vorbereitung/Realisierung Test Arbeitspakete 1-3  Design/Konzept Realisierung / Test PV TP 2 Konzept Schlg Schulungsentwicklung und -durchführung Konzept IT Realisierung Betriebsverantwortung PM Aufbau Laufendes Projektmanagement und Abstimmung mit anderen IT-Projekten Beantwortet: Wo steht das Projekt in der Gesamtplanung? Was sind die nächsten Meilensteine? Was hat sich warum geändert? LA-Termine/ Kernentscheidungen Produktivsetzungstermine

5 Abnahmetermine der Konzeptionierungsphase im Plan
I.2b STATUS <DATUM> Design/ Konzeptionierung Realisierung Test Projekt-Phase Dokumente Status- update Status freizugebender Dokumente1 Projekt- stufe 1.0 2.0 Bereit- gestellt 11 17 12 Freige- geben 2 17 5 Abge-nommen 2 14 Finale Ab-nahme bis <Datum> Total 15 32 17 22 Status Teil- projekt 1 Teil- projekt 2 Beantwortet: Wie viele finale Konzepte wurden bereits erstellt, vom AN freigegeben und vom AG abgenommen? Welchen Status hat die Konzeptionsphase insgesamt? 1 "Dokumente" bezeichnet alle konzeptionellen Unterlagen die vom AN in Zusammenarbeit mit dem AG erstellt werden und die Funktionen des finalen Produkts beschreiben.

6 Realisierung/Test hat noch nicht begonnen
I.2b STATUS <DATUM> Design/ Konzeptionierung Realisierung Test Projekt-Phase Komponenten Realisierung Test Status- update Gefun-dene Fehler Beho-bene Fehler Fehlerfrei abge-nommen Status freizugebender Komponenten Projekt- stufe Bereit- gestellt Freige- geben Finale Ab-nahme bis Total Status Teil- projekt 1 1.0 10 10 8 24 <Datum> 2.0 22 <Datum> Teil- projekt 2 1.0 17 <Datum> 2.0 18 <Datum> Fehlerbehebung schreitet nur langsam voran Beantwortet: Wie viele Komponenten wurden bereits erstellt und vom AN freigegeben? Was ist der Status der Endbenutzertests - wie viele Fehler wurden gefunden und wie viele bereits beseitigt? Welchen Status hat die Realisierungs-/Testphase insgesamt?

7 Verbesserungsfähige Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer
I.2c AG-SICHT In vergangenen Monaten gemeinsam gute Lösungen erzielt Fortschritt bei Lösungsansätzen zu fachlichen Schwerpunktthemen ... Gemeinsam kaufmännische Lösungen in Nachverhandlungen erzielt Folgende Punkte sind aus Sicht des AG verbesserungswürdig Komplexe Fragestellungen zu fachlichen Themen nicht zeitnah adressiert Personelle Veränderungen auf AN-Seite nicht mit AG abgestimmt ... Beantwortet: Was läuft gut zwischen AG und AN, was nicht? Welche kritischen Verbesserungen sind für den Projekterfolg nötig?

8 Projektcontrolling: Erhöhte Personalaufwände in TP 2 ausgeschöpft
I.2d Projektstatus (Bezugszeitraum: MONAT/JAHR-MONAT/JAHR) <datum> Kostenposten Stand Wert Gesamt Teilprojekt 1 Teilprojekt 2 Übergreifend Gesamt-kosten Gesamtprojektkosten in EUR (07/ /2012) <datum> Ist % Gesamt Gesamt 8% Interne Kosten Interne Personalkosten in EUR <datum> Ist Plan % Plan ... ...% ... ...% ... ...% ... ...% Verstärkte Mitwirkung übersteigt Budget Mitwirkungs- leistungen (MWL) in PT <datum> Ist Plan Erfüllungsgrad MWL % Gesamtzeit1 120% 80% ... ...% ... ...% ... ...% Externe Kosten Gesamtleistungen Auftragnehmer in EUR <datum> Ist % Gesamt Gesamt .. ...% ... Externe Berater in EUR <datum> Ist % Gesamt Gesamt .. ...% ... Zeit Fertigstellungsgrad in Prozent <datum> Ist Plan Vormonat ...% ...% ...% Termintreueindex2 <datum> Ist Plan Vormonat 0,80 1,00 0,99 ... ... Beantwortet: Was ist der aktuelle Stand des Projekts, der Teilprojekte? Wo besteht Handlungsbedarf? (Hier: Beispiel für Festpreisprojekt) 1 Gesamtzeit im Projekt inkl. MWL und Schulungen 2 Bei TTI < 1 liegt der Projektfortschritt unter dem Soll

9 Projektbudget stabil bei 49 Mio.
6 Projektbudget stabil bei 49 Mio. I.3a QUELLE: WIBE 1.2 Beantwortet: Wie sieht die aktuelle Budgetplanung aus? Was hat sich im Vergleich zum letzten Meeting verändert? (Hier: Verwendung eines Tools)

10 LA-Beschluss zum (Teil-)Abruf von 3 Änderungsvorschlägen erforderlich
5 LA-Beschluss zum (Teil-)Abruf von 3 Änderungsvorschlägen erforderlich I.3b Änderungsvorschläge / Change Requests 3 CRs heute zur Entscheidung Entschie-den Status Betrag in Tsd. EUR Beschreibung Gesamt Umgesetzt Offen 22 7 15 CR 4 /Ø Schnittstellen haben sich während den Projektarbeiten als sinnvoll herausgestellt 120 Zusätzliche Schnitt-stellen (XXX und YYY) im Teilprojekt 1 notwendig Budgetsicht Risikopuffer Verbleibender Risikopuffer Summe der Änderungs- vorschläge in Pipeline1 Summe zusätzlicher Kosten heute zu entscheidender Änderungsvorschläge 0,5 2,0 0,7 4,7 1,5 Bereits aus dem Risikopuffer abgeflossen CR 8 /Ø … CR 13 /Ø … Beantwortet: Welche Änderungsvorschläge bedürfen der Genehmigung des Lenkungsausschusses? Was sind die zur Entscheidung notwendigen Rahmenbedingungen (Rückstellungen, Risikopuffer)? 1 Geschätzt

11 Agenda - Fachliche Schwerpunktthemen
Typische Agendapunkte ohne Auftragnehmer Projektstatus AN Gesamtüberblick Abnahme- und Vertragsstatus1 Statusbericht fachliche Konzepte1 Status Zusammenarbeit AN/AG aus AN-Sicht1 Ausblick und Herausforderungen1 Kritische Arbeitspakete1 Projektplanung1 Risikoeinschätzung1 Nächste Schritte1 Typische Agendapunkte mit Auftragnehmer II II.1 II.1a II.1b II.2 II.3 II.4 II.4.a II.4.b II.4.c II.5 I. ... I.4 I.4a I.4b I.4c I.4d I.4e ... Fortschrittsbericht zu fachlichen Themenschwerpunkten und Treffen erforderlicher Entscheidungen Offene Punkte aus letzter (U)-LA-Sitzung adressiert Kapazitätskonflike im TP1 sind aufzulösen Stammdatenmigration erfolgt schrittweise; keine Probleme erkennbar Festlegung der Prozesse für die Betriebsphase schreitet voran Mehrere Einzelfolien zu verschiedenen Themen. Beantwortet: Welche Updates gibt es seit dem letzten Meeting? Was sind fachliche Themen, die einer Information/Entscheidung bedürfen? 1 Keine Beispielfolie vorhanden

12 Framework zu Problemdarstellung: Bitte um Unterstützung
<Aktuelle Situation> <Bisherige Schwierigkeiten> <Nächste Lösungsschritte> … … … 1 … 2 Beantwortet: Welches Problem liegt vor? Beantwortet: Was wurde bisher versucht um diese Problem zu lösen? Beantwortet: Was müssen die LA-Mitglieder tun, um das Problem doch zu lösen?

13 Framework zu Problemdarstellung: Entscheidungsvorlage
Empfehlung <Hintergrund> <Optionen und Empfehlung> <Entscheidung + nächste Schritte> … <Option 1> ....  … <Option 2> ....  … Beantwortet: Warum ist diese Entscheidung heute nötig? Beantwortet: Welche Optionen mit welchen Eigenschaften stehen zur Verfügung? Welche Option wird warum bevorzugt? Beantwortet: Was sind die nächsten Schritte nach einer Entscheidung? Welche Auswirkung hat die Entscheidung?

14 Projekt-Risikomatrix
Sicht des Risikomanagements – Stabiler Gesamtstatus, 2 Risiken kritisch I.5 Projekt-Risikomatrix Gesamtstatus Die Risikoliste weist 23 aktive Risiken aus, davon 2 Top-Risiken Einzelne gelbe Risiken könnten in den nächsten Wochen eine niedrigere/ höhere Klassifizierung erhalten ... 1 4 5 2 3 10% 30% 50% 70% 90% Eintrittswahrscheinlichkeit Auswirkung Risikoeinordnung Die Top-Risiken erfordern eine erhöhte Aufmerksamkeit, da ... ... Beantwortet: Welche Top-Mangagement-Aussage kann aus der aktuellen Risikoeinschätzung gewonnen werden (Zusammenfassung, wichtige Einzelpunkte)? Welche Veränderungen sind erkennbar? Legende Eintrittswahrscheinlichkeit 10% = Sehr unwahrscheinlich (1%–20%) 30% = Unwahrscheinlich (21%–40%) 50% = Wahrscheinlich (41%–60%) 70% = Höchstwahrscheinlich (61%–80%) 90% = Fast sicher (81%–99%) Legende Auswirkung (Zeit, Kosten, Qualität, Funktionalität) 1 = zu vernachlässigen 2 = bis 5% / unkritisch 3 = bis 15% / in Bereichen kritisch 4 = bis 25% / genehmigungspflichtig 5 = über 25% / nicht nutzbar ! Dieser Bericht dient als Vorlage für den projektunabhängigen Risikomanager

15 Sicht des Risikomanagements – 4 Hauptrisiken, die Gegenmaßn. erfordern
Risikoklasse, Tendenz (grün, gelb, rot) Bezeichnung Beschreibung Empfohlene Gegenmaßnahme Barrierefreiheit nicht gewährleistet Version 0.9 der Arbeitspakete 1-5 sind nicht barrierefrei; Schulungsunterlagen zu den Arbeitspaketen können wahrscheinlich nicht barrierefrei abgebildet werden Zustimmung zur Abnahme der Version 1.0 der Personalvertretung (PV) ungewiss Eskalation an das Management des AN Intensivierung der Verhandlungen mit AN zur Erstellung von Schulungsunterlagen und Anwenderdokumentation Gespräch und ggf. Vereinbarung mit PV suchen ... ... ... ... ... ... ... ... ... Beantwortet: Was sind die Top-Risiken? Welche Gegenmaßnahmen sind bereits eingeleitet oder werden empfohlen? ! Dieser Bericht dient als Vorlage für den projektunabhängigen Risikomanager

16 Das Projekt steht aktuell vor 4 wichtigen Herausforderungen
Bereits betrachtet Herausforderung Beschreibung Derzeitige und nächste Schritte Keine wesentliche Verbesserung der Zusammenarbeit mit Auftragnehmer AN-Zusagen auf Vorstandsebene nicht mit ausreichend Nachdruck umgesetzt Nicht abgestimmte personelle Veränderungen auf Auftragnehmerseite Erneute Ansprache im Vorstandsgespräch ... Zu geringe Kapazitäten im Projektmanagement Größe des Projekts erfordert hauptamtlich stellvertretenden Projektleiter um Kontinuität zu sichern Absprache mit Personalabteilung läuft ... Barrierefreiheit von Zwischenreleases derzeit nicht sichergestellt Barrierefreiheit wird vom AN erst bei Gesamtabnahme zugesichert Vereinbarung mit Personalvertretung, dass Barrierefreitheit für Zwischenreleases nachrangig ist Verhandlung mit dem AN über zeitnahe Realisierung der Barrierefreiheit ... Herausforderung 4 ... ... Beantwortet: Was sind die aktuellen Kernpunkte um den reibungslosen Ablauf des Projekts weiterhin sicherzustellen? Welche Maßnahmen wurden bereits ergriffen und werden noch ergriffen?

17 4 Nächste Schritte: LA-Termin im Dez. un-verändert, Sondertermin für U-LA im Sep. I.7 Beantwortet: Was sind die nächsten Schritte für das Gremium? Welche Todos gibt es zu erledigen? Wer ist für die Nachverfolgung verantwortlich? (Hier: Verwendung eines Tools)

18 Inhalt I Typische Agendapunkte ohne Auftragnehmer II
Typische Agendapunkte mit Auftragnehmer I.1 I.2 I.2a I.2b I.2c I.2d I.3 I.3a I.3b I.4 I.5 I.6 I.7 Ziele und Entscheidungsbedarfe heute Projektstatus Aktueller Projektfortschritt & Meilensteine Statusüberblick kritische Arbeitspakete Status der Zusammenarbeit AN/AG aus AG-Sicht Kennzahlen des Fortschrittcontrollings Projekthaushalt WiBe-Planung Änderungsvorschläge Entscheidungsvorlagen zu fachlichen Themenschwerpunkten Bericht des Risikomanagers Aktuell wichtige Herausforderungen Nächste Schritte II.1 II.1a II.1b II.2 II.3 II.4 II.4.a II.4.b II.4.c II.5 Projektstatus AN Gesamtüberblick Abnahme- und Vertragsstatus1 Statusbericht fachliche Konzepte1 Status Zusammenarbeit AN/AG aus AN-Sicht1 Ausblick und Herausforderungen1 Kritische Arbeitspakete1 Projektplanung1 Risikoeinschätzung1 Nächste Schritte1 1 Keine Beispielfolie vorhanden

19 Gesamtüberblick <Monat Jahr> (KW <KW>)
II.1a Gesamtstatus Ist Prognose Hauptrisiken Entscheidungsbedarf Inhalt/Qualität ... ... Zeit Kosten Wesentliche erreichte Ergebnisse und Aktivitäten (letzter Monat) Gesamtprojekt Teilprojekt 1 Teilprojekt 2 ... Wesentliche geplante Ergebnisse und Aktivitäten (nächsten 3 Monate) Gesamtprojekt Teilprojekt 1 Teilprojekt 2 ... Beantwortet: Was ist der Projektstatus aus AN-Seite? Was sind kritische Diskussionspunkte im (U-)LA, was muss entschieden werden? Welche Hauptfortschritte wurden erzielt bzw. sind geplant?

20 Backup

21 Think Cell Version Haushaltswirksam Nicht haushaltswirksam
Think Cell Version Haushaltswirksam Nicht haushaltswirksam Beträge in Mio. EUR* Vergabephase Einführungsphase Betriebsphase Gesamt 49,0 12,6 9,8 35,9 6,6 4,0 4,0 4,0 4,0 4,0 4,9 13,1 1,7 2010 2011 2012 2013 14 2015 16 2017

22 Nächste Schritte 4 Realisierung Konzept Test Jahr 2011 2012
Aktivitäten Teilprojekt Monat 6 7 8 9 10 11 12 1 2 3 TP 1 Konzept/Realisierung Arbeitspakete 1-5 Konzept/Realisierung Arbeitspakete 6-8 TP 2 Arbeitspakete 1-3 Abnahme Konzept Gremien Themen Unter-Lenkungsausschuss Erweiterung des U-LA; Sondertermin Juli neben regulärem Termin im September notwendig 27. Jul. 2011 28. Sep. 2011 Lenkungsausschuss Geplanter Termin im Dezember bleibt bestehen 14. Dez. 2011