Projektplanung Fachhochschule Dortmund Seminar IT-Consulting, Wintersemester 2002 Danièle Fouth

Projektplanung Gliederung Definition und Voraussetzung für die Planung Planung der Planung Checkliste: Voraussetzung für die Projektplanung Inhalt der Projektplanung Zieldefinition und Zielfestlegung Projektstrukturplanung Ablauf-/ Zeitplanung Meilensteinplanung Ressourcenplanung Personalplanung Kostenplanung Finanzierungsplanung Risikoanalyse

Wer soll planen und wer entscheidet über das Planungsergebnis? I- Definition und Voraussetzungen für die Projektplanung Definition: Projektplanung meint die systematische Informationsgewinnung über den zukünftigen Ablauf des Projektes und die gedanklichen Vorwegnahme der notwendigen Handels in Projekt. Planung der Planung: Wer soll planen und wer entscheidet über das Planungsergebnis? Welchen Ablauf soll die Planung nehmen? Wie lange dauert die Planung? Wie viel kostet die Planung? Checkliste: Voraussetzung für die Projektplanung liegt eine Vorstudie vor? Der Sachliche Inhalt des neuen Vorhabens Die groben Terminlichen Vorstellungen Die personellen Voraussetzungen Die ersten wirtschaftlichen Überlegungen

I- Definition und Voraussetzungen für die Projektplanung Checkliste: Voraussetzung für die Projektplanung Ist die Vorstudie inhaltlich noch aktuell? Wurden die Verfahren Projektantrag, Projektfreigabe und Phasenfreigabe ordnungsgemäß abgeschlossen? Projektantrag: Der beinhaltet alle Aktivitäten, die erforderlich sind, um ein neues Projekt durch die Genehmigungsstufen zu bringen Projektfreigabe: Die beinhaltet die Genehmigung des Projektsantrags. Mit ihr wird das gesamte Vorhaben grundsätzlich genehmigt. Phasenfreigabe: Die ist konkrete Genehmigung für die Aufnahme der Arbeit für die nächste Phase

II- Inhalt der Projektplanung Zieldefinition und Zielfestlegung Ziele beschreiben also zukünftige Ergebnisse, die durch bestimmte Maßnahmen oder Lösungen erreicht werden. Anforderung an Zielen Ziele sind so zu formulieren, dass im vorhinein bekannt ist, welches Ergebnis eintritt wenn das Ziel erreicht ist Messbarkeit Ziele sollen nicht unrealistisch sein oder außerhalb des Kompetenzbereiches des Projektes liegen Realisierbarkeit Alle Ziele mit einem nennenswerten Gewicht sollten bekannt sein (zu viele Ziele können allerdings den Blick für das Wesentliche verstellen) Vollständigkeit

II- Inhalt der Projektplanung Zieldefinition und Zielfestlegung Anforderung an Zielen Ziele dürfen sich nicht widersprechen, Ziel-Konkurrenzen sind erlaubt. Widerspruchfrei Ziele müssen unterschiedliche Lösungen erlauben, sie dürfen nicht von vornherein nur eine Lösung zulassen Lösungsneutralität Identische Ziele sollen nicht mehrfach durch unter-schiedliche Begrifflichkeiten verfolgt werden Redundanzfreiheit Ziele sind permanent an die aktuelle Situation und den aktuellen Wissensstand anzupassen Aktualität

II- Inhalt der Projektplanung Zieldefinition und Zielfestlegung „vertikalen Logik“ (Superziel, Oberziel, Projektziel, Teilziele, Maßnahmen zu den einzelnen Teilzielen) „horizontalen Logik“ Legen Sie die Teilziele fest! Legen Sie die Maßnahmen zur Erreichung der einzelnen Teilziele fest! Vom größten Engpass zum „nur unangenehmen“ Von wirksamsten zu flankierenden Maßnahmen Von notwendigen zu wünschenswerten Maßnahmen Von den sofortigen zu den späteren Maßnahmen Ziele hierarchisieren und die wichtigsten auswählen Ziele gliedern nach einer Welche Bedingungen schließen die Realisierung aus? Welche Bedingungen fördern die Realisierung? Welche Bedingungen behindern die Realisierung? Ziele einzeln danach untersuchen

II- Inhalt der Projektplanung Projektstrukturplanung Ein Projektstrukturplan (PSP) ist eine Übersicht, die alle zum Erreichen des Projektsziels notwendigen Tätigkeitsfelder (ggf. Teilprojekte) enthält. Der PSP ist eine hierarchische Strukturierung. Gesamtprojektaufgabe Projektaufgabe 1 Projektaufgabe 2 Projektaufgabe n 1. Ebene Teilprojekt- Aufgabe 11 Aufgabe 12 Aufgabe 1n 2. Ebene Projektstrukturplan Vorgang 111 Vorgang 112 Vorgang 11n Unterste Ebene (Arbeitspakete)

II- Inhalt der Projektplanung Projektstrukturplanung Wozu dient eine PSP? Durch die graphische Darstellung der Aufgaben kann der gesamte PSP relativ einfach auf Vollständigkeit hin überprüft werden. Der fördert gesamtheitliches Denken, da hier immer das gesamte Projekt abgebildet ist . Da der einfach zu verstehen ist, eignet er sich auch für Präsentationen und ist ein hervorragendes Kommunikationsmittel, in dem jedes Projektmitglied sofort seinen Beitrag zum Gesamtprojekt erkennt. Der PSP führt zu einer Unterteilung des Gesamtprojektes in kleinere, leichter überschaubare Aktivitäten und hilft somit, die Komplexität zu reduzieren. Ablauf-/ und Zeitplan Der Ablauf-/Zeitplan dient dazu, eine realistische Terminierung der Arbeitspakete vornehmen zu können und bildet außerdem die Basis für eine effektive Projektsteuerung und Überwachung.

II- Inhalt der Projektplanung Ablauf-/ und Zeitplan Der Ablauf-/ und Zeitplan legt fest: Beginn- und Ende-Termine der einzelnen Arbeitsschritte Dauer der einzelnen Aufgaben „Pufferzeiten“ Der Ablauf- und Zeitplan lässt sich in der Regel als Balkendiagramm darstellen. Bei den Balkendiagrammen ist der Zeitbedarf eines Vorganges als Balken über einer Zeitachse veranschaulicht. Balkendiagramm Zeiteinheit Vorgänge Vorgang A Vorgang B Vorgang C Vorgang D Vorgang E Vorgang F Vorgang G

II- Inhalt der Projektplanung Meilensteinplanung Ein Meilensteinplan ist ein Übersichtterminplan. Er kann ausschließlich oder ergänzend zu einer detaillierten Terminplanung erarbeitet werden. Der dient der Markierung von Zeitpunkten, zu denen eine Standortbestimmung des Projektes und eine Entscheidung über Fortgang oder Abbruch des Projektes erfolgt. Zur Definition eines Meilensteins (MS) gehören: MS-Name MS-Verantwortlicher Termin für die Erbringung der MS-Ergebnisse festgelegte MS-Ergebnisse (z.B. Dokumente, Prototypen, Entscheidungen,) Der Meilenstein hat folgende Hauptaufgaben: Motivationsinstrument Orientierungshilfe Führungsinstrument

II- Inhalt der Projektplanung Ressourcenplanung Wie gehe ich bei der Aufwandsschätzung vor? Wie lassen sich aus dem geschätzten Aufwand die Termine für den Zeitplan ableiten? Was sind die häufigsten Fehler bei der Aufwandsschätzung? Folgende Vorgehensweise empfiehlt sich: Abschätzen der Arbeitsmenge (= Aufwand in Personentagen), die voraussichtlich notwendig sein wird, um das Ziel/Ergebnis des Arbeitspakets zu erreichen. Beim Abschätzen des Aufwands für ein Arbeitspaket sollte der zuständige Mitarbeiter mit eingebunden sein . Aufwand [PT] = Dauer [T] * Mitarbeiter [P] (PT = Personentage, T= Tage) Was sind die häufigsten Fehler bei der Aufwandsschätzung? Viele Angaben zum voraussichtlichen Aufwand werden unter dem Druck knapper Ressourcen und enger Terminpläne gemacht. Auch Projektmanagement verursacht Aufwand! Dieser wird jedoch häufig nicht in die Planung mit einbezogen.

II- Inhalt der Projektplanung Personalplanung Welche Art von Personal wird wo, wie und wann benötigt? Das Projekt benötigt Personal für die Projektleitung die Arbeitspakete und Teilprojekte die Experten Beratung das Projektmanagement die Information und Kommunikation Darüber hinaus umfasst der Personalplan Welchen Anforderungsprofil die Personen genügen müssen Welche Anforderungen die eingeplanten Personen bringen müssen Welcher Lern- und Qualifikationsbedarf personenspezifisch besteht

II- Inhalt der Projektplanung Kostenplanung Was Kosten die einzelnen Phasen? Wo fallen die Kosten an? Welche Art von Kosten fallen an? Kostenart Bedeutung Personalkosten Dazu gehören die bereits im Rahmen der Aufwandsschätzung geplanten Personalressourcen. Diese werden einfach mit dem entsprechenden Verrechnungssatz multipliziert, um die Personalkosten zu bekommen. Materialkosten Dies sind alle (Verbrauchs-) Materialien, die beschafft werden müssen, damit ein Arbeitspaket abgearbeitet werden kann. Gerätekosten Dies sind Kosten für die Anschaffung von Geräten für das Projekt.. Sonstige Kosten Dazu gehören Kosten, die in die obigen drei Kategorien nicht zuordenbar sind.

II- Inhalt der Projektplanung Finanzierungsplanung Der Finanzierungsplan dient der Sicherstellung der Finanzierung des Projekts Die Erstellung eines Finanzierungsplanes erfolgt in folgenden Schritten Addition für jeden Zeitraum der geplanten Gesamtkosten Ermittlung der entstehenden Kosten für die Zeiträume bis zum ersten Meilenstein und dann von Meilenstein zu Meilenstein Festlegung mit dem Auftraggeber oder ggf. Finanzierer in welcher Form über die Mittel verfügt wird. Klären wer Interesse am Projekt hat

III- Risikoanalyse Risikoanalyse Aufgabe der Risikoanalyse ist es, Faktoren, die eine Gefahr für den Projekterfolg darstellen, zu identifizieren, zu bewerten und entsprechende Gegenmaßnahmen vorzubereiten. Typische Projektrisiken sind z.B.: Ausfall von wichtigen Mitarbeitern während der Projektabwicklung Nichteinhaltung zugesagter Termine. Fehlende Akzeptanz bei den potenziellen Nutzern des Produktes. Zu optimistische Planung. Verzögerung aufgrund unklarer Definition der Projektrollen und daraus resultierenden Kompetenzkonflikten. Konflikte zwischen Teammitgliedern.

Wie lassen sich Projektrisiken bewerten? III- Risikoanalyse Wie lassen sich Projektrisiken bewerten? Ein Risiko ist immer dann ein hohes Risiko, wenn zwei Eigenschaften erfüllt sind: Die Wahrscheinlichkeit, dass das Risiko eintritt, ist hoch. Die Auswirkungen bei Eintreten des Risikos sind hoch. Es ist sinnvoll, die gefundenen Projektrisiken in ein Portfolio einzutragen Portfolio Wahrscheinlichkeit Auswirkungen Größtes Risiko; für Fälle in dieser Stufe sollte ein Notfallplan vorbereitet werden, der einsatzbereit in der Schublade liegt, wenn der Fall eintritt.

„Sage mir wie Du ein Projekt startest, und ich sage Dir, wie es endet“ Projektplanung „Sage mir wie Du ein Projekt startest, und ich sage Dir, wie es endet“ (alte Projektweisheit)