Einführung in die Projektmanagementmethode  Grundlegende Begriffe des Projektmanagements  Zentrale PM Aufgaben  Einflussfaktoren  Grundsätze der Projektarbeit  Projektphasen  Instrumente der Projektplanung  Projektsteuerung  Dimensionen des Projektmanagements Die Methode wurde mit diesen Folien im Rahmen von ProReKo z. B. von Frau Diegel-Barkela eingeführt. Die Folien wurden von ihr übernommen.

Definition: Projekt Nach DIN-Norm 69 901 ist ein Projekt ... „ ein Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.“ Definition Projekt

  Merkmale eines Projekts sind: Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit: Ein Projekt wird von Natur aus immer zum ersten und zum letzten Mal durchgeführt.  Zielvorgabe  Jedem Projekt werden präzise Ziele vorgegeben, die das Projekt erreichen muss. Projektmerkmale

  Zeitliche, personelle und finanzielle Begrenzung Ein Projekt hat stets einen konkreten Endtermin und begrenzte Mittel zur Erreichung der Projektziele. Abgrenzung von anderen Vorhaben  Das Projekt muss ein in sich geschlossenes Vorhaben mit einem eigenen Projektergebnis sein. Projektmerkmale

   Projektspezifische Organisation Komplexität Aufwand Speziell für dieses Projekt müssen organisatorische Rahmenbedingungen geschaffen werden Komplexität  Die Lösung des Problems muss zahlreiche komplizierte Zusammenhänge berücksichtigen. Aufwand  Die Projektarbeit ist umfangreich und erfordert viele Mitarbeiter und finanzielle Mittel. Projektmerkmale

  Fachübergreifender Charakter Teamarbeit Fachleute verschiedener Disziplinen bzw. Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen sind beteiligt. Teamarbeit  Die Fachleute arbeiten eng zusammen, da ständiger Informationsaustausch und die Weitergabe von Teilleistungen erforderlich ist. Projektmerkmale

Definition Projektmanagement Nach DIN-Norm 69 901 ist Projektmanagement ... „ die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projektes.“ Definition Projektmanagement

Definition Projektmanagement Projektmanagement ist kurz und knapp gesprochen die zielorientierte Vorbereitung, Planung, Steuerung, Dokumentation und Überwachung von Projekten mit Hilfe spezifischer Instrumente (= „Werkzeugkasten zur Durchführung von Projekten). Was Projekterfolg ist, bestimmt letztendlich immer der Auftraggeber! Definition Projektmanagement

Einige zentrale PM-Aufgaben Projektentscheidung und Projektauftrag herbeiführen Projektgrenzen und Projektkontext festlegen Planung der Projektleistung Projektrollen, Aufgaben-, Kompetenz- und Verantwortungsverteilung festlegen Personalmanagement in Projekten Planung der Projekttermine Planung der Projektkosten und –ressourcen Projektkommunikation, -dokumentation Projektspezifische Werte und Regeln festlegen Quelle: Prof. Dr. Jürgen Polke, Stefan Hagen - Projektbasierte Unternehmensführung

Nutzen des Projektmanagements Transparenz und Nachvollziehbarkeit durch Projektdokumentation Individuelles und organisatorisches Lernen durch Reflexion und gruppendynamische Synergien Nutzen des Projektmanagements als kundenorientiertes Marketinginstrument (Kunde initiiert Projekte) Kooperative Beziehungen mit Kunden, Klienten, Lieferanten und Partnern Sicherung von Potentialen für die Nachprojektphase durch Projektdokumentation Quelle: Prof. Dr. Jürgen Polke, Stefan Hagen - Projektbasierte Unternehmensführung

Welche Faktoren beeinflussen den Projekterfolg? „Harte“ Faktoren Aufgaben- ziele Aufbau-Organisation Ablauf-Organisation Materielle Ressourcen Finanzielle Ressourcen Projekt- kultur Projekt- erfolg Personelle Ressourcen Fachqualifikation Prozess- ziele Führungsstil Kommunikation/ Kooperation Teamfähigkeit Motivation „Weiche“ Faktoren Quelle: Prof. Dr. Jürgen Polke, Stefan Hagen - Projektbasierte Unternehmensführung

Thema/Projektauftrag Wenig oder nicht beachtet werden Stark beachtet werden Thema/Projektauftrag   Aufgaben, Stellenbildung, Abläufe, Dauer von Abläufen, Aufbau der Organisation, Informationsbedarf und Informationseinflüsse, Sachmittelausstattung, Raumbedarf und Raumgestaltung, Personalbedarf, Menge und Qualität der erstellten Leistung Individuum   Wie gerne macht der Mitarbeiter seine jetzige Arbeit? Wie stark wird der einzelne durch seine Arbeit gefordert? Welche Pläne hat er für seine berufliche Zukunft? Wie wird sich die Veränderung auf den einzelnen Mitarbeiter auswirken? Gruppe  Wie gut verstehen sich die Kollegen untereinander? Wie lange arbeiten sie schon zusammen? Wir wird sich die Veränderung auf das soziale Gefüge der Gruppe auswirken? Wie können neu gebildete Gruppen schnell zu resultatsfähigen Einheiten geformt werden?         Wenig oder nicht beachtet werden Einflussfaktoren

Erfolgsentscheidend im Projektmanagement ist der Faktor Mensch! Eines darf man allerdings bei der Projektarbeit nie vergessen: Erfolgsentscheidend im Projektmanagement ist der Faktor Mensch! Von ihm hängt ab, ob die gewünschten Ziele durchgesetzt werden. Projektleiter und Projektteam sind keine Maschinen, denen man Daten eingibt und die nach einem fest „eingedrahteten Programm“ einen vorher genau festgelegten Output erbringen. Einflussfaktoren

Eisbergmodell Psycho-soziale Ebene SICHTBARE Strukturen und Verhalten Projektmanagement, Rahmenbedingungen Ergebnis 1/8 sichtbar unsichtbar 7/8 Psycho-soziale Ebene Vertrauen, Gefühle, Teamverständnis, Kommunikation, Offenheit, Unterstützung, Konflikte, Antipathie, Sympathie, Akzeptanz, Teamklima, Unzufriedenheit, etc. Quelle: Prof. Dr. Jürgen Polke, Stefan Hagen - Projektbasierte Unternehmensführung

Um Projekte zielgerichtet durchführen zu können, teilt man Projekte in Teilschritte, sogenannte Projektphasen, ein. Projektbegleitend werden Dokumentationsprozesse und Controllingprozesse eingesetzt.

Zu Beginn eines Projektes ist es erforderlich, dass man das Projekt genau definiert; dabei sind u.a. die folgenden Fragen zu klären:  Wie sieht das Ausgangsproblem genau aus und wie konnte es dazu kommen?  Soll zur Problemlösung ein Projekt durchgeführt werden und welche Ziele verfolgt der Auftraggeber mit dem Projekt?  Welche (finanziellen) und (Sach-) Mittel stehen für das Projekt zur Verfügung?  Bis wann soll das Projekt beendet sein?  Wer gehört für welche Zeitspanne dem Projekt in welcher Funktion an?  Wie soll das Projekt organisiert werden?  

Erforderliche Arbeitsschritte Globalziel Projektstrukturplan Arbeitspakete Meilensteinplan

Projektstrukturplan - PSP (1) Mit Hilfe des Projektstrukturplans wird die Problemstellung eines bestimmten Projekts in Teilaufgaben zerlegt. Strukturierung bedeutet in diesem Sinne, ein System in seine Elemente zu zerlegen und die Beziehungen zwischen den Elementen festzuhalten. Voraussetzung für eine Strukturanalyse ist die Existenz einer Projektbeschreibung, zum Beispiel in Form eines Pflichtenheftes. Ziele der Strukturierung: Schaffung von Transparenz Bildung von Teilprojekten und Arbeitspaketen Aufzeigen von Zusammenhängen und Schnittstellen Fundament für Projektleitung und Projektcontrolling Basis der Risikoanalyse Grundlage für die Planung der Meilensteine Modell für die Kapazitätsplanung

Projektstrukturplan Auszug aus einem ProReKo-Strukturplan

Meilensteinplan Meilensteinplanung Um Projekte überschaubar und beherrschbar zu machen, werden sie mittels Meilensteinen in verschiedene Phasen unterteilt. Meilensteine sind wesentliche Projektereignisse. Je Projekt sollen zwischen 5 und 7 Meilensteine definiert werden. Ein Formular für eine Meilensteinplanung könnte folgendermaßen aussehen: Sachgebiet Projektbezeichnung Phase Verfasser Datum Seite Meilensteinplan Nr.. Termin Bezeichnung Bedeutung 1 ... ... ... 2 ... ... ... 3 10.02.2004 Projektstrukturplan fertig Der Projektstrukturplan ist erstellt und dem Auftraggeber vorgelegt. 4 ... ... ...

Meilensteinplanung

Ende der allgemeinen Einführung

Kick-Off-Meeting/Start Up Das Kick-Off-Meeting bildet den Abschluss der Phase Projektdefinition; Kick-Off bedeutet wörtlich “Anstoß” Sinn dieses Treffens ist es, alle Projektmitglieder auf die gemeinsame Aufgabe einzuschwören und sie mit den Bedingungen sowie den Gegebenheiten des Projektes im einzelnen vertraut zu machen. Kick off

Projektplanung Arbeitsschritte zur Erstellung des Projektstrukturplans (Zielreview): Arbeitsschritt Nutzen Formulierung eines Leistungsversprechens (Ziele werden formuliert) - aus dem Lastenheft ein Pflichtenheft machen Was ist ein Ziel? Es ist positiv formuliert! Es ist überprüfbar! Es ist konkret beschrieben! Es ist aus eigener Kraft und Kontrolle erreichbar!

Jedes Arbeitspaket muss ein klar definiertes Ziel haben. Planungsleitsätze Unterteilung der Gesamtaufgabe in Teilaufgaben (Arbeitspakete) nicht so tief wie möglich, sondern stets so tief wie nötig. Jedes Arbeitspaket muss ein klar definiertes Ziel haben. Jedes Arbeitspaket muss Verantwortliche für die Einhaltung von Terminen und Kosten haben. Klare Abgrenzung der Teilprojekte. Quelle: Prof. Dr. Jürgen Polke, Stefan Hagen - Projektbasierte Unternehmensführung

Was müssen wir tun??? Arbeitsschritte zur Umsetzungsplanung: Nutzen 1. Erarbeitung der Strategien Variantenvielfalt 2. Umsetzungsschritte Festlegung der Arbeitspakete 3. Delegation der Arbeitspakete Klarheit: Wer macht was? Ansatz für simultanes Arbeiten 4. Ressourceneinschätzung der Klarheit über die Machbarkeit Arbeitspakete 5. Meilensteinplanung Planungssicherheit für das Team Steuerung der Projektarbeit

Identifizierung von Arbeitspaketen Zunächst werden ALLE Aktivitäten zur Erreichung eines Teilziels (Leistungsversprechen) ermittelt! In einem zweiten Schritt werden diese Aktivitäten zu Arbeitspaketen zusammengefasst. Arbeitspakete sind überschaubare Teilaufgaben, die für sich gesteuert und kontrolliert werden können. Jedes AP wird eindeutig einem Verantwortungsträger zugeordnet. Dieser kann sich Mitarbeiter suchen, ist jedoch für die ordnungsgemäße Ausführung verantwortlich. Beispiel: Arbeitspaket: Fragebogen erstellen Aktivitäten: Umfrageverfahren/-möglichkeiten sichten, sammeln, Testfragen zusammenstellen, Fragen mit Experten besprechen, Pre-Test erstellen, Zeitbedarf der Befragung ermitteln, Fragen endgültig auswählen, Fragen in Word schreiben, Fragen vervielfältigen

Portfolio der Verantwortlichkeiten Aufgaben / Arbeitspakete Verantwortliche Auftraggeber Projektmanager Kern-Projekt-Team Projekt-Team Projekt Coach Externe Dokumente Erstellen des Projektauftrags I M V M Erstellen der Grobplanung V V Meilensteinplanung I V 1) ... V M 2) V = Verantwortlichkeit M = Mitarbeit I = Information