MS Office-Paket: Access Universität zu Köln, SS 2009 29.04.2009 Institut für Historisch-Kulturwissenschaftliche Informationsverarbeitung Seminar: Allgemeine Technologien I Dozentin: Frau Kurz Referentin: Ulrike Henny MS Office-Paket: Access

Allgemeine Technologien I, Access 1. Allgemeines Microsoft Access ist ein Datenbankmanagementsystem zur Verwaltung von Daten in Datenbanken und zur Entwicklung von Datenbankanwendungen Die erste stabile Version von MS Access kam Anfang der 1990er Jahre auf den Markt Die aktuelle Version ist Access 2007 Die Daten einer Datenbank werden von Access im mdb-Dateiformat abgespeichert 29.04.2009 Allgemeine Technologien I, Access

2. Fähigkeiten von Access Access ist eine Desktopdatenbank Einsatz auf lokalem Rechner Einsatz in kleinem Netzwerk Access kann große Datenmengen speichern, verwalten und den Zugriff auf die enthaltenen Daten regeln 255 Benutzer können eine Access-Datenbank gleichzeitig verwenden Maximale Größe der Datenbank: 2 GB Nachteil: Access arbeitet nicht nach dem Client-Server-Prinzip, was zu einer höheren Belastung des Netzwerkes führt 29.04.2009 Allgemeine Technologien I, Access

3. Grundbegriffe und Objekte einer Datenbank Daten: einzelne Informationen (z.B. Judith) Tabelle: Sammlung von Daten zu einem bestimmten Thema Datensatz: Zeile in einer Tabelle (z.B. 1, Judith, Hermann, Nichts als Gespenster) Feld: Teil einer Tabelle, Spaltenkopf (z.B. Titel) Datenbank: Sammlung von Informationen, die durch ihre Struktur das Wiederfinden von Informationen erleichtert Datenbankdatei in Access: basiert auf Tabellen mit Daten 29.04.2009 Allgemeine Technologien I, Access

3. Grundbegriffe und Objekte einer Datenbank Eine Access-Datenbank besteht aus verschiedenen Objekten: 1. Tabellen: Grundlage einer Accessdatenbank; Ablage der Daten 2. Formulare: zur Ansicht, Eingabe und Bearbeitung von Daten aus Tabellen oder Abfragen 3. Abfragen: Auswertung von Daten aus einer oder mehreren Tabellen 4. Berichte: Zusammenfassung von Daten aus Tabellen oder Abfragen; anschauliche Darstellung 29.04.2009 Allgemeine Technologien I, Access

4. Eine Datenbank mit Access erstellen Schritte bei einer Datenbankerstellung: 1. Datenbank planen (genaue Analyse der Daten; Festlegung der Struktur der Datenbank) 2. Datenbank erstellen (Datei erstellen, Namen festlegen) 3. Tabellen erstellen und bearbeiten 4. Formulare, Abfragen und Berichte hinzufügen 29.04.2009 Allgemeine Technologien I, Access

4. Eine Datenbank mit Access erstellen Schritte bei einer Datenbankerstellung: Tabellen erstellen und bearbeiten Eine Tabelle kann in der Datenblattansicht oder der Entwurfsansicht bearbeitet werden In der Entwurfsansicht können die einzelnen Felder einer Tabelle festgelegt werden Für jedes Feld muss ein Datentyp definiert werden der Felddatentyp legt fest, welche Daten eingegeben werden können und wie die Daten angezeigt werden Felddatentypen: Text, Memo, Zahl, Datum/Uhrzeit, Währung, AutoWert, Ja/Nein, OLE-Objekt, Anlage, Hyperlink, Nachschlage-Assistent Die Eingabe und Bearbeitung der Daten erfolgt in der Datenblattansicht 29.04.2009 Allgemeine Technologien I, Access

4. Eine Datenbank mit Access erstellen Schritte bei einer Datenbankerstellung: Beziehungen zwischen Tabellen Access ist eine relationale Datenbank Informationen, die in einer inhaltlichen Beziehung zueinander stehen, können miteinander verknüpft werden Mastertabelle – Detailtabelle Beziehungen zwischen Tabellen werden über Schlüssel hergestellt Primärschlüssel der Mastertabelle Fremdschlüssel der Detailtabelle 1:n-Beziehungen und 1:1-Beziehungen referentielle Integrität vs. lose Verbindungen 29.04.2009 Allgemeine Technologien I, Access

4. Eine Datenbank mit Access erstellen Schritte bei einer Datenbankerstellung: Beziehungen zwischen Tabellen 29.04.2009 Allgemeine Technologien I, Access

4. Eine Datenbank mit Access erstellen Schritte bei einer Datenbankerstellung: Formulare erstellen Ziel: möglichst Anwenderfreundliche Darstellung der Tabelleninhalte, komfortable Bearbeitung der Daten jeder Datensatz wird einzeln angezeigt verschiedene Formatierungen möglich Hilfsmittel für die Dateneingabe: Listenfelder, Optionsfelder, Kontrollfelder Erstellung: mit Formular-Assistent oder manuell Anpassung in der Entwurfsansicht Formularbereiche (Formularkopf, Detailbereich, Formularfuß) Steuerelemente (gebundene, ungebundene, berechnete) 29.04.2009 Allgemeine Technologien I, Access

4. Eine Datenbank mit Access erstellen Schritte bei einer Datenbankerstellung: Abfragen erstellen Ermittlung und Auswertung von bestimmten Daten aus einer oder mehreren Tabellen mit allen oder ausgewählten Feldern Berechnungen möglich Auswahlabfragen, Parameterabfrage, Aktionsabfrage, Kreuztabellenabfrage Für die Abfrage kann festgelegt werden: Sortierung der Abfrageergebnisse Abfragekriterien für verscniedene Felder (Vergleichsoperatoren: =, <>, <, <=, >, >=, ZWISCHEN…UND; logischer Operator: NICHT; Verknüpfungen: UND, ODER) 29.04.2009 Allgemeine Technologien I, Access

4. Eine Datenbank mit Access erstellen Schritte bei einer Datenbankerstellung: Berichte erstellen Funktion eines Berichts: Daten einer Tabelle oder Abfrage anzeigen zusammenfassen anschaulich drucken Erstellung mit dem Berichts-Assistenten, automatisch (Basisbericht) oder manuell Gruppierung von Daten möglich (Feldinhalte als Überschriften) 29.04.2009 Allgemeine Technologien I, Access