Qualitätsbewertung CAF Erfahrungsbericht CAF 18. 2. 2002 Qualitätsbewertung CAF Erfahrungen des Workshop im Polizeipräsidium Münster am 7. und 8. Februar 2002 © PP Münster - NST

Erfahrungsbericht CAF 18. 2. 2002 Inhalt CAF – das Instrument vorstellen Der Workshop – unsere Erfahrungen CAF – die bisherigen Ergebnisse Ausblick – wie geht es weiter ? 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung © PP Münster - NST

CAF – Was ist das ? Common Assessment Framework Gemeinsames europäisches Qualitätsbewertungssystem, basierend auf EFQM und Speyerer Qualitätswettbewerb, organisiert durch EIPA 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

Prinzipien CAF – Europa: 1. es entspricht dem besonderen Charakter von Verwaltungsorganisationen und ist für diese besonders geeignet, es ist mit den wichtigsten Organisationsmodellen vereinbar, die sowohl in der öffentlichen Verwaltung als auch im privaten Sektor in Europa zum Einsatz gelangen. 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

Zielsetzung CAF – Europa: Es soll den Verwaltungsorganisationen, die eine Verbesserung ihrer Managementfähigkeit anstreben, an Qualitätsmanagement interessiert sind und dazu eine einfache Form der Selbstbewertung vornehmen wollen, als „erster Einstieg„ im Umgang mit diesen Instrumenten dienen. Es soll als Bindeglied zwischen den verschiedenen Modellen und Methoden des Qualitätsmanagements dienen, die in den öffentlichen Verwaltungen der EU-Mitgliedstaaten eingesetzt werden, indem es einen gewissen Grad der Vergleichbarkeit der Ergebnisse, die derzeit mit unterschiedlichen Systemen erzielt werden, sicherstellt. Es soll die Einführung von leistungsvergleichenden Untersuchungen (benchmarking) von Einrichtungen des öffentlichen Sektors ermöglichen. 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

CAF im PP Münster – Warum ? Instrument ausprobieren Qualität unserer Arbeit bestimmen Stärken – Schwächen – Analyse ermöglichen Verbesserungsmöglichkeiten erkennen Ergebnisvergleich aus Mitarbeiter- und Bürgerbefragung 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

© PP Münster - Neue Steuerung ... und auch darum: Für den Einsatz in Teilbereichen der Behörde testen Vergleichsmöglichkeit für andere Bewertungssysteme schaffen (innosys) Erfahrungen weiterleiten (DHV, EIPA) 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

© PP Münster - Neue Steuerung Organisation CAF Workshop über zwei Tage planen Moderationsteam (mind. 3) einsetzen Repräsentatives Bewertungsteam strukturieren und einladen Arbeitsbogen „übersetzen“ Technische Unterstützung planen 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

© PP Münster - Neue Steuerung Der Workshop Mit Unterstützung eines Moderatorenteams bewerten 13 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter die Qualität 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

© PP Münster - Neue Steuerung Das Bewertungsteam Zu berücksichtigen: Dienststellen Status Funktion Geschlecht Personalrat Gleichstellungs-beauftragte Zusammensetzung: Dezernent VL UA/L GS FueGr/L BP/PSD SB Ermittlungsdienst SB Verwaltung SB Wachdienst 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

© PP Münster - Neue Steuerung Ablauf des Workshop Einführung in das CAF-Verfahren Erster Bewertungsdurchgang Erörterung anhand der Ergebnisse Zweiter Bewertungsdurchgang Bewertung des Verfahrens 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

© PP Münster - Neue Steuerung CAF – ein Arbeitsbogen Insgesamt 9 Themenfelder mit Indikatoren Kriterien zur Befähigung, Effizienz interner Abläufe Kriterien zu Ergebnissen, externe Ergebnisse und Wirkungen 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

Fakten zum Arbeitsbogen 9 Themenfelder 40 Kriterien 224 einzelne Aussagen 5 Bewertungsstufen 2 Durchgänge erforderlich 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

© PP Münster - Neue Steuerung Diskussionen zum Arbeitsbogen zum Verfahren zu den Inhalten zu eigenen Erfahrungen und Erkenntnissen aus der Behörde 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

© PP Münster - Neue Steuerung Spielregeln Eine Bewertung erfolgt nur aufgrund der eigenen Wahrnehmung, nicht nach dem Hören-Sagen. Im Team ist die Bewertung offen, nach außen ist es eine Bewertung des Teams. 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

© PP Münster - Neue Steuerung Zum CAF-Verfahren Gut Bedingt geeignet Für ein PP ungeeignet Ein Anstoß Verbesserungswürdig Überambitioniert Bietet Ansätze 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

© PP Münster - Neue Steuerung Kritik am CAF Europäisches Instrument – Sprache Europäisches Instrument – Strukturen Europäisches Instrument – Abstraktion Fünf-Stufen-Bewertung, besser sechs Feld „Keine Bewertung“ – Ergebnisverfälschung 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

Subjektiv - Objektiv Subjektive Meinung, Beobachtung, Erfahrung werden abgefragt  Teilnehmer empfinden Ergebnisse als nicht objektiv 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

© PP Münster - Neue Steuerung Nutzen CAF ? Ergebnisse müssen interpretiert werden Unmittelbar aus den Punktwerten können keine Maßnahmen abgeleitet werden Nicht der Punktwert an sich stellt das Ergebnis dar, sondern die individuelle Gewichtung der jeweiligen Behörde 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

© PP Münster - Neue Steuerung Fazit Verfahren wird kritisch, aber als anwendbar beurteilt CAF kann mit geringem Aufwand eingesetzt werden Ergebnisse scheinen für strategische Steuerung geeignet Endgültige Einschätzung kann erst nach der angestrebten Analyse erfolgen 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

© PP Münster - Neue Steuerung Noch mal CAF ? Arbeitsbogen um behörden-spezifische Kriterien ergänzen Weiterentwicklung der Verrechnungssoftware Ablauf Workshop 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

© PP Münster - Neue Steuerung Ergebnis CAF So ... oder so. 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

© PP Münster - Neue Steuerung Qualität - allgemein Entwicklungsfähig In den meisten Bereichen zu verbessern Thema Ist höher wie von mir persönlich eingeschätzt Nicht system- sondern personenbezogen gut Schon ganz gut, aber nicht gut genug Gut, aber noch ausbaufähig Zufriedenstellend, in Teilbereichen noch verbesserungswürdig Kann sich sehen lassen 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

© PP Münster - Neue Steuerung Qualität - Zahlen Entsprechend der Leitlinie CAF und der Spielregeln werden veröffentlicht: Die Bewertung des Teams Zahlen der zweiten Bewertung Zahlen für 9 Themenfelder Zahlen für 40 Kriterien 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

Allgemeines zur Bewertung Themenfelder 1 - 5 Themenfelder 6 - 9 Noch nicht eingeleitet / umgesetzt 1 Keine Ergebnisse / Ergebnisse rückläufig Vor kurzem in Angriff genommen 2 Ergebnisse zeigen gewisse Verbesserungen Teilweise umgesetzt 3 Ergebnisse zeigen mehrjährigen Verbesserungstrend Bereits umgesetzt 4 Angestrebte Leistungsziele erreicht Permanenter Qualitätsverbesserungszyklus 5 Konstant Ergebnisse auf hohem Niveau 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

© PP Münster - Neue Steuerung Konkrete Bewertung 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

Diagramm 9 Themenfelder 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

Ergebnisse Themenfelder Führungsebene 3,13 Organisationspolitik und -strategie 3,07 Personalmanagement 3,10 Externe Partnerschaften und Ressourcen 3,04 Prozess- und Veränderungsmanagement 3,21 Kunden-, Bürgerorientierte Resultate 2,73 Mitarbeiterzufriedenheit 2,59 Auswirkungen auf die Gesellschaft 2,93 Leistungsergebnisse der Organisation 2,16 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

© PP Münster - Neue Steuerung 40 Kriterien 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

© PP Münster - Neue Steuerung Ausblick - intern Vertiefte, allgemeine Ergebnisanalyse Stärken und Schwächen Analyse Abgleich mit anderen Informationen / Kennzahlen Entwicklung einer Strategie Wiederholung und Weiterentwicklung CAF 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

© PP Münster - Neue Steuerung Ausblick - extern Erfahrungen und Daten zur Verfügung stellen Internationale Datenbank (EIPA) Vergleich mit anderen Instrumenten Externe Zertifizierung Benchmarking 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung

© PP Münster - Neue Steuerung Zum Schluss Fragen Sie uns ... nach Begriffen ? ... nach Erfahrungen ? Wir unterstützen ... bei ersten Gedanken ! ... bei der Organisation ! 12.02.2002 © PP Münster - Neue Steuerung