Controlling als Managementaufgabe in Bildungszentren BIBB-Fachtagung im Bundestechnologiezentrum für Elektro- und Informationstechnik e.V. bfe-Oldenburg am 05. Mai 2004 WS 6: Neue Anforderungen an das Management Zertifiziert nach DIN EN ISO 9001:2000 Controlling als Managementaufgabe in Bildungszentren Dipl.-Ök. Päd. Bernd Eckert BWAW Thüringen Bildungswerk für berufsbezogene Aus- und Weiterbildung gGmbH 99096 Erfurt Peter-Cornelius-Str. 12 Tel: 0361 601460 Fax: 0361 6014612 E-Mail: info@bwaw.de

Geschäftsfelder des BWAW Mikrotechnologie Erstausbildung * Überbetriebliche Ergänzungsausbildung * Zusatzqualifikationen * Überbetriebliche Erstausbildung (Sonderprogramme, z.B. ZIL) * Ersatzschulen * BFS Projekte Informations - und Kommunikations- technik FuE/ Modellprojekte * BIBB-Modellversuche (z.B. AWIT, MikroTec) * BIBB-Arbeitskreise (z.B. BDL, Flexibilität) * andere Auftraggeber (z.B. Seneka, FasiMiT, regiokom) Frisör/ Kosmetik Umschulung Büro-/ Wirtschaft Förderung Benachteiligter * Integrationsprojekte für zweiten und ersten Arbeitsmarkt (z.B. KASKADE) * Beseitigung Jugendarbeitslosigkeit (z.B. Jugend-ABM) Fortbildung/ Weiterbildung Architektur/ Bauwesen * Trainingsmaßnahmen * Anpassungsmaßnahmen * Fachkräfteausbildung * Indiv. Firmenschulungen Sonstige Sonstiges z.B. REHA

Entwicklungsstufen des BAW/ BWAW auf dem Weg vom Bildungsträger zum Bildungsdienstleister Beginn der Entwick- lung zum Bildungs- dienstleister Entwicklung ganz- heitlicher Bildungs- prozesse Aufbau von Kompetenzzentren für IT- und Mikrotechnologen -Aus- und Weiterbildung Aufbau von Ersatzschulen Einstieg in Modellversuche mit BIBB und BMBF Durchführung eines Personalmanagements im BAW/ BWAW Zertifizierung des BAW/ BWAW Planung, Bau und Eröffnung eines Reinraumes für Ausbildung im Bereich Mikrotechnologie Aufbau und Beteiligung an Netzwerken mit Partnern aus Bildung, Unternehmen und Administration Erstausbildung, Umschu-lung, unternehmens-bezogene Weiterbildung Beginn der Herausbildung von Fachgebiets-Kompetenzen Vorbereitung der Einführung der neuen IT-Berufe Untersuchungen zur Entwicklung des Bildungsmarktes Entwicklung von Visionen zu Markt- bereichen der Bildung Entwicklungsstufen Geförderter Bereich und nicht geförderter Bereich (Unternehmen) Gründungsphase des BAW/ BWAW Durchführung von Maßnah-men der Umschulung und Weiterbildung mit Arbeits-ämtern 1990 1992 1994 1996 1998 2000 2003 Zeit

und engagierte Mitarbeiter Kundenorientierung und BWAW - Kriterien der Entwicklung zum Bildungsdienstleister Motivierte und engagierte Mitarbeiter Professionalität Kundenorientierung und -zufriedenheit Wirtschaftlichkeit Teilaspekte aus der Sicht des BWAW: Entwicklung von kundenorientierten/ unternehmensbezogenen Bildungsangeboten Bedarfsorientiertes, individuelles und arbeitsplatzbezogenes Training Prozessbegleitung und Coaching Moderation und Begleitung der Prozesse und der Menschen in den Prozessen Auswertung und Bewertung von Bildungsangeboten

QMS Interne Prozesse Personalmanagement Prozesse zum Kunden hin Verfolgte Gestaltungsschwerpunkte des BWAW zur Sicherung der Marktfähigkeit als regional agierender Bildungsdienstleister QMS Interne Prozesse Personalmanagement Prozesse zum Kunden hin IT-Aus- und Weiter- bildungsnetzwerk Netzwerke AWIT MikroTec BWAW regional FasiMiT ........... IT-Netzwerk regiokompetenz ausbildung überregional Seneca BWAW BIBB-AK Bildungs- dienstleister ........

Verständnis von Controlling/ Bildungscontrolling = Führungssystem, das durch die Vernetzung von Information, Planung, Koordination und Kontrolle eine langfristige Kostendeckung bzw. Gewinnoptimierung anstrebt. (Decker, 2000) Bildungscontrolling in der betrieblichen Weiterbildung = ein planungsorientiertes Evaluationsinstrument zur ziel- und ergebnisorientierten Gestaltung und Steuerung betrieblicher Weiterbildung, um deren Nutzen zu optimieren (Krekel u. a., 1999) * strebt als ein ganzheitliches Konzept dabei eine integrierte und systematische Rückkopplung zwischen Planung, Analyse und Kontrolle an Ziel von Controlling könnte auch das von Bildungscontrolling sein, aber letzteres sollte sowohl pädagogisch als auch ökonomisch angedacht sein * ist an den Phasen des Bildungsprozesses ausgerichtet und bezieht Bildungsarbeit stets auf grundlegende Unternehmensprozesse * erfasst, bewertet und überprüft somit Bildungsarbeit nicht nur mittels pädagogischer, sondern auch mittels ökonomischer Kriterien: Effizienz, Kosten, Wertschöpfungsbeitrag

Hauptfunktionen des Bildungscontrollings (nach F. Decker, 2000) Steuerungsaufgaben Kontrollaufgaben * Zukunftsorientiert * künftige Entwicklungen werden im Sinne formu- lierter Ziele beeinflusst * Vergangenheitsorientiert * Abweichungen von angestrebten Zielen erkennen, Konsequenzen daraus ableiten (ex post Betrachtung) (ex ante Betrachtung) Qualitativ Quantitativ Qualitativ Quantitativ Bildungsstrategie und Programm; Zielbildungs- Prozess; Abstimmung mit Management Mengenplanung; Budgetplanung Strategie- Überprüfung; Zielkontrolle; Erfolgskontrolle Wirtschafts- Prüfung; Kostenrechnung Betriebs- wirtschaftliche Kontrolle

Bildungsdienstleister(bezogen) 2 Ebenen des Bildungscontrollings Kunden(bezogen) Bildungsdienstleister(bezogen) Ermittlung des Bedarfs an Weiterbildung im Unternehmen Kundenorientierung und Kundenzufriedenheit * Vertrauensketten Entwicklung und Aufbau eine entsprechenden Qualifizierungsprogramms Professionalität * Entwicklungstempo * materiell-technische Voraussetzungen Bildungs- controlling Motivierte und engagierte Mitarbeiter Deckung des Weiterbildungs- bedarfs = Transfer von Wissen * Dozentenauswahl * Weiterbildungsprogramme Umsetzung der Ergebnisse in die unternehmerische Praxis Wirtschaftlichkeit * Bezugsgröße für die Effizienz einer Bildungs- dienstleistung Erfolgsermittlung der beruflichen Weiterbildung * Bewertungsmethoden * Nutzensbewertung

Bedarfe zum Bildungscontrolling aus Sicht von Unternehmen Indikatoren zur Bestimmung/ Festlegung von Weiterbildungsbedarf Nutzensbewertung von Weiterbildungsmaßnahmen Kennzahlen für die Auslastung von Bildungsressourcen/ Benchmarking Kennzahlen zur Messung des Nutzens der Weiterbildungsmaßnahmen Kriterien zur qualitativen und quantitativen Bewertung von Bildungsdienstleistungen Qualitätskriterien, um Bildungsanbieter adäquat auswählen und bewerten zu können

Umsatz, Anzahl der Aufträge Ziel- und Nutzenskriterien betrieblicher Weiterbildung Organisation verbessern z.B. Information/ Kommunikation, Flexibilität Leistungen steigern z.B. Arbeitsvermögen, Umsatz, Anzahl der Aufträge Verbesserung von Wirtschaftlichkeit, Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit Technikeinsatz optimieren z.B. neue Technologien, Fertigungssicherheit Personelle Basis verbessern z.B. Arbeitsmotivation, Arbeitszufriedenheit, Qualifikation Kosten senken z.B. Personalkosten, Verbrauchsmaterialien

Kennzahlensystem für ein Bildungs-Controlling (nach Schulte, 1989; 1995) - Auszug Weiterbildungs- inhalte Träger und Methoden Weiterbildungs- erfolg Teilnehmer Kosten Anteil spezif. Themen am WB-Bedarf Anzahl Veran- stalt. ges. Anzahl untersch. Veranstalt. Zeitaufwand für WB-Veranstalt. Ø-Zeitdauer je Anzahl bzw. Zeit- aufw. für untersch. Anzahl der TN gesamt Anteil weibl./ männl. TN Anteil angest./ gewerbl. TN Altersstruktur der TN Jährliche WB- Zeit je TN Anteil der MA ohne bisherige Teilnahme an WB Anteil interner bzw. externer Veranstalt. Anteil firmen- spezif. bzw. standardisierter WB-Programme Anteil aktiver bzw. passiver Lehrmethoden Ø-Anzahl der TN je Seminar Anteil einzelner Trainergruppen Gesamtkosten der WB Anteil einzelner Kostenarten Anteil der WB- Kosten am Umsatz WB-Aufwand je MA WB-Kosten je Tag und TN Anteil WB-Kosten an Gesamtpersonal- kosten Produktivität Qualität Bildungsrendite Lernwert Transferwert TN-Zufrieden- heit Realisierungsgrad der geplanten WB-Maßnahmen

Verknüpfung von Bildungs- und Beratungsdienstleistungen Komplexangebote als innovative Form von Kundenorientierung Verknüpfung von Bildungs- und Beratungsdienstleistungen zu maßgeschneiderten Komplettangeboten Bildungsleistung z.B.: - Ergänzungsausbildung/ Zusatzqualifikation Weiterbildungsmodule Umschulung Beratungs- und Betreuungs- leistung z.B.: - Ermittlung konkreter Bildungsbedarfe mit KMU - Erarbeitung von Kompetenz- profilen Maßgeschneidertes Komplettangebot = auf betriebliche Bedürfnisse zugeschnittenes Dienstleistungsangebot auf dem Feld der beruflichen Bildung umfasst z. B. Bedarfsermittlung, Anpassung vorhandener Weiterbildungsmodule, Organisation und Durchführung von Weiterbildung im Unternehmen

Moderne Aus- und Weiterbildung im Bereich der Mikrotechnologie durch Bildungsdienstleister in einem Netzwerk mit KMU – Untersuchungsfeld im MV MikroTec Kooperations- partner Forschung/ Hochschule Industrie/ Unternehmen Netzwerk KMU Hoch- schulen KMU Grundlagen- wissen Experten- wissen KMU Berufs- schulen KMU Bildungs- dienstleister Ausbildungs- verbünde Gestaltung von bzw. Einflußnahme auf die Aus- und Weiterbildung im Bereich der Mikrotechnologie Dienstleistungen der Bildungs- einrichtung/en im Netzwerk: Forschungs- einrichtungen Erstausbildung kombiniert mit Studium * Begleitung betrieblicher Strategie- entwicklungsprozesse im Bereich der beruflichen Bildung * Ableitung von Bildungskonsequenzen * Beratung zur Nachwuchssicherung * Ermittlung des spezifischen Bildungsbedarfes in Unternehmen * Unterstützung der Personalentwicklung durch maßgeschneiderte Bildungs- angebote * ggf. Koordinierung der Durchführung von Bildungsmaßnahmen im Netzwerk Zusatzausbildung Ämter Weiterbildung Umschulung Modellversuchsleitende Hypothesen/ Fragestellungen Anforderungsgerechte Modelle für die berufliche Aus- und Weiterbildung im Hochtechnologiebereich Mikrotechnologie erfordern besonders innovative Elemente der Gestaltung und Verknüpfung. Ein Lernen in Netzen eröffnet große Chancen, durch Bündelung von Kompetenzen und Kapazitäten anforderungsgerechte Bildungs-konzepte für handlungsorientiertes und selbstorganisiertes Lernen zu entwickeln und umzusetzen. Der zunehmenden Forderung von KMU nach maßgeschneiderten Bildungsmaßnahmen kann in einem Netzwerk mit Bildungsdienstleistern durch Nutzung von Synergieeffekten besser entsprochen werden. Aber: Probleme bei Einbeziehung mancher anderer Bildungsanbieter - fehlende Vertrauensbasis. Die Ökonomie von Bildungsdienstleistungen ist ein wesentliches Kriterium zur Stabilität der Verbundstrukturen. Kammern Aufstiegsfortbildung Anwendung in der Praxis Verbände, Vereine

Berufsintegrierendes Bedarf an Personal nach Mitarbeitergruppen jetzt und in den nächsten 5 Jahren und ausgewählte Bestandteile von Bildungsdienstleistungen (MT-Befragung 2001) Gegenwärtiger Bedarf an Mitarbeitern (n = 5) Geschätzter Bedarf in den nächsten 5 Jahren (n = 5) Berufsintegrierendes Studium (BISS) Erstausbildung zum Mikrotechnologen  Beratung zu Berufswegeplanung  Organisationsmodelle zur Umsetzung der Ausbildungsgänge in den Unternehmen  Gemeinsame Erarbeitung von Bildungsbedarfen mit KMU  Durchführung von betrieb- licher Ergänzungsausbildung und Kursen zum Erwerb von Zusatzqualifikationen Unternehmen im Netzwerk: 5 wurden befragt - in Folie dargestellt. Potentielle Netzwerkpartner: 8 wurden insgesamt befragt - Personalbedarf jetzt bzw. in naher Zukunft besteht bei 6 Unternehmen, 1 Unternehmen hat keinen Bedarf, 1 Unternehmen keine Aussage. Konkretisierter Bedarf: Konstruktion und Entwicklung, Technologie, Ingenieure, Informatiker/Programmierer, Optikdesigner, Ingenieure und Technologen

Qualitätssicherung von BISS und Erstausbildung Bildungs- und Beratungsangebote zur Qualitätssicherung von BISS und Erstausbildung zum Mikrotechnologen/-in (MT-Befragung 2001) Qualitätssicherung von BISS und Erstausbildung Beratung zu Rahmen- bedingungen für Erstausbildung  Moderation von interdisziplinären Maßnahmen zur Lernortkooperation in der Ausbildung (z.B. Projektarbeit)  Schulungsmaßnahmen für Lehrer und Ausbilder (z.B. Reinraum) Geplante Formen der Nachwuchssicherung in der Zukunft

Berufliche Weiterbildung für Mitarbeiter in KMU Bildungs- und Beratungsangebote als Bestandteile von Komplettangeboten auf dem Feld der beruflichen Bildung (MT-Befragung 2001) Berufliche Weiterbildung für Mitarbeiter in KMU BWAW als Infobroker für Bildungsangebote  Durchführen von Bildungsbedarfs- analysen Beratung zu Weiter- bildungsaktivitäten - Inhalte - Methoden - Lernorte u. a. Durchführung von Schulungsmaßnahmen  Evaluierung des Lernerfolgs Bewertung der am Markt für die Branche Mikrotechnologie vorhandenen Weiterbildungsangebote

Personalentwicklungsplanung Elemente des Controllings beim Bildungsträger/ Instrumente (Auswahl) Personal- auslastung Raumauslastung Erlösplanung Informationen: Welche Informationen habe ich und welche brauche ich? und deren Management Steuerung: Wie komme ich dahin, wo ich hin will? Elemente des Controllings und wichtige Fragestellungen Planung: Wo will ich hin? Deckungsbeitrags- rechnung Kontrolle: Wo bin ich angekommen? QMS Personalentwicklungsplanung Liquiditätsplanung

Bildungscontrolling beim Bildungsträger- Beispielauszug Raumauslastung

Bildungscontrolling beim Bildungsträger- Beispielauszug Personalplanung

Bildungscontrolling beim Bildungsträger- Beispielauszug Erlösplanung

Controlling beim Bildungsträger am Beispiel der Deckungsbeitragsrechnung - Aufbau der Kostenstellenstrukturen in der BWAW Thüringen gGmbH Kostenstelle 10 Geschäftsleitung Verwaltung Schulungsstätte Erfurt Kostenstelle 11 Kostenstelle 20 Geschäftsbereich 1 Frisör/ Kosmetik Kostenstelle 21 Geschäftsbereich 2 IT / CAD Kostenstelle 22 Geschäftsbereich 3 Mikrotechnologie Kostenstelle 23 Geschäftsbereich 4 Förderprojekte Kostenstelle 24 Geschäftsbereich 5 Kaufmännische Ausbildung Kostenstelle 25 Geschäftsbereich 6 Überbetriebl. Ergänzungsausbildung/ Reha Kostenstelle 26 Geschäftsbereich 7/1 Berufsbegleitende Weiterbildung Kostenstelle 27 Geschäftsbereich 7/2 Weiterbildung Architekten/ Ing./ Sachverst. Kostenstelle 28 Operative Projekte Kostenstelle 30 Modellversuche Kostenstelle 40 Schulungsstätte Gotha Kostenstelle 50 Schulungsstätte Ostthüringen Kostenstelle 90 Indirekte Kosten

- Schema der Deckungsbeitragsrechnung Controlling beim Bildungsträger am Beispiel der Deckungsbeitragsrechnung - Schema der Deckungsbeitragsrechnung Bildungsmaßnahme 1 (Erlös-/ Kostenträger) Bildungsmaßnahme 2 Bildungsmaßnahme ... Einnahmen aus der BM Einnahmen aus der BM Einnahmen aus der BM Einzelkosten der BM (Leistungskosten) - Leistungskosten - Leistungskosten = DB I (Deckungsbeitrag) + = DB I (Deckungsbeitrag) + = DB I (Deckungsbeitrag) Summe der DB I + sonstige Einnahmen des GB (Geschäftsbereich) - Einzelkosten des GB = DB II (Deckungsbeitrag des GB) Summe der DB II + sonstige Einnahmen der KST Verwaltung und GF - Einzelkosten der KST Verwaltung und GF = DB III (Gewinn oder Verlust)

Geschäftsführung/ Verwaltung 105.000 EUR Verwaltungskosten Controlling beim Bildungsträger am Beispiel der Deckungsbeitragsrechnung - Beispiel „Vollkostenrechnung“ (1) - Umlage nach Anzahl der Bildungsmaßnahmen - Geschäftsführung/ Verwaltung 105.000 EUR Verwaltungskosten Geschäftsbereich 1 Geschäftsbereich 2 Geschäftsbereich 3 Einnahmen 20 BM a 5.500 EUR 10 BM a 12.500 EUR 40 BM a 2.250 EUR Einzelkosten 20 BM a 500 EUR 10 BM a 5.000 EUR 40 BM a 250 EUR Bereichskosten 40.000 EUR 50.000 EUR 60.000 EUR Verwaltungs- Kostenumlage - 30.000 EUR - 15.000 EUR - 60.000 EUR Bereichskosten - 40.000 EUR - 50.000 EUR - 60.000 EUR Produktkosten - 10.000 EUR - 50.000 EUR - 10.000 EUR Erlöse + 110.000 EUR + 125.000 EUR + 110.000 EUR Bereichsergebnis + 30.000 EUR + 10.000 EUR - 20.000 EUR Gesamtergebnis + 20.000 EUR

Geschäftsführung/ Verwaltung 105.000 EUR Verwaltungskosten Controlling beim Bildungsträger am Beispiel der Deckungsbeitragsrechnung - Beispiel „Vollkostenrechnung“ (2) - Umlage nach Anzahl der Bildungsmaßnahmen - Geschäftsführung/ Verwaltung 105.000 EUR Verwaltungskosten Geschäftsbereich 1 Geschäftsbereich 2 Geschäftsbereich 3 Einnahmen 20 BM a 5.500 EUR 10 BM a 12.500 EUR 40 BM a 2.250 EUR Einzelkosten 20 BM a 500 EUR 10 BM a 5.000 EUR 40 BM a 250 EUR Bereichskosten 40.000 EUR 50.000 EUR 60.000 EUR Verwaltungs- Kostenumlage - 70.000 EUR - 35.000 EUR - 60.000 EUR Bereichskosten - 40.000 EUR - 50.000 EUR - 60.000 EUR Produktkosten - 10.000 EUR - 50.000 EUR - 10.000 EUR Erlöse + 110.000 EUR + 125.000 EUR + 110.000 EUR Bereichsergebnis - 10.000 EUR - 10.000 EUR - 20.000 EUR Gesamtergebnis - 20.000 EUR

- Beispiel zur Deckungsbeitragsrechnung Controlling beim Bildungsträger am Beispiel der Deckungsbeitragsrechnung - Beispiel zur Deckungsbeitragsrechnung Geschäftsbereich 1 Geschäftsbereich 2 Geschäftsbereich 3 Einnahmen 20 BM a 5.500 EUR 10 BM a 12.500 EUR 40 BM a 2.250 EUR Einzelkosten 20 BM a 500 EUR 10 BM a 5.000 EUR 40 BM a 250 EUR Summe Deckungs- Beitrag I + 100.000 EUR + 75.000 EUR + 100.000 EUR ./. Bereichseinzel- Kosten - 40.000 EUR - 50.000 EUR - 60.000 EUR Deckungsbeitrag II + 60.000 EUR + 25.000 EUR + 40.000 EUR beitrag II + 125.000 EUR ./. Einzelkosten der GF/ Verwaltung - 105.000 EUR Deckungsbeitrag III + 20.000 EUR

Bildungscontrolling beim Bildungsträger am Beispiel der Deckungsbeitragsrechnung - konkretes Beispiel zur Deckungsbeitragsrechnung für einen GB im BWAW (1)

Bildungscontrolling beim Bildungsträger am Beispiel der Deckungsbeitragsrechnung - konkretes Beispiel zur Deckungsbeitragsrechnung für einen GB im BWAW (2)

Bildungscontrolling beim Bildungsträger am Beispiel der Deckungsbeitragsrechnung - konkretes Beispiel zur Deckungsbeitragsrechnung für einen GB im BWAW (3)