Empfohlene Verwaltungsstruktur für Rotary Clubs Club Leadership Plan Empfohlene Verwaltungsstruktur für Rotary Clubs Auf der Sitzung des Zentralvorstands von RI im November 2004 beschloss der Board den sog. Club Leadership Plan (Club-Organisationsplan) als empfohlene Verwaltungsstruktur für Rotary Clubs. Die Einführung des Plans ist keine Pflicht und kann jederzeit erfolgen. Bei der Entwicklung des Club Leadership Plan lag das Augenmerk auf folgenden Tatsachen: Rotarier sind freiwillig im Einsatz und oft anderweitig (beruflich und familiär) sehr eingebunden Die Leitungen von Rotary Clubs wechseln von Jahr zu Jahr Effektive Clubs benötigen Betriebsabläufe, die Kontinuität gewährleisten

Zweck Mit dem Club Leadership Plan (Club-Organisationsplan) soll Rotary auf Clubebene gestärkt werden, indem der Verwaltungsrahmen für eine effektive Clubarbeit bereitgestellt wird. Der Club Leadership Plan ist von großer Bedeutung für ein stabiles Wachstum und den Erfolg von Rotary im neuen Dienstjahrhundert. Er basiert auf den Praktiken erfolgreicher Rotary Clubs und beabsichtigt die Stärkung von Rotary auf der Clubebene, in dem er den Verwaltungsrahmen für eine erfolgreiche Arbeit gewährleistet.

Vier Dienstzweige Erfolgreiche Clubs Club Leadership Plan erhalten und erweitern die Mitglied-schaft führen erfolgreiche Dienst-projekte durch unterstützen die Rotary Foundation bauen Führungs-kräfte jenseits der Clubebene auf Ein erfolgreicher Rotary Club - erhält und/oder erweitert seine Mitgliederbasis - realisiert erfolgreiche Projekte, die den Bedürfnissen im eigenen Gemeinwesen und denen bedürftiger Menschen in anderen Ländern Rechnung tragen - unterstützt die Rotary Foundation durch Programmteilnahme und Spendenleistungen - baut Führungskräfte auf, die auch jenseits des Clubs für Rotary tätig werden können Club Leadership Plan Vier Dienstzweige

Merkmale Ausweitung des District Leadership Plan (Distrikts-Organisationsplan) auf die Clubebene Schrittweise Anleitung für Clubs zur Implementierung Konsens- und Kontinuitätsförderung unter Leitungen Vereinfachte Liste ständiger Ausschüsse. die durch die Distriktstruktur gestützt werden Einklang mit der neuen empfohlenen Clubsatzung Jederzeitige Einsatzmöglichkeit · Der Club Leadership Plan stellt eine Erweiterung des District Leadership Plan für die Clubebene dar. · Der Club Leadership Plan bietet eine Reihe von Schritten, die sich bei der Einführung des Plans anbieten. · Der Club Leadership Plan fördert Kontinuität und Konsens unter Clubleitungen in Bezug auf Zielsetzungen (langfristig/jährlich) und Projektmanagement. · Der Club Leadership Plan sieht eine vereinfachte Clubausschussorganisation vor, die mit Ausschüssen auf Distriktebene korrespondieren. · Der Club Leadership Plan wird von der revidierten Empfohlenen Satzung für Rotary Clubs gestützt, die ebenfalls vom RI Board im November 04 verabschiedet wurde · Clubs haben die Option, den Club Leadership Plan jederzeit einzuführen. (HINWEIS: Dies ist nicht Pflicht, doch sollten alle Clubs die Einführung erörtern. Besonders wird dieser Plan neuen Clubs oder solchen mit Problemen empfohlen.)

Implementierung Langfristiger Plan zur Realisierung der Elemente eines erfolgreichen Clubs Festlegung jährlicher Ziele unter Einbeziehung der Planungshilfe für erfolgreiche Rotary Clubs in Übereinstimmung mit den langfristigen Zielen Durchführung von Clubversammlungen zur Einbeziehung der Mitglieder Clubs, die den Club Leadership Plan einführen wollen, sollten die folgenden Schritte befolgen: Entwicklung eines langfristigen Plans, der auf die Elemente erfolgreicher Clubs eingeht. Festlegung jährlicher Ziele unter Verwendung der Planungshilfe für erfolgreiche Rotary Clubs (Planning Guide for Effective Rotary Clubs) in Abstimmung mit dem Langzeitplan. Durchführung von Clubversammlungen, die Clubmitglieder involvieren und einen Informationsfluss über Rotary gewährleisten.

Implementierung Gewährleistung klarer Kommunikationskanäle zwischen Clubpräsident, Vorstand, Ausschuss-vorsitzenden, Clubmitgliedern, Governor, AGs und Distriktsausschüssen Kontinuität in der Führung, einschließlich der Nachfolgeplanung zur Heranführung nachrückender Leitungen

Implementierung Anpassung der Satzung an die Ausschuss-Strukturen und Rollen/Aufgaben Möglichkeiten zum Ausbau der freundschaftlichen Beziehungen im Club Aktive Einbindung jedes Clubmitglieds in einer Funktion oder einem Clubprojekt

Implementierung Entwicklung eines umfassenden Schulungsplans, der gewährleistet, dass Clubleitungen Distriktschulungen wahrnehmen Orientierungen für Neumitglieder konsistent und regelmäßig stattfinden Fortbildungsmöglichkeiten für Mitglieder bereit gestellt werden

Neue ständige Ausschüsse* Club- Verwaltung Öffentlich- keitsarbeit Mitgliedschaft Dienst- projekte Rotary Foundation Clubvorstand Die neue Struktur für Clubausschüsse ersetzt die vorherige empfohlene Struktur, die 18 Ausschüsse vorsah. Die 5 ständigen Clubausschüsse sind: Clubverwaltung – leitet alle Aktivitäten im Zusammenhang mit einem erfolgreichen Clubbetrieb Cluböffentlichkeitsarbeit – entwickelt und realisiert Pläne zur effektiven Informationspolitik eines Clubs und zum aktiven Umgang mit Medienvertretern in Bezug auf die Bekanntmachung der Dienstaktivitäten des Clubs 3. Mitgliedschaft – setzt einen umfassenden Plan zur Mitgliedergewinnung und –bindung um 4. Dienstprojekte – plant und realisiert Hilfsprojekte im bildenden, humanitären und berufsfördernden Bereich, der auf die Belange des Gemeinwesen zuhause wie auch von Kommunen in anderen Ländern eingeht Rotary Foundation - plant und realisiert die nachhaltige Unterstützung der Rotary Foundation durch finanzielle und Programmbeteiligung Weitere Komitees/Ausschüsse/Beauftragte können nach Bedarf auf Jahresbasis berufen werden. Im CLP erfolgen Ausschusszuweisungen, um Konituität zu wahren. *Weitere Komitees/Ausschüsse/Beauftragte können nach Bedarf auf Jahresbasis berufen werden

Neue ständige Ausschüsse Club- Verwaltung Öffentlich- keitsarbeit Mitgliedschaft Dienst- projekte Rotary Foundation Clubvorstand Die Distriktstruktur im District Leadership Plan unterstützt den Club Leadership Plan. Assistant Governors unterstützen den Verwaltungsausschuss und den Vorstand Der PR-Ausschuss unterstützt die Öffenlichkeitsarbeit des Clubs Der Distriktausschuss Mitgliedschaft arbeitet mit dem betreffenden Clubausschuss zusammen Ausschüsse/Beauftragte für Distriktprogramme (Youth Exchange, Rotaract, etc.) unterstützen den Dienstprojektausschuss des Clubs Der Distriktausschuss für die Rotary Foundation unterstützt den entsprechenden Clubausschuss. Fünf weitere Distriktausschüsse werden empfohlen: Ausbreitung Werbung für die RI Convention Distriktskonferenz Training Finanzen Assistant Governors Ausschuss Öffentlichkeits- arbeit (PR) Ausschuss Mitgliedschafts- entwicklung Ausschuss Distrikt- programme Ausschuss Rotary Foundation Distriktunterstützung für den Club Leadership Plan

Rückmeldungen von Clubs “Vielen Dank für die Gelegenheit, eine neue Struktur einzuführen. Dadurch haben wir die Freiheit, unabhängig “outside the box” unsere Vorstellungen zu entwickeln und unseren Club auf Vordermann zu bringen.” “Wir waren in der Lage, unsere Satzung an den Charakter unseres Clubs anzupassen und zugleich den übergeordneten Zielen von RI zu entsprechen.” Zitat 1: 2003-04 Rotary Club of Vancouver Sunrise, Kanada Zitat 2: 2003-04 Rotary Club of Vancouver Arbutus, Kanada Weitere Zitate: “Zuerst gab es einige Zweifel, ob alte Gewohnheiten hinterfragt werden sollten. Unser Club befürchtete, dass die Einführung des Club Leadership Plan noch mehr Arbeit für bereits recht eingespannte Mitglieder bedeuten würde. Doch dann erkannten wir, dass die Umsetzung des Plans auf eine größere Gruppe von Menschen verteilt würde und dass neue Mitglieder sofort einsteigen und im Club aktiv werden könnten. Wir fangen jetzt an zu sehen, wie die Vorteile zutage kommen.” Mitglied des Rotary Clubs Padstow, Australien “Der Club Leadership kann die Effizienz von Rotary Clubs verbessern, besonders derjenigen, die nicht sehr organisiert sind.” 2003-04 Rotary Club Milano Nord, Italien

Vorteile Kontinuität in Projekten und Entscheidungsprozessen Konsens bei Beschlüssen und Zielsetzungen Stärkeres Feld von Clubführungskräften Nachfolgeplanung für die Clubleitung Involvierung aller Clubmitglieder in Aktivitäten

Zeitrahmen Vor Beginn des Rotary-Jahres (Januar – Juni) Incoming und amtierender Vorstand beschließen die Implementierung des Club Leadership Plan Clubversammlung für alle Mitglieder Club verabschiedet zum 1. Juli die neue empfohlene Clubsatzung Club legt die langfristige Planung fest Club legt Jahresziele fest unter Verwendung der Planungshilfe für erfolgreiche Rotary Clubs Für die Einführung des Leadership Plan wird folgender Zeitrahmen empfohlen: Sechs Monate vor der Implementierung (Januar -Juni) · Sowohl amtierender als auch neu ins Amt kommender Vorstand sollten zusammentreten, um über die Entscheidung zur Einführung des CLP zu entscheiden ·  Nach der Entscheidung der Clubleitung sollte eine Clubversammlung abgehalten werden, um die Zustimmung aller Clubmitglieder zu erhalten. Eine eingehende Diskussion in diesem Rahmen ist wichtig, damit sich alle Mitglieder mit den Verfahrensänderungen identifizieren können. ·    Der Club sollte die Empfohlene Clubsatzung zum 1. Juli annehmen, wobei nach Bedarf Änderungen vorgenommen werden sollten, um der jeweiligen Clubkultur Rechnung zu tragen. ·    Mitglieder beider Vorstände sollten unter größtmöglicher Einbeziehung der Mitglieder einen Plan festlegen, der die Übergangsphase regelt . ·    Ins Amt kommende Vorstandsmitglieder sollten unter Bezug auf die Planungshilfe neue Jahres- und Fernziele festlegen. Auch nach dem 1. Juli können nach Bedarf weitere Änderungen vorgenommen werden. Im Januar sollte der Club eine Bestandsaufnahme zum Implementierungsverlauf vornehmen.

Ressourcen Governor Assistant Governors/Gebietsbeauftragte Distriktausschüsse Club Leadership Plan (Pub. 245) Richtlinien zum Club Leadership Plan Empfohlene Satzung für Rotary Clubs Planungshilfe für erfolgreiche Rotary Clubs Leadership Development (Schulungszyklus) Folgende Funktionen unterstützen Clubs bei Einführung und Betrieb des CLP: Governor – stehen Clubs beratend zur Seite Assistant Governors – stehen Clubs beratend zur Seite Distriktausschüsse – unterstützen die Amtskollegen auf Clubebene und koordinieren distriktweite Arbeit * Club Leadership Plan (EN-245) – für Oktober 2005 geplante Publikation zur Implementierung des Plans * Club Leadership Plan Policy – Offizielle RI-Richtlinie über den Club Leadership Plan; Webdokument * Empfohlene Clubsatzung – Verfahrensweisen für Rotary Clubs, die an die Praktiekn eines Clubs angeüasst werden können; Webdokument *Planungshilfe für erfolgreiche Rotary Clubs – Hilfe zur Zielsetzung für Clubs. * Rotary Leadership Development Training Cycle – Serie von aufeinander aufbauenden Schulungen, die Rotary-Führungskräfte auf ihre Amtsarbeit vorbereiten und darin begleiten sollen * Verfügbar in www.rotary.org.

Fragen?