“Projektmanagement für integrierte IuK-Systeme” Institut für Organisation Prof. Dr. Dr. h.c. A. Picot Foliensatz zur Vorlesung “Projektmanagement für integrierte IuK-Systeme” WS 2001/2002 Dienstag, 8:00 – 10:00 Uhr, HS E03 Dr. Rahild Neuburger, Dipl.-Kfm. Dominik Heger

Projektbegriff “A project is any task which has a definable beginning and a definable end and requires the expenditure of one or more resources in each of the seperate but interrelated and interdependent activities which must be completed to achieve the objectives for which the task (or project) was instituted” (Martino, 1969, S. 17) “Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im wesentlichen durch Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, z.B. spezielle, einmalige Zielvorgabe zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Begrenzungen Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben projektspezifische Organisation.” (DIN 69 901)

Merkmale von Projekten Konstitutive Merkmale: (1) Zielvorgabe (2) Zeitliche Begrenzung Konstitutive Merkmale kennzeichnen alle Projekte und grenzen diese als Klasse u.a. von der Klasse der Unternehmungen ab. Faktische Merkmale: (1) Einmaligkeit (2) Komplexität Faktische Merkmale kennzeichnen das einzelne Projekt in seiner gegebenen Ausprägung. Fazit: Konstitutive Merkmale ermöglichen eine begriffliche Abgrenzung des Projektes zum Unternehmen. Einzelne Projekte lassen sich hinsichtlich faktischer Merkmale unterscheiden.

Projektarten Faktische Merkmale erlauben eine Unterscheidung von Projekten nach dem/der: (1) Projektergebnis * Sachzielorientierte P. * Prozessorientierte P. (2) Projektauftraggeber * Private Sach-/Dienstleistungsunternehmen * Öffentliche Sach-/Dienstleistungsunternehmen * Nationale und internationale öffentliche Institutionen (3) Projektauftragnehmer * Eigennutzungsprojekte (Auftraggeber = Auftragnehmer) * Fremdauftragsprojekte (4) Projektleitung (im Sinne einer Institution) * Modelle der Projektorganisation (vgl. Teil 3.2.)

Projektmanagement als Begriff (1) Institutionelle Sichtweise Das PM in institutioneller Sicht ist der mit projektbezogenen Führungstätigkeiten betraute Personenkreis. (2) Funktionelle Sichtweise PM in funktioneller Sicht bezeichnet projektbezogene Führungstätigkeiten, d.h. die Planung, Steuerung und Kontrolle von Projekten. (3) Allgemeine Definition Allgemein ist PM ein eindeutig abgrenzbares Subsystem der Unternehmung (bestehend aus einer einzelnen Person oder Gruppe), das die Planung, Steuerung und Kontrolle des Projektes sowie die Verantwortung gegenüber der Unternehmensleitung bzw. dem Projektauftraggeber übernimmt.

Projektphasen Die Einteilung eines Projektes in Phasen ermöglicht es das Projektgeschehen in seiner Vielschichtigkeit besser zu verstehen und somit angemessene Schlußfolgerungen für die Planung, Steuerung, Organisation und Kontrolle von Projekten zu gelangen. Die einzelnen Phasen müssen nicht zwangsläufig aufeinanderfolgen; sie können auch als iterativer Prozess verstanden werden. Es lassen sich im Projektmanagement folgende Phase unterscheiden: (1) Projektplanung (Abschnitt 2) (2) Projektsteuerung und -organisation (Abschnitt 3) (3) Projektcontrolling (Abschnitt 4) (4) Projektabschluss (Abschnitt 5)

Ziele und Aufgaben der Projektplanung Allgemeine Definition: Die Projektplanung kann definiert werden als systematischer, methodischer Prozess zur Informationsgewinnung über den zukünftigen Ablauf des Projektes und zur gedanklichen Vorwegnahme der zur Projektdurchführung notwendigen Aktivitäten samt deren Koordinierung. Wesentliche Ziele und Aufgaben der Projektplanung Abschätzung der ökonom. Folgen alternativer Handlungsmöglichkeiten bereits im Stadium der Entscheidungsvorbereitung Bestmögliche Vorausschau des Projektgeschehens aufgrund einer systematischen Analyse aller vorhersehbaren Einflussfaktoren (3) Rationelle Gestaltung des Projektablaufs (4) Vorgabe von Planzielen als Motivationsmaßnahme (5) Schaffung von Kontrollmöglichkeiten durch konkrete Soll-Vorgaben (6) Effektive und effiziente Koordination von Teilaufgaben

Projektplanung (Vorstudie) Dem eigentlichen Planungsprozess sind folgende Schritte vorgelagert: (1) Festlegung der Projektziele Dimensionen: Inhalt, zeitlicher Bezug, erforderliche Abhängigkeiten Zielausprägungen bei Interessenheterogenität der Beteiligten: konfliktäre, komplementäre oder indifferente Ziele (2) Formulierung der Projektalternativen (3) Erstellung von Durchführbarkeitsstudien Überprüfung der wirtschaftlichen, technischen und rechtlichen Rahmenbedingungen (4) Bewertung der Alternativen und Auswahl einer Projektalternative * Einzelwirtschaftliche Evaluierung * Gesamtwirtschaftliche Evaluierung * Analyse der Projektrisiken

Projektplanung (Hauptstudie) Im Rahmen der Projektplanung wird prinzipiell in folgenden Schritten vorgegangen: (1) Strukturplanung (2) Ablaufplanung (3) Kapazitätsplanung (4) Terminplanung (5) Kostenplanung Beachte: Die Phasen laufen nicht linear ab, sondern greifen ineinander über (die phasenspezifische Trennung erfolgt aus didaktischen Gründen)

Projektplanung (Hauptstudie) (1) Strukturplanung: Def.: Systematische Darstellung der Gesamtheit der wesentlichen Beziehungen zwischen den Elementen eines Projektes. Zwei Arten von Projektstrukturplänen: * Objektorientierter Projektstrukturplan * Funktionsorientierter Projektstrukturplan In der Praxis treten häufig auch Mischformen aus den vorgenannten zwei Grundtypen auf.

Objektorientierte Darstellung PKW Antrieb Fahrwerk Innenraum ... Getriebe Motorgehäuse Zündung ...

Funktionsorientierte Darstellung PKW Entwurf Fertigung Qualitätsprüfung ... Vorbereitung Bau Prototyp Serienproduktion ...

Projektplanung (Hauptstudie) (2) Ablaufplanung Exakte Bestimmung der Teilaufgaben, Tätigkeiten, Arbeitspakete, der Reihenfolge des Ablaufs der Aktivitäten und der Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Aktivitäten (3) Kapazitätsplanung Planung des Ressourceneinsatzes in qualitativer wie in quantitativer Hinsicht unter Berücksichtigung der Terminplanung (4) Terminplanung Planung der Vorgangsdauern, der Anfangs- und Endzeitpunkte, der Pufferzeiten und des kritischen Pfades (5) Kostenplanung Kalkulation des Projektes, Erstellung des Projektfinanzplans (welche Mittel, wann und wo) und Schaffung der Voraussetzung für die Überwachung der Projektkosten

Der Zusammenhang zwischen Vorgangskosten und Vorgangsdauer Kmax Vorgangs- kosten Knorm Dmin Dnorm Vorgangsdauer

Projektdauer-Projektkosten-Kurve Projektdauer D Dmin Dnorm Direkte Projektkosten K norm K max

Gesamte Projektkosten Das Zeit-Kosten-Verhältnis eines Projektes Kosten Gesamte Projektkosten Direkte Projektkosten Indirekte Projektkosten (entgangener Projektnutzen) Dmin Dopt Dnorm Projektdauer D

Planungsarten der Projektplanung Struktur- Ablauf- Kapazitäts- Termin- Kosten-

Planungsinstrumente: Balkendiagramm (GANTT-Chart) (1) Anwendung Grundsätzlich bei Projekten mit geringer Komplexität (2) Aufbau Vertikale Achse: Darstellung des aktivitätsorientierten Projektablaufs Horizontale Achse: Maßstabsgetreue Zeiteinheiten in Balkenform Balkenlänge = Maß für den Zeitbedarf der Aufgabe (3) Vorteile: Schneller Überblick über zeitl. Projektablauf Leichte Terminüberwachung möglich Geringe Komplexität (4) Nachteil: Unzureichende Darstellung der Abhängigkeiten zwischen den einzelnen Vorgängen (d.h. des ablauflogischen Zusammenhangs)

Projektplanung im Balkendiagramm Arbeitspakete heute 12 Wo. 100.000 € Konzeptfindung 100% fertig 24 Ingenieur Wo. 36 Marketing Wo. 57% fertig Entwicklung 100% fertig Tests Konstruktion 57% fertig Einkauf 50% fertig noch gar nicht angefangen Marketing 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. Zeit Grad der Fertigstellung