EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen

RL 2014/55/EU Ausgangssituation: Es existieren mehrere nationale, regionale und unternehmens- spezifische Normen für elektronische Rechnungen. Es gibt keine vorherrschende Norm, und die meisten Normen sind nicht interoperabel. Anzahl unterschiedlicher Normen in den Mitgliedstaaten, die nebeneinander existieren nimmt beständig zu und dürfte auch in Zukunft steigen. Übermäßige Komplexität, Rechtsunsicherheit und zusätzliche Kosten für elektronischen Rechnungsaustausch im grenzüber- schreitenden Verkehr (Binnenmarkt).

Ausgangssituation in Deutschland: Jährlich werden in Deutschland rund 32 Mrd. Rechnungen ausgetauscht. E-Government-Gesetz verpflichtet Kommunen ab 1.7.2014 zur elektronischen Erreichbarkeit (bei Ausführung von Bundes- gesetzen – E-Mailempfang). IT-Planungsrat: BMI Pilotprojekte (Bundesverwaltungsamt, Bundeszentrale für politische Bildung und THW), Land Hessen. KoSIT = Koordinierung von Standards für den Datenaustausch in der öffentlichen Verwaltung Geschäftsstelle Bürokratieabbau im Bundeskanzleramt. Projekt eRechnung des BMI sowie BMWi (Referat I B 6).

Anteil der Unternehmen, die 2011 sowohl elektr Anteil der Unternehmen, die 2011 sowohl elektr. Rechnungen in einer für die automatische Verarbeitung geeigneten Standardstruk-tur als auch elektr. Daten an die Behörden sandten bzw. erhielten. Quelle: Eurostat

Forderungen der EU-Kommission: Nebeneinander mehrerer rechtlicher Anforderungen und tech- nischer Normen sowie mangelnde Interoperabilität beseitigen. Gemeinsame europäische Norm für das semantische Datenmodell der Kernelemente einer elektr. Rechnung entwickeln. Somit versenden und empfangen von eRechnungen auch bei Einsatz unterschiedlicher technischer Normen sicherstellen. Wille der Kommission, die elektronische Rechnungsstellung bis zum Jahr 2020 in Europa zur vorherrschenden Fakturierungs- methode zu machen (Mitteilung der KOM v. 2.12.2010)

Stellungnahme des DLT vom 16.10.2013: Priorität zur Erarbeitung einer europäischen Norm. Angemessene Umsetzungsfrist in den MS (Differenzierung zwischen zentralen Regierungsbehörden und subzentralen öffentlichen Auftraggebern). Vorgeschaltete sechsmonatige Testphase (Praxistauglichkeit). Anwendbarkeit des ZUGFeRD-Standards sicherstellen. Mehrzahl der KMUs derzeit noch weitgehend unvorbereitet für eine elektronische Rechnungsstellung.

Vorteile einer elektr. Rechnungsstellung: Einsparungen, Umweltauswirkungen (Emissionen), Verringerung des Verwaltungsaufwands (vollständiger elektr. Workflow) Erstellung, Versendung, Übermittlung, Entgegennahme und Verarbeitung können vollständig automatisiert werden. Informationen sollten in verschiedenen Systemen unabhängig von der Technologie in kohärenter Weise dargestellt und verarbeitet werden können. Kernelemente einer eRechnung auflisten und abbilden, die stets enthalten sein müssen Somit Versenden und Empfangen von eRechnungen auch bei Einsatz unterschiedlicher technischer Normen sicherstellen.

Inhalte einer elektr. Rechnungsstellung: RL 2014/55/EU Inhalte einer elektr. Rechnungsstellung: Eine bloße Bilddatei sollte nicht als elektronische Rechnung im Sinne der EU-Richtlinie gelten (keine Annahmepflicht). Vollständige Interoperabilität umfasst: - Inhalt der Rechnung (Semantik) - verwendetes Format - verwendete Sprache (Syntax) - Methode der Übermittlung. D.h. es findet ein Austausch einer bestimmten Menge vorge-schriebener Informationen, für die eine genaue Bedeutung vereinbart ist, unabhängig von der Art und Weise und von ihrer physischen Darstellung statt.

Syntaktische Interoperabilität: RL 2014/55/EU Syntaktische Interoperabilität: Syntaktische Interoperabilität bedeutet, dass die Datenelemente in einem Format dargestellt werden, das unmittelbar zwischen dem Absender und dem Empfänger ausgetauscht und auto- matisch verarbeitet werden kann. Syntaktische Interoperabilität kann entweder durch die Verwen- dung einer gemeinsamen Syntax oder durch ein System der Zuordnung zwischen verschiedenen Syntaxen sichergestellt werden. Langfristiges Ziel sollte darin bestehen, die Anzahl der ver- wendeten Syntaxen zu begrenzen (Konzentration auf die am Häufigsten verwendeten).

Der Europäische Rat hat sich für Maßnahmen ausgesprochen, die auf einen weiteren Ausbau des grenzüberschreitenden Online-Handels und auf eine Modernisierung der öffentlichen Verwaltung abzielen.

Technische Spezifikation der europäischen Norm sollte: im Rahmen europäischer Normungsorganisationen wie CEN erarbeitet werden, andere einschlägige techn. Spezifikationen, die im Rahmen internationaler Normungsorganisationen entwickelt wurden wie UN/CEFACT und ISO (20022) berücksichtigen Die europäische Normungsorganisation sollte ferner Ergebnisse von Pilotprojekten und anderer einschlägiger Gremien und Organisationen, die in der Geschäftswelt breite Verwendung finden, berücksichtigen. Zudem sollte die Norm mit bestehenden Zahlungsnormen kompatibel sein, um eine automatische Zahlungsabwicklung zu ermöglichen.

Begrenzte Anzahl von Syntaxen festlegen Liste der Syntaxen soll veröffentlicht werden, die den Anforderungen der europäischen Norm entsprechen. Syntaxen müssen bereits von Wirtschaftsteilnehmern und öffentlichen Auftraggebern in großem Umfang und erfolgreich verwendet werden. Syntax-Vorgaben sind Leitfäden für die Darstellung der Norm in den verschiedenen Syntaxen. Leitfäden sollen zur Interoperabilität der Übermittlung erstellt werden. Sie sind kein Bestandteil der Norm, noch verpflichtend für öffentliche Auftraggeber.

Standardelemente elektr. Rechnungen Alle elektronische Rechnungen sollten eine begrenzte Anzahl von Standardelementen enthalten. Unabdingbar, um zu überprüfen, ob die Rechnung die zugrunde liegende geschäftliche Transaktikon ordnungsgemäß wiedergibt, und um zu gewährleisten, dass die Rechnung rechtsgültig ist. Diese Standardelemente sind ebenfalls für Mehrwertsteuer- zwecke (RL 2006/112/EG) erforderlich und sollten im Einklang stehen. Absender sollte weiterhin die Möglichkeit haben, die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts u.a. mit einer elektronischen Signatur zu garantieren. Die europäische Norm soll diese Signatur nicht vorschreiben.

Praxistauglichkeit der europäischen Norm Vor Einführung in den Mitgliedstaaten sollte die praktische Anwendung ausreichend getestet werden. Diese Prüfung sollte im Zuge der Erarbeitung der Norm vorgenommen werden. Dabei sollten die Endnutzer eingebunden und insbesondere die praktische Anwendbarkeit und Benutzerfreundlichkeit geprüft werden. Zudem sollte gezeigt werden, dass die Norm kosteneffizient und ohne unverhältnismäßig großen Aufwand umgesetzt werden kann.

Auftrag der KOM zur Entwicklung der Norm Durch Durchführungsrechtsakt Überprüfung und Aktualisierung durch KOM möglich, um technischen Entwicklungen oder Markt- anforderungen Rechnung zu tragen. KOM sollte die Liste der Syntaxen überprüfen können, um eine uneingeschränkte und fortwährende Interoperabilität zu gewähr- leisten. Verpflichtung an öffentliche Auftraggeber nach Ablauf der Um- setzungsfrist elektr. Rechnungen, die der europäische Norm und einer veröffentlichten Syntax entsprechen, entgegenzunehmen und zu verarbeiten.

Verpflichtung an öffentliche Auftraggeber Keine Ablehnung möglich, wenn die elektronischen Rechnungen diese Bedingungen der Richtlinie erfüllen. In jedem Fall sollten öfftl. Auftraggeber weiterhin vor Bezahlung einer Rechnung prüfen können, ob der Inhalt die zugrunde liegende Geschäftsaktion ordnungsgemäß wiedergibt und ob die Rechnung an den richtigen Empfänger gerichtet ist. Das Recht des Absenders, frei zu entscheiden, ob er seine Rech- nung nach der europäischen Norm, nach nationalen oder anderen technischen Normen oder in Papierform stellt, bleibt unberührt. Die Mitgliedstaaten können jedoch vorschreiben, dass bei öffentlichen Aufträgen nur elektronische Rechnungen gestellt werden dürfen.

Verhältnis zur Mehrwertsteuer-Richtlinie Art. 232 der RL 2006/112/EG regelt Beziehungen zwischen Handels- parteien und zielt darauf ab sicherzustellen, dass die Verwendung elektronischer Rechnungen dem Empfänger nicht durch den Absender vorgeschrieben werden kann. Die vorliegende Richtlinie hat ein anderes Ziel und einen anderen Anwendungsbereich als die RL 2006/112/EG und berührt daher nicht die darin enthaltenen Bestimmungen über die Verwendung elektro-nischer Rechnungen für Mehrwertsteuerzwecke.

Umsetzungsfrist(en) Öffentliche Auftraggeber haben eine Umsetzungsfrist von 18 Monaten nach Veröffentlichung der Fundstelle der europäischen Norm und der Liste der Syntaxen. Besondere Umsetzungsfrist für bestimmte öffentliche Auftraggeber wie lokale und regionale öffentliche Auftraggeber und öffentliche Unter- nehmen sowie subzentrale öffentliche Auftraggeber bis zu 30 Monate nach Veröffentlichung der Fundstellen im EU-Amtsblatt (EU-Norm und Syntaxliste). gilt nicht für zentrale Beschaffungsstellen Um diesen Zeitplan nicht zu gefährden, informiert die Kommission regelmäßig und umfassend die MS über den Fortschritt der euro-päischen Normungsorganisation.

Umsetzungsfrist(en)

Kosten und finanzielle Unterstützung Kommission und Mitgliedstaaten sollten sich bemühen, die Kosten der europäischen Norm für ihre Nutzer, insbesondere für Kleinst- unternehmen und KMUs, zu minimieren. MS sollen bei der Umsetzung der RL den Bedürfnissen von Kleinst-unternehmen, KMUs und kleineren öffentlichen Auftraggebern Rechnung tragen (Schulungsmaßnahmen für KMUs anbieten). MS sollten soweit möglich Strukturfondshilfen für alle öffentlichen Auftraggeber und KMUs, für die eine Förderung in Betracht kommt, bereitstellen.

Nationale Umsetzung / Bund-Länder-AG Rechtliche Umsetzung erfolgt getrennt nach Bundes- und Landesebene (Bund federführend: BMI). Bund-Länder-Arbeitsgruppe wurde zum 11.11.2014 eingesetzt; kommunale Spitzenverbände sind zur Beteiligung eingeladen. Zwei Unterarbeitsgruppen eingerichtet: UAG Recht, erste Sitzung soll am 18.5.2015 stattfinden. UAG Normung, hat am 20.1.2015 erstmalig getagt, nächste Sitzung ist am 11.06.2015.

EU-Normungsverfahren - „Meilensteine“ 18.12.2014: Vorlage eines ersten Normentwurfs zur Kommen- tierung durch die MS Bis 30.1.2015: Prüfung des Entwurfs durch nationale Experten und EU-Projekte Bis 19.4.2015: Bewertung und Einarbeitung der Kommentare auf EU-Ebene Ab 20.4.2015: Bereitstellung des Normenentwurfs zwecks Kommentierung in MS.

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