IT-Projektmanagement SS 2015 Prof. Dr. Herrad Schmidt Kapitel 6 Informationsmanagement im Projekt

6 Informationsmanagement im Projekt Informationsmanagement befasst sich mit der Gestaltung und Steuerung der Kommunikation, der Informationsverarbeitung und -dokumentation. 2 Aspekte sind im Rahmen des Projektmanagements relevant: Die Aufgabenträger benötigen Informationen (zweckgerichtetes Wissen), um ihr Aufgabenpaket erledigen zu können. Der Projektablauf und das Produkt bzw. die Entwicklung müssen dokumentiert werden. Es ist zu regeln: wer wann, welche Information in welcher Form zugestellt bekommt wie sie weiterzuleiten (formelle Informationswege), zu verarbeiten (zur Kenntnis, zur Reaktion, zur Aktion) und auszuwerten ist. Das Informationsmanagement ist ziel- und entscheidungsorientiert.

Die allgemein gültigen Berichtspflichten werden im Projekthandbuch geregelt (mit Vorlagen). Der Projektleiter baut ein projektspezifisches Informationssystem auf, in dem geregelt wird: Inhalte Art der Darstellung einheitlich, klar, übersichtlich, verständlich, vollständig Detaillierungsgrad Aktualität Periodizität Informationsart (schriftlich, mündlich) Übertragungsmedien Bereitstellung und Verfügbarkeit Form der Weitergabe und Adressatenkreis Tooleinsatz (Groupware, Projektdatenbank, Foren, Blogs, etc.) Verantwortung für Erstellung, Freigabe, Verteilung, Rückmeldung, Speicherung

VMI-Informationsmatrix: Oder Zuordnung zu Organisationseinheiten (PL, Teammitglied, Fachvorgesetzter, Lenkungsausschuss, …) Quelle: http://www.projektmanagementhandbuch.de/fileadmin/pdfs/PMH_VMI-Verantwortlichkeits-Matrix.pdf

Projekt-Informationssysteme Zur professionellen Projektdurchführung und –kontrolle gehören die im folgenden beschriebenen Projekt-Informationssysteme, die beim Projektanfang definiert und institutionalisiert werden müssen.

Projektdokumentation Im Rahmen der Projektarbeit fallen eine Vielzahl von Dokumenten an: Konzepte, Pläne, Berichte, Protokolle, Spezifikationen, Listen, Muster, Programmbeschreibungen, etc. Deren Dokumentation dienen der Kontrolle der rechtlichen Absicherung der Nachweispflicht der laufenden Informationsbereitstellung der Sicherung des Wissens und der Auswertung. Ein Teil der Dokumentation gehört zum Vertragsgegenstand bzw. Projektergebnis. http://www.projectcartoon.com/cartoon/3

Voraussetzung für ein effizientes Dokumentenmanagement ist eine praktikable Dokumentationsordnung, die das Einordnen und Finden erleichtert und den Verlust von Informationen verhindert. Der Normenausschuss Informationsverarbeitung des deutschen Instituts für Normung hat eine Reihe von Dokumentationsnormen erarbeitet, die den Inhalt und Aufbau beschreiben. Beispiele: DIN 66230 beschreibt den Inhalt und den Aufbau der Dokumentation von Software-Programmen. DIN 66231 beschreibt den Inhalt und den Aufbau einer Programmentwicklungsdokumentation in Form eines phasenorientierten Projektablaufs. DIN 66232 dient der Beschreibung von Datenobjekten.

Festlegungen bei der Projektdokumentation: Gegenstände der Dokumentation Festlegung einer Dokumentationsstruktur Art des Speichermediums Systematik der Ablage Ort der Aufbewahrung Zugriffsberechtigungen Aufbewahrungsfristen Aktualisierung und Änderungsdienst

Regeln zur Projektdokumentation: s.a. http://www.org- portal.org/index.php?id=12&tx_ttnews%5Bpointer%5D=3&tx_ttnews%5Btt_news%5D=109&t x_ttnews%5BbackPid%5D=6&cHash=761644a7df1c9033774f3a1b4c54ba4d Jedes Dokument hat eine eindeutige Kennung Jedes Dokument kann innerhalb der Dokumentationsstruktur abgelegt werden Jedes Dokument wird aus einheitlichen Standardvorlage generiert Ein Projektbibliothekar überwacht die Einhaltung der Standards, bereinigt Dokumente, pflegt die Dokumentattribute, verwaltet Zugriffsrechte und Versionen Es empfiehlt sich der Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS), siehe z.B. http://www.easy.de/:

Abwicklungsdokumentation: Dazu gehören Dokumente, die die Projektplanung, -führung, -durchführung, Fortschritts- und Qualitätskontrolle betreffen sowie Strategie- und Entscheidungspapiere, Aufträge etc., d.h. Dokumente, die nicht das Produkt selbst betreffen, die aber dauerhaft den Projektverlauf dokumentieren. Sie sind im wesentlichen statischer Natur. Im einzelnen gehören dazu: Projektauftrag, Phasendokumente, Pflichtenheft, Zielbeschreibung, Budgetanträge, Pläne, Arbeitsaufträge, Protokolle, etc. Dazu gehört auch ein Projektlogbuch, siehe z.B. http://www.drblaschka-consulting.eu/fileadmin/user_upload/www.drblaschka-consulting.de/content/Bsp-Projektlogbuch.xls

System- bzw. Produktdokumentation: Dazu gehören Dokumente, die für Wartung, Betrieb, Nutzung und Weiterentwicklung des neuen Systems/Produkts notwendig sind. Bei externen Projekten werden diese Dokumente dem Auftraggeber bei Projektabschluss ausgehändigt. Benutzerdokumentation: Anforderungen an das Systemumfeld Systembeschreibung Benutzerhandbuch Online-Hilfe Fehlerhandbuch

Betriebsdokumentation: Sie dient der Aufrechterhaltung des Betriebs. Sie besteht aus: Installationshandbuch Konfigurationshandbuch Notfallplan Wartungsdokumentation: Sie dient als Basis für die Weiterentwicklung, den Änderungsdienst und die Fehlerbeseitigung. Sie enthält: Architektur- bzw. Konstruktionsdarstellung Modul- bzw. Funktionsbeschreibungen Schnittstellen Listings Testkonzepte und -protokolle

Konfigurationsmanagement Dem Konfigurationsmanagement kommt besonders bei Software-Projekten bzw. technischen Projekten große Bedeutung zu. Das Ziel besteht darin, jederzeit eine aktuelle Version (Konfigura-tion) des Produktes zu verwalten und allen Beteiligten zur Verfügung zu stellen. Eine Konfiguration ist die Beschreibung und der Zustand eines Systems durch die Definition und Realisation seiner Komponenten, der Eigenschaften, der Schnittstellen und die Dokumentation. Im Entwicklungsprozess ist die Konfiguration ständigen Änderungen unterworfen. Einen bestimmten Zustand der Konfiguration nennt man Version. Das Konfigurationsmanagement wird i.d.R. toolunterstützt durchgeführt.

Berichtswesen Berichtsarten: Das Berichtswesen beinhaltet die Erstellung des schriftlichen Rapports. regelt den Informationsfluss während des Projektverlaufs ist Grundlage für Kontroll- und Steuerungsmaßnahmen dient der Kommunikation zwischen Teammitgliedern und zur Umwelt ist knapp und ergebnisbezogen hat einen einheitlicher Aufbau ist objektiv Für Führungskräfte ist ein Management Summary geeignet. Berichtsarten: Quelle: http://www.org-portal.org/index.php?id=12&tx_ttnews%5Bpointer%5D=3&tx_ttnews%5Btt_news%5D=109&tx_ttnews%5BbackPid%5D=6&cHash=761644a7df1c9033774f3a1b4c54ba4d

Quelle: Burghardt [1997]

Praxisbeispiele:

Praxisbeispiele:

Praxisbeispiele:

Besprechungen Projektsitzungen: Sie dienen der gegenseitigen Kommunikation. Sie werden turnusmäßig oder ad hoc einberufen. Einladung der Betroffenen Traktandenliste Zielsetzung Ergebnisse Protokoll Sitzungsarten: Kick-off-Sitzung Kontrollsitzungen problem- bzw. lösungs- bezogene Sitzungen Krisensitzungen Projektabschlusssitzung Quelle: http://roydelgadoblog.blogspot.com/2007/10/medical-economics-cartoon.html

Dialoge: Präsentationen: Einzelgespräche Telefonate informelle Gespräche gesellschaftliche Anlässe Präsentationen: Ergebnisdarstellung Informationsvermittlung Meinungsbildung/Überzeugung Entscheidungsfindung © D. Bernstein: “Die Kunst der Präsentation”

Projektkommunikation Kommunikation bezeichnet den Prozess der Übertragung von Nachrichten zwischen einem Sender und einem oder mehreren Empfängern über spezifische Kommunikationskanäle. Speziell: Austausch von Mitteilungen zwischen Personen. Interne Kommunikation: Informationsfluss und –austausch innerhalb einer Projektorganisation Externe Kommunikation: Kommunikation der Projektbeteiligten mit Kunden, Betroffenen und der Öffentlichkeit Quelle: http://www.kunstnet.de/werk/159971-kommunikation

Kommunikationsmodell von Schulz von Thun: Quelle: https://www.uni-due.de/edit/lp/kommunikation/schulz.htm s.a. http://www.schulz-von-thun.de/index.php?article_id=71 Gelungene Kommunikation: Selbstoffenbarung: transparent Sachinhalt: klar und verständlich Appell: ziel- und lösungsorientiert Beziehung: wertschätzend „Ich weiß nicht, was ich gesagt habe, bevor ich nicht die Antwort des anderen darauf gehört habe.“ Norbert Wiener

Kommunikationsprobleme Keine professionelle Planung, fehlende Kompetenz, fehlende Ressourcen Semantik der Nachricht (Auffassung von Sender/Empfänger) Eindeutigkeit des Ziels Wahl des Kommunikationskanals verbale und nonverbale Kommunikation Fehler bei der Gesprächsführung (Tipps für ärztliche Gesprächsführung https://www.youtube.com/watch?v=6omOY8QojZs) Zeitpunkt Wahrnehmung Reaktion Überlastung Klassisches Beispiel für ein Kommunikationsproblem: Loriot „Feierabend“: https://www.youtube.com/watch?v=sJSLPv86QXo © Bunte Kommunikation by 3in1 marketing pr organisation

Studie Projektkommunikation 2013 (1) von Cetacea Communications & Public Relations, GPM und Atreus Interim Management http://www.cetacea-gmbh.de/Publikationen/Whitepaper http://www.gpm-ipma.de/know_how/studienergebnisse/projektkommunikation.html

Studie Projektkommunikation 2013 (2) http://www.cetacea-gmbh.de/Publikationen/Whitepaper

Ursachen für Änderungsanforderungen: Änderungsmanagement Änderungsanträge während des Projektablaufs werden über das Änderungsmanagement (Change Control) verwaltet, durchgeführt und gesteuert. Das Änderungsmanagement beschreibt Prozesse und Aufgaben, um Änderungen an Produkten kontrolliert und dokumentiert vorzunehmen. Es dient der Transparenz und der Kontrolle von Kosten, Zeit und Ergebnis. Ursachen für Änderungsanforderungen: Anforderungsänderungen vom Auftraggeber Fehlplanungen Fehler in der Durchführung technische Probleme oder technologischer Fortschritt Gesetzesänderungen Marktsituation, u.v.m.

Prozess: Erfassen und kategorisieren eingehender Änderungen Change Request erstellen Betroffene Funktionen identifizieren Auswirkungen neuer Anforderungen analysieren Change Request bewerten (Budget, Termin, Risiko) Über Annahme oder Ablehnung entscheiden In die Releaseplanung integrieren (priorisieren) Bearbeitung veranlassen und Änderung durchführen Versionen kontrollieren Praxisbeispiel: siehe Seite 52 und 53 aus: http://swt.cs.tu-berlin.de/lehre/seminar/ss07/folien/RequirementsManagement_Gruppe7.pdf Es folgen Praxisbeispiele von viadee: