Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 5 – Teil 6 (06.06.2005): Projektmarketing SS 2005 „Der Erfolg eines Projektes hängt hauptsächlich von zwei Dingen ab: Glück einem tollen Projektnamen“ Scott Adams: Das Dilbert-Prinzip

Ziele des Projektmarketings Akzeptanz für das Projekt wird geschaffen Vertrauensbasis für störungsfreies Arbeiten Optimale Unterstützung für das Projekt Spannungen und Konflikte werden vermieden Wertigkeit/Bedeutung des Projektes wird gesteigert Motivation der Projektmitarbeiter wird erhöht Offene Information über das Projekt Schafft Vertrauen Verhindert Gerüchteküche und Unsicherheiten bei Personen, die im Projekt nicht mitwirken, aber vom Projekt betroffen sind Motto: „Tue Gutes und rede darüber“

Projektmarketing: Vorgehen Projektumfeld-Analyse 1. Stakeholder-Analyse Interessen-Analyse 2. Marketingplan erstellen Zielgruppen Medien Termine Budget 3. Marketingplan umsetzen Projektstart Projektdurchführung Projektabschluss PMa erfordert Zeit und Ressourcen a Angemessenheit!

Stakeholder-Analyse (1) Management soll Budget und Ressourcen bereitstellen Nutzen, ROI müssen deutlich vermittelt werden Direkt Betroffenen sollen dem Projekt gegenüber positiv eingestellt sein und seine Umsetzung unterstützen Indirekt Betroffene sollen das Projekt zumindest nicht behindern Nicht Betroffene sollen wissen, dass ein wichtiges Projekt durchgeführt wird Personalvertretung soll Projekt in gutem Einvernehmen konstruktiv kritisch begleiten

Stakeholder-Analyse (2) Person, Gruppe, Bereich Grad der Betroffenheit niedrig mittel hoch Einfluss hoch mittel niedrig Voraussichtliches Verhalten ohne Informationen Synergiepotentiale Konfliktpotentiale Maßnahmenplan Maßnahme Verantwortlicher Termin

Allgemeiner Maßnahmen-/Medienkatalog Rundschreiben Artikel in Mitarbeiter-zeitschrift Intranet (ggf. Internet) Mails Hotlines und Chats Poster/Plakat Flyer Schwarzes Brett Projektlogo Projektname Projektmotto Kickoff-Veranstaltung Präsentationen TOP bei Tagungen Eigene Veranstaltungen zum Projekt Online-Meetings Informelle Gespräche mit Machtpromotoren Gruppengespräche Einzelgespräche Messen Events Zeitungsanzeige Zeitschriftenartikel

Projektmarketing: Inhalte Jeweils Zielgruppen-spezifische Darstellungen Motivation für den Sinn und Nutzen des Projektes mit Begeisterung vermitteln Inhalte Allgemeines zum Projekt (Projektziele, Projektorganisation, Terminrahmenplanung u.ä.) Welchen Nutzen hat die jeweilige Zielgruppe? Was erwartet das Projekt von der Zielgruppe? Wichtig: Offene und umfassende Information Projektmarketing ist grundsätzlich Aufgabe aller Teammitglieder

Projektmarketing-Tipps: Projektstart-Marketing Projektname Einprägsamen Namen fürs Projekt erfinden Projektlogo Projektname und Logo in allen schriftlichen bzw. visuellen Medien verwenden Unterstützer im Top-Management gewinnen Projekt gezielt öffentlich bekannt machen Intranet Mitarbeiterzeitung Informationsblatt oder Broschüre über das Projekt Informationspolitik nach außen mit dem Projektteam festlegen! Wer darf Informationen nach außen geben? Unstimmigkeiten und Konflikte werden im Team geregelt

Projektmarketing-Tipps: Laufende Marketingmaßnahmen Laufende Information über das Projekt und dessen Fortschritte, z.B. wichtige Teilergebnisse Informationsveranstaltungen (zielgruppenspezifisch) TOP-Management Betroffene Fachbereiche Personalrat Stets aktuelle Intranet-Seite Projektinformationsblatt, Projektzeitung (bei Großprojekten bzw. Programmen) Projekten mit hoher Außenwirkung: ggf. Presse-meldung TOP bei jour fixe-Sitzungen des Kernteams, ggf. mit zusätzlichen Beteiligten

Projektmarketing-Tipps: Projektabschluss-Marketing Abschlussveranstaltung mit den wichtigsten internen Entscheidungsträgern Präsentationen über die Projektergebnisse Bekanntgabe der Projektergebnisse Intranet Mitarbeiterzeitung CD-ROM Pressekonferenz: bei Projekten mit hoher Außenwirkung

Praxisbeispiel: KOS Projektziele Projektname Projektlogo Projektmotto Kostenreduktion im Bereich Outputsysteme Abbau von Outputsystemen Einführung Multifunktionsgeräte (kopieren, drucken, scannen, faxen) Projektname Projektlogo Projektmotto Kostenmanagement Output Systeme KOS Maßnahmen & Medien Intranet, Rundschreiben, Mails, Präsentationen, TOP bei Tagungen, Kickoff-Veranstaltung, Anwender-Feedback u.a. Weitere Kernbotschaften Faires, Kennzahlen-basiertes Vorgehen (bedarfsgerecht!) Lokale und persönliche Besonderheiten werden berücksichtigt