Digitalisierung des Rechnungsverkehrs Elektronische Rechnungen bei der GEWOBA Einsatz des Mareon-Portal Datum: 18.05.2015 Ort: Handelskammer Bremen Referent: Frank Wendt, GEWOBA / Marco Schnakenberg, Elektro Suhr GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen

Agenda Ausgangslage Umsetzung Prozess Auftrag Prozess Rechnung Mareon Vorteile / Nachteile GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen

Ausgangslage seit 2010 SAP Blue Eagle als ERP-System Investitionen in den Bestand (2015) 60 Mio. € pro Jahr, davon: ca. 34,5 Mio. Modernisierung ca. 19,2 Mio. Großinstandhaltung ca. 20 Mio. ungeplante Instandhaltung Fokussierung „Massengeschäft“: ca. 80.000 Vorgänge pro Jahr (Rechnungen von 10 bis 5.000 €) GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen

Umsetzung Projektstart 2012 Interdisziplinarische Arbeitsgruppe aus Rechnungswesen, IT, Innenrevision, Controlling, kaufmännischer und technischer Wohnungsverwaltung Produktentscheidung für Mareon (www.mareon.de) seit mehr als 10 Jahren am Markt etabliert bei rund 250 wohnungswirtschaftlichen Kunden im Einsatz Über 8.500 angebundene Handwerker Schnittstellen zu mehr als 50 Handwerkersoftwaresystem auch als reine Weblösung ohne Schnittstelle nutzbar vorhandene Schnittstelle zu SAP GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen

Umsetzung Identifizierung der strategischen Geschäftspartner nach Umsatz und Anzahl der Aufträge ca. 500 Unternehmen im Bereich der ungeplanten Instandhaltung ca. 100 Unternehmen Infoveranstaltung / Vertragsunterlagen / Schulungsangebote aktuell 85 Unternehmen im Mareon für die GEWOBA aktiv Projektstart zum 01.01.2013 mit ausgewählten Handwerkern und beauftragenden Kollegen Erweiterung um Firmen und beauftragende Kollegen zum 01.03.2013 Nutzung des kompletten digitalen Prozesses vom Auftrag bis zur Rechnung seit Januar 2014 GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen

Elektronische Geschäftsabwicklung: Auftrag GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen

Elektronische Geschäftsabwicklung: Rechnung GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen

Mareon / Online-Ansicht GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen

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Vorteile / Nachteile aus Sicht der GEWOBA Entlastung von Fachbereichen (Postumläufe, Unterschriften, etc.) Bessere Einbindung der örtlichen Wohnungsverwaltung Geringere Durchlaufzeiten einer Rechnung  schnellere Zahlung an den Handwerker Tagesaktuelle Budgetübersicht Auswertbarkeit der Leistungen durch Einheitspreisabkommen und Gewichtung im Einkauf Nachteile: Aufwand in der Systempflege SAP (Rahmenverträge je Handwerker, Gewerk und Leistungsart) Durchgängige Akzeptanz bei den Geschäftspartnern („Ein-Mann-Betriebe“ / Kleinstunternehmen) GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen

Vorteile / Nachteile aus Sicht der Unternehmer Einfache Bedienung Leichtes Verständnis Stetige, aktuelle Auftragsansicht Geldeingänge ersichtlich Controlling Automatisches Archiv Online, ohne Softwareanbindung möglich Terminierung bei Bedarf möglich Nachteile: Anschaffungskosten für evtl. Handwerkersoftware / Schnittstelle Pflege der Software GEWOBA Aktiengesellschaft Wohnen und Bauen