Prozessmanagement mit Wertanalyse Ziele Funktion und Alternativen Arbeitsgang-Analyse Liegezeiten-Analyse Wertanalyse Von der IST-Lösung zur IST-Funktion Von der IST-Funktion zur SOLL-Funktion Suche nach besseren Lösungen für die SOLL-Funktionen Kreativitätstechniken Arbeitsgruppen Wertanalyse Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 1/38

1.1 Prozessmanagement Ziele: Kurze Durchlaufzeiten Geringe Kosten, besonders Personalkosten Gleichmäßige Auslastung Einhalten der gewählten Qualitätsstandards Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 2/38

1.2 Prozessmanagement Bestimmungsgrößen: Bearbeitungszeit: Objekt erschaffen oder verändern, z.B. Titelaufnahme Transferzeit: Daten übertragen Kontroll-, Abstimmungszeit Transportzeit: Ortsveränderung des Arbeitsobjekts Liegezeit: Arbeitsobjekt wartet Rüstzeit: Vorbereitung der Bearbeitung Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 3/38

1.3 Prozessmanagement Jede konkrete Bestimmungsgröße (z.B. Titelaufnahme) wird auf folgende Fragen untersucht: Welche Funktion? z.B. Metadaten erfassen Gibt es alternative Lösungen für diese Funktion? z.B. Übernahme von Fremddaten Welche lösungsbedingenden Vorgaben erfordern die Alternativen? z.B. geeigneter Lieferant , EDV-System, Haushaltsmittel… Hierzu: Anwendung der Wertanalyse! Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 4/38

1.4 Funktion und Alternativen Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 5/38

1.5 Arbeitsgang-Analyse Arbeitsgang-Analyse richtet den Blick auf: Reihenfolge der Arbeitsschritte, Erforderliche Kapazitäten, Träger = Wer führt den Arbeitschritt aus? Standort = Wo wird der Arbeitsschritt ausgeführt? Sachmittel = Welche Betriebsmittel (z.B. integriertes EDV-System) und Materialien (Etiketten) werden benötigt? Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 6/38

1.6 Arbeitsgang-Analyse Jeder Arbeitsschritt wird auf Optimierungspotenziale untersucht, z.B.: Standorte: Wegfall von Transporten durch bessere Anordnung Liegezeiten und Kapazitäten: Wegfall durch ausreichende Kapazitäten Liegezeiten und Träger: Wegfall durch Zentralisation auf wenige Träger (integrierter Geschäftsgang) Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 7/38

1.7 Zergliederung der Arbeitsschritte Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 8/38

1.8.1 Liegezeitenanalyse UB Magdeburg – Combi-Projekt 1998 Vorausgegangen: Verfügbarkeitsstudie mit dem Ergebnis Unzufriedene Kunden wegen langer Prozessdauer Zeitdauer vom Eingang der Literaturanforderung aus den Fakultäten bis Lieferung Kein Problem Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 9/38

1.8.2 Liegezeitenanalyse Laufzettel Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 10/38

1.8.3 Liegezeitenanalyse Durchführung und Auswertung 1.10.-31.12. 13.000 Zettel eingelegt Auswertung bis 31.3., Stichprobe: 3 x 150 Zettel gezogen Ergebnis (in Tagen): UB Hauptbibliothek MZB FB-GSE Erwerbung 6,9 12,8 2,8 5,1 Fachreferat 55,9 33,6 0,7 133,2 Katalog 10,0 10,2 9,1 10,8 Freihandstandort (2,88 nur HB) 2,9 - Buchbearbeitung 5,6 4,7 5,5 6,2 Einstellen 4,2 7,7 3,1 1,8 Summe 83,4 71,8 21,2 157,2 Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 11/38

1.8.4 Liegezeitenanalyse Maßnahmen Verstärkung der Fachreferate Optimierte Logistik der Literaturablage (Normal, Eilt, Problemfälle, Dauerleihen) Allegro-Katalog parallel zu PICA wurde eingestellt Mehr Fremddatennutzung Verzicht auf eigene Freihandsystematik. Aufstellung nach Klassifikation Technische Buchbearbeitung statt als nebenher-Aufgabe der Magaziner: eigener Arbeitsbereich Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 12/38

2.1 Wertanalyse EN 1325-1, früher DIN 69 910 Ziele: Kostenreduktion, Nutzensteigerung Ansatz: Von der vorhandenen Lösung (z.B. Auspacken der Lieferung) zur Funktion (Lieferung zugänglich machen) und zur SOLL-Funktion und weiter zu alternativen Lösungen (durch den Lieferanten machen lassen) Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 13/38

2.2 Wertanalyse Im Rahmen der Wertanalyse werden eingesetzt: Projektmanagement zur Durchführung eines Wertanalyse-Projekts und zur Implementierung des Projekt-Ergebnisses Nutzwertanalyse, Kreativitätstechniken, Pflichtenheft Ursprüngliches Anwendungsgebiet: Optimierung materieller Produkte, heute auch: Dienstleistungen, Prozesse… Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 14/38

2.3 Ablauf der Wertanalyse Grundschritt: Projekt vorbereiten (Ziel festlegen, Ablauf planen…) Grundschritt: Objektsituation analysieren (Funktionen ermitteln…) SOLL-Zustand beschreiben (bzgl. Funktionen!) Lösungsideen entwickeln Lösungen festlegen Lösungen verwirklichen Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 15/38

2.3.1 Ablauf der Wertanalyse Grundschritt 1 Grundschritt: Projekt vorbereiten Teilschritt: Objekt auswählen Teilschritt: Grobziel mit Bedingungen, Untersuchungsrahmen abgrenzen Projektorganisation festlegen Einzelziele aus Grobzielen herleiten, z.B. Vergleich mit Best-Practice-Beispielen Vergleich mit Kosten für Fremdleistung Nutzerbefragung: Anforderungen? Vergleich mit Normen, Regelwerken Projektablauf planen Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 16/38

2.3.2 Ablauf der Wertanalyse Grundschritt 2 Objektsituation analysieren Objekt- und Umfeldinformationen beschaffen Kosteninformationen beschaffen Funktionen ermitteln Lösungsbedingende Vorgaben ermitteln Kosten den Funktionen zuordnen Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 17/38

2.3.2 Objekt-, Umfeldinfo beschaffen (Teilschritt 2.1) Ablaufdiagramm des vorhandenen Geschäftsgangs: für jede Station: Liegezeiten, Bearbeitungszeiten, Mengen Für jede Station Ermittlung der erforderlichen Rüstzeiten Sachmittel (EDV-Module, Materialien, Normdateien…) Räumen Trägern (Qualifikationen) Klassifizierung der Vorgänge nach: Bearbeitung, Transport, Transfer Liegezeit Phase (Planung / Ausführung) Rang (Entscheidung / Ausführung) Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 18/38

2.3.2 Funktionen ermitteln (Teilschritt 2.3) Schrittweise ins Detail mit Funktionsbaum: Zur Formulierung: Substantiv + Verb Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 19/38

2.3.2 Lösungsbedingende Vorgaben (Teilschritt 2.4) Beispiele für lösungsbedingende Vorgaben: Neuzugänge verfügbar machen: Unverzichtbar, da Bibliothekszweck Neuzugänge auswählen: Das Erwerbungsprofil muss umgesetzt werden Neuzugänge erschließen: Konsequenzen von Lösungsalternativen für den vorhandenen Bestand? Titeldaten erfassen: nach RAK gemäß Verbund-Standard Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 20/38

2.3.3 Ablauf der Wertanalyse Grundschritt 3 SOLL-Zustand beschreiben Informationen aus Grundschritt 2 auswerten SOLL-Funktionen festlegen Lösungsbedingende Vorgaben festlegen, z.B.: Inventarisierung ist vorgeschrieben Anforderungen aufgrund Verbundteilnahme Kostenziele den SOLL-Zielen zuordnen, z.B.: „Neuzugang recherchierbar machen“ darf nicht mehr als xy kosten „Neuzugang beschaffen“ darf nicht mehr als… (Kosten für Auswahl, Bestellung, Inventarisierung) Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 21/38

2.3.3 SOLL-Funktionen festlegen (Teilschritt 3.2) SOLL-Funktionen = im Sinn der Zweckbestimmung (Gesamtfunktion) erforderlich (ggf. incl. Gestaltungsfunktionen, nicht nur Gebrauchsfunktionen beachten) Prinzipiell gilt NEIN für alle Funktionen außer Gesamtfunktion. Nur bei zwingenden Argumenten wird eine Funktion zum SOLL Nur solche IST-Funktionen werden zu SOLL-Funktionen, die nicht unnötig für den Zweck sind und für die keine bessere (kostengünstigere, dem Ziel besser entsprechende…) Funktions-Alternative zu finden ist Beispiel für eine Funktionsalternative: Titeldaten erfassen / Titeldaten überspielen lassen Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 22/38

2.3.4 Ablauf der Wertanalyse Grundschritt 4 Lösungsideen entwickeln Vorhandene Ideen sammeln Neue Ideen entwickeln Bewertungskriterien festlegen Lösungsideen bewerten Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 23/38

2.3.4 Lösungsideen entwickeln (Teilschritt 4.1) Ausgehend von den SOLL-Funktionen werden alle denkbaren Lösungen gesucht, die die betreffende Funktion auf der untersten Ebene des Funktionsbaums realisieren: 4.1 Vorhandene Ideen sammeln Lösungen in anderen Bibliotheken studieren Anderes Lösungsprinzip möglich, z.B. stark klebende Etiketten ohne Überfoliierung? Vorteile durch raumorganisatorische Veränderungen? Vorteile durch Veränderungen der Losmengen, z.B. häufigerer Transport je kleinerer Mengen Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 24/38

2.3.4 Lösungsideen entwickeln (Teilschritt 4.1) Weiter mit 4.1 Vorhandene Ideen sammeln Vorteile durch andere Gestaltung, z.B. Verbuchungsetikett außen/innen? Wird eine Funktion von mehreren Elemente erfüllt, von denen eines entfallen kann, z.B. Verlagsname aus ISBN generieren? Zufügen weiterer Funktionsträger, z.B. RFID-Chips mit Info über Standort und letzte Ausleihe Kann Funktion von einem anderen Element übernommen werden, z.B. Eigentumskennzeichnung auf dem Barcode-Etikett Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 25/38

2.3.4 Lösungsideen entwickeln (Teilschritt 4.1) Weiter mit 4.1 Vorhandene Ideen sammeln Kann dieses Element weitere Funktionen übernehmen, z.B. automatische Generierung von Schlagwörtern aus dem Titel? z.B. Titeldatensatz für Bestellung und Katalog Vorteile durch Verkleinern oder Vergrößern des Funktionsträgers? Günstige Zusatzfunktionen möglich? Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 26/38

2.3.4 Lösungsideen entwickeln (Teilschritt 4.2) 4.2 Neue Ideen entwickeln: Brainstorming Gruppenarbeit Synektik = verfremdende Analogien durch freie Assoziationen, z.B.: Problem: Zeitliche Koordination dezentraler Entscheidungen Assoziation: Chorgesang – Rhythmus Lösungsidee: Festlegung periodischer Termine Kreativitätstechniken Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 27/38

2.3.4 Lösungsideen entwickeln (Teilschritt 4.3) 4.3 Bewertungskriterien festlegen: Ideen aus Teilschritt 4.1 und 4.2 grob klassifizieren: nicht lohnenswert weiterverfolgen Mindestens 3 Lösungsideen je Funktion weiterverfolgen Kriterien: erwartete Frist für die Ausarbeitung der Idee erwartete Probleme bei der Durchführung erwartete Zielkonformität Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 28/38

2.3.5 Ablauf der Wertanalyse Grundschritt 5 Lösungen festlegen Ideen aus Grundschritt 4 zu Lösungen verdichten und darstellen Lösungsansätze bewerten Lösungen ausarbeiten = individuelle Detailarbeit mit Zeitziel Lösungen bewerten (funktional, kundengerecht) Entscheidungsvorlage erstellen Entscheidung herbeiführen Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 29/38

2.3.6 Ablauf der Wertanalyse Grundschritt 6 Lösungen verwirklichen Realisierung im Detail planen Realisierung einleiten Realisierung überwachen Projekt abschließen Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 30/38

2.4 Wiederholung Grundidee der Wertanalyse Von der IST-Lösung zur IST-Funktion IST-Funktionen kritisch prüfen SOLL-Funktionen festlegen Lösungen für die SOLL-Funktionen entwickeln und prüfen Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 31/38

3.1 Kreativitätstechniken 3.1.1 Morphologischer Kasten Von der Verrichtung zur Funktion Binnen 15 Minuten alternative Lösungen eintragen Alternativen erörtern: an sich, Verträglichkeit mit anderen Lösungen Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 32/38

3.1 Kreativitätstechniken 3.1.2 Methode 635 Arbeitsgruppen zu je 6 Teilnehmern Darlegung des zu lösenden Problems Jedes Mitglied notiert 3 Lösungen und reicht das Blatt seinem Partner zur Rechten Jeder ergänzt die Ideen um weiterführende Gedanken oder neue Ideen 5 Durchläufe Auswertung durch eine andere Arbeitsgruppe: auf jedem Blatt jede Zeile Die auswertende Arbeitsgruppe präsentier die überzeugendsten Ideen in einem Ideenpool Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 33/38

3.1 Kreativitätstechniken 3.1.3 SIL-Methode Systematische Integration von Lösungsansätzen Teilnehmer notieren je 1 Lösungsidee Ein Teilnehmer präsentiert seine Idee Erörterung in der Gruppe: Besonders gut daran ist… Zweiter Teilnehmer präsentiert, Gruppe erörtert Gruppe erfindet eine integrierte Lösung Beispiel: Transportwege minimieren Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 34/38

4 Arbeitsgruppen Wertanalyse 4.1 IST-Funktionen ermitteln Skizzieren Sie den den IST-Geschäftsgang einer Ihnen bekannten Bibliothek Formulieren Sie die Funktionen und halten Sie sie in einem Funktionsbaum fest Ermitteln Sie die lösungsbedingenden Vorgaben! Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 35/38

4 Arbeitsgruppen Wertanalyse 4.2 Alternative Aufgabe Skizzieren Sie den den IST-Geschäftsgang einer Ihnen bekannten Bibliothek Führen Sie eine Arbeitsgang-Analyse mit starker Zergliederung der Verrichtungen durch Reihenfolge, Kapazitäten, Träger, Standorte, Sachmittel Erörtern Sie für jeden Arbeitsschritt Optimierungspotenziale Standorte, Liegezeiten, Kapazitäten, Träger Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 36/38

4 Arbeitsgruppen Wertanalyse 4.3 SOLL-Funktionen festlegen Legen Sie die SOLL-Funktionen für den Geschäftsgang einer Ihnen bekannten Bibliothek fest Halten Sie sie in einem SOLL-Funktionsbaum fest Formulieren die lösungsbedingenden Vorgaben SOLL-Funktionen = zwingend für den Zweck (ggf. incl. Gestaltungsfunktion) Grundsatz für jede Funktion außer der Gesamtfunktion: nicht zwingend Funktionsalternativen prüfen Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 37/38

4 Arbeitsgruppen Wertanalyse 4.4 Lösungsideen Gehen Sie von einem SOLL-Funktionsbaum aus Sammeln Sie vorhandene Lösungsideen (Teilschritt 4.1) Halten Sie sich dafür Folien 24-26 vor Augen Entwickeln Sie neue Lösungsideen für die Funktionen (Teilschritt 4.2) Setzen Sie mindestens eine Kreativitätstechnik ein Bewerten Sie die Lösungsideen (Teilschritt 4.4) Wenn die Zeit reicht: Entwickeln Sie einige Lösungsideen zu Lösungsansätzen weiter (Teilschritt 5.1) Prof. Umlauf, HU Berlin: Prozessmanagement mit Wertanalyse 38/38