Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 3 – Teil 2 (18.05.2009): Projektplanung 1 mit MS Project 2007 SS 2009

IT-Unterstützung im Projektmanagement Vielfältige Toolunterstützung möglich/notwendig Tool-Einsatz ist aber kein Garant für den Projekterfolg! Typische PM-Software-Funktionen Planung: Projektstruktur, Arbeitspakete, Projektablauf, Termin-, Kapazitäts- und Kostenplanung Ressourcenmanagement Projektüberwachung und -steuerung: Projektfortschritt, Ressourcen-/ Kostenentwicklungen Dokumentenmanagement Kommunikationsmanagement / Collaboration Multiprojekt-/ Portfolio-Management Unterstützung von Arbeitstechniken, z.B. Mind-Mapping Software für spezielle Aufgaben, z.B. Risiko- oder Qualitäts-Management Zeiterfassung der Projektarbeit Keine Tool-Gläubigkeit entwickeln: Das Denken nehmen die Tools nicht ab. Man muß mit den Tools auch umgehen können. Nicht mit Kanonen auf Spatzen schießen! "A fool with a tool is still a fool."

Kategorisierung der PM-Tools Enterprise Projektmanagement-System Portfoliomanagement Ressourcenmanagement (unternehmensweit) Multi-Projektmanagement-Systeme planungsorientiert prozessorientiert ressourcenorientiert Programmmanagement Programmcontrolling Einzel-PM-Software Projektplanung Projektcontrolling Die Projektmanagementsoftware-Produkte können grob in die hier dargestellten 4 Hauptkategorien eingeteilt werden. Darstellung in Anlehnung an K. Ahlemann (www.pm-studie.de) Die Multi-Projektmanagement-Systeme (MPS) können aufgrund ihre unterschiedlichen Schwerpunkte nochmals differenziert werden in: Planungsorientiert: Planung von großen komplexen Projekten Ressourcenorientiert: Management eines Ressourcenpools Prozessorientiert: Qualitäts- und Prozessmanagement Trend: webbasierte EPS mit Collaboration (Eier-legende Wollmilchsau); Bsp: MS Project 2007 mit Portfolio-Server und Sharepoint (Collaborationsplattform) Projektteamkommunikation: PM-Portale mit Groupware, Dokumentenmanagement Collaboration

PM-Tool-Markt Produktmarkt: sehr intransparent Marktprodukte Augeo5 (Augeo) Artemis Views (Artemis) Collinor IRP (Collinor) GanttProject (Open Source-Tool) MS Office Project 2007 (Microsoft) Open Plan (Welcon) P3 (Primavera) PHProjekt (Open Source-Tool) Planview (Planview) Project Scheduler (Scitor) projektplace.de Results Management (ABT) Superproject (CA)

MS Project 2007 Am meisten verwendete Projektmanagement-Software: > 3 Millionen Anwender Versionen Früher: MS Project 98, MS Project 4.0, MS Project 2000 / 2002, MS Office Project 2003 Seit Anfang 2007: MS Project Standard 2007 MS Project Professional 2007 MS Project Server 2007 Aufbau ähnlich MS Excel a leicht erlernbar; Aufgabenlisten-Import von Outlook/Excel möglich Projektberater: interaktiver Planungsleitfaden zur Projektunterstützung, geeignet für schnellen Einstieg Unternehmensweites PM mit Rollen-basiertem Ansatz Nun zum Tool-unterstützten Projektmanagement mit MS Project 2007: MS Project ist die am weitesten verbreitetste PM-Software Ähnlichkeiten zu Excel Hinter MS Project steckt eine Riesen-DB (MS SQL) und der Internet Information Server. Literatur zu MS Project 2007 wurde in der 1. Vorlesung bekannt gegeben. Projektberater führt im Sinne einer interaktiven Online-Checkliste – den Anwender schrittweise durch alle Aktionen zur Erstellung und Pflege des Projektplanes. Der Projekt-Berater ermöglicht eine schnelle Einarbeitung. Er fungiert als Ratgeber von der Initialplanung über die Ressourcenplanung und die Projektverfolgung bis zum Projektabschluß

Möglichkeiten von MS Project Projektdaten Erfassung Verwaltung Veränderung Auswertung Verschiedenste Möglichkeiten der Projektdarstellung Gliederungen Diagramme Netzpläne Berichte Von MS Project unterstützte Projektphasen: Hilfsmittel für Projektverwaltung Erspart dem PL Zeit für aufwendige Darstellungen, Projektübersichten und Tabellen Planung Durchführung Abschluss

Anwendungsfenster von Microsoft Project Menue-Leiste Symbol-Leiste Zeitskala Aktive Zeile Teilungsbalken Tabellen-Ansicht Grafik-Ansicht

Arbeiten mit dem „Projektberater“ Ein-/Ausblenden Projektberater Der Projektberater gibt Hilfestellungen in der Projektarbeit: Neuanlage eines Projektes Überwachung eines laufenden Projektes Erstellung von Projektberichten Projektberater Tabellen-Ansicht Grafik-Ansicht

Mini-Leitfaden "Project 2007" auf Website der Vorlesung Vorgehensschritte MS Project starten Neue Project-Datei „Projekt1“ wird erzeugt Anfangs- oder Endtermin eintragen Grundeinstellungen vornehmen Standardvorgangsart: Feste Dauer Neue Vorgänge sind leistungsgesteuert: deaktivieren Projektkalender einrichten Vorgänge und Meilensteine eingeben, gliedern, mit Dauer versehen, verknüpfen Sammelvorgänge festlegen Ausdruck der Projektpläne, Diagramme und Übersichten Speichern der Projekt-Datei Beenden von MS Project Mini-Leitfaden "Project 2007" auf Website der Vorlesung

Beispiel: Einführung einer PM-Software Arbeitspakete Dauer Vorgänger 1. Anforderungen definieren 2t 2. Angebote einholen 1w 1 3. Auswahl der PM-Software 4t 2 4. Präsentation und Mittelfreigabe 0t 3 5. Installation der Software auf Server 1t 4 6. Installation der Software auf Clients 3t 7. Schulung vorbereiten 8. Schulung der Anwender 5;6;7 9. Abschluss mit Feier 8 Nach der Mittelfreigabe können die Installationen und die Schulungsvorbereitungen parallel anlaufen. Wenn die Software auf Server und Clients installiert ist, kann die Schulung durchgeführt werden Zum Abschluss ist eine kleine Feier vorgesehen. Achtung: 1w = 5t (Arbeitstage)

2. Anfangstermin festlegen Projekt -> Projektinfo Anfangstermin: 05.05.2009; alle Folgetermine und der Endtermin werden automatisch berechnet

3. Grundeinstellungen vornehmen Extras -> Optionen -> Terminplan Häkchen entfernen Einstellungen werden auch für zukünftige Projekte gespeichert MS Project hat die Standardeinstellung „leistungsgesteuert“. Wenn man dann den Einsatz von Ressourcen erhöht, verkürzt sich die Dauer. Diese Voreinstellung bereitet aber häufig Probleme. Daher deaktivieren wir diese Voreinstellung und wählen als Standardvorgangsart: Feste Dauer. Planung mit Fester Dauer bedeutet, dass zunächst die Dauer der Vorgänge geplant wird. Sobald die Grobplanung steht, werden die Ressourcen eingeplant und zugeordnet. Alternative wäre: Planung mit fester Arbeit Zunächst wird die Arbeit für die Erledigung der Vorgänge geplant. Dann werden die Ressourcen auf die Vorgänge verteilt. Auf der Basis der geplanten Arbeitsmenge und der Verfügbarkeit der Ressourcen wird die Dauer des Vorgangs berechnet. Darüber hinaus macht es Sinn, diese neue Einstellung als Standard für alle Projekte zu definieren.

4. Projektkalender einrichten Menuepunkt Extras Arbeitszeit ändern Termin wählen und unter Reiter Ausnahmen dessen Name eingeben Ergänzend kann man zu jeder Ressource einen eigenen Ressourcen-Kalender einrichten

5. Eingabe der Vorgänge und Meilensteine Balkendiagramm wird automatisch generiert

Darstellung des kritischen Pfades Menuepunkt Ansicht Weitere Ansichten Balkendiagramm: Einzelheiten

6. Ergänzung durch Sammelvorgänge/Phasen Ansicht Balkendiagramm: Überwachung

7. Aktuelle Ansicht drucken (Hardcopy) Symbol Foto anklicken Zeitraum auswählen

Aufgabe 3: Projektplanung I (1) Der von Ihrem Team in Aufgabe 2 erstellte „Projektantrag“ wurde vom Auftraggeber (Dozent) mit der Auflage genehmigt, dass das innovative Internet-Unternehmen spätestens zum 30.06.2009 online geht Die Projektplanung ist an diesem Termin auszurichten! Erstellen Sie einen objektorientierten, einen funktionsorientierten und einen gemischt-orientierten Projektstrukturplan in Organigrammform. Erarbeiten Sie zu dem gemischt-orientierten PSP alle Arbeitspakete Bitte beachten Sie bei der Aufgabenverteilung, dass die Arbeitsleistung jedes Teammitglieds klar erkennbar wird und die Zeitvorgaben (mindestens 78 h für Informatiker; mindestens 39 h für Nicht-Informatiker) eingehalten werden. Die Informatiker sollen in etwa gleichgroße Programmieranteile übernehmen Geben Sie die Planungsdaten mit den Meilensteinen in MS Project 2007 ein und speichern Sie den Basisplan (BP) unter BP1-Team_x.mpp Die Ergebnisse von 1. - 3. sind zusammen mit den Erfahrungen aus der Projektarbeit und mit den Erfahrungen aus dem Arbeiten mit MS Project in der Präsentations-Datei Plan1-Team_x.ppt darzustellen Erstellen Sie die Kapitel 5 und 6 des Projektberichtes (Transferprojekt) Präsentation durch PL der Teams 1 und 2 am 25.05.2009

Aufgabe 3: Projektplanung I (2) Die offizielle Planabnahme (Meilenstein) erfolgt am Montag, 25.05.09 im Windows-Lab (L3) vor der Vorlesung: 12:00 Team 1 12:15 Team 2 12:30 Team 3 12:45 Team 4 13:00 Team 5 Hierzu sind vom PL oder einem Teammitglied die folgenden Planungen vorzulegen: Phasenplan, Meilensteinplan Grafische Darstellung des Phasenplans mit den Meilensteinen Projektstrukturplan mit der Aufgabenverteilung (APs) der Teammitglieder Um den vorgegebenen Termin 30.06.2009 einzuhalten, ist nach Freigabe des Projektplanes umgehend mit der Projektdurchführung zu beginnen. Ab sofort ist ein wöchentlicher „jour fixe“ mit Protokoll durchzuführen Der jeweils verantwortliche PL erstellt das wöchentliche Protokoll. Bitte folgende Namenskonvention beachten: „P_n-Team_x.doc“ ist das n-te Protokoll von Team x Die jour fixe-Protokolle werden Bestandteile der Projektdokumentation Die Arbeitszeiten jedes Teammitglieds sind mit dem Zeiterfassungsformular zu erfassen 22.05.2009: Abgabetermin für die drei Dateien: BP1-Team_x .mpp, Plan1-Team_x .ppt, P_1-Team_x.doc

Aufgabe 3: Gliederungsvorgabe für die Präsentation (3) Projektsteckbrief Datei: Plan1-Team_x .ppt Phasenplan Meilensteinplan Projektstrukturpläne Objektorientierter PSP Funktionsorientierter PSP Gemischter PSP Arbeitspakete (Einzelbeschreibungen) Basisplan in MS Project (Screenshot) Erfahrungen Projektarbeit MS Project 2007 Präsentationen der PL des Teams 1 und 2 in der nächsten Vorlesung Noch besprechen: - Jour fixe-Protokoll - Zeiterfassungstabelle

zu Aufgabe 3: Projektbericht (4) 5. Phasenplanung 5.1 Beschreibung der Projektphasen Erläuterungen zum Inhalt der Projektphasen. 5.2 Meilensteinliste Beschreibung, Terminierung und Status der Meilensteine. 5.3 Veranschaulichung der Projektphasen Grafische Darstellung der Phasen und Meilensteine  6. Projektstrukturplan 6.1 Darstellung und Codierung des PSP Beispiel eines grafischen PSP mit Codierung inklusive Wurzelelement und Begründung der gewählten Orientierung/Art. 6.2 PM im PSP Beschreibung der im PSP dargestellten PM-Aufgaben 6.3 Arbeitspaketbeschreibung Beschreibung der Arbeitpakete des PSP (nicht PM-Aufgaben) Inhaltliche Anforderungen kursiv Besprechung der Vorlage

Aufgabe 3: Projektplanung I (5) Wichtige Tipps zur Durchführung von Aufgabe 3: Durchgängigkeit: PSP – AP-Beschreibungen – Basisplan! APs sind „Blätter“ des PSP und gehen als Vorgänge in den Basisplan ein Zur Basisplanerstellung (MS Project) Beginn mit den frühesten Vorgängen Sammelvorgänge erhöhen die Übersichtlichkeit Meilensteine nicht vergessen! Meilensteine i.a. nur zu den wichtigsten Sammelvorgängen Nicht mehrere Meilensteine zum gleichen Termin Meilensteine sind keine Inseln; sie setzen voraus, dass bestimmte zugehörige Vorgänge abgeschlossen sind Dateien immer an Dozenten und Assistenten schicken Folien immer mit Fußzeile: Name/Team, Datum, Titel, Seitenzahl Meilensteine sind besonders wichtige Teil- oder Zwischenergebnisse; sie schließen i.a. mehrere zusammengehörige APs/Vorgänge ab.

Jour fixe-Protokolle und Zeiterfassung Besprechung der Vorlage Ein am Jour fixe verhinderter Teilnehmer muss die Ergebnisse anhand des (Ergebnis-)Protokolls nachvollziehen können Arbeitszeitnachweise Für jeden Monat sind die geplanten Soll-Stunden einzutragen; Vergleich Ist/Soll erfolgt am Projektende