Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 5 – Teil 2 (12.06.2006): Projektdurchführung und Projektcontrolling mit MS Project SS 2006 In diesem Abschnitt wollen wir lernen, wie mit MS Project ein Projekt überwacht und fortgeschrieben wird.

Projektdurchführung mit MS Project Geplante Werte (Basisplan; baseline) Ursprünglicher Terminplan Ursprüngliche Vorgangsinformationen: z.B. Ressourcen, Kosten Aktuelle Werte (Ist-Daten) Aktueller Stand des Projektes (z.B. Grad der Abgeschlossen-heit von Vorgängen) Terminplan wird kontinuierlich mit aktuellen Informationen aktualisiert, z.B. endgültige Anfangs- und Endtermine, Angaben zur Dauer aktueller Vorgänge, aktuelle Kosten- und Arbeitsinformationen Berechnete Werte Projektaktualisierungen können zu neu berechneten Termin-plänen führen Neues Gesamtbild des Projektes, einschließlich neuer Abschlusstermine, Gesamtkosten und Gesamtaufwand Mit MS Project läßt sich der Projektfortschritt gut über wachen und verwalten. Allerdings setzt dies voraus, daß die Projektdaten laufend aktualisiert werden.

Vorgehen Einstellung des aktuellen Datums (Stichtag) Projekt _ Projektinfo _ Statusdatum: 12.06.2006 Einblenden der Überwachungsleiste Ansicht _ Symbolleisten _ Überwachen aktivieren Eingabe der gesammelten IST-Daten: Alles nach Plan Abgeschlossene Vorgänge Vorgänge in Bearbeitung Ggf. neuer, aktualisierter Terminplan Vergleich: Aktueller Terminplan mit Basisplan

Alles läuft nach Plan Extras _ Überwachung _ Projekt aktualisieren Sonderfall: alle APs im genauen Zeitplan

Aktualisierungen: Abgeschlossene Vorgänge Termingerecht begonnen und abgeschlossen: Symbol „100%“ aus Terminüberwachungsleiste Zu früh oder zu spät begonnen oder abgeschlossen: Extras _ Überwachung _ Vorgänge aktualisieren Tatsächlichen Anfangstermin eingeben % Abgeschlossen: 100% Verbl. Dauer: 0 Dauer hat sich geändert Aktuelle Dauer eingeben Verbleibende Dauer eingeben Normalfall: alle Variationen

Extras _ Überwachung _ Vorgänge aktualisieren Der zu aktualisierende Vorgang ist zunächst auszuwählen. Dann: Extras – Überwachung – Vorgänge aktualisieren Alternative: Doppelklick auf den Vorgang Extras _ Überwachung _ Vorgänge aktualisieren

Vorgänge in Bearbeitung Laufende Vorgänge, die planmäßig begonnen wurden Markieren der betreffenden Vorgänge Extras _ Überwachung _ Projekt aktualisieren Aktivierung: „Als 0 – 100% abgeschlossen festlegen“ Aktivierung: „Für ausgewählte Vorgänge“ Laufende Vorgänge, die zu früh oder zu spät begonnen wurden Datum des tatsächlichen Beginns eingeben Wert für „% abgeschlossen“ eingeben Laufende Vorgänge, deren Dauer sich geändert hat Extras _ Überwachung _ Vorgänge aktualisieren Änderung der Dauer eingeben

Fortschrittslinie einblenden Extras _ Überwachung _ Fortschrittslinien ... Fortschrittslinien zeigen grafisch an, welche Vorgänge innerhalb oder außerhalb des Zeitplans liegen. Bezugsdatum: Aktuelles Projektstatusdatum

Weitere Möglichkeiten Ressourcenüberwachung Eingabe der von einer Ressource erledigten aktuellen Arbeit Aktualisierung der aktuellen Arbeit einer Ressource nach Zeiträumen Anzeige der Abweichungen einer Ressource: „geplante Arbeit – aktuelle Arbeit“ Kostenüberwachung Eingabe der aktuellen Kosten von Vorgängen Überprüfung der Abweichungen von Vorgangskosten zum Kostenrahmen Kostenanalyse Gesamtkosten des Projektes MS Project bietet darüber hinaus vielfältige Möglichkeiten für Ressourcen- und Kostenüberwachung Verweis auf Mini-Leitfaden, Literatur bzw. das Lernprogramm von MS Project. Näheres: Mini-Leitfaden Project 2003

Aufgabe 5 : Projektdurchführung und Projektcontrolling (1) Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 4 ist eine Projektüberwachung durchzuführen: Führen Sie am nächsten jour fixe-Termin eine Projektüber-wachung mit MS Project durch und speichern Sie das Ergebnis in der Datei PD-Team_x.mpp Erstellen Sie für das Projekt eine Meilenstein-Trend-Analyse, die zukünftig bei allen wöchentlichen jour fixe-Terminen fortzuschreiben ist. Abweichungen sind jeweils zu kommentieren. Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit wöchentlichem „jour fixe“ und Protokollerstellung sowie Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten.

Aufgabe 5 : Projektdurchführung und Projektcontrolling (2) Aufgabe der Projektleiter Erstellung einer Präsentation PD-Team_x.ppt PSP und Basisplan PSP (gemischt-orientierter) Zeitplan, Ressourcenplan, Kostenplan (MS Project) Aktueller Umsetzungsstand Meilensteintrendanalyse (MTA) Projektüberwachung mit Fortschrittslinie (Hardcopy MS Project) Aktueller Status Projekterfahrungen Projektdurchführung mit MS Project Projektarbeit Erstellung der Jour fixe-Protokolle 4 und 5: P3-Team_x.doc, P4-Team_x.doc Erstellung der MS-Project-Datei: PD-Team_x.mpp Abgabetermin für die Dateien: 22.06.2006 (an Dozenten und Assistenten schicken)

Aufgabe 5 : Projektdurchführung und Projektcontrolling (3) Besondere Aufgabe für die BWL-er im Team Erstellung einer aussagekräftigen Projektkurzbeschreibung für Ihr Projekt (nach Muster Projektkurzbeschreibungen.doc) Abgabe mit den anderen Dateien spätestens zum 22.06.2006 durch den Projektleiter Hinweis: Die Projektkurzbeschreibungen werden zusammengeführt und gehen u.a. an die Pressestelle der Universität Würzburg