Rechnungswesen an der UWH Symposium kaufmännisches Rechnungswesen für Hochschulen Peter Kallien, Geschäftsführer Private Universität Witten/Herdecke gGmbH 29. Oktober 2007

AGENDA Die UWH als Organisation Das Rechnungswesen im Überblick Der Planungsprozess im Detail Die kritische Bewertung

Eckpunkte Rechnungswesen Die UWH als gGmbH Allgemeine Vorbemerkungen zum Rechnungswesen an der Universität Witten/Herdecke Eckpunkte Rechnungswesen Allgemein Speziell Die UWH ist als gGmbH strukturiert Kaufmännisches Rechnungswesen (Doppelte Buchführung, Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz etc.) zur Planung, Steuerung und Kontrolle Externe Revision und Prüfung 10 Jahre Erfahrung mit eigenverantwortlichen Kostenbudgets in den Fakultäten/Bereichen Interne Abstimmung mit den Dekanen und Bereichsleitern Benutzerorientierte Weiterentwicklung

Bilanz Geschäftsjahr 04/05

Gewinn- und Verlustrechnung Geschäftsjahr 04/05

Das Rechnungswesen orientiert sich an der Organisationsstruktur Angepasster Ausschnitt des Organigramms der UWH Prinzipdarstellung Kaufmännische Geschäftsführung Controlling Rechnungswesen Personalabteilung Unterstützende Bereiche Dekan Betriebswirtschaftl. Assistent Fakultät für Medizin Fakultät für ZMK Dekan Betriebswirtschaftl. Assistent Wirtschaftsfakultät Dekan Betriebswirtschaftl. Assistent Fakultät für das Stufu Dekan Betriebswirtschaftl. Assistent Sonstige Bereiche Bereichsleiter Kst. Lehrstuhl X Lehrstuhlinhaber Kst. Lehrstuhl X Lehrstuhlinhaber Kst. Lehrstuhl X Lehrstuhlinhaber Kst. Lehrstuhl X Lehrstuhlinhaber Kst. … Kst.-Verantwortlicher Kst. … Kst.-Verantwortlicher Kst. … Kst.-Verantwortlicher Kst. … Kst.-Verantwortlicher Verantwortung bis auf Kostenstelleebene

Von der Planung zum Budget Der Planungsprozess des Budgets in 5 Schritten Personalkosten-Planzahlen Hochrechnung Bereichsplanung Vorstellung der Planung Beschluss Budget Personalabteilung Fakultäten/Bereche Personalabteilung Fakultäten/Bereiche Fakultäten/Bereiche Geschäftsführung Controlling/ Personalabteilung Finanzausschuss Eingabe der Personalkosten-Planzahlen für die 3 folgenden Geschäftsjahre Ermittlung der Personalkosten-hochrechnung für das abgelaufene Geschäftsjahr Hochrechnung der Kosten für das abgelaufene Geschäftsjahr Planung je Bereich für die nächsten 3 Geschäftsjahre Prüfung auf Plausibilität Anpassung der Kostenstellen Neuplanung eingerichteter Kostenstellen Investitionsplanung Prüfung der Planungen je Bereich Festlegung notwendiger Modifikationen Vorbereitung der Unterlagen für Budgetbeschluss Vorstellung der Budgetplanung im Finanzausschuss Beschluss über Budgetplanung je Bereich (3 Optionen: add-on, bleibt gleich, sparen Ggf. Anpassung der Budgets laut Vorgaben Finanzausschuss Personalgerüst für Planung Basisdaten für Planung Zwischenergebnis Beschlussvorlage Endergebnis

Auszug Planungssystem UWH Deckblatt Budgetplanung - Fakultät für Medizin Beispiel

Monatsbericht für Kostenstellenverantwortliche (1/4) Alle Kostenstellenverantwortlichen erhalten regelmäßig Budgetauszüge I Beispiel

Monatsbericht für Kostenstellenverantwortliche (2/4) Alle Kostenstellenverantwortlichen erhalten regelmäßig Budgetauszüge II Beispiel

Monatsbericht für Kostenstellenverantwortliche (3/4) Detail Monatsbericht Erlösseite Auszug

Monatsbericht für Kostenstellenverantwortliche (4/4) Detail Monatsbericht Kostenseite Auszug

Selbstkritische Betrachtung des bestehenden Systems Nachstehende Grenzen und Erfahrungen sind an der UWH gemacht worden Grenzen/Erfahrungen Herausforderungen Reine kaufmännische Steuerung Keine Qualitätssicherungsfunktion in Lehre, Forschung, Weiterbildung Tendenz zum Informationoverload Keine Profit-Center-Verantwortung, dadurch Übersteuerung durch GF bei schwankenden Erträgen Vertrauensverlust in das System Lust am Führen und Planen geht verloren Konfrontation Dekane (Wissenschaft) und GF (Wirtschaft) Weiterentwicklung zum intelligenten Unternehmensführungstool (z.B. Balanced Scorecard) Freiheit der genehmigten Budgets Regelmäßige Schulung der Budgetverantwortlichen Wahrung der Rechtssicherheit im Rahmen der Gemeinnützigkeit der GmbH

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit