Seminar Content- und Wissensmanagement Einführung in das Content Management

Die vier Kernbereiche relevanter Technologien Prozess- organisation Dokumenten- verwaltung Content- verwaltung Wissensvermittlung Abgrenzungen sind heute nicht mehr so deutlich zu identifizieren. Viele Systeme tragen Charakteristika aller vier Technologien, haben aber ihren Ursprung oft in einem der vier Bereiche und weisen dort oft besondere Stärken auf.

Die vier Kernbereiche relevanter Technologien Prozess- organisation Dokumenten- verwaltung Papierdokumente digitalisieren, verwalten und archivieren Content- verwaltung Wissensvermittlung Abgrenzungen sind heute nicht mehr so deutlich zu identifizieren. Viele Systeme tragen Charakteristika aller vier Technologien, haben aber ihren Ursprung oft in einem der vier Bereiche und weisen dort oft besondere Stärken auf.

Ursachen für den Einsatz von DMS hohes Aufkommen an Papierdokumenten Dezentralisierung, standortübergreifender Zugriff längere Suchzeiten durch Wachstum der Archive Verkürzung der Entscheidungswege durch Kopplung von DMS und betrieblichen Abläufen (z. B. Genehmigungsworkflows) Nachvollziehbarkeit des Document Life Cycle Medienbrüche Mehrfachablage Quelle: Versteegen/Managementtechnologien

historisch gesehen ausgereifteste Technologie DMS historisch gesehen ausgereifteste Technologie Ziel: Papierdokumente am Arbeitsplatz „auf Knopfdruck bereitstellen“. Umwandlung in elektronische Dokumente Archivierung und Verwaltung Verteilung, Recherche Funktionen Groupware Imaging (Archivierung) Workflow Grenzen zwischen einzelnen Komponenten verschwimmen

Dokumentenorientierung (DRT) Dokumentenmanagementsysteme fallen in die Klasse der document related technologies mit folgenden typischen Eigenschaften: klassisch keine Trennung von Struktur, Layout und Inhalt Bereitstellung als abgeschlossene Einheit weitere Verarbeitung selten automatisch DRT wird durch die Etablierung des Begriffs Content erweitert und flexibilisiert  führt zu content oriented technologies

wichtige Merkmale dieser Systemkategorie sind Versionierung DMS Definition das „klassische Dokumentenmanagement“ umfasst die dynamische Verwaltung von Informationen wichtige Merkmale dieser Systemkategorie sind Versionierung kontrollierter Datenaustausch über Check-in- und Check-out- Mechanismen kooperative Bearbeitung Zugriff über Suchmerkmale oder Strukturen ähnlich denen eines Dateimanagers KaMe1999

Techniken im DM (Digitalisierung) Digitalisierung von Dokumenten (Capturing) Erfassen der Originalvorlagen (Scannen) Optical Character Recognition (OCR) Überführen in ein digitales Format nach Digitalisierung Vernichtung der Originalvorlagen (Informationsverlust) Indexierung von Dokumenten manuell oder automatisch Metadaten

Techniken im DM (Speicherung/Archiv) Speicherung von Dokumenten kritisch für dauerhafte Verwendung Information Management Lifecycle optisch/magnetisch Online/Near-Offline/Offline Filesystem/DB

Die vier Kernbereiche relevanter Technologien Prozess- organisation Dokumenten- verwaltung Content- verwaltung Wissensvermittlung Abgrenzungen sind heute nicht mehr so deutlich zu identifizieren. Viele Systeme tragen Charakteristika aller vier Technologien, haben aber ihren Ursprung oft in einem der vier Bereiche und weisen dort oft besondere Stärken auf. Flexible Verwaltung von Inhalten ohne Medienbezug

Document Management System Content Management System CMS Überblick CMS vereinigen die Prozesse der Informationserstellung und -darstellung. Document Management System Content Management System Web Content Management System Enterprise Content Management System statische Dokumente abgestimmt auf ein Unternehmen Abbildung interner Prozesse strenge, sichere Verwaltung interner Dokumentmengen WCMS: qualitätsgesicherte Publikation über das Intra-, Extra-, Internet dynamische Webseiten Corporate Website (Design, Identity) ECMS: Aus eb2 vl7 unternehmensweite Informations- erstellung und -darstellung integriert DMS Internet-orientierte Lösungen (Portale, B2B)

Export- schnittstellen Aufbau von WCMS Export- schnittstellen Zugriffs- verwaltung Asset- verwaltung Workflow- komponente APIs Benutzer- verwaltung Import- schnittstellen Quelle: Zschau et al.: Web Content Mgmt

Grundlegende Funktionen von CMS Content Management Systeme getrennte Betrachtung von Inhalt, Layout und Struktur Strukturdefinitionen (auch Rubrik- und Navigationsstrukturen) Informations- klassenbildung Workflow Prozesse (QS, Redaktion, Pflege, Lifecycle) Link- und Changemanagement Rollen, Rechte Kommunikations-sicherheit Distribution (Webserver, Offline, Print, ePaper ...) Funktionsprinzipien (Staging, Live, gemischt) Architektur Datenhaltung Integration Quelle: Fraunhofer IAO – Content Management Systeme S.5 Rohdaten Legacy- / ERP-Systeme EAI (Enterprise Applikation Integration) Middleware Quelle: Fraunhofer IAO – Content Management Systeme S.5

Allgemeine Eigenschaften von CMS sind im Kontext vorhandener oder geplanter Komponenten Portale Suchmaschinen Verzeichnisstrukturen Architektur monolithische Applikation mehrere Komponenten einer integrativen Gesamtlösungen Komponenten als modulare Lösung ► Somit kann ein CMS als Kernkomponente oder als Gesamtlösung eingesetzt werden.

Effekte der Einführung eines CMS Haupteffekt: Reduzierung des Aufwands für die Erstellung und Pflege der Inhalte zentrale technische Administration Dezentralisieren die nicht-technischen Arbeiten (an den Inhalten) strikte Trennung zwischen Inhalt und Layout Zentralisierung des Regelwerks für die dynamische Erstellung der Inhalte Automatisierung der Prozesse (Workflows) der Publikation

Wesentlich Merkmale eines CMS Verwaltung von Struktur- und Darstellungsinformationen dynamische Einbindung von Rohinhalten in Vorlagen (Templates, Stylesheets) redaktioneller Neuerstellung durch standardisierte, webbasierte Templates Automatisierung der Pflege Löschen, Verschieben und Ändern von Inhalten Sicherung, Konsistenz und Aktualität von Informationen Linküberprüfung Abbildung und Unterstützung des Workflow im Rahmen des Content-Life-Cycles Zugangskontrolle über Benutzer-, Rollen-, Rechteverwaltung

Aufbau von WCMS - Assetverwaltung verwalten, strukturieren und darstellen des zu publizierenden Contents Trennung von Inhalt und Layout digitale Assets Templates (Vorlagen) Repository Titel - Fett Logo Kurzinformation Text Die rasante Weiterent-wicklung von Technik und Inhalten multi-medialer Anwendungen erfordert eine neu aus-gerichtete und kombi-nierte Ausbildung. Je stärker neue Informa-tions- und Kommunika-tionstechnologien in Arbeitsbereiche Einzug halten, desto größer Logo: +  Titel: Kurzinformation Text: Die rasante Weiterentwicklung von... Assets (Inhalt) Template (Layout) Publikation

Trennung von Layout und Inhalten Aufgabentrennung (Entkoppelung einzelner Prozesse) einfaches Re-design Cross-Media-Publishing Daten Klassifikation Templates Inhaltstypen und -komponenten, Beziehungen, Links, Metadaten Visuelle Darstellung und Anordnung von Inhalten, Struktur- und Navigations-darstellung Dokumente: strukturierte Inhalte Medien: Texte, Bilder, Audio, Video

Kernprozesse und Funktionen eines CMS Benutzerverwaltung Gruppen, Rollen, Rechte Entwicklung der Sitestruktur, Navigationshilfen und Stylesheets bzw. Templates Erstellung der Inhalte Authoring neuer redaktioneller Informationen Pflege Editing bestehender Informationen Qualitätssicherung und Freigabe Workflow zwischen den einzelnen Berechtigungsgruppen Steuerung Release- und Verfallsdatenüberwachung, Stylesheetverwaltung und Merging, Scheduling für Tasks, wie z. B. zyklischer FTP-Upload Quelle: Fraunhofer IAO – Content Management Systeme S. 8

CMS-Content erstellen Erstellungszeitpunkt und Lebenszyklus von Content Wird Content in planbaren, festen und zyklischen Abständen erstellt? Gibt es unvorhersehbare Ereignisse mit ad-hoc-Reaktion? Werden redaktionelle Inhalte nach CI/CD Vorgaben neu erstellt? Bleiben bestehende Informationen sichtbar, oder werden sie aktualisiert und damit überschrieben? - Monatsmagazin - Geschäftsbericht - Presseinformationen - White Papers - Reden und Veröffentlichungen - Presseinformationen - Specials neu - Aktuelles/News - Preistabellen - Marktinformationen - Linksammlungen - Firmengeschichte - Lexikon - FAQ Liste - Produktblätter aktualisiert zyklisch ereignisgesteuert Quelle: Fraunhofer IAO

CMS technisch-organisatorische Anforderungen aktualisiert neu zyklisch ereignisgesteuert Erstellungsaufwand Pflegeaufwand - Erstellung mit CD-konformen Templates - chronologische Archivierung - vorgegebene Struktur - def. Layout - Verlinkung und Contentüber- nahme auf Meta-Ebene - systemhinterlegte Planung - Erstellung von CD-Vorlagen - Retrivalfunktionen - neue Struktur - neue Navigation - neue Verlinkung - nicht planbar - keine sichtbare Archivierung - zyklische Verfallsdaten - bestehende Struktur - bestehende Verlinkung - bestehende Navigation - systemhinterlegte Planung - Ereignisse müssen zu Reak- tionen führen (Workflow u. Reminderfunktionen) - divergierende Verfallsdaten - keine sichtbare Archivierung - bestehende Struktur - bestehende Verlinkung - bestehende Navigation - nicht planbar Quelle: Fraunhofer IAO

Statische Komposition von Publikationen Struktur basiert auf XML manuelles Binden der Textbausteine in Publikation mittels statischer Links jede Publikation individuell erstellt Nachteile statisch und inflexibel hohe manuelle Aufwände keine Wiederverwendung der Publikationen bzw. ihrer Strukturen Publikation s t a t i s c h e L i n k s T e x t b a u s t e i n e

Dynamische Komposition von Publikationen Struktur dient als Vorlage für alle Publikationen einer Klasse Wiederverwendung automatisches Binden der Texte in Publikationen mittels Regeln manuelles Binden von Texte mittels Links (Ausnahme) verbindende Texte T e x t b a u s t e i n e Text Überschrift Text Überschrift Regel Text P u b l i k a t i o n s v o r l a g e Link Regel Publikation

System-Technologien – Staging Server geeignet für statische Informationen mit zyklischer Publikation Content wird in separater Umgebung erstellt und verwaltet statischer Inhalt (Generat) werden zu def. Zeitpunkten erzeugt (Staging) Generat wird auf Web-Server exportiert QS-Server Client Web-Browser Kunde/Leser Staging-Server Web-Server Publishing Server Daten Templates Staging-CMS Autor sicheres Login

System-Technologien – Live Server für hochdynamische Content-Erstellung und Updates kurzlebige Informationen, schnelle Aktualisierungszyklen Script-Logik oder Middleware erzeugt bei Anfrage das Generat direkter Zugriff auf DB-Systeme und Applikations-Server Client Web-Browser Kunde/Leser Web-Server Autor Templates Middleware App.-Server Daten Dynamisches CMS

Die vier Kernbereiche relevanter Technologien Prozess- organisation Dokumenten- verwaltung Steuerung der Informationsflüsse im Rahmen der Geschäftsprozesse Content- verwaltung Wissensvermittlung Abgrenzungen sind heute nicht mehr so deutlich zu identifizieren. Viele Systeme tragen Charakteristika aller vier Technologien, haben aber ihren Ursprung oft in einem der vier Bereiche und weisen dort oft besondere Stärken auf.

Prozessorganisation – Workflowmanagement Technologie zur aktiven Unterstützung von Geschäftsprozessen Voraussetzung: Geschäftsprozesse sind strukturiert status == 'nicht lieferbar' Benachrichtigung Kunde status == 'nicht am Lager' Bestellungs- eingang Nachbestellung status == 'nachbestellt' status == 'nachbestellt' Reservierung status == 'geprüft' Senden Bereit- stellung/ Verpackung Daten prüfen Verfügbarkeit prüfen status == 'vorhanden' Rechnung Ablehnung status == 'Datenfehler'

Workflowmanagement – Datenfluss explizit modelliert Ermittlung des Bearbeitungszustandes und Lokalisation der Daten während der Workflow-Ausführung Abkopplung des Datenflusses vom Kontrollfluss Datenbewegungen in heterogenen und verteilten Umgebungen (Middleware) Modellierung von Medienbrüchen

Workflowmanagement – Ziele/Probleme Erwartungen/Ziele Vereinheitlichung von Prozessen höhere Informationsverfügbarkeit erhöhte Produktivität, reduzierte Ausführungskosten bessere Überprüfbarkeit von Abläufen; Ausführungssicherheit Integration vorhandener Datensilos; weniger Medienbrüche Flexibilität bei Anpassung der Abläufe Befürchtungen/Probleme Kontrolle der Mitarbeiter unzureichende Flexibilität Integrationsprobleme

Workflowmanagement im (W)CMS Beispiel: Weiterleitung eines in einem Geschäftsprozess benötigten Dokuments innerhalb eines Unternehmens viele Herausforderungen Vertreterregel (wenn zuständige Person krank o. im Urlaub) Rollenkonzept, personenunabhängige Adressierung Alternativen (z. B. wenn Auftrag größer 100k €, dann an A statt B) Sicherheitskonzept/Sicherung Freigabezyklus funktionsorientierter Ansatz wird vom prozessorientierten Ansatz abgelöst akzeptiert Neue Inhalte Vorlage Redakteur Publikation Chefredakteur Revision Nachbearbeitung erforderlich

Die vier Kernbereiche relevanter Technologien Prozess- organisation Dokumenten- verwaltung Content- verwaltung Wissensvermittlung Auffinden von Informationen, Unterstützung des Umwandlungs- prozesses von Informationen in Wissen Abgrenzungen sind heute nicht mehr so deutlich zu identifizieren. Viele Systeme tragen Charakteristika aller vier Technologien, haben aber ihren Ursprung oft in einem der vier Bereiche und weisen dort oft besondere Stärken auf.

Begriffsverständnis Daten, Information, Wissen Quelle: Bodendorf: Daten- und Wissensmanagement

Gegenüberstellung Daten, Information und Wissen Daten und Informationen können in IT-Systemen explizit gespeichert werden, Wissen existiert in den Köpfen der Mitarbeiter (implizit) Informationen/Daten sind nur dann wertschöpfend, wenn sie zu Wissen verknüpft werden können Ziel Wissensmanagement: Umwandlungsprozess von Informationen zu Wissen unterstützen Wissensmanagementsysteme: Einsatz von IT zur Erreichung dieses Ziels Quelle: Bodendorf: Daten- und Wissensmanagement

Treiber und Dimensionen des betrieblichen Wissensmanagements Sensibilisierung der Unternehmen für WM durch große Informationsmengen Einschätzung von Wissen als wichtige Ressource Verhinderung der Fluktuation/Abwanderung des Wissens dynamische und kooperative Entwicklungen sowie neue, moderne Prozesse zur Leistungserbringung WM ist ein übergreifendes und interdisziplinäres Thema und hat eine organisatorische Sicht, eine (unternehmens-)kulturelle Sicht und eine technische Sicht. für jede Sicht bestehen unterschiedliche Konzepte und Technologien

Stufenweise Umsetzung eines IT-basierten Wissensmanagements Stufe des WM auf technische Unterstützung beschränkt statische Betrachtung von Wissen Zusammenhang von Mensch und Technik Betrachtung der Entstehung und des Austauschs von Wissens Communities of Practice, lernende Organisation sozio-technische Einheit (Wissenseinheit) neue Stufe von Content: Wissensobjekt Integration von Semantic Web Technologien

Lernziele - Zusammenfassung Wissen, warum CM-Systeme für moderne Webseiten notwendig sind, Funktionalitäten und Architekturprinzipien kennen lernen, Die Wissens- und Prozessdimension verstehen.