Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM) MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Kommunikationsplan Kompetenzzentrum Großprojektmanagement (CC GroßPM) – Vorlage –

Einsatzbedingungen des Dokuments im Rahmen des S-O-S-Ansatzes MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Einsatzbedingungen des Dokuments im Rahmen des S-O-S-Ansatzes 1 Name und Version des Dokuments 6.3-2_Kommunikationsplan_v1.0.ppt @ 1.0 / 02.10.2009 2 Projektmanagement-Disziplin 6.3 Kommunikationsmanagement 3 Ziele: Was soll mit diesem Dokument erreicht werden? Festlegen von Kommunikationszielen, Anforderungen und Bedürfnissen einzelner Zielgruppen und der zum Erreichen der Zielgruppen richtigen Kommunikationswege 4 Verantwortlichkeit: Wer ist für die Erstellung und Pflege des Dokuments zuständig? Der Kommunikationsmanager erstellt in Absprach mit dem Projektleiter die Kommunikationspläne und ist für deren Pflege zuständig 5 Pflegezyklus: In welchen Anständen sollte das Dokument überarbeitet werden? Initiale Erstellung vor Projektbeginn und Anpassung nach Bedarf 6 Adressatenkreis: An wen richten sich die Informationen im Dokument? Das gesamte Projektteam zur Information 7 Rahmenbedingungen für den Einsatz Keine einschränkenden Rahmenbedingungen, das Dokument ist für alle Projekte einzusetzen.

MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Kommunikation erfolgt extern und intern mit jeweils unterschiedlichen Zielsetzungen Projektintern Projektextern Ziele Beispiele für adressierte Fragen Ziele Beispiele für adressierte Fragen Fokussieren Was sind die Ziele des Projekts? Was wird von mir über meine normale Projektarbeit hinaus erwartet? Wie handle ich in Situation xyz? … Transparenz Was bedeutet Projekt XXX? Was ändert sich an meinem Arbeitsplatz? Wann werde ich wie qualifiziert? … Motivieren Wie trägt meine Arbeit zum Erfolg des Projekts bei? Wann erreichen wir Meilenstein X? Wie wird unsere Arbeit von Externen wahrgenommen? … Unterstützung Welche kritischen Punkte können mit zusätzlicher Hilfe gelöst werden? Wo sind Engpässe im Projekt? ... Nutzen-übersetzung Welche Verbesserungen in meiner täglichen Arbeit kann ich Projekt XXX erwarten? Wie trägt Projekt XXX zur Zukunftsfähigkeit der Behörde bei? Welche zusätzlichen Informationen/ neuen Informationsqualitäten kann ich gewinnen? … Konfliktabbau Was sind die nächsten Schritte? Wo liegt der Projektfokus? Wie bauen wir vorhandene Meinungsverschiedenheiten ab? … Informations-austausch Wer ist das Projekt? Was ist der aktuelle Status? Was läuft gut/ was läuft schlecht? ... Schaffung von Vertrauen Wie ist sicher gestellt, dass das Projekt XXX nicht für individuelle Leistungsmessung eingesetzt wird? Welche Auswertungsmöglichkeiten werden geschaffen und wie wird mit ihnen umgegangen? … Beantwortet: Welche Ziele gelten für die interne und externe Kommunikation?

Interne Kommunikation muss regelmäßig und zielgerichtet erfolgen MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Interne Kommunikation muss regelmäßig und zielgerichtet erfolgen Institutionierte Kommunikation Kommunikation bei Bedarf Tägliche Kommunikation Auftraggeber Auftragnehmer Häufige Pro-bleme interner Kommunikation Fehlen TP-übergreifender Jour fixes zur Lösung von übergreifenden Problemen (in der Grafik nur bedingt enthalten) Zu wenig Vor-bereitung in TP-spezifischen Regelterminen Zentrale Support- funktionen wöchent-licher AG-interner Jour fixe wöchentlicher GPL Jour fixe Gesamtprojektleiter Gesamtprojektleiter 2-wöchentlicher TPL Jour fixe (je Teilprojekt) Teilprojektleiter Teilprojektleiter Beantwortet: Was sind die wichtigsten internen Kommunikationswege und -instanzen? Projektteam Projektteam

Beantwortet: Wer hat welche Anforderungen an die Projektkommunikation? MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Externe Kommunikationspläne müssen pro Stakeholdergruppe erarbeitet werden Adressat Kommunikationsziele Anforderungen an Kommunikation Zyklus Vorstand/ Verwaltungsrat/ LA Transparenz über Projektfortschritt und Effekte schaffen Unterstützung gewinnen/ erhalten Direkte, persönliche Kommunikation Intensive Erläuterung Vertrauliche Informationen Monatlich, bedarfsbezogen Führungsspitze/ Abeilungsleiter Transparenz über Projektfortschritt und Effekte schaffen Unterstützung gewinnen/ erhalten Anteile direkter/persönlicher Kommunikation Möglichkeit der Erläuterung 1x im Quartal Alle Mitarbeiter (unmittelbar betroffen) Transparenz über Projektfortschritt und Planung schaffen Fähigkeiten vermitteln Schnelle Vermittlung großer Informationsmengen Zeitl. Kopplung mit Rollout Monatlich, Bedarfsbezogen interne Stake-holder (GleiB, Datenschutz, …) Transparenz über Fortschritt schaffen Konstruktive Begleitung sichern Zügige Mitwirkungsprozesse vorbereiten Ausrichtung an spezifischen rechtlichen Anforderungen Differenzierte inhaltliche und proaktive Kommunikation 1 x im Quartal, Bedarfsbezogen externe Stake-holder (BMAS, BRH, …) Transparenz über spezifische Projektinhalte schaffen Vertrauen absichern Zügige Genehmigungen vorbereiten Ausrichtung an spezifischen rechtlichen Anforderungen Proaktive Kommunikation 1x im Halbjahr/ Jahr Öffentlichkeit Best Practice Das Erfolgsmodell positionieren Publikationen, Tagungen Veröffentlichung in Zeitungen/Zeitschriften online, z.B. auf www.bund.de Anlaßbezogen Beantwortet: Wer hat welche Anforderungen an die Projektkommunikation?

Für die Kommunikation stehen unterschiedliche Mittel zur Verfügung MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Für die Kommunikation stehen unterschiedliche Mittel zur Verfügung Breiten-wirkung Genauig-keit Intensität Feedback Beispiele Aufwand Öffentliche Medien Radio Zeitungen/Zeitschriften Fernsehen Vorhandene behörendeninterne Medien Behördeninterner Newsletter Behördeninternes Fernsehen Intranet … Projekteigene Medien/ Veröffentlichungen Flyer Info-Mails/ Rundschreiben E-Learning Persönliche Mails/ Briefe Persönliche Kommunikation Veranstaltungen (Road Show, interner Kongress …) Beantwortet: Welche Medien kommen für die interne und externe Kommunikation in Frage? Gremiensitzungen Persönliche Gespräche (Joures Fixes, Kamingespräche)

Kommunikationsplan - Gesamtprojektleiter AG MVA-210218-013-2009xxxx-VMS7-k Kommunikationsplan - Gesamtprojektleiter AG Instanz Ziel/ Inhalt Vorbereitung Medium Rolle Zyklus GPL Jour fixe Statusupdate einholen Entscheidungsbedarfe klären Probleme der Zusammenarbeit klären Risiken besprechen Updates von TPL einholen Meeting partnerschaftlich-aktiv wöchentlich Lenkungs-ausschuss Statusupdate vermitteln Entscheidungsbedarfe präsentieren und beschließen Offene Fragen klären Update des gesamten Projekts einholen Meeting aktiv, vortragend 1x Quartal Projekt-interner Newsletter Projektupdate vermitteln Motivation aufbauen Ausblicke aufzeigen Update der Kernpunkte des Projekts einholen E-Mail / Aushang aktiv, verantwortlich monatlich Öffentliche Präsen-tationen Vision aufzeigen Projektupdate vermitteln Auf Anlass der Veranstaltung eingehen Projektinformationen einholen Vortrag / Präsentation mit Abteilung für Öffentlich-keitsarbeit abstimmen Vortrag / Interview aktiv anlass-bezogen ... ... ... ... ... ... Beantwortet: Welche Kommunikationsverpflichtungen gibt pro Gruppe (d.h. GPL, TPL, Projektteam, LA, Vorstand, ...)?

Kommunikationsmaßnahmenplan Wo wird kommuniziert? Medium - Womit wird kommuniziert? Datum Wer kommuniziert? Was wird kommuniziert? Status 01.06.2009 Gesamtprojektleiter AN Vorstellung Projektziele an alle internen Mitarbeiter Umreisen des Projektplans samt Meilensteinen Intranet Videointerview erledigt 10.07.2009 Vorstand Vorstellung Projekt in der Öffentlichkeit Presse Interview in Planung 03.08.2009 Teilprojektleiter AN, Gesamtprojektleiter AN Diskussionsrunde Anforderungen Fachbereiche Diskussionsrunde Mündlich vorgesehen ... ... ... ... ... ... Beantwortet: Welche Maßnahmen wurden zuletzt durchgeführt? Welche nächsten Maßnahmen sind geplant (wer, was, wo)?