Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung aus einem Guss Kai-Inventarisierungstag Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung aus einem Guss - von den rechtlichen Grundlagen der Inventarisierung zur Anlagenkarte -

Agenda: Definition „Anlagenbuchhaltung“ Primärziele der Anlagenbuchhaltung Warum Anlagenbuchhaltung? Beginn der Anlagenbuchhaltung Veränderungen der Anlagenbuchhaltung Verknüpfungen von Finanz- und Anlagenbuchhaltung

1. Definition Anlagenbuchhaltung Was versteht man unter dem Begriff „Anlagenbuchhaltung“? Definition „Anlagevermögen“ (VV Nr. 2 zu § 49 GemHVO-Doppik): Die Vermögensgegenstände des Anlagevermögens sind dazu bestimmt, dauernd dem Geschäftsbetrieb einer Kommune zu dienen. Die Terminologie „auf Dauer“ zielt jedoch nicht auf einen bestimmten Zeitraum (z. B. länger als ein Jahr) ab, sondern auf die stetige Nutzung des Vermögensgegenstandes.

1. Definition Anlagenbuchhaltung Was versteht man unter dem Begriff „Anlagenbuchhaltung“? Konkretisierung des Strukturaufbau der Bestände des Anlagenvermögens gemäß § 49 Abs. 3 Nr. 1 a), b) und c) GemHVO-Doppik: Immaterielle Vermögensgegenstände Sachanlagen Finanzanlagen

1. Definition Anlagenbuchhaltung Was versteht man unter dem Begriff „Anlagenbuchhaltung“? Anlagen im Bau Grundstücke, Gebäude Infrastrukturvermögen Sachanlagen Maschinen, BGA Software, Patente, Lizenzen Immaterielle Vermögensgegenstände Finanzanlagen Wertpapiere Beteiligungen

1. Definition Anlagenbuchhaltung Anlagebuchhaltung Anlagenbuchhaltung als Nebenbuchhaltung Kassenbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Finanzbuch- haltung Kreditorenbuchhaltung Personalbuchhaltung Legende: grün = bestehen blau = neu rot = kann entfallen Materialbuchhaltung

2. Primärziele der Anlagenbuchhaltung Aufbau eines Nachweises über den Bestand und die Entwicklung des Anlagevermögens Ermittlung und Erfassung des Werteverzehrs bei Vermögensgegenständen des Anlagevermögens, insbesondere in Form von planmäßigen und zeitanteiligen Abschreibungen Bereitstellung von Informationen, z. B. Aufbau eines Anlagenspiegels; auch für die Kosten- und Leistungsrechnung Darstellung des generellen Reinvestitionsbedarfs des Anlagevermögens Wichtige Primärziele der Anlagenbuchhaltung sind:

3. Warum Anlagenbuchhaltung? Bedeutung der Anlagenbuchhaltung Eröffnungsbilanz zum 01.01.20… Aktiva Passiva Anlagevermögen 90 % bis 95 % Eigenkapital, z. B. Netto-Position, Rücklagen Sonderposten, z. B. Beiträge, Zuweisungen für Investitionen Schulden, z. B. Rückstellungen, Verbindlichkeiten Umlaufvermögen und Aktive Rechnungsabgrenzung (5 % bis 10 %) Passive Rechnungsabgrenzung, z. B. Grabnutzungsrechte Bilanzsumme Bilanzsumme

3. Warum Anlagenbuchhaltung? Rechtliche Grundlagen Vollständige Aufnahme und Nachweis der Vermögensgegenstände  Grundsatz der Vollständigkeit Zeitpunkt Rechtliche Grundlagen Eröffnungsbilanz § 114o HGO i. V. m. § 108 Abs. 3 HGO Schlussbilanz § 114s Abs. 1 HGO

3. Warum Anlagenbuchhaltung? Rechtliche Grundlagen  Schlussbilanz: (§ 114s Abs. 1 HGO i. V. m. §§ 35 Abs. 1 und 38 Abs. 1 GemHVO-Doppik) Die Kommune hat zum Schluss eines jeden Haushaltsjahres sämtliche Vermögensgegenstände, Schulden und Rechnungsabgrenzungsposten in einer Inventur unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Inventur vollständig aufzunehmen. Hierzu zählen auch vollständig abgeschriebene, aber noch genutzte Vermögensgegenstände.

3. Warum Anlagenbuchhaltung? Rechtliche Grundlagen  Einzelnachweis und Einzelbewertung (§ 40 Nr. 2 GemHVO-Doppik): Die Kommune hat die Vermögensgegenstände, die im wirtschaftlichen Eigentum stehen, zum Abschlussstichtag einzeln zu bewerten. Hieraus ergibt sich der grundsätzliche Einzelnachweis der noch genutzte Vermögensgegenstände.

3. Warum Anlagenbuchhaltung? Rechtliche Grundlagen  Ausnahmen: Ausnahmen vom Grundsatz des Einzelnachweises und der Einzelbewertung Sachgesamtheit (Gruppenwert) Festwert Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG)

Sachgesamtheit (VV Nr. 2 zu § 40 GemHVO-Doppik und VV Nr. 9 Sachgesamtheit (VV Nr. 2 zu § 40 GemHVO-Doppik und VV Nr. 9.1 zu § 59 GemHVO-Doppik) Sachen, die zu keiner selbstständigen Nutzung fähig sind und mit anderen Gegenständen in einem engen Sach- und Funktionszusammenhang stehen, werden als ein Vermögensgegenstande in Form einer Sachgesamtheit erfasst. Dabei ist die Höhe der Aufwendungen für die unselbstständigen einzelnen Objekte einer Sachgesamtheit unbedeutend. Beispiel: Der Computerrechner mit Monitor, Tastatur, Maus und Drucker bildet die Sachgesamtheit „Personal Computer“, da diese Gegenstände in einem engem Sach- und Funktionszusammenhang stehen.

Festwert (§ 35 Abs. 2 GemHVO-Doppik) Wichtige Grundzüge der Festwertbildung: Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens; sowie Vorräte Bestand darf in Größe, Wert und Zusammensetzung nur geringen Veränderungen unterliegen Gesamtwert ist von nachrangiger Bedeutung Regelmäßiger Ersatz der Vermögensgegenstände; Zugänge werden als Aufwand gebucht; keine Abschreibungen Verpflichtung zur Bestandsaufnahme grundsätzlich alle 3 Jahre

Geringwertige Wirtschaftsgüter (1) (§ 43 Abs. 2 GemHVO-Doppik i. V. m Geringwertige Wirtschaftsgüter (1) (§ 43 Abs. 2 GemHVO-Doppik i. V. m. VV Nr. 5 und 7 zu § 43 GemHVO-Doppik) abnutzbare und bewegliche Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens bis 60,00 € über 60 € bis 410 € über 410 € Wahlrecht Wahlrecht zwingend Aufwandskonten, z. B. Büromaterial (VV Nr. 7 zu § 43 GemHVO-Doppik) „GWG“-Konten (VV Nr. 5 zu § 43 GemHVO-Doppik) Anlagenkonten Einzelerfassung in der Anlagenbuchhaltung (§ 40 Nr. 2 GemHVO-Doppik) Ergebnisrechnung Anlagevermögen

Geringwertige Wirtschaftsgüter (2) (§ 43 Abs. 2 GemHVO-Doppik i. V. m Geringwertige Wirtschaftsgüter (2) (§ 43 Abs. 2 GemHVO-Doppik i. V. m. VV Nr. 6 und 8 zu § 43 GemHVO-Doppik) abnutzbare und bewegliche Vermögensgegenstände des Sachanlagevermögens bis 150,00 € (ohne Umsatzsteuer) über 150,00 € bis 1.000,00 € (ohne Umsatzsteuer) über 1.000 € (ohne Umsatzsteuer) zwingend zwingend zwingend Aufwandskonten, z. B. Büromaterial (VV Nr. 8 zu § 43 GemHVO-Doppik) Sammelposten oder Sammelkonto (VV Nr. 6 zu § 43 GemHVO-Doppik) Pflichtabschreibung über fünf Jahre Anlagenkonten Einzelerfassung in der Anlagenbuchhaltung (§ 40 Nr. 2 GemHVO-Doppik) Ergebnisrechnung Anlagevermögen

4. Beginn der Anlagenbuchhaltung Von der Inventur über das Inventar zur Bilanz Inventur Inventar A P Anlagevermögen Vermögensrechnung (Eröffnungsbilanz) Umlaufvermögen Eigenkapital Sonderposten Verbindlichkeiten ausführliches Bestandsverzeichnis (§ 35 GemHVO-Doppik) komprimiertes Bestandsverzeichnis (§ 49 GemHVO-Doppik) Bestandsaufnahme (§ 35 GemHVO-Doppik)

5. Veränderungen der Anlagenbuchhaltung Bewegungen in der Anlagenbuchhaltung Zugänge Abgänge Umbuchungen Abschreibungen durch Kauf aus Eigen- fertigung durch Schenkung durch Zuschreibung Anlage an Anlage Zielanlage an AiB außerplanmäßige Abschreibung planmäßige Abschreibung Verkauf Verschrottung

Zugänge durch Kauf  Investitionen 5. Veränderungen der Anlagenbuchhaltung Bewegungen in der Anlagenbuchhaltung Zugänge durch Kauf  Investitionen Investitionen sind Auszahlungen für die Veränderung des Anlagevermögens (§ 58 Nr. 18 GemHVO-Doppik).

6. Verknüpfungen von Finanz- und Anlagenbuchhaltung Anlagenbuchungsgruppen stellen die Verknüpfung zwischen Anlagenbuchungen und den jeweiligen Sachkonten in der Finanzbuchhaltung, insbesondere zu den Bilanz- und Finanzkonten, her. Anlagenklassen werden verwendet, um die Anlagenbuchungsgruppen weiter zu untergliedern bzw. um einzelne Anlagen übergeordnet zu gruppieren. Anlagensachgruppen werden verwendet, um die Anlagenklassen weiter zu unterteilen. Beispielsweise um die Anlagenklasse „Grundstücke“ differenzierter darstellen möchten.

6. Verknüpfungen von Finanz- und Anlagenbuchhaltung Vermögensrechnung (Bilanz) mit Bilanzposten Vermögensrechnung (Bilanz) A P … Eigenkapital Andere Anlagen, Betriebs- und Geschäftsausstattung Sonderposten Verbindlichkeiten … Sachkonten gemäß Kontenplan (KVKR) und Anlagenbuchungsgruppen 081 Fuhrpark 086 Datenverarbeitungsanlagen Anlagenklassen Fahrzeuge Personal Computer - Standard Dienstfahrzeuge - Feuerwehrfahrzeuge - Sonderfahrzeuge Baubetriebshof - Arbeitsplatz-PC - Netzwerkdrucker - sonstige Peripheriegeräte Anlagensachgruppen

6. Verknüpfungen von Finanz- und Anlagenbuchhaltung Anlagenkarte In der Anlagenkarte werden insbesondere die individuellen Stammdaten einer Anlage, z. B. Standort, Anschaffungswert, Abschreibungsmethode hinterlegt. Einer Anlagenkarte können Dimensionen bzw. Kriterien (Anlagenklasse, Anlagensachgruppe) zugewiesen werden, die bei der Buchung mit Integration in die Finanzbuchhaltung mitgeführt werden.

Zusammenfassung und Ausblick (1) Anlagenwirtschaft als Prozess Anlagenwirtschaft (Anlagenmanagement) Anlagenplanung Anlagensteuerung Anlagenüberwachung

Zusammenfassung und Ausblick (2) Instrumente (Werkzeuge) der Anlagenwirtschaft Wirtschaftlichkeits-/Investitionsrechnungen (§ 12 Abs. 1 GemHVO-Doppik) Inventarisierung (§§ 35 und 36 GemHVO-Doppik) Anlagenbuchhaltung (§ 114s Abs. 1 HGO und § 38 Abs. 1 GemHVO-Doppik) Anlagenstatistik …

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