Auditbeteiligte beauftragt Auditprogramm Auftraggeber der Audits Auditprogrammleiter informiert über Auditziele beauftragt Audit führen Audit durch Auditteam ggf. - Auditleiter - Co Auditor Auditierter Prozess / Bereich - Prozessbeteiligte

Der Auditprozess Auditplanung: Vorbereitung / Vorgespräch: Begehung: Identifikation der Prozesse Auswahl des Auditteams Vorbereitung / Vorgespräch: Klärung der Auditziele Klärung der Vorgehensweise im Audit Klärung der Anforderungen und Ergebnisse des Prozesses Klärung der Prozessstruktur / Prozessleistungen Begehung: Sichtung des Prozessverlaufs Interviews, Stichproben: Befragung der Verantwortlichen und Mitarbeiter Ziehen von Stichproben Diskussion und Dokumentation der Feststellungen Nachbereitung: Zusammenfassen der Feststellungen Beurteilung der Ergebnisse Ermittlung von vorhandenen Defiziten und möglichen Potentialen Aufbereitung / Workshop: Erreichung eines Konsens zum Ergebnis Diskussion der Feststellungen gemeinsame Einleitung der vereinbarten Massnahmen Auditplanung Vorbereitung / Vorgespräch Begehung Interviews, Stichproben Nachbereitung Aufbereitung / Workshop

Verantwortungen und Aufgaben des Auftraggebers der Audits Definition des Auditrahmens und des Auditumfangs (Ziele, Referenzen, erwartete Ergebnisse ) Definition der Vorgehensweise und der gewünschten Inhalte der Auditberichterstattung

Auswahl der Auditoren Bei der Auswahl der Auditoren ist wichtig: Unabhängigkeit, also keine direkte Verantwortung in den Prozess kein Interessenskonflikt zum auditierten Prozess Kenntnisse der Vorgehensweise im Audit Fachkenntnisse der Aufgaben des auditierten Prozesses Kenntnisse relevanter Referenzendokumente Konsensfähigkeit mit Auditkollegen und dem auditierten Prozess Grundlagenwissen zum Prozessmanagement, Prozessanalyse, Prozessoptimierung

Verantwortungen und Aufgaben des Auditteams (1) Erfüllung der Anforderungen / Ziele an das Audit Mitteilung der Anforderungen / Ziele an das Audit Erarbeitung von Korrekturmassnahmen / Verbesserungsmassnahmen mit den Auditierten Planung des Audits (Auditplan) mit den Auditierten Dokumentation der Feststellungen im Audit

Verantwortungen und Aufgaben des Auditteams (2) Berichterstattung (ggf. in Workshop) der Ergebnisse des Audits an den Auftraggeber des Audits und die Auditierten Konstruktive Zusammenarbeit mit den anderen Mitgliedern des Auditteams und den Rahmen des Audits nicht überschreiten die Objektivität bewahren sachliche Fachgespräche führen der auditierten Organisation nicht die eigene Meinung / Lösung aufdrängen

Befugnisse des Auditors Einsicht in relevante Dokumentationen um die Prozessstruktur und Prozessleistung überprüfen zu können. Unbeeinflusste Meinungsbildung Freies Bewegen in der Abteilung Befragung von Mitarbeitern des auditierten Prozesses Möglichkeit der Stichprobenentnahme Recht ein Audit abbrechen zu dürfen

Einarbeitung in den Prozess Die Einarbeitung des Auditors in den zu auditierenden Prozess umfasst: Verstehen der Ziele des Bereichs / Prozesse Verstehen der Positionierung und Schnittstellen des Prozesses in der Gesamtorganisation Kennenlernen der Produkte / Ergebnisse des Prozesses Ermitteln der Aufgaben / Funktion / Verantwortlichkeiten im Prozess Wissen um die Mitarbeiterqualifikation in dem Prozess Klärung des Koordinationsbedarfs des Prozesses

W - Fragen der Auditors Wer ? Warum ? Wann ? Prozessnutzen Welche ? Prozessziele Was ? Wie ? Wer ? Wer ? immateriell materiell Kunde / Lieferant intern / extern Prozess Kunde intern / extern Prozessergebnis Welche ? Rahmen- bedingungen

Prozessmodell - Erfassungsbogen Input: Output: Ziele: Prozesseigentümer: Prozessdurchführende: Prozessbetroffene: Dokumente: Methoden:

Ergebnisse des prozessorientierten Audits Nach Abschluss des Audits sollten folgende Fragen beantwortet werden können ... Kennen wir unsere Stärken und können wir diese darstellen ? Welche Stärken müssen erhalten bleiben ? Wo liegen Stärkenpotentiale, die noch ausbaubar sind ? Welche Verbesserungspotentiale liegen noch im Kerngeschäft ? Welche zusätzlichen Verbesserungspotentiale bieten sich an ? Wie kann man die Fortschritte beobachten und messen ? Wie liegen wir im Vergleich zu anderen Unternehmen ?