e-Vergabe Ein Weg zum Erfolg bei IT - Projekten. Fachhochschule Dortmund Seminar IT-Consulting, Sommersemester 2002 Alexander Mantai

Inhalt 1 Einführung 1.1 Was ist Ausschreibung 1.2 Was ist e-Vergabe 1.3 Gesetzliche Grundlagen 2 Warum e-Vergabe? 2.1 Vorteile für den Auftraggeber 2.2 Vorteile für den Auftragnehmer 3 Wege und Möglichkeiten der Bekanntmachung 3.1 Eigene Homepage 3.2 e-Mail 3.3 Inverse Auktion 3.4 Durch einen Berater oder IT - Firma 4 Probleme und Risiken 4.1 Sicherheit 4.2 Vermeidung von Preisabsprachen und Bieterauswahl 4.3 Standards 5 Fazit 6 Quellen, Links Alexander Mantai

Was ist eine Ausschreibung Ausschreibung ist eine öffentliche Bekantgabe von Dienst- und Sachleistungen, für die ein Angebot unterbreitet werden soll. Eine Ausschreibung wird durch ein bekanntes Medium verbreitet. Für bestimmte Aufträge der Öffentlich-Rechtlicher Einrichtungen muss eine Ausschreibung erfolgen. Die Ausschreibung wird dann in Papierform, z. B. in Ausschreibungsblätter ausgegeben. Ziel einer Ausschreibung ist das beste Angebot (Preis - Leistung) zu bekommen. Zusätzlich wird dadurch die Konkurrenz zwischen Auftragnehmern gefordert. In privatem Bereich gibt es keine Normen, wie eine Ausschreibung aussehen soll. Alexander Mantai

Was ist e-Vergabe e-Vergabe ist eine Ausschreibung über das Internet. Ausschlaggebend war eine schnelle Entwicklung des Internets, E - Commerce und Globalisierung der Märkte. Zuerst wurde diese Form von Ausschreibungen ausschließlich von nicht-öffentlichen Unternehmen genutzt, da keine rechtliche Grundlage vorhanden war. Zur Zeit befindet sich das Verfahren der elektronischen Vergabe noch in der Aufbauphase und wird durch ein Pilotprojekt der Bundesregierung unterstützt. Alexander Mantai

Gesetzliche Grundlagen 1997 Rechtliche Rahmen für den Einsatz elektronischer Signaturen. -MEDIA@Komm - Projekte für den Einsatz der Signatur bei kommunalen eGovernment - Anwendungen -Projekt SPHINX für sicheren E-Mail-Austausch. 2001 Neue Vergabeverordnung tritt in Kraft. Damit kann seit 1. Februar ein öffentlicher Auftraggeber an Stelle der Schriftform auch mit digitaler Signatur versehene und verschlüsselt übermittelte, digitale Angebote zulassen. 22.05.2001 Inkrafttreten des Signaturgesetzes. Damit wird eine Elektronische Signatur mit der handschriftlicher gleichgesetzt (§§ 126, 126a BGB). Auch auf der EU-Ebene werden Anpassungen am Rechtsystem vorgenommen: Artikel 9 EC-RL: „(1) Die Mitgliedstaaten stellen sicher, dass ihr Rechtssystem den Abschluss von Verträgen elektronisch ermöglicht.“... “...Rechtssysteme weder Hindernisse für die Verwendung elektronischer Verträge bilden, noch dazu führen, dass diese Verträge ... keine rechtliche Wirksamkeit oder Gültigkeit haben.“ Alexander Mantai

Warum e-Vergabe Auftraggeber Weniger Verwaltungsaufwand Bessere Vergleichsmöglichkeit Größerer Bieterauswahl. Medienbruchfreie Erstellung und weiterleitung der Unterlagen. Kosten und Zeitersparnisse. Schneller Übergang zu Auswertung und Auftragvergabe. Auftragnehmer Mehr Kunden. Besserer Zugang zu Ausschreibungen. Einfache und schnellere Kalkulation. Direkte Einbeziehung der Partner, einfacher Datenaustausch. Kostenersparnis. Außerdem Beschleunigung des Vergabeverfahrens. Interne und externe Vernetzung. Nutzung gemeinsamer Resursen. Mehr Wettbewerb. Umweltfreundlich Alexander Mantai

Wege Eigene Homepage. + Niedrige Kosten. + Schnelle Änderungen möglich. + Möglichkeit eines direkten Zugriffs auf interne Datenbank. - Setzt einen hohen Bekanntheitsgrad voraus. - Kein Schutz vor unseriösen Bietern. Alexander Mantai

Wege E-Mail + Nur auserwählte Bieter werden angesprochen. + Unmittelbares Feedback. - Viele potenzielle Partner werden nicht beachtet. - Braucht eine Datenbank mit allen in Frage kommenden Firmen. - Lange Bearbeitungszeiten von E-Mails auf der Gegenseite. Alexander Mantai

Wege Inverse Auktionen + Bieter kämpfen um den Auftrag und gehen mit den Preisen nach unten. + Man kann ein optimales Preis-Leistung Verhältnis wählen. + Genaue Zeitmarkierung bei der Angebotabgabe möglich. - Rechtlich nicht zulässig bei öffentlichen Ausschreibungen. - Schwerwiegende folgen bei Sicherheitslücken. - Geheime Preisabsprachen bei den Bietern möglich. - Erfordert viel Know - How bei der Umsetzung der Auktion. - Sind schlecht geeignet für Individuallösungen. Alexander Mantai

Wege Internet Portale für IT - Ausschreibungen. + Haben einen großen Kundendatenbank. + Übernehmen einen Teil des Verwaltungsaufwand. + Verbesserte Qualität der Angebote durch Abgrenzung der Bieter. + Verlagerung eines Teils der Kosten auf Auftragnehmer **. + Verhindern Preisabsprachen durch Anonymität der Bieter. - Die Portale und Strategien sind noch nicht ausgereift. - Wenig Einfluss auf Reaktion potenzieller Partner. - Kein direkter Kontakt. Alexander Mantai

Beispiel: www.it-ausschreibung.de Ausschnitt aus FAQ: In der Datenbank sind ständig 50 bis 70 Ausschreibungen. Wöchentlich kommen 15 bis 20 hinzu, abgelaufene werden gelöscht. Daten werden sowohl auf dem klassischem Weg (Zeitungen, Ausschreibungsblätter, Fachzeitschriften), sowie über bekante Internetadressen gesammelt. Aufgabe einer Ausschreibung ist (noch) kostenlos. Interessenten können einen Newsletter abonieren. Kosten: bis zu 170€ im Jahr. Diese Form von Ausschreibung ist besonders für Auftraggeber interessant, da dadurch keine Kosten entstehen. Zum Vergleich: eine 1/4 Seite Anzeige in Computerwoche kostet ab 1900€. Alexander Mantai

Inkomatible Verschlüsselungs- und Signierverfahren. Probleme und Risiken Sicherheit Inkomatible Verschlüsselungs- und Signierverfahren. Inkomatible Datenformate. Fehlbedienung durch schlecht geschultes Personal. Fehlen von bekanten Portalen. Fehlen an Standartsoftware. Störungen während der Übertragung. Alexander Mantai

Fazit e-Vergabe ist eine echte Alternative zu klassischen Vergabeverfahren. Sie bietet neben Kostenersparnissen einen sicheren Weg zum schnellen Vertragabschluss. Aktuell befindet sich der Markt noch in der Entwicklungsphase. Auf lange Sicht wird e-Vergabe die Umsetzung von IT - Projekten beschleunigen. Und das klassische Vergabeverfahren verdrängen. Alexander Mantai

Literatur, Links Chancen und Risiken der elektronischen Vergabe. Dipl.- Ing. Hartmut Tröger. Kolloquium E-Vergabe. Dr. Kirstin Pukall. Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie. www.it-ausschreibung.de Webseite, die sich speziell für IT-Ausschreibungen eignet. www.e-vergabe.info Informationen zu Themen e-Vergabe, eGovernment, und dem Pilotprojekt SPHINX. Alexander Mantai