Professionelles Projekt-Management in der Praxis Veranstaltung 1 – Teil 2 (14.04.2003): Prof. Dr. Phuoc Tran-Gia, FB Informatik, Universität Würzburg Prof. Dr. Margit Meyer, FB Wirtschaftswissenschaften, Universität Würzburg Dr. Harald Wehnes, AOK Bayern Projektmanagement- Grundlagen

Agenda Grundlagen des Projektmanagements Definition „Projekt“ Besonderheiten von Softwareprojekten Definition „Projektmanagement“ Das magische Dreieck Phasenkonzept Wissensgebiete des Projektmanagements „Big Picture“ des Projektmanagements PM-Techniken Weitere Begriffe des Projektmanagements Erfolgreiches Lösen von Aufgaben im Team Vorgehensmethode Brainstorming und Umkehrmethode To-Do-Liste

Beispiele für Projekte Große historische Projekte Bau der ägyptischen Pyramiden (2550 – 1550 v. Chr.) Z.B. Cheops-Pyramide 146 m Höhe, 2,3 Mio. Steinquader 20 Jahre Bauzeit ca. 100.000 Arbeiter/Sklaven Turmbau zu Babel (600 v. Chr.) Stufentempel in den Himmel Gescheitertes Projekt, wegen babylonischer Sprachverwirrung Landung des ersten Menschen auf dem Mond (1969) Apollo-Programm (1968 – 1972) Schrittweise Realisierung des Ziels 2.000 Institutionen und Firmen 300.000 Beschäftigte; 25 Mrd. $ Umzug des Flughafens München (1992)

Beispiele für Projekte - heute Projekte in Unternehmen Entwicklung eines neuen Produktes Entwicklung einer neuen Serviceleistung Abwicklung eines Kundenauftrags Neuorganisation der Firma / einer Abteilung Aufbau / Schließung einer Organisationseinheit Fusion mit einer anderen Firma Entwicklung / Einführung eines neuen Informationssystems Private Projekte Bau eines Hauses Organisation einer Familienfeier

Merkmale von Projekten Einmalig- keit Komplexi- tät Risiken Projekt klare Zielsetzung Innovation, Neuartigkeit Termin begrenzte Ressourcen Inter- disziplinär Jedes Projekt ist ein Investitionsvorhaben a Nutzen > Kosten

Definition „Projekt“ [DIN 69901] „[...] ein Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihre Gesamtheit gekennzeichnet ist, z.B. „[...] ein Vorhaben, das im wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihre Gesamtheit gekennzeichnet ist, z.B. Zielvorgabe zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben projektspezifische Organisation“ [DIN 69901]

Ist eine Diplomarbeit ein Projekt? Eindeutiges „JA“ Einmaligkeit des Vorhabens Hohe Komplexität Zeitliche Begrenzung Klare Zielsetzung Begrenzte Ressourcen Besondere Risiken Neuartige, außergewöhnliche Aufgabe

Wann liegt kein Projekt vor? Immer wieder vorkommende Routinetätigkeiten Standard-Aufgaben, die von einer Person oder von einem Linienteam vollständig gelöst werden kann Regelmäßige Betriebsabläufe Beispiele: Entwicklung eines neuen Auto-Modells: Projekt Serienherstellung des neuen Modells: kein Projekt Optimierung der Klimaanlage: Projekt Serverbetrieb: kein Projekt Neues Serverkonzept entwickeln und einführen: Projekt

Vorteile von Projektarbeit gegenüber Linienarbeit Klare Zieldefinition mit fester Terminierung Sorgfältige detaillierte Planung Feste Ressourcen (Personen aus unterschiedlichen Fachabteilungen) stehen zur Verfügung und müssen nicht laufend „erkämpft“ werden Klare Verantwortlichkeiten Flexible, auf die jeweilige Problemstellung ausgerichtete Organisation Sicherstellung, dass die vorhandenen Ressourcen optimal eingesetzt werden Schafft einen abteilungsübergreifenden View => Permanent hoher Erfolgsdruck auf Projektleiter und Team

Projektarten Forschungsprojekte Entwicklungsprojekte Planungsprojekte Achtung: In Abhängigkeit von der Projektart kommen unterschiedliche Vorgehensmodelle zum Einsatz! Forschungsprojekte Entwicklungsziel nur grob definiert Pioniercharakter, hoher Änderungsgrad der Projektparameter Entwicklungsprojekte Klar definiertes Entwicklungsziel: Neues Produkt Bei Produkten für den Markt hat der Termin oft enorme Bedeutung Planungsprojekte Zweck: z.B. Vorstudie und Konzept für anschließendes Großprojekt Prüfung von Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit Organisations-/Rationalisierungsprojekte Neugestaltung der Aufbau- und/oder der Ablauforganisation Ziel: Rationellere Abwicklung der Geschäftsprozesse Rollout-Projekte (in Großunternehmen) Ziel: z.B. unternehmensweite Einführung einer bereits erprobten (pilotierten) Anwendung oder neuen Technik

Projektgröße (Def. in AOK Bayern) Kategorie Personal-aufwand Finanz-aufwand Dauer (in Monaten) Anzahl Mitarbeiter Eigenes Budget Kleines Projekt < 0,5 PJ (=PersonenJahre) 15.000 bis 50.000 € 0,5 bis 3 1 bis 2 Nein Mittleres Projekt < 5 PJ < 250.000 € < 6 < 12 Ja Großes Projekt > 5 PJ > 250.000 € < 24 > 12 Für jede Kategorie müssen mindestens drei der fünf Kriterien erfüllt sein. Große Projekte sollten die Maximalwerte von 10 PJ, 500.000 €, 2 Jahre und 20 Mitarbeiter nicht überschreiten, um Überschaubarkeit und Planungs- sicherheit zu gewährleisten. Ggf. mehrere Einzelprojekte generieren.

Projektbeispiele (AOK Bayern) e-Procurement (IT-gestütztes Beschaffungsmanagement auf der Basis von Intranet/Internet-Technologie) Vorstudie, daher zunächst kleines Planungsprojekt mit den Zielen: Kosten-/Nutzen-Analyse als Entscheidungsvorlage für Vorstand Detailliertes Umsetzungskonzept (Projektplan für Folgeprojekt) Datum 2000 Großprojekt (8 Teilprojekte, 60 lokale Datum 2000-Beauftragte, 260 Mitarbeiter; 21,4 PJ; Kombi-Projekt: Organisation, Roll-out) Inventarisierung, Check und ggf. Umstellung sämtlicher IT-/TK-Komponenten im Unternehmen E-Business-Strategie Planungsprojekt mit den Zielen Optimierung von Kundenservices Stärkung der Wettbewerbsposition Kostenreduktion

Projekt-Beispiel: e-Business-Strategie 07/00 08/00 09/00 10/00 11/00 12/00 Vorphase Marktanalyse e-business Strategie Portfolio (top down) 02.10.00 Prozesse und Funktionen Controlling 23.10.00 Informationstechnologie e-business Strategie Portfolio (bottom up & Anpassung) Definition Prototyp Finale Phase Abschlusspräsentation e-business-Strategie 27.11.00 Prototyp*) Vorstellung Prototypen (Ende Dez.) Termin noch zu benennen Abstimmung mit dem Lenkungsausschuß *) ergänzend zur Vorstudie

Softwareprojekte: Besonderheiten Schlechtes Image vgl. „Chaos-Report“ der Standish Group von 1995*: *) Quelle: IT Management, 3/2000

Erfolgsfaktoren für Softwareprojekte* Einbeziehung der Anwender Unterstützung des Managements Genaue Anforderungsbeschreibung Passende Planung Realistische Erwartungen Kleine Projektschritte (Meilensteine) Kompetente Mitarbeiter Eigene Leitung Klare Visionen und Vorgaben Hart und konzentriert arbeitende Mitarbeiter Andere Gründe *) Quelle: IT Management, 3/2000

+ Projekt-Management Projekt-Management Management Projekt Einmaligkeit Komplexität Klares Ziel Begrenzte Ressourcen Risiko Management Führung Zielsetzung Organisation Planung Kontrolle & Steuerung + Projekt-Management

Definition „Projektmanagement“ „Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und Führungsmitteln für die Abwicklung eines Projektes.“ [DIN 69 901]

Projektmanagement Führungsaufgaben Führungsorganisation Zielsetzung Personalführung Kontrolle und Steuerung Führungsorganisation Projektorganisation Projektabwicklung Führungstechniken Motivation der Projektmitarbeiter Besprechungs- und Präsentationstechniken Entscheidungsfindungstechniken Führungsmittel Projektplanungs- und Steuerungssysteme (Arbeitspakete, Kapazitäten, Termine/Meilensteine, Kosten)

Das magische Dreieck des PM Qualität/ Funktionalität Steuerung Zeit/ Termine Kosten/ Ressourcen Die drei Kernziele des PMs beeinflussen sich gegenseitig. Beispiel: Eine höhere Qualitätsforderung hat unwillkürlich Auswirkungen auf Termine und Kosten.

Projektverlauf: Phasenkonzept Projekt läuft in mehreren Phasen ab Hauptphasen Initiali- sierung Planung Durch- führung Abschluß Projekt- Ergebnis =========== Projekt-Prozeß ========= Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes

„Big Picture“ Projektziel- Definition Initiali- sierung führung Ab- Faktor Mensch PM-Wissen PM-Erfahrungen PM-Techniken PM- Werkzeuge Projektziel- Definition Initiali- sierung Planung Durch- führung Ab- schluß Projektziel: Produkt/ Ergebnis Projektphasen

PM-Wissensgebiete (nach PMBoK)* Koordinationsmanagement in Projekten Umfangsmanagement in Projekten Terminmanagement in Projekten Kostenmanagement in Projekten Qualitätsmanagement in Projekten Personalmanagement in Projekten Kommunikationsmanagement in Projekten Risikomanagement in Projekten Beschaffungsmanagement in Projekten *) Project Management Body of Knowledge; PMBOK-Guide 2000

PM-Techniken (Arbeitstechniken) Kreativitätstechniken Brainstorming Umkehrungstechnik 6-Hüte-Methode Mind Mapping Brainwriting Ist-Analyse-Techniken Interview Fragebogen Selbstaufschreibung Stichprobenverfahren Entscheidungstechniken Punktebewertungsverfahren Nutzwertanalyse Portfolioanalyse Problemlösungstechniken Delphi-Methode Pro und Kontra Kommunikationstechniken Moderation Präsentation Verhandlungstechniken Planungstechniken Zeitplanung Ressourcenplanung

Weitere PM-Grundbegriffe (1) Projektorganisation ProjektleiterIn / ProjektmanagerIn / Projektleitung Verantwortliche(r) für das Projekt Projektteam ProjektleiterIn und Projektmitarbeiter Lenkungsausschuß Entscheidungsgremium zur Steuerung des Projektes Meilensteine (milestone, checkpoint) Meilenstein-Inhalt: Definierte (Teil-)Ergebnisse Wichtig, wesentlich für Projekterfolg Im Voraus definiert Überprüfbar Eindeutig festgelegt Meilenstein-Termin: Fertigstellungstermin Wird im Rahmen der Projektplanung festgelegt

Weitere PM-Grundbegriffe (2) Programm Reihe von zusammengehörenden Projekten, um eine übergeordnete Zielsetzung zu verwirklichen (Beispiele: Apollo-Programm, SAM (SAP-AOK-Master) Teilprojekt Bei großen Projekten erfolgt eine Untergliederung in sog. Teilprojekte (klar abgegrenzte Aufgabenkomplexe) Projektportfolio Alle Projekte eines Unternehmens oder eines Geschäftsbereichs Kickoff Startveranstaltung zu Beginn eines Projektes Kennlernen und Motivation der Mitarbeiter Klärung der Ziele

Weitere PM-Grundbegriffe (3) Projektziel Auftraggeber eines Projektes Projektantrag / Projektauftrag Projektportfolio Projektziel Auftraggeber eines Projektes Projektantrag / Projektauftrag Projektportfolio Aufwandsschätzung Projektbudget Projektrisiko Aufwandsschätzung Projektbudget Projektrisiko Projektcontrolling Projektbesprechungen Projektberichtswesen Produktabnahme Projektcontrolling Projektbesprechungen Projektberichtswesen Produktabnahme

Bewährte Methode zur Findung der besten Lösung für ein Problem - in 6 Schritten Ziel definieren 1 eindeutig 2 Lösungs- alternativen ohne jegliche Bewertung Brainstorming 3 Entscheidungs- kriterien mit Wertigkeit der Kriterien Bewertung der Alternativen Auswahl der besten Lösung 4 Commitment aller Teilnehmer auf die beste Lösung 5 Vereinbarung der nächsten Schritte 6 To-Do-Liste Die 6 Schritte protokollieren

Brainstorming Bekannteste Methode der Ideenfindung Grundregeln Jeder soll so viele Ideen wie möglich entwickeln Jeder darf die Ideen anderer aufgreifen und weiterentwickeln Jede noch so wilde Idee ist erlaubt Kritik ist grundsätzlich verboten Jeder Vorschlag ist als Leistung des Teams, und nicht die eines Einzelnen, zu betrachten Basis und Ablauf Gruppe mit 4-8 Teilnehmern; Moderator Flipchart, Tafel und/oder Medienwand für Vorschläge Angenehme, offene Atmosphäre Ideenfindungsphase: ca. 15 – 20 Minuten; anschließend Pause Bewertungsphase: ca. 30 – 40 Minuten Ergebnis: Rangfolge oder Auswahl einer einzigen Idee

Schlittschuhe für den Sommer Umkehrungstechnik Bisherige bekannte Lösung Schlittschuhe für den Winter Methode Vgl. Marchand, Rene; Boethius, Stefan: Das Vorsprungs-Prinzip. 2001, 49,90 DM Überreuther, Frankfurt, ISBN 3-7064-0759-0 Beispiel Kufen auf Eis Umkehrung eines einzelnen Wortes in das Gegenteil Schlittschuhe für den Sommer Räder auf Asphalt Neuer Lösungsansatz Rollerblades Welterfolg!

Eine Besprechung sollte nie ohne eine To-Do-Liste enden! Festlegung der durchzuführenden Aktivitäten Wer? - macht was? – mit wem? - bis wann? Aktivität Verantwort-licher Beteiligte Termin Eine Besprechung sollte nie ohne eine To-Do-Liste enden!

Beispiel für Vorgehensmodell siehe separaten Foliensatz

Aufgabe 1: Projektidee Das Team soll einen Vorschlag für eine innovative soziale Dienstleistung im Internet erarbeiten Vorgehen/Methodik 6-Schritte-Methode zur Findung der optimalen Lösung Kreativitätstechniken (Brainstorming und Umkehrungstechnik) To-do-Liste Gliederungsvorschlag für ppt-Vortrag (MS-Office 2000) 6-Schritte-Methode 1. Zieldefinition 2. Erarbeitete Lösungsalternativen 3. Entscheidungskriterien 4. Bewertung der Alternativen 5. Commitment 6. Vereinbarung der nächsten Schritte Erfahrungen in der Projektarbeit Aufgaben Projektleiter Vortrag erstellen Datei Idee-Team_x.ppt Versand an Dozenten bis 25.04.2003 Vortrag am 28.04.2003 (nur Teams 5-7)

Projekte vom SS 02 Aufgabe: Gründung eines innovativen und erfolgreichen Internet-Unternehmens Hard to get – Onlineshop für seltene Produkte Home Bay – Online-Wohnungsvermittlung pharmaNet – Internet-Apotheke Bring.me – Internet-Lieferservice star-trip – Weltraum-Tourismus-Unternehmen e-Flyer.net – webbasierte Werbedatenbank Projekt X – Webdesign-Unternehmen Quasimodo – internationale Partnervermittlung VGHW – Virtuelles Gotteshaus Würzburg

Von der Vision zur Realität Was immer Du tun kannst oder erträumst zu können, beginne es. Kühnheit besitzt Genie, Macht und magische Kraft. Beginne es jetzt. Johann Wolfgang von Goethe