Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Präsentation zum Thema: "Professionelles Projektmanagement in der Praxis"—  Präsentation transkript:

1 Professionelles Projektmanagement in der Praxis
Veranstaltung 2 – Teil 2 ( ): Arbeitstechniken SS 2007 Mit effizienten Arbeitstechniken meistern Sie den vielseitigen Projektalltag Man benötigt kreative, analytische und synthetische Arbeitstechniken in der Projektarbeit.

2 Arbeitstechniken Kreativitätstechniken Ist-Analyse-Techniken
Brainstorming Umkehrungstechnik 6-Hüte-Methode Mind Mapping Brainwriting Ist-Analyse-Techniken Interview Fragebogen Selbstaufschreibung Stichprobenverfahren Entscheidungstechniken Punktebewertungsverfahren Nutzwertanalyse Portfolioanalyse Problemlösungstechniken Delphi-Methode Pro und Kontra Das Thema PM-Techniken bzw. Arbeitstechniken ist ein weites Feld und nicht allein auf das Projektmanagement begrenzt. D.h. die verschiedenen Arbeitstechniken kann man in vielen Arbeitssituationen - auch außerhalb der Projektarbeit - verwenden. Zu Beginn eines Projektes sind besonders wichtig: Kreativität IST-Analyse Problemlösungstechnik Entscheidungstechnik Kommunikationstechniken Planungstechniken Weitere Techniken werden wir gegen Ende des Projektes kennen lernen, z.B. Konflikt- und Krisenmanagement Kommunikationstechniken Moderation Präsentation Verhandlungstechniken Planungstechniken Zeitplanung Ressourcenplanung Kostenplanung

3 9-Punkte-Problem Problemstellung Wie lassen sich 9 Punkte mit maximal 4 geraden Strichen verbinden, ohne den Stift abzusetzen? Selbst gesetzte Grenzen Striche sind durch das Punktequadrat begrenzt Punkte sind mathematische Punkte, d.h. ohne Ausdehnung Stift hat normale Stiftbreite Lösung: Aufhebung der Grenzen O O O O O O Prozess Identifikation der Begrenzungen Aufhebung der Begrenzungen Neue Ergebnisse/Erkenntnisse Nachher: Es war ja soooooooo einfach. Kreativität durch Überschreitung von – meist selbst auferlegten – Grenzen

4 Kreativitätstechniken
Brainstorming Brainwriting / 635-Methode 6-Hüte-Methode Umkehrungstechnik Mind Mapping TRIZ Rahmenbedingungen Klare Aufgabenstellung und Zielstellung Ungezwungene Arbeitsatmosphäre Verschiedene Perspektiven / Optiken / Standpunkte Erlaubnis, Dinge auf den Kopf zu stellen Meeting außerhalb der täglichen Routine Es gibt viele Möglichkeiten, Lösungen für ein Problem zu finden. Am Anfang stehen die Ideen, was alles möglich wäre. Um möglichst viele Ideen zu bekommen, bedient man sich bestimmter Techniken, den sog. Kreativitätstechniken WS: Wer kennt bereits welche Kreativitätstechnik? Phänomen: Viele kreative Ideen werden auf unlogische, gewissermaßen regelwidrige Weise gewonnen. Im Nachhinein erscheinen sie als naheliegend und vollkommen logisch. Dadurch entsteht der Trugschluss, daß die Idee gar nicht kreativ sei, sondern auch durch das gewohnte (=logische) Denken hätte gewonnen werden können. Die Beherrschung der Technik allein reicht nicht aus. Ein wichtiger Erfolgsfaktor sind auch die geeigneten Rahmenbedingungen

5 Brainstorming Die 4 goldenen Brainstorming-Regeln
Bekannteste Methode (A. S. Osborn) Die 4 goldenen Brainstorming-Regeln Freie Entfaltung der Phantasie Quantität ist Qualität: Jede noch so wilde Idee erlaubt Jeder darf die Ideen anderer aufgreifen und weiter- entwickeln Keine Kritik oder Bewertung von Ideen Basis und Ablauf Gruppe mit 4-8 Teilnehmern; Moderator Flipchart, Tafel und/oder Moderationswand für Vorschläge Angenehme, offene Atmosphäre Ideenfindungsphase: ca. 15 – 20 Min.; anschließend Pause Bewertungsphase: ca. 30 – 40 Min. Älteste, bekannteste und beliebteste Methode der Ideenfindung. Einsatz in Gruppensitzungen Jeder Teilnehmer soll offen und spontan seine Ideen äußern und den Ideen anderer kritiklos(!) zuhören Grundregeln 1.. – 4.. Jeder Vorschlag ist als Leistung des Teams und nicht die Leistung eines Einzelnen zu betrachten. Was wird benötigt? Gruppe: 4 – 8 Personen Moderator zur Protokollierung, auch Animator, neutral

6 Brainwriting (6-3-5-Methode)
Schriftliche Form des Brainstormings (Erfinder: Prof. Rohrbach) 6-3-5-Methode 6 Teilnehmer 3 Lösungsvorschläge je Teilnehmer 5 Minuten Zeit Hohe Anzahl von Vorschlägen Weitergabe der Vorschläge an den Nachbarn Durchlesen der Vorgänger-Ideen und Ergänzung um 3 neue Nach 30 Minuten: max. 108 Ideen Vorteile + Lösungen zum Teil durchdachter als beim Brainstorming + Kritische Ideen werden eher schriftlich formuliert + Zwang zur aktiven Mitarbeit in der gesamten Sitzung Weitere Methode Brainwriting (6-3-5 Methode) aus Brainstorming entwickelt worden Ideen werden schriftlich notiert. 6 Teilnehmer 3 Lösungsvorschläge pro Teilnehmer 5 Minuten Zeit Weitere Vorteile: Die schwierige Rolle des Moderators entfällt Schwierige Mitarbeiter können die Sitzung nicht stören Alle Teilnehmer sind gezwungen, während der ganzen Sitzung aktiv mitzuarbeiten

7 Brainwriting-Formular
Problemstellung: Datum: 1. Idee 2. Idee 3. Idee 1. Teilnehmer 2. Teilnehmer 3. Teilnehmer 4. Teilnehmer 5. Teilnehmer 6. Teilnehmer auch ohne gemeinsame Sitzung durchführbar z.B. Weitergabe per Mail Die Methode kann auch ohne gemeinsame Sitzung stattfinden, indem die sukzessiv ausgefüllten Ideenformulare z.B. per weitergegeben werden. Aufgabe: Schreiben Sie eine Web-Anwendung, die die Methode des Brainwritings wirkungsvoll unterstützt. Aufgabe an diejenigen, die an der 1. Vorlesung nicht teilgenommen haben. Ergebnisvorstellung in der letzten Vorlesung.

8 e-Brainstorming: Unternehmensweites Brainstorming
Web-Anwendung für unternehmensweites Brainstorming (Eigenentwickelung) Einsatz des gesamten Mitarbeiterpotentials eines Unternehmens zur Ideengenerierung Lösung: Realisierung der klassischen Brainstorming-technik mittels Intranet-Technologie Eingabe neuer Ideen - mit persönlicher Nutzen-Bewertung (Nutzen für Kunden, Nutzen für das Unternehmen/Abteilung usw.) Alle Mitarbeiter können alle zuvor eingegebenen Vorschläge ansehen und – motiviert dadurch – neue Vorschläge eingeben Anreizerhöhung durch Verbindung mit Preisausschreiben Bewertung der Vorschläge Preisverleihung für die besten Vorschläge

9 Schlittschuhe für den Sommer
Umkehrungstechnik Bisherige bekannte Lösung Schlittschuhe für den Winter Methode Vgl. Marchand, Rene; Boethius, Stefan: Das Vorsprungs-Prinzip. 2001, 49,90 DM Überreuther, Frankfurt, ISBN Beispiel Kufen auf Eis Umkehrung eines einzelnen Wortes in das Gegenteil Schlittschuhe für den Sommer Räder auf Asphalt Vor kurzem habe ich eine sehr interessante und wie mir scheint sehr wirkungsvolle neue Technik kennen gelernt: Denktechnik der Umkehrung An der Tafel vorführen Ein Blatt / Tafel wird in 2 Hälften geteilt Obere Hälfte: bisher bekannte Lösung und ein Wort wird unterstrichen (Mittels der Unterstreichung wird festgelegt, daß nur ein Wort umgekehrt wird) Untere Hälfte: Gleiche Aussage, aber das unterstrichene Wort wird ins Gegenteil umgekehrt z.B teuer -> kostenlos oder Sommer -> Winter Ergebnis: ein neuer Lösungsansatz, der bisher undenkbar war. Beispiel 2: Schweizer Uhr, die präzise und teuer ist <-> Omega Schweizer Uhr, die präzise und billig ist <-> neu: „Swatch“ Beispiel 3: Fahrrad für die Straße: normales Fahrrad Fahrrad für das Gelände: neu: Mountain-Bike Who is perfekt. Designer-Möbel zum günstigen Preis Neuer Lösungsansatz Rollerblades Welterfolg!

10 Erstellt mit dem Softwaretool MindManager
Mind Mapping Kreativitäts- und Visualisierungstechnik Erfinder: Toni Buzan Mittelpunkt: Hauptthema Ableitung von Neben- und Untergedanken Beispiel: Die Mindmap-Methode basiert auf der Tatsache, dass unser Hirn Informationen besser verarbeiten kann, wenn wir sie mit Pfeilen, Symbolen und Farben symbolisieren. Ein Bild sagt mehr als 1000 Worte Erstellt mit dem Softwaretool MindManager

11 Jeder erhält ein umfassendes Problembild
6-Hüte-Methode objektiv/neutral Prinzip der 6 Hüte Methode Erfinder: Edward de Bono Jeder „Denkhut“ hat eine Farbe und symbolisiert eine Denkrichtung / Betrachtungsart 6 Hüte sind übersichtlich und vielfältig Jede beteiligte Person setzt jeden Hut einmal auf Erkenntnisse werden notiert emotional objektiv negativ Jeder erhält ein umfassendes Problembild Methode hat sich in D noch nicht durchgesetzt. Verbesserung der Problemlösung objektiv positiv Vorteile Jeder hat die Möglichkeit, alles loszuwerden Jeder konzentriert sich durch die symbolischen Hüte auf das Wesentliche neue Ideen Dirigent

12 Ist-Analysetechniken
Auswertung vorhandener Unterlagen Interview (Mitarbeiter- bzw. Kundenbefragung) muss gut vorbereitet werden (Inhalte und Interviewpartner) relativ hoher Aufwand z.B. über DB-basierte Web-Applikation Fragebogen Geringerer Aufwand und kürzere Untersuchungszeit Regeln Fragen kategorisieren, kurz und verständlich halten Ausfüllzeit max. 15 Minuten Tests vor der Durchführung mit kleinem Personenkreis Am Anfang eines jeden Entwicklungsprozesses steht häufig eine Problemanalyse. Eine Beschreibung des IST-Zustandes ist vorzunehmen Die Ist-Analyse ist die Grundlage für jeden Problemlösungsprozess. In der Praxis wurden hierzu verschieden Analysetechniken entwickelt: Interview: Zum transparenten Darstellen eines IST-Zustandes mit objektivem Aufdecken von Fehlerquellen und Mängeln hat sich die Interviewtechnik recht gut bewährt. Wichtig ist eine gute Vorbereitung, sonst erstickt man in einer Flut ungleichgewichtiger Informationen. Fragebogen: Bei vielen Interviewpartnern oder wenn die Interviewpartner verstreut an verschiedenen Standorten sitzen, bietet sich die Fragebogentechnik an. Hierzu sind einige wichtige Regeln zu beachten: .... Der Fragebogen ist i.w. ein schriftliches Interview Selbstaufschreibung: Für die Ist-Aufnahme kann in besonderen Fällen eine Selbstaufschreibung sehr dienlich sein. Selbstaufschreibung bietet sich an, wenn im Rahmen von Arbeitsprozessen immer wiederkehrende Vorgänge ablaufen und über einen definierten Zeitraum die „Gleichheit“ der Vorgänge ermittelt werden soll. Wichtig: Die Betroffenen müssen für das Untersuchungsziel motiviert sein, sonst Gefahr von Manipulation. Selbstaufschreibung Zur Ermittlung von Arbeitszeiten von immer wiederkehrenden Vorgängen Betroffene müssen für das Untersuchungsziel motiviert sein!

13 Problemlösungstechniken
Delphi-Methode Verschiedene Experten erarbeiten – getrennt voneinander – Lösungsvorschläge für ein bestimmtes Problem Anonyme Verteilung der Vorschläge Beurteilung der Vorschläge; ggf. Überarbeitung des eigenen Vorschlags Auswahl der besten Alternative Pro-und-Kontra-Spiel Ausgangspunkt: Mehrere Lösungsalternativen liegen bereits vor Je Lösungsalternative zwei Vertreter des Lösungsteams 1. Runde: Beide Vertreter tragen Pro- bzw. Kontra-Argumente vor 2. Runde: Rollentausch, d.h. Pro-Vertreter der 1. Runde trägt Kontra-Argumente vor und umgekehrt. Argumente werden protokolliert und vom Plenum bewertet Es gibt eine Vielzahl von Problemlösungstechniken. Ich möchte mich hier auf 2 beschränken: 1. Delphi-Methode Einer Gruppe von Fachleuten wird das gestellte Problem vorgestellt und eingehend erläutert. Diese Experten arbeiten dann – getrennt voneinander – Lösungsvorschläge aus. Diese Vorschläge werden anonym an den Teilnehmerkreis verteilt. Jeder Experte beurteilt die Vorschläge der anderen und überarbeitet ggf. seinen eigenen. Bei Bedarf erfolgt der Prozess in mehreren Runden. 2. Pro- und Kontra-Spiel Liegen bereits mehrere Lösungsalternativen vor, so kann man mit Hilfe eines pro-und kontra-Spiels leicht zu einer Priorisierung kommen. Je Lösungsalternative zwei Vertreter des Lösungsteams ausgewählt Runde: Beide Vertreter tragen Pro- bzw. Kontra-Argumente vor Runde: Rollentausch; Pro-Vertreter der 1. Runde trägt Kontra-Argumente vor und umgekehrt Argumente werden protokolliert und vom Plenum bewertet. Plenum trifft die Lösungsauswahl.

14 Entscheidungstechniken
Entscheidung zwischen verschiedenen Alternativen Techniken Punktebewertungsverfahren ABC-Analyse Nutzwertanalyse Portfolio-Analyse Entscheiden heißt, zwischen mehreren Alternativen mit unterschiedlichen Auswirkungen auszuwählen. Für diesen Auswahlprozess stehen einige in der Praxis vielfach erprobte Entscheidungstechniken zur Verfügung: Punktebewertungsverfahren ABC-Analyse Nutzwertanalyse Portfolio-Analyse Das Punktebewertungsverfahren und die Nutzwertanalyse wollen wir heute näher betrachten. Die Portfolio-Analyse wird zu einem späteren Zeitpunkt vertiefen.

15 Punktebewertungsverfahren
1. Schritt: Sammeln von Lösungsvorschlägen 2. Schritt: Jeder Teilnehmer hat n Punkte, die er entsprechend seiner persönlichen Priorisierung auf die Lösungsalternativen verteilt 3. Schritt: Summierung der Punkte pro Lösung ergibt Rangfolge der Vorschläge Beispiel: Studenten-Service der AOK im Internet; Priorisierung der (über Brainstorming ermittelten) Funktionalitäten Das Punktebewertungsverfahren ist die einfachste Technik. Wir wollen das Verfahren an einem kleinen Beispiel praktizieren. Workshop: AOK möchte für ihre versicherten Studenten einen zusätzlichen Internet-Service bieten, ergänzend zu 1. Frage an die Kunden: Welchen Web-Service würden Sie sich von der AOK wünschen? (Brainstorming) 2. Bewertung: Jeder hat drei Striche frei (Punkte nur zeigen) 3. Auswertung: Rangliste

16 ABC-Analyse (1) Motto „Konzentration auf das Wesentliche“
Ziel: Herausfinden, welchen Dingen (Leistungen, Produkten, Vorschlägen, Kunden, Lieferanten usw.) besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden soll Prinzip: Klassifizierung von Aufgaben, Probleme, Produkte, Prozessen in drei Klassen: A = sehr wichtig / hochwertig / umsatzstark B = mittelwichtig / mittelwertig / mittlere Umsatzstärke C = weniger wichtig / niedrigwertig / umsatzschwach Pareto-Prinzip oder 80/20-Regel: Nur ein mengenmäßig kleiner Teil hat einen sehr hohen Wertanteil (Klasse A) Die ABC-Analyse ist ein wichtiges und einfaches Hilfsmittel, um Entscheidungen herbeizuführen. Diese Methode wurde erstmals von der Fa. General Electric im Jahr 1951 angewandt.

17 ABC-Analyse (2) A B C Klasse Mengenanteil Wertanteil A ca. 10 %
ABC-Verteilung 100 85 70 A B C Mengen- anteil (%) 10 35 100

18 Priorisierung der Bewertungskriterien mit der Präferenzmatrix
Aufgabe: Bewertungskriterien gewichten Kriterien wählen 2er-Vergleich der Kriterien untereinander Häufigkeit der „Siege“ ist die Basis für die Gewichtung der Kriterien Kriterien Vergleiche „Siege“ (mit Beispielwerten) Gewicht A 1 10 B Die Gewichtung der Bewertungskriterien erfolgt häufig über eine sog. „Präferenzmatrix“. Durch diese Matrix werden die Rangfolge und der Stellenwert der Bewertungskriterien festgelegt AB 4 40 C AC BC D AD BD CD 2 20 E AE BE CE DE 3 30

19 Nutzwertanalyse (1) Kriterium Gewicht Alter native 1 native 2 native 3
Note G x Note Gesamt- Nutzen 100 Die Nutzwertanalyse (auch Punktwertverfahren oder Multifaktorentechnik genannt) ist die gebräuchlichste Methode für Entscheidungsprozesse in der Praxis. Vorab werden alle Lösungsvarianten natürlich auf die Erfüllung der Muss-Ziele überprüft. Diese stellen k.o.-Kriterien dar. Wenn eine Alternative ein Muß-Ziel nicht erfüllt, scheidet sie aus. Horizontale Achse: Alternativen Vertikale Achse: Entscheidungskriterien mit Gewichten Konvention: Summe der Gewichte = 100 Grad der Erfüllung der Entscheidungskriterien wird ermittelt (Note 0-10) Gesamtwert durch Multiplikation der Erfüllungsgrade mit dem Gewicht der Entscheidungskriterien

20 Nutzwertanalyse: Beispiel
Kriterium Gewicht Alter native 1 native 2 native 3 G Note G x Note K1 10 3 30 5 50 4 40 K2 8 320 200 K3 150 90 K4 20 80 7 140 Gesamt- Nutzen 100 580 540 470 Durchführung im Team Gewichtung und Noten im Konsens Die Nutzwertanalyse ist die gebräuchlichste Methode für Entscheidungsprozesse in der Praxis Vorab werden alle Lösungsvarianten natürlich auf die Erfüllung der Muss-Ziele überprüft. Diese stellen k.o.-Kriterien dar. Wenn eine Alternative ein Muß-Ziel nicht erfüllt, scheidet sie aus. Horizontale Achse: Alternativen Vertikale Achse: Entscheidungskriterien mit Gewichten Konvention: Summe der Gewichte = 100 Grad der Erfüllung der Entscheidungskriterien wird ermittelt (z.B. Note 0-10, oder Note 0 – 1,0) Gesamtwert durch Multiplikation der Erfüllungsgrade mit dem Gewicht der Entscheidungskriterien Die Nutzwertanalyse sollte im Team durchgeführt werden. Idealerweise erfolgt die Gewichtung und Benotung der Alternativen im Konsens; ansonsten Mittelwert-Bildung

21 Effizientes Zeitmanagement
Zeitmanagement ist das Kernstück jeglicher Arbeitsmethodik. Zeitmanagement bedeutet, die eigene Arbeit und Zeit zu beherrschen, anstatt von ihr beherrscht zu werden. Auf der Folie sind die wichtigsten Grundregeln zusammenfassend dargestellt. Ziele: Das tägliche Tun an Zielen ausrichten Vorbereiten: Am Abend den neuen Tag – schriftlich – planen. Dabei Zeit für Unerwartetes und Routine einplanen. Prioritäten setzen: Wichtiges zuerst tun – Unwichtiges lassen! Zusammenfassen: Gleichartige Aufgaben in je einem Zeitblock packen (Telefonat, Post, Kurzbesprechungen) Vereinfachen: Schwierige Aufgaben in kleine Schritte zerlegen. Reihenfolge und Erledigungstermin festlegen Andere tun lassen: Delegieren (Was, Wer, Warum, Bis wann) Abschirmen: Nicht immer für alle erreichbar sein; Termine mit sich selbst vereinbaren und nutzen Rücksicht nehmen: Kein Verspäten, kein Überziehen bei Besprechungen. Vorher Zielsetzung und Ende vereinbaren. Besprechungen strukturieren; virtuelle Besprechungen durchführen (effektiveres Arbeiten) Konsequentes Zeitmanagement; Telefonkonferenzen Erfolge genießen: Erledigtes als Erfolg wahrnehmen. Sich selbst und andere belohnen. Quelle: J. Seiwert, 1x1 des Zeitmanagements, Gabal, Offenbach, 1995.

22 Eisenhower-Matrix Prinzip: Aufteilung der Aufgaben nach zwei Kriterien
Wichtigkeit: wichtig oder unwichtig Dringlichkeit: dringend oder nicht dringend A - Aufgaben - Krisen dringliche Termine/Probleme a sofort erledigen B – Aufgaben Ziele setzen Strategien, Konzepte a in Zeitplanung aufnehmen wichtig Die Kunst, Wesentliches vom Unwesentlichen zu unterscheiden, ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Man muß aber auch danach handeln. Aufgaben, die wichtig und dringend sind werden mit erster Priorität erledigt. Aufgaben, die dringend aber weniger wichtig sind, möglichst delegieren. „was wir rechtzeitig erledigen wird nie dringlich.“ Aufgaben, die wichtig, aber (noch) nicht dringend sind, sind die wichtigsten. Sie werden oft aufgeschoben, da sie noch nicht dringlich sind. Für die Erledigung dieser Aufgaben müssen wir Zeit einplanen. Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind: Auch wenn wir glauben, keine solche Aufgaben zu haben, lohnt es sich darüber nachzudenken. Diese Aufgaben sollten ersatzlos gestrichen werden. C - Aufgaben - Zeitfresser wenig Effektives a reduzieren bzw. delegieren D-Aufgaben Zeitverschwender a Papierkorb dringend

23 Wirkungsvolles Zeitmanagement
Konzentration auf B-Aufgaben nur max. 60% der Zeit verplanen richtig falsch A - Aufgaben Dauerstress B A B-Aufgaben Ziel: vermeiden, dass B-Aufgaben dringlich werden! wichtig wichtig Die Kunst, Wesentliches vom Unwesentlichen zu unterscheiden, ist ein wichtiger Erfolgsfaktor. Man muss aber auch danach handeln. Aufgaben, die wichtig und dringend sind werden mit erster Priorität erledigt. Aufgaben, die dringend aber weniger wichtig sind, möglichst delegieren. „was wir rechtzeitig erledigen wird nie dringlich.“ Aufgaben, die wichtig, aber (noch) nicht dringend sind, sind die wichtigsten. Sie werden oft aufgeschoben, da sie noch nicht dringlich sind. Für die Erledigung dieser Aufgaben müssen wir Zeit einplanen. Aufgaben, die weder wichtig noch dringlich sind: Auch wenn wir glauben, keine solche Aufgaben zu haben, lohnt es sich darüber nachzudenken. Diese Aufgaben sollten ersatzlos gestrichen werden. C D C D dringend dringend

24 Grundregel des Zeitmanagements
ca. 60% geplante Aktivitäten ca. 20% spontane Aktivitäten (Führungstätigkeiten, soziale und kommunikative Aktivitäten) ca. 20% unerwartete Aktivitäten (Nichtplanbare Aktivitäten, Störungen, Zeitfresser) 60 % 20 % 20 % geplant spontan unerwartet Tipp: Verplanen Sie nicht mehr als 60 % Ihrer Zeit Reservieren Sie 40 % für spontane und ungeplante Aktivitäten Quelle: K. Eckrich: Arbeitsmethodik

25 Präsentationstechniken (1)
Gründliche Vorbereitung Thema Ziel und Zielgruppe "Der Wurm muß dem Fisch und nicht dem Angler schmecken!" Botschaft und Inhalte der Präsentation Visualisierung Organisation und Zeitplan Technische Hilfsmittel Oftmals entscheidet der Erfolg einer Präsentation vor Kollegen oder Kunden über den weiteren Verlauf von Projekten oder die Akzeptanz und Umsetzung von Konzepten. Zur Durchführung einer Präsentation gehört eine gründliche Vorbereitung Leitfragen: Wie formuliere ich meine Ziele attraktiv für die Teilnehmer? Wie gestalte ich die Präsentation interessant? Wie wecke ich die Neugier? Motto: Weniger ist häufig mehr

26 Präsentationstechniken (2)
Medieneinsatz PC mit Beamer; Funkmaus, Laserpointer (Overheadprojektor und Transparentfolien) Pinwände mit Packpapier (Medienkoffer) Flipchart, Tafel, ... Kombi-Technik häufig zweckmäßig, z.B. Beamer und Overheadprojektor oder Beamer und Flipchart/Pin-Wand Tipps zur Folienerstellung Gute Lesbarkeit Kurz und treffend Einheitlicher Aufbau Einfache Bilder statt vieler Worte Graphiken verwenden Farbig, aber max. 3 Farben pro Folie Oftmals entscheidet der Erfolg einer Präsentation vor Kollegen oder Kunden über den weiteren Verlauf von Projekten oder die Akzeptanz und Umsetzung von Konzepten. Zur Durchführung einer Präsentation gehört eine gründliche Vorbereitung Leitfragen: Wie formuliere ich meine Ziele attraktiv für die Teilnehmer? Wie gestalte ich die Präsentation interessant? Wie wecke ich die Neugier?

27 Präsentationstechniken (3)
Körpersprache Blickkontakt! Festes authentisches Auftreten – gleichzeitig entspannt sein Hände: Gestik muß das Gesagte bekräftigen; sparsam einsetzen Stimme Rhythmuswechsel Lautstärke und Tonlage variieren Gezielt Pausen einsetzen Fragen Humor Die Körpersprache kann das, was man sagt, unterstreichen oder auch entwerten Gute Vorbereitung: Rolle des Zuhörers einnehmen, proben, Welche Fragen sind zu erwarten?, ...

28 Präsentationstechnik (4)
Präsentationsdurchführung Eröffnung Anlass Thema Ziel Hauptteil Inhalte klar und übersichtlich vermitteln Zusammenfassung Schluss Appell Dank Fragen/Diskussion Zur Präsentationsdurchführung: „Der erste Eindruck ist entscheidend. Der letzte Eindruck bleibt.“ Präsentationsnachbereitung Leitfragen: Ziel erreicht? Teilnehmer-Auswahl ok.? War inhaltliche Aufbereitung konform zur Zielgruppe? Ablauf reibungslos? Technische Probleme? Umgang mit Störungen? Angenehmes Präsentationsklima? Präsentationsnachbereitung Ziel erreicht? Was ist gut gelaufen? Wo gab es Probleme? Was sollte das nächste Mal besser gemacht werden? Feedbackfragebögen

29 Aufgabe 2: Projektantrag (Projektziele, Umfeld, Stakeholder)
Führen Sie zu den in Aufgabe 1 entwickelten Geschäftsideen und ggf. weiteren neuen Ideen eine Nutzwertanalyse durch Referenzmatrix bilden (Wichtigster Faktor: Hoher Unternehmensgewinn) Bewertung der alternativen Geschäftsideen Führen Sie eine Umfeldanalyse durch Führen Sie eine Stakeholderanalyse durch Verwenden Sie dazu die Vorlage: Stakeholderanalyse.xls Erstellen Sie einen Projektantrag in Form einer Präsentation (Terminvorgabe: Ihr Internet-Unternehmen soll zum online gehen) Erstellen Sie die Kapitel 1 und 2 des Projektberichtes (Transferprojekt) Aufgaben des neuen Projektleiters Abgabe des Projektantrages: Antrag-Team_x.ppt Abgabe des Projektberichtes – Kapitel 1 und 2: Projektbericht-Team_x.doc Abgabetermin: spätestens für alle Teams Präsentation des Projektantrages in der nächsten Vorlesung ( ): nur PLs der Teams 6 und 7 In der Aufgabe 2 sollen Sie aus Ihrer Idee ein Projekt machen – genauer einen Projektantrag/-vorschlag erstellen. Zuvor ist über eine Nutzwertanalyse die Idee noch mal auf dem Prüfstand zu stellen und abzusichern. Hauptgewichtung sollen das Kriterium „Unternehmensgewinn“ haben. Der betriebswirtschaftliche Nutzen steht im Vordergrund; keine reine „technische Spielerei“. Es soll schon etwas Außergewöhnliches sein. Bei den Businessplan-Fragen immer an die Kundensicht denken. Versetzen Sie sich in den Kunden. Sie dürfen natürlich auch noch neue Ideen in ihre Betrachtung/Nutzwertanalyse einbeziehen.

30 zu Aufgabe 2: Projektbericht
1. Projekt / Projektziele 1.1 Projektbeschreibung Steckbrief mit stichwortartigen Angaben zu Inhalt, Dauer, Budget, eigener Rolle im Projekt mit Verantwortlichkeiten und Motivation, Angaben zu Auftraggeber/Kunde, Unternehmen und Kontext. 1.2 Zielbeschreibung / Zielhierarchie Beschreibung, Klassifizierung (z.B. nach Ergebnis- und Vorgehenszielen oder nach Termin-, Leistungs- und monitären Zielen), und Priorisierung der Ziele. Darstellung einer Zielhierarchie. Die Zielformulierung muss operationalisiert sein und erkennen lassen, wie die Ziele gemessen werden können. 1.3 Zielbeziehungen / Zielkonflikte Darstellung der Beziehungen zwischen den Zielen. Beschreibung mindestens einer Zielkonkurrenz. Ursache für Zielkonflikte mit Beispielen  2. Projektumfeld, Stakeholder 2.1 Projektumfeld, Umfeldfaktoren Grafische Darstellung des Projektumfeldes, Erfassen aller relevanten Faktoren; Klassifizierung z.B. nach internen und externen Faktoren. Beschreibung und Bewertung der Schnittstellen 2.2 Stakeholder (Interested Parties) Stakeholderanalyse als tabellarische Beschreibung und Bewertung der Stakeholderinteressen und -einflüsse 2.3 Stakeholderportfolio und Stakeholdersteuerung Grafische Darstellung und Beschreibung der Maßnahmen zur Stakeholdersteuerung auf der Basis des Stakeholderportfolios Inhaltliche Anforderungen kursiv

31 zu Aufgabe 2: Gliederungsvorschlag für die Präsentation
Nutzwertanalyse mit Präferenzmatrix Der Projektantrag Projektname (aussagekräftiger Name) Projektinhalte (Kurzbeschreibung des Vorhabens) Projektziele (Meßbarkeit!) Sachziele 2. Terminziele 3. Kostenziele Projektorganisation Projektleiter 2. Projektteam 3. Mögliche Teilprojekte Ressourcen und Kosten Direkte Projektkosten: Personalkosten, Reisekosten, Schulungen/ Qualifizierungsmaßnahmen, Raumkosten, Sonstiges Investitionen: Software, Hardware, Sonstiges Nutzenbetrachtung Projektumfeldanalyse Stakeholderportfolio mit Maßnahmen Erfahrungen in der Projektarbeit