von: Peter Walter, Landrat Kreis Offenbach am 14.05.2009 „PPP- Vergabe aus Sicht der öffentlichen Hand – Erfahrungen des Kreises Offenbach (D)“ Mehr Wert durch höhere Lernmotivation Vortrag anlässlich des Symposium „Vergabeprozess bei PPP-Projekten“, ETH-Zürich von: Peter Walter, Landrat Kreis Offenbach am 14.05.2009

Vor- und Nachteile, Einzel gegen Gesamtvergabe Inhalt Grundsätze Vergabearten Vor- und Nachteile, Einzel gegen Gesamtvergabe Gestaltung einer PPP-Struktur in 6 Phasen Vergabe PPP-Schulen Kreis Offenbach Was sagt uns „Seneca“ (oder das „Pinguin-Prinzip“)

Ein schwieriges Geschäft

Grundsätze „Öffentliche Auftraggeber“ unterliegen dem Vergaberecht (§ 98 Nr.1 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen, GWB) „Öffentliche Aufträge“ sind entgeltliche Verträge zwischen öffentlichem Auftraggeber und Unternehmen, die Liefer-, Bau- oder Dienstleistungen zum Gegenstand haben (§ 99 Abs. 1 GWB) „Schwellenwerte“ bestimmen die europaweite Ausschreibung (nach § 100 Abs. 1 GWB i.V.m. § 2 VgV; sie werden nach EG Verordnungen angepasst, ohne Veränderung des § 2 VgV)

Grundsätze Abgrenzung zwischen wettbewerblichen Dialog und strukturierten Verhandlungsverfahren Beiden stehen Verhandlungen vor Aber: Beim Wettbewerblichen Dialog erfolgen Verhandlungen vor der Aufforderung zur Angebotsabgabe in der Dialogphase (Annahme, dass Angabe der rechtlichen oder finanziellen Bedingungen dem öffentlichen Auftraggeber wegen der Komplexität der Sache nicht möglich ist, Teilnehmer bringen Lösungsvorschläge u.a. zur Risikoverteilung ein.) Beim strukturierten Verhandlungsverfahren wird nach Abgabe eines ersten Angebots verhandelt und nach den Verhandlungen ein abschließendes Angebot eingeholt.

Vergabearten (nach § 3 a VoB/A bzw. § 3 a VoL/A) Klassisches Verfahren, nicht veränderbare Vertragsklauseln, feststehende Leistungsbeschreibung, Risikoverteilung fixiert! offenes Verfahren nicht offenes Verfahren mit vorgestaltetem Teilnahmewettbewerb Möglichkeit der Anpassung der Vertragsklauseln in Vertragsverhandlungen, insbesondere aufgrund der Risikoverteilung wettbewerblicher Dialog mit vorgestaltetem Teilnahmewettbewerb Verhandlungsverfahren mit vorgestaltetem Teilnahmewettbewerb

Vor- und Nachteile Einzel- gegen Gesamtvergabe Vorteile: Der Bauherr kann individuell Planung und Ausführung fragmentiert an die hinsichtlich Preis, Qualität und Leistungsfähigkeit besten Planer und Unternehmen vergeben. Die Flexibilität in Bezug auf Planungsänderungen bis zur sukzessiven Vergabe ist groß. Es besteht reiner Preiswettbewerb. Quelle: Girmscheid,G. (2007): Projektabwicklung in der Bauwirtschaft, 2.Auflage

Vor- und Nachteile Einzel- gegen Gesamtvergabe Der Wettbewerb ist nicht life-cycle-orientiert, sondern bezieht sich nur auf die Erstellungskosten. Der Planer bzw. Projektsteuerer hat praktisch keine Kostenverantwortung (der Wettbewerb der Einzelleistungsträger bestimmt den Preis) Der Bauherr ist mit einer Vielzahl von Planern und Unternehmern mit unterschiedlichen Werte- und Zielsystemen konfrontiert. Wenn keine Kosten- und Termingarantien für die Einzelleistungen vereinbart werden, trägt der Bauherr das terminliche und finanzielle Risiko bis zur letzten Vergabe bzw. Abrechnung. Der Bauherr steht im direkten Vertragsverhältnis zu allen Einzelleistungsträgern. Quelle: Girmscheid,G. (2007): Projektabwicklung in der Bauwirtschaft, 2.Auflage

Vor- und Nachteile Einzel- gegen Gesamtvergabe Der Bauherr ist für die gesamte Koordination der vielen Schnittstellen und deren Auswirkungen auf Kosten und Termine verantwortlich Er ist für das aufwendige Projektmanagement mit dem größten Leistungsumfang verantwortlich. Er trägt das Risiko von kostentreibenden Planungsänderungen. Das Potenzial in Bezug auf Nachträge sowie Kosten- und Terminüberschreitungen ist groß. Der Bauherr trägt das Massen- und Vollständigkeitsrisiko. Quelle: Girmscheid,G. (2007): Projektabwicklung in der Bauwirtschaft, 2.Auflage

Gestaltung einer PPP-Struktur in 5 Phasen Vorbereitung Phase 2: Teilnahmewettbewerb Phase 3: Einholung indikativer Angebote Phase 4: Einholung endgültiger Angebote Phase 5: Vertrags- verhandlungen Erstellung eines Zielkatalogs und Festlegung von Anforderungen an die künftige Struktur Strukturierte Aufnahme der Liegenschaften Aufnahme der Ist-Situation der Verwaltung Definition der geforderten Leistungen und Leistungsstandards Entscheidung über die künftige Zuordnung von Risiken Erarbeitung von Konzepten zur Gestaltung der Partnerschaft Erstellung von Informationsunterlagen Bekanntmachung des Vorhabens Erarbeitung eines Bewertungsschemas für Teilnahmeanträge, Konzepte und Angebote Übersendung eines Informationsmemorandums mit Hinweisen zum Verfahren und Vorhaben Eingang und Bewertung von Teilnahmeanträgen Erstellung von vertraglichen Eckpunkten für die Partnerschaft Aufforderung zur Abgabe von indikativen Angeboten auf der Grundlage umfassender schriftlicher Informationen Datenraumbesuche der Bieter Beantwortung schriftlicher Fragen Eingang und Auswertung von Konzepten und indikativen Angebote Aufforderung zur Abgabe endgültiger Angebote Ergänzende Informationen für die ausgewählten Bieter Organisation und Begleitung von Objektbesichtigungen und Datenraumbesuchen der Bieter Erstellung der Vertragsentwürfe Eingang und Auswertung endgültiger Angebote Verhandlungen mit bevorzugten Bietern Gestaltung der künftigen Organisation der Verwaltung Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots abschließende Wirtschaft- lichkeitsbetrachtung Vergabevorschlag Zuschlagsentscheidung und Zuschlagsinformation Einholung von Genehmigungen Vertragsschluß Ausschreibung zur Teilnahme Auswahl von Teilnehmern für das weitere Verfahren Auswahl von Bietern, die zur Abgabe endgültiger Angebote aufgefordert werden Auswahl eines oder mehrerer bevorzugter Bieter Umsetzung Phasenübergreifend: Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Kommunikation

Vertrags- verhandlungen Teilnahme- wettbewerb 2 aus 66: Das Verfahren des Kreises Offenbach Einholung indikativer Angebote Vertrags- verhandlungen endgültiger Angebote Teilnahme- wettbewerb Vergabebekanntmachung: Dezember 2001 66 Unternehmen fordern Teilnahmeunterlagen an 27 Unternehmen, die Teilnahmeunterlagen anfordern, sind als Bewerber oder Beteiligte vertreten (Rücklaufquote 40 %) 18 Teilnahmeanträge werden gestellt (davon 9 Bewerber- gemeinschaften und 9 Einzelbewerber) 10 Bewerber werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen 8 Bewerber werden aufgefordert, ein indikatives Angebot abzugeben Aufforderung zur Abgabe indikativer Angebote: Juli 2002 8 Bewerber werden zur Abgabe eines indikativen Angebotes aufgefordert 6 Bewerber (Bieter) geben ein indikatives Angebot ab 6 Bieter werden aufgefordert, ein endgültiges Angebot abzugeben Aufforderung zur Abgabe endgültiger Angebote Los West: März 2003 3 Bieter geben ein endgültiges Angebot für das Los West ab Der bestplatzierte Bieter für das Los West (SKE) wird zu Vertragsverhandlungen aufgefordert Aufforderung zur Abgabe eines endgültigen Angebots Los Ost: März 2003 erneute Aufforderung zur Abgabe eines endgültigen Angebots Los Ost: Oktober 2003 3 Bieter geben ein endgültiges Angebot für das Los Ost ab  Der bestplatzierte Bieter für das Los Ost (Hochtief) wird zu Vertragsverhandlungen aufgefordert Aufforderung zu Vertrags- verhandlungen Los West: Oktober 2003 Zuschlag für das Los West: Mai 2004 PPP-Projektbeginn Los West: Oktober 2004 Aufforderung zu Vertrags- verhandlungen Los Ost: Juli 2004 Zuschlag für das Los Ost : Oktober 2004 PPP-Projektbeginn Los Ost: Januar 2005

Phasenübergreifend: Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Kommunikation Phase 1: Vorbereitung Phase 1: Vorbereitung Phasen 2 - 5 Durchführung Erstellung eines Zielkatalogs und Festlegung von Anforderungen an die künftige Struktur Strukturierte Aufnahme der Liegenschaften Aufnahme der Ist-Situation der Verwaltung Definition der geforderten Leistungen und Leistungsstandards Entscheidung über die künftige Zuordnung von Risiken Erarbeitung von Konzepten zur Gestaltung der Partnerschaft Erstellung von Informationsunterlagen Ausschreibung zur Teilnahme Phasenübergreifend: Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Kommunikation

Phase 2: Teilnahmewettbewerb Vorbereitung Phase 2: Teilnahmewettbewerb Phasen 3 - 5 Bekanntmachung des Vorhabens Erarbeitung eines Bewertungsschemas für Teilnahme- anträge, Konzepte und Angebote Übersendung eines Informationsmemorandums mit Hinweisen zum Verfahren und Vorhaben Eingang und Bewertung von Teilnahmeanträgen Erstellung von vertraglichen Eckpunkten für die Partnerschaft Auswahl von Teilnehmern für das weitere Verfahren, die über die erforderliche Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit verfügen Phasenübergreifend: Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Kommunikation

Phase 3: Einholung indikativer Angebote Vorbereitung Teilnahme- wettbewerb Phase 3 : Einholung indikativer Angebote Phasen 4 und 5 Aufforderung zur Abgabe von indikativen Angeboten auf der Grundlage umfassender schriftlicher Informationen Datenraumbesuche der Bieter Beantwortung schriftlicher Fragen Eingang und Auswertung von Konzepten und indikativen Angebote Auswahl von Bietern, die zur Abgabe endgültiger Angebote aufgefordert werden sollen (short list) Phasenübergreifend: Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Kommunikation

Phase 4: Einholung endgültiger Angebote Aufforderung zur Abgabe endgültiger Angebote Ergänzende Informationen für die ausgewählten Bieter Organisation und Begleitung von Objektbesich-tigungen und Datenraumbesuchen der Bieter Erstellung der Vertragsentwürfe Eingang und Bewertung endgültiger Angebote Auswahl eines oder mehrerer bevorzugter Bieter Phasenübergreifend: Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Kommunikation

Vertragsverhandlungen Phase 5: Vertragsverhandlungen Phase 1 Phase 5 : Vertragsverhandlungen Phase 2 Phase 3 Phase 4 Verhandlungen mit bevorzugten Bietern Gestaltung der künftigen Organisation der Verwaltung Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots abschließende Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Vergabevorschlag Zuschlagsentscheidung und Zuschlagsinformation Einholung von Genehmigungen Vertragsschluß Umsetzung Phasenübergreifend: Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Kommunikation

Phase 6: Controlling und Dokumentation durch: Internes Projektteam und phasenweise externe Begleitung! Projektmanagement und -controlling Sondererhebungen/ -auswertungen Vertragscontrolling Bau- und Betriebscontrolling Dokumentation/ Reporting

Vergabe PPP Schulen Kreis Offenbach Vergabekriterien (Gewichtung) - Vergütung 80% - Instandsetzungszeitraum 15% Reaktionszeiten 5% Risikoallokation Projektgesellschaft: Kalkulation Kreis Offenbach: Gesetzesänderungen Gemeinsam: Vandalismus Reaktionszeiten - Kategorie I: Schäden, die die Sicherheit des Schulbetriebs gefährden z.B. defekte Notsicherungen  1 Std. - Kategorie II: Schäden, die die Schulnutzung erheblich beeinträchtigen z.B. defekte Lampen  2 Std.

interne und externe Kommunikation Mitbestimmungs- gremien Kommunikation vs Vertraulichkeit Parlament / Politik Berater Verwaltung Kreisausschuss Lenkungsgruppe Projektsteuerung interne und externe Kommunikation Fachberater Verwaltung Kommunal- aufsicht Mitbestimmungs- gremien Öffentlichkeit und Betroffene Kreisausschuss Parlament / Politik

„Nicht weil die Dinge schwierig sind, wagen wir sie nicht, sondern weil wir es nicht wagen, sind sie schwierig.“ Lucius Annaeus Seneca, (* etwa im Jahre 1 in Corduba; † 65 n. Chr. in der Nähe Roms),

Einzelvergabe oder Gesamtvergabe? Planung, Bau, Finanzierung, Betrieb, Verwertung * Fazit: „Unsicherheit des Hauherrn“ wird vor den Prozess verlagert, und nicht in den (kostenauslösenden) Bau- und Unterhaltsprozess * Quelle: Girmscheid,G. (2007): Projektabwicklung in der Bauwirtschaft, 2.Auflage

Das Verfahren zur Gestaltung von PPP für Schulen des Kreises Offenbach Phase 1: Vorbereitung Phase 3: Einholung indikativer Angebote Phase 5: Vertrags- verhandlungen Phase 4: endgültiger Angebote Phase 2: Teilnahme- wettbewerb Phasenübergreifend: Wirtschaftlichkeitsbetrachtung und Kommunikation Dezember 2001 Juni 2001 Juli 2002 März 2003 Oktober 2003 Los WEST Zuschlag: Mai 2004 Oktober 2004 Los OST Juli 2004

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Peter Walter Landrat des Kreises Offenbach & Vorsitzender des Vereins PPP in Hessen e.V. Werner Hilpert-Straße 1 63128 Dietzenbach Telefon: 0 60 74 / 81 80 - 1000 Telefax: 0 60 74 / 81 80 - 1009