“Optimize the Value of Your IT” IT - Controlling “Optimize the Value of Your IT” Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Inhalt Inhalt Was ist Controlling (Konzept)? Definition IT – Controlling IT – Prozessmodell Merkmale von strategisches und operatives IT – Controlling Warum IT – Controllerdienst? Gründe der Nutzung IT - Strategie IT Standardisierung von IT – Arbeitsplätzen IT – Kennzahlen und Kennzahlensysteme Einsatz operativer IT – Controlling Werkzeuge Zielsetzung und Nutzen der IT – KLR IT – Kosten / IT – Kostenarten / IT – Kostenstellen Zielsetzung und Nutzen Quellen Anpassen des Inhaltes Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Was ist Controlling (Konzept)? Inhalt Führungskonzept für zukunftsorientierte Unternehmens- und Gewinnsteuerung Strategie für Existenz- und Arbeitsplatzsicherung Controllerdienst gibt durch Berichtswesen Entscheidungshilfen operative und strategische Werkzeuge helfen Zielvereinbarungen im finanziellen Gleichgewicht zu steuern Controllerfunktionen organisieren Informations-, Kapital- und Controllerdienste zur Entscheidungshilfe Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Definition IT – Controlling Inhalt Auffassungen für den Aufgabenkatalog variieren stark Kontrolleur der IT – Abteilung und computergestützte Kontrolle von IT – Projekten plant, koordiniert und steuert Informationstechnologien und optimiert Geschäftsorganisationen bei der Zielformulierung, Zielsteuerung und Zielerfüllung mit dem Controllerdienst IT – Controllerdienst steuert und gestaltet den IT - Einsatz Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Definition IT – Controlling Inhalt Abbildung 1: Vernetzung des IT - Controllingdienstes Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Inhalt IT – Prozessmodell Prozessmodel = die Prozessschritte strategischer Planung, Entwicklung und Betrieb lassen sich als Wirkungskreis darstellen Im Rahmen des Prozessmodells wird die IT – Strategie entwickelt Überwachung und Umsetzung von IT – Maßnahmen zur Erreichung der Unternehmensziele Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

IT – Prozessmodell Inhalte der Strategie Die wesentlichen Inhalte der IT – Strategie umfassen: Formulierung eines zukünftigen Sollzustandes Aufzeigen des Handlungsbedarfes Ermittlung von Handelsalternativen Setzen von Zielen und definieren von Maßnahmen Festlegen der Verantwortung Bestimmung von Messgrößen für das Monitoring Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Inhalt IT – Prozessmodell Abbildung 2: IT - Prozessmodell Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Merkmale strategisches IT – Controlling Inhalt orientiert sich ohne Zeithorizont am Gesamtunternehmen dient der Steigerung der Effektivität des Unternehmens Die Kernfrage ist: „Welche Aufgaben wollen wir für die Zukunft lösen?“ Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Merkmale strategisches IT – Controlling Inhalt Abbildung 11: strategische IT – Controlling Werkzeuge Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Merkmale operatives IT – Controlling Inhalt Steigert die Effizienz der von strategischen IT – Controlling vorgegebenen Maßnahmen fest definierter Zeithorizont betrachtet ausgewählte Geschäftsprozesse, Informationssysteme oder einzelne Kostenstellen Messbarkeit am Gewinn, Liquidität und Rentabilität Kernfrage: „Wie lassen sich die Maßnahmen optimal durchführen?“ Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Merkmale von strategisches und operatives IT – Controlling Inhalt Abbildung 3: Merkmale des IT – Controlling - Konzeptes Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Warum IT – Controllerdienst? Gründe der Nutzung Inhalt Fehlgeschlagene IT – Projekte (Projektrisiko versus Schnittstellenaufwand) Fehlende Transparenz der IT – Kosten Ansteigendes IT – Budgets Mangelnde Einflussnahme auf die indirekten Kosten IT – vernetzte und verstärkte Abteilungs- und Unternehmensübergreifende Prozesse Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Warum IT – Controllerdienst? Inhalt Abbildung 4: Kostenintensive „Softwareinsel“ Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Inhalt IT - Strategie Formulieren eines künftigen Sollzustandes Auflistung des Handlungsbedarfs Aufzeigen von Handlungsoptionen Setzen von Zielen und Definieren von Maßnahmen Benennung der Verantwortungsträger Bestimmung von Messgrößen für das Ziel-Monitoring Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

IT - Strategie Inhalt meist werden nur geplante IT – Projekte aufgelistet IT – Strategie wird von der Unternehmensstrategie abgeleitet Grundlage für folgende Maßnahmen: Ausgangsbasis für die operative IT – Planung Anpassung der IT – Organisation Gestaltung der computerunterstützten Geschäftsprozesse Festlegung und Priorisierung zukünftiger IT – Projekte Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Inhalt IT - Strategie Hilfsmittel zum Strategiefindungsprozesses Abstimmung mit dem Management notwendig Der Rückkopplungsprozess klärt Fragen der Unternehmensstrategie aus Kennzahlen und Maßnahmen „Wie kann die IT genutzt werden, um interne Geschäftsprozesse zu beschleunigen und kostengünstiger zu gestalten?“ „Wie können zwischenbetriebliche Geschäftsprozesse mit Hilfe der IT verbessert werden?“ „Wie kann die IT genutzt werden, um die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu steigern?“ „Wie können mit Hilfe der IT neue Kundengruppen erschlossen werden?“ Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Inhalt IT - Strategien Abbildung 7: Abstimmung der IT - Strategie Abbildung 8: IT - Strategiefindung Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Standardisierung von IT - Arbeitsplätzen Inhalt Bsp. Heidelberger Druck GmbH Das Unternehmen verfügt über 19500 Clients, auf denen bei einer Stichprobe unter 6150 Rechnern über 5984 verschiedene Softwareprodukte installiert waren Nach Durchführung von IT – Standardisierungs- maßnahmen konnte die Anzahl der Softwareprodukte auf 300 reduziert werden Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

IT – Kennzahlen und Kennzahlensysteme Inhalt IT – Kennzahlen liefern Maßgrößen für IT – relevante Aspekte Sie dienen zwei Zielen: Information des Management, der Informationsverarbeitung und der Endbenutzer der Steuerung von IT – Projekten und Ressourcen (Rechenzentrum, Mitarbeiter) Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

IT – Kennzahlen und Kennzahlensysteme Inhalt Merkmale von IT - Kennzahlen: IT – Kennzahlen ermöglichen eine Ursachen- analyse bei Abweichungen zwischen Soll- und Istwerten und zeigen signifikante Veränderungen auf. Es lassen sich Zielwerte für organisatorische Einheiten, Projekte oder Maßnahmen formulieren. IT – Kennzahlen unterscheiden sich nach der Struktur in absolute und Verhältniskennzahlen. Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

IT – Kennzahlen und Kennzahlensysteme Inhalt Abbildung 5: Struktur von IT - Kennzahlen Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

IT – Kennzahlen und Kennzahlensysteme Inhalt Nutzen von IT – Kennzahlen: ermöglichen eine Kostenreduktion durch Aufbau eines Planungs-, Steuerungs- und Berichtssystems mit geeigneten IT – Kennzahlen für entscheidungsrelevante Analysebereiche Nur durch eine kausalgerechte Ermittlung und Zurechnung der IT- Kosten kann man eine elementare Grundlage für ein leistungsfähiges IT – Controllingkonzept liefern. Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

IT – Kennzahlen und Kennzahlensysteme Inhalt Als wichtige Analysebereiche für IT – Kennzahlen gelten: Wirtschaftlichkeit Innovationsgrad der IT Prozessqualität Ressourcenauslastung in der IT Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

IT – Kennzahlen und Kennzahlensysteme Inhalt Abbildung 6: Analysebereiche von IT - Kennzahlen Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

IT – Kennzahlen in der Managementpraxis Inhalt Sie sind in Kennzahlensysteme eingebunden, da Einzelkennzahlen nur begrenzt aussagefähig sind. Ein Kennzahlensystem stellt einen sachlogischen Zusammenhang und unterstützt das ganzheitliche IT – Controlling – Konzept. Einzelkennzahlen vergleichen quantitativ messbare Zusammenhänge. Jede Einzelkennzahl hat immer nur eine begrenzte Aussagekraft. Im Zusammenspiel mit anderen Kennzahlen wird die gewünschten Wirkung der Einzelkennzahlen sichergestellt. Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Einsatz operativer IT – Controlling Werkzeuge Inhalt IT – Kosten- und Leistungsrechnung Geschäftspartnermanagement IT – Berichtswesen IT – Projektmanagement IT – Prozessmanagements Softwarequalitätsmanagement Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Einsatz operativer IT – Controlling Werkzeuge Inhalt Abbildung 10: operativer IT – Controlling Werkzeuge Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Operatives IT – Controlling Inhalt Gründe für operatives IT – Controlling: Der Anteil der direkten und indirekten IT – Kosten an den Gesamtprozesskosten vieler Unternehmen und Verwaltungen steigt kontinuierlich. Oft erreichen IT – Kosten prozentual bereits einen wesentlichen Anteil der Prozesskosten wie z.B. der Betrieb eines Online – Shops, Dienste der Telekommunikation, Bankdienstleistungen usw.. Knapp 50% der im Rahmen einer im Jahr 2002 durchgeführten Untersuchung befragten deutschen Unternehmen – mit mehr als 500 Mitarbeitern verrechnen IT – Kosten noch über Gemeinkostenschüssel. Nur 36% der befragten Unternehmen verfügen über eine verursachungsgerechte innerbetriebliche Leistungsverrechnung auf Grenzkostenbasis kürzen Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Operatives IT – Controlling Inhalt Abbildung 67 Seite 142 Verrechnung von IT – Leistungen in Deutschland Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Operatives IT – Controlling Inhalt Ursachen: Entweder werden IT – Kosten nicht erfasst, nicht verteilt oder auf die Kostenstellen geschüsselt. Ergebnis daraus: Eine Planung, Kontrolle und Steuerung der IT – Kosten entfällt. Ergo: Die betroffenen Unternehmen verfügen über kein IT – Kostenmanagement und sind nicht in der Lage, ihre IT – Kosten zu steuern Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Zielsetzung und Nutzen der IT – KLR Inhalt Die IT – KLR liefert als Kostenstelle: Hinweise zur Kosteneinsparung und Optimierung der Geschäftsprozesse. Der Leistungserbringer (IT - Abteilung) ist in der Lage, seine Kostenstruktur und Leistungen zu optimieren. Es wird ein Kostenbewusstsein bei dem IT – Kunden geschaffen durch z. Bsp. folgende Fragen: Welche Kosten verursachen die vom IT – Kunden in Anspruch genommenen IT – Leistungen? Welche Auswirkungen haben Serviceänderungen auf die IT – Kosten des Kunden? Welche Kosten und welcher Nutzen entstehen bei der Anschaffung neuer IT- Systeme wie bei der Erweiterung und Verbesserung bestehender Systeme? kürzen Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Zielsetzung und Nutzen der IT – KLR Inhalt Nutzen der IT – KLR: Steigert die Kosten- und Leistungstransparenz Erhöht das Kostenbewusstsein Fördert eine marktwirtschaftliche Kunden – Lieferanten – Kultur Liefert die Grundlage für ein aktives IT – Kostenmanagement Beeinflusst die Struktur und Höhe der IT – Kosten durch die IT – Bedarfsträger Schafft die Grundlage für Benchmarking der internen IT – Abteilungen mit externen IT – Dienstleistern und damit für Outsourcing – Entscheidungen Steigert das Kostenorientierte Denken Verbessert die Leistungs- und Kostenstrukturen der IT - Abteilungen Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Zielsetzung und Nutzen der IT – KLR Inhalt Abbildung 71 (Seite 145) Struktur der IT – KLR??? (Folgeseite ist die Erklärung dazu!!!) Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Inhalt IT – Kosten Abbildung 9: Direkte versus Indirekte Kosten Einsatz Andreas Abbildung 9: Direkte versus Indirekte Kosten Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Inhalt IT – Kostenarten Gliederung der IT – Kostenarten: hängt von der Organisationsform der Informationsverarbeitung (eigene IT – Abteilung, Outsourcing usw.) und vom gewünschten Detailgrad ab. Unterscheidung in primäre Kostenarten und sekundäre Kostenarten Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Inhalt IT – Kostenarten Primäre Kostenarten sind: Rechnung eines Softwarehauses für Programmier- und Beratungsleistungen Rechnung eines Hardwareanbieters Rechnung eines Telekommunikationsanbieters über eine Standleitung sekundäre Kostenarten für die interne Leistungsverrechnung sind: Weiterbelastung der Projektkosten an die beteiligten Fachbereiche Weiterbelastung der RZ – Nutzung Weiterbelastung der Internetbenutzungszeiten Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Inhalt IT – Kostenarten Hauptkostenarten: IT – Material IT – Entwicklungskosten IT – Betrieb IT – Abschreibung IT – Miete / Leasing Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Inhalt IT – Kostenstellen Hat man die Kostenstellen ermittelt kann man mit der Kostenträgerrechnung den Preis für IT – Produkte berechnen der sich aus unterschiedlichen internen oder externen Kostenkomponenten zusammensetzt. (erhöht die Kostentransparenz) Kenneth Saß & Andreas Müller © 2004

Quellen Inhalt Ken Sass & Andreas Müller © 2004