EDV-Projekte als Geschäftsleitung effektiv begleiten
Die Ausgangslage Ein EDV-Projekt muss im Unternehmen durchgeführt werden. Frage in diesem Zusammenhang: In welchem Rahmen engagiert sich dabei die Geschäftsleitung?
Wesentliche Eigenschaften eines EDV-Projekts sicherlich: - verursacht Kosten - bindet Personalkapazitäten - verursacht Unruhe im Unternehmen - ist ein potentielles Geschäftsrisiko eventuell: - öffnet die Tür zu effizienteren Betriebsabläufen
Zielsetzung der Geschäftsleitung - die Projektleitung unterstützen - Projektziel, Kosten und Zeitverlauf einhalten - Gefahren im Projektverlauf rechtzeitig erkennen - eigene Verhandlungsposition stärken
Der Projektstart 1. passenden anwenderseitigen Projektleiter definieren 2. Pflichtenheft erarbeiten lassen 3. realistischen Zeitrahmen mit Projektmeilensteinen setzen 4. realistisches Budget einplanen 5. angemessenen Vertrag schließen
Der anwenderseitige Projektleiter - genügend Zeit für das Projekt - detaillierte Kenntnisse über die Anforderung des Anwenderunternehmens oder Zugang zu ihnen - "Durchschlagskraft im Unternehmen" - permanenter Zugang zur Geschäftsleitung während des Projekts Anwender- unternehmen Software- Anbieter Projekt- leiter Projekt- leiter
Die Projektbegleitung durch die Geschäftsführung Vorschlag: Teilnahme an Lenkungsausschußsitzungen - Zeitrahmen: monatlich, ca. 1,5 - 2 Stunden (Standard) - Besetzung: o GF/Vorstand Anwenderunternehmen (ideal) o Vorgesetzer des Projektleiters des Software-Lieferanten o Projektleiter Software-Lieferant o Projektleiter Anwenderunternehmen - Zielsetzung: gemeinsam dem Projekt über alle Klippen helfen - Intension: konstruktiv, Projektablauf beschleunigend
Einige Regeln im Lenkungsausschuß - die Besprechung wird von beiden Projektleitern gemeinsam vorbereitet - beide Parteien berichten offen über bekannte Probleme - EDV-spezifische Fachausdrücke (dv-chinesisch) werden nicht verwendet - Der Geschäftsführer und der Vorgesetzte sind nicht nur Berichtsempfänger, sondern greifen helfend ein (Entscheidungen, Personalprobleme ….) - Oberstes Ziel muß immer sein, dem Projekt zum Erfolg zu verhelfen
Der Ablauf der Lenkungsausschußsitzung 1. Welche Projektziele wollten wir im letzten Monat erreichen? (incl. bereits rückständiger Ziele) 2. Welche davon haben wir erreicht? 3. Welche davon haben wir nicht erreicht und warum nicht? 4. gemeinsame Entscheidungsfindung zu den aktuellen Projektproblemen 5. Welche Projektziele wollen wir im nächsten Monat erreichen? (inc. bereits rückständiger Ziele) 6. Wo stehen wir bei den Kosten im Verhältnis zu den erreichten Zielen?
Das Projektende - Die letzte Lenkungsausschußsitzung signalisiert das Ende des Projekts - Zeichen setzen, "Das haben wir erfolgreich hinbekommen!" - vielleicht noch ein Treffen nach einen viertel/halben Jahr für nachlaufende Probleme oder Definition der nächsten Projektschritte