Die Internet-Vergabeplattform der ÖBB @-AVA Vorbemerkungen Der vorliegende Leitfaden beschreibt die Anlage eines „Projektes“ auf der Plattform @-AVA. Verwendete Abkürzungen OV Offenes Verfahren VV mit Verhandlungsverfahren mit öffentlicher Bekanntmachung VV ohne Verhandlungsverfahren mit ohne Bekanntmachung NOV mit Nicht offenes Verfahren mit öffentlicher Bekanntmachung NOV ohne Nicht offenes Verfahren mit öffentlicher Bekanntmachung DV Direktvergabe RK Registerkarte Pflichtfelder Alle in „roter Schrift“ bezeichneten Felder sind Pflichtfelder und müssen befüllt werden um in den nächsten Status des Verfahrens zu gelangen. Die Internet-Vergabeplattform der ÖBB Leitfaden M3.0-P - Menü Projekte – Stand 14.04.2006

Untermenü „Neues Projekt“ Vorbemerkung Bevor ein Verfahren (Ausschreibung) durchgeführt werden kann, ist die Anlage eines Projektes erforderlich. Im Regelfall wird der Projektleiter bzw. ein von ihm beauftragter Mitarbeiter das Projekt anlegen und die entsprechenden Kompetenzen („Berechtigte Ausschreiber“) zuordnen. Menüwahl Hauptmenü Projekte Im Menü Projekte werden alle jene Projekte angezeigt, die der Bearbeiter („Ausschreiber“) erfasst („Erfasser“) bzw. der Projektleiter (Rolle Projektleiter) angelegt hat. Untermenü „Neues Projekt“ Die Anlage eines neuen Projektes wird durch eine Klick auf das Untermenü „Neues Projekt“ gestartet.

Registerkarte Projekt In einem ersten Schritt wird die SAP-Projektnummer eingegeben. Die Eingabe wird mit der Funktion Projektnummer prüfen / Projekt anlegen fortgesetzt. Anmerkung: Die Daten die auf der Registerkarte „Projekt“ abgebildet sind, werden bei der Anlage eines Verfahrens (Ausschreibung) übernommen und im Verfahrens- bzw. Vergabevermerk abgebildet.

Registerkarte Projekt Popup „Projekt auswählen“ Nachdem es zu einer SAP-Projektnummer mehrere Projekte bzw. Projektleiter geben kann (z.B.: Lärmschutzmassnahmen), werden in einem Popup jene Projekte angezeigt, die bereits unter dieser Projektnummer angelegt sind. Der Erfasser kann überprüfen, ob tatsächlich ein neues Projekt angelegt werden soll, oder ob das Projekt zu dem ein Verfahren abgewickelt werden soll, das bereits vorhanden ist. Funktion „Projekt anlegen“ Mit dieser Funktion wird das Projekt neu angelegt und eine neue fortlaufende Nummer zu den bereits vorhandenen Projektnummern automatisch vergeben. Funktion „Abbrechen“ Ist das Projekt, zu dem ein Verfahren (Ausschreibung) durchgeführt werden soll, bereits vorhanden, kann die Anlage eines neuen Projektes mit dieser Funktion abgebrochen werden. Anmerkung: Soll vom Bearbeiter (Ausschreiber) ein Verfahren gestartet werden, zu dem ihm – bei der Anlage eines Verfahrens – das entspr. Projekt nicht vorgeschlagen wird, ist der Ausschreiber vom Projektleiter über die RK „Berechtigte Ausschreiber“ zuzuordnen. Die Anlage „doppelter“ Projekte ist jedenfalls zu vermeiden.

Registerkarte Projekt Die eingegebene Projektnummer und die automatisch vergebende fortlaufende Nummer wird „eingefroren“. Die restlichen Projektdaten können erfasst werden. Feld „Projektleiter“ Von der Plattform wird der „Erfasser“ automatisch als Projektleiter vorgeschlagen. Ist der „Erfasser“ nicht selbst Projektleiter, sondern legt er das Projekt im Auftrag des Projektleiters an, kann über das nebenstehende Button der entspr. Projektleiter ausgesucht und neu übernommen werden. Anmerkung: Spätere Änderungen oder Eingaben zum Projekt (z.B.: den Eintrag von weiteren „Berechtigten Ausschreibern“ oder die Erfassung einer „Regelmässigen Bekanntmachung“) können nur vom Projektleiter selbst vorgenommen werden.

Registerkarte „Regelmässige Bekanntmachung“ Mit der Wahl der Funktion „Neue Bekanntmachung“ wird das Popup „Neue regelmässige Bekanntmachung“ aufgerufen. In die Felder sind die entsprechend vorgegebenen Daten einzupflegen. Mit dem Button „Übernehmen“ wird die Erfassung abgeschlossen. Anmerkung: Eine „Regelmässige Bekanntmachung“ hat den Vorteil, dass die Fristen der Verfahren verkürzt werden können. Eine RB sollte zu Beginn des Geschäftsjahres bzw. zu Beginn eines Projektes veröffentlicht werden und ist – bei längerer Projektdauer – mit Ablauf eines Jahres zu erneuern. In der ggstl. Registerkarte können somit mehrere RB‘s erfasst werden. Bei der Anlage eines Verfahrens (Neue Ausschreibung) kann jene RB ausgewählt werden zu der sich das Verfahren referenziert.

Registerkarte „Regelmässige Bekanntmachung“ Darstellung einer angelegten RB.

Registerkarte „Berechtigte Ausschreiber“ Mit der Funktion „Mitarbeiter zuordnen“ wird das Popup „Mitarbeitersuche“ aufgerufen. Über dieses Popup können jene Mitarbeiter ausgewählt werden, die berechtigt sein sollen, ein Verfahren zum ggstl. Projekt abzuwickeln.

Registerkarte „Berechtigte Ausschreiber“ Darstellung der „Berechtigten Ausschreiber“ Funktion „Zurück zur Übersicht“ Mit der Wahl des Button „Zurück zur Übersicht“ und der anschließenden Bestätigung der Sicherheitsabfrage wird das Projekt endgültig angelegt.

Registerkarte „Verfahren“ In dieser Registerkarte werden alle Verfahren (Ausschreibungen) die zu diesem Projekt durchgeführt wurden, mit dem entspr. Status angezeigt. Der Projektleiter verfügt so über eine Darstellung aller zu „seinem“ Projekt durchgeführten Verfahren (Ausschreibungen). Anmerkung: Sobald ein Verfahren zu einem Projekt angelegt wurde, kann das Projekt selbst nicht mehr gelöscht werden.

Registerkarte „Projekt“ Aktion „Projekt ändern“ Mit einem Doppelklick auf das Projekt in der „Projektübersicht“ kann der Projektleiter die Registerkarte Projekt aufrufen und mit der Funktion „Projekt bearbeiten“ entsprechende Änderungen in der Projektsbezeichnung durchführen. Einer Änderung muss eine Begründung im Feld „Begründung der Änderung“ folgen und kann mit dem Button „Zurück zur Übersicht“ abgeschlossen werden. Die RK „Regelmässige Bekanntmachung“ und „Berechtigte Ausschreiber“ können jederzeit – ohne Begründung – bearbeitet werden.

Registerkarte „Projekt“ Funktion „Projekt-History“ Mit dieser Funktion wird das Popup „Projekt-History“ aufgerufen in dem alle Änderungen nachvollzogen werden können.