Die Internet-Vergabeplattform der ÖBB

Präsentation zum Thema: "Die Internet-Vergabeplattform der ÖBB"—  Präsentation transkript:

1 Die Internet-Vergabeplattform der ÖBB
@-AVA Vorbemerkungen Der vorliegende Leitfaden beschreibt den Ablauf eines „Offenen Verfahrens“ bis zur Angebotseröffnung. Zum besseren Verständnis der Abläufe werden in diesem Leitfaden auch die Funktionalitäten der Bewerbung auf der „Lieferantenseite“ dargestellt Verwendete Abkürzungen OV Offenes Verfahren VV mit Verhandlungsverfahren mit öffentlicher Bekanntmachung VV ohne Verhandlungsverfahren mit ohne Bekanntmachung NOV mit Nicht offenes Verfahren mit öffentlicher Bekanntmachung NOV ohne Nicht offenes Verfahren mit öffentlicher Bekanntmachung DV Direktvergabe RK Registerkarte VHR Verhandlungsrunde ID-Nummer Jedes auf der Plattform angelegte Verfahren erhält automatisch mit der Wahl der Funktion „Neue Ausschreibung“ eine eigene ID-Nummer, die auch auf den schriftlichen Vermerken abgebildet wird. Über diese Nummer wird das Verfahren eindeutig gekennzeichnet. Pflichtfelder Alle in „roter Schrift“ bezeichneten Felder sind Pflichtfelder und müssen befüllt werden um in den nächsten Status des Verfahrens zu gelangen. Informationen auf Lieferantenseite Mit *) gezeichnete Felder werden auch auf der „Lieferantenseite“ angezeigt, alle anderen Felder dienen der Vergabedokumentation (BVergG. bzw. Unternehmensstandard) Sonstiges Der Prozess der Ergebnisfindung (nach Angebotseröffnung) bis zum Abschluss eines Verfahrens ist für alle Verfahren*) gleich und wird im Leitfaden „M–TP–Angebotseröffnung-Zuschlag“ beschrieben. *) Ausnahmen: Direktvergabe: keine Zuschlagsentscheidung OV: keine Verhandlungen (RK Schriftliche Verhandlung ist inaktiv) Die Internet-Vergabeplattform der ÖBB Leitfaden M4.0-A – Menü Ausschreibungen / Offenes Verfahren – Stand

2 Erforderliche Vorarbeiten
Anlegen eines Projektes und Auswahl jener Mitarbeiter, die berechtigt sind, eine Ausschreibung zu diesem Projekt durchzuführen. => Leitfaden M - P – Menü „Projekte“ Menüwahl Hauptmenü „Ausschreibungen“ / Untermenü „Neue Ausschreibung“ Status 0 – Verfahrensvermerk - Erfassung der Grunddaten Registerkarte: Projekt / Vergabegegenstand Popup „Projekt auswählen“ Funktion „Projekt übernehmen“ Dem Bearbeiter werden jene Projekte vorgeschlagen, zu dem die Ausschreibung erstellt werden soll. Aus den vorgeschlagenen Projekten muss eines ausgewählt werden. Anmerkung: Der Bearbeiter wird durch den Prozess über Registerkarten (linke Seite) geführt. Sobald in einer RK alle erforderlichen Daten erfasst sind bzw. die erforderlichen Funktionen ausgeführt wurden, wird aus dem roten Rufzeichen ein grünes „Hakerl“

3 Status 0 – Verfahrensvermerk - Erfassung der Grunddaten
Registerkarte: Projekt / Vergabegegenstand Definition und Festlegung des Vergabegegenstandes *) - die Art der Leistung innerhalb eines Projektes der Kurzbeschreibung *) – z.B.: die wesentlichen Leistungsgruppen des geschätzten Auftragswertes – der ausgeschriebenen Leistung innerhalb des Projektes der Bedarfsbegründung - die unternehmensinterne Begründung für den Bedarf dem Feld „Sonstige“ *) – siehe „i“-Button der Geschäftszahl *) der ABK-Submissionsnummer – Bezeichnung „Projektnummer“ im „ABK“ der Leistungsfristen *)

4 Status 0 – Verfahrensvermerk - Erfassung der Grunddaten
Registerkarte: Leistungskategorien / CPV-Codes / Prüfsystem Der Ausschreibungsgegenstand wird den zugehörigen Leistungskategorien zugeordnet. Anmerkung 1: Bei einem „OV“ , „VV mit“ und „NOV mit“ dient die Wahl der Leistungskategorie lediglich statistischen Zwecken. Bei einem „VV ohne“ , „NOV ohne“ und einer „DV“ werden in der RK „Bieterwahl“ jene Bieter vorgeschlagen, deren Befugnis der gewählten Leistungskategorie entspricht. Anmerkung 2: Ein Prüfsystem ist ein gesondertes Verfahren (für Sektorenauftraggeber). Die Einrichtung eines Prüfsystems ist zu veröffentlichen. Die Bewerber können nach Erfüllung (Prüfung) der definierten Kriterien in das „Prüfsystem“ aufgenommen werden. Die Auswahl eines Prüfsystems (z.B.: Kabelgrabarbeiten) führt dazu, dass in der RK „Bieterwahl“ jene Bieter vorgeschlagen werden, die sich für das System beworben und die definierten Kriterien erfüllt haben. Anmerkung 3: Die RK „CPV-Code“ ist in der Version 4 inaktiv.

5 Status 0 – Verfahrensvermerk - Erfassung der Grunddaten
Registerkarte: Region / NUTS-Code Der Ausschreibungsgegenstand wird jener Region zugeordnet, in der die Ausführung stattfindet. Anmerkung 1: Bei einem „OV“ , „VV mit“ und „NOV mit“ dient die Wahl der Region lediglich statistischen Zwecken. Bei einem „VV ohne“ , „NOV ohne“ und einer „DV“ werden in der RK „Bieterwahl“ jene Bieter vorgeschlagen, die Ihre Leistungen in dieser Region anbieten. Anmerkung 2: Die RK „NUTS-Code“ ist in der Version 4 inaktiv.

6 Status 0 – Verfahrensvermerk - Erfassung der Grunddaten
Registerkarte: Vertrags- und Auftragsart Auftragsart *) Die Felder „Auftragsart“ und „Detailauswahl“ sind „Drop-Down“-Felder – ihre Auswahl ist miteinander verknüpft. Die Inhalte entsprechen den Definitionen des BVergG. Wird eine Auftragsart gewählt, so kann im Feld „Detailauswahl“ die nähere Spezifizierung entspr. den zugeordneten Definitionen des BVergG vorgenommen werden. Zuschlagskriterien Auswahl zwischen „niedrigster Preis“ (Billigstbieterprinzip) und „technisch und wirtschaftlich günstigstes Angebot“ (Bestbieterprinzip). Bei der Wahl des Bestbieterprinzips wird das Feld „Kriterien“ zu einem Pflichtfeld und erfordert die Angabe der Kriterien und deren Wertigkeit oder einen Hinweis auf die Ausschreibungsunterlagen. Anmerkung: Die Wahl des Bestbieterprinzips führt in weiterer Folge dazu, dass bei der Angebotseröffnung (elektronisches Protokoll) auch die Erfassung der jeweils erreichten Punktezahl möglich wird. Vertragsart „Systementscheidend“ Als „Systementscheidend“ gilt ein Vertrag (auch ein Einzelvertrag) dann, wenn die Vergabe die ÖBB über den einzelnen Vertrag hinaus bindet. Beispiel: Corporate Design – die Erneuerung von Zugzielanzeigen können etwa für einen Bahnsteig vergeben werden, die weiteren Bestellungen sind aber an diese erste gebunden. Laufzeit Dieses Feld wird nur aktiv, wenn kein „Einzelvertrag“ ausgewählt wird. Ist dies der Fall, ist die geplante Laufzeit des Vertrages zu erfassen. Die Laufzeit von Rahmenverträgen / Rahmenvereinbarungen darf die – in den jeweiligen QM-Systemen der Unternehmen festgelegten – Grenzen nicht überschreiten. Sollten diese Fristen überschritten werden, ist eine entsprechende Begründung erforderlich (Pflichtfeld). Beispiel: „Vorgesehene Laufzeit durch QM / Unternehmensrichtlinien erlaubt“.

7 Status 0 – Verfahrensvermerk - Erfassung der Grunddaten
Registerkarte: Vergabeverfahrensart Vergabebestimmungen Aus dem Drop-Down-Feld ist – entsprechend der Projektsumme und dem geschätzten Auftragswert – auszuwählen, ob das Verfahren im „Unter-“ oder „Oberschwellenbereich“ einzuordnen ist. Anmerkung: Die Wahl des Feldes „Vergabebestimmungen“ bestimmt auch die Vergabeverfahrensart. Die Auswahl eines „VV ohne“ im Oberschwellenbereich würde den Bestimmungen des BVergG zuwiderlaufen und ist daher nicht möglich. Beschleunigtes Verfahren Die Entscheidung für ein „Beschleunigtes Verfahren“ (Verkürzung der Angebotsfristen) entsprechend dem BVergG. erfordert eine Begründung (Pflichtfeld). Vergabeverfahrensart Hier: Offenes Verfahren Anmerkung: Die Wahl der Vergabeverfahrensart bestimmt die weiteren Funktionalitäten auf dieser RK bzw. der Plattform. Bei einem „Offenen Verfahren“ bleibt die weitere Detailauswahl inaktiv. Ebenfalls inaktiv bleibt die RK „Bieterwahl“ nachdem sich die Teilnehmer für ein „Offenes Verfahren“ erst aufgrund der Bewerbungen zusammensetzen. Art der Angebotsabgabe Auswahlmöglichkeit zwischen Elektronisch, Elektronisch oder Schriftlich oder nur Schriftlich Anmerkung: „Elektronisch oder Schriftlich“ bedeutet, dass der Ausschreiber dem Bieter die Wahl zwischen beiden Varianten offen lässt. Der Bieter muss sich für eine der beiden Varianten entscheiden. Angebotsergebnisse Bei der Wahl von „Möglich“ wird das „Öffnungsprotokoll“ auf der Bieterseite angezeigt; die Bieter werden darüber – nach der Erfassung der Angebotsergebnisse auf der Plattform – per Standardmail informiert.

8 Status 0 – Verfahrensvermerk - Erfassung der Grunddaten
Registerkarte: Dokumente und Fristen / 1 Basisdokumente Unter Basisdokumente sind die Dateien des Ausschreibungs-LV‘s und der ÖNORM-Datenträger zu verstehen. Zusatzdokumente Unter Zusatzdokumente sind die Dateien wie Pläne, SIGE-Plan, Fotos, etc. zu verstehen. Anmerkung: Der Upload wird mit „Durchsuchen“ und durch die Auswahl der Datei (Markieren + Doppelklick oder Button „Öffnen“) automatisch gestartet. Es gibt keine Beschränkung der Dateigrößen, die Dauer des Uploads wird aber maßgeblich von dieser Größe und der aktuellen Netzgeschwindigkeit bestimmt. Die Browserfunktion (Internet Explorer) ermöglicht nur die Einzelauswahl von Dateien. Die Dateien aus denen sich die Ausschreibung zusammensetzt, können daher (im Unterschied zu MS Outlook) nur einzeln hinzugefügt werden. Die upgeloadeten Dateien werden von der Plattform bei der Verteilung automatisch in eine „zip-Datei“ („basisdokumente.zip“) umgewandelt. Es ist daher zu empfehlen, dass die Dokumente tatsächlich als Einzeldateien „upgeloadet“ werden. Wenn ein „zip-file“ geladen wird, sollte dieses die Einzeldateien und nur in Ausnahmefällen eine Ordnerstruktur enthalten (max. 2 Unterordner).

9 Status 0 – Verfahrensvermerk - Erfassung der Grunddaten
Registerkarte: Dokumente und Fristen / 2 In Varianten ausschreiben Mit dieser Funktion können die Bezeichnungen von – im Ausschreibungs-LV festgelegten Varianten – erfasst werden. Die Wahl dieser Funktion hat die Auswirkung, dass bei der Angebotseröffnung im elektronischen Protokoll auch das Ergebnis des Varianten (Variantensummen) erfasst werden kann. Fristen *) Der Beginn und das Ende der Leistungsfrist, sowie die Dauer der Zuschlagfrist sind zu erfassen. Mit der Eingabe der Daten in der RK „Dokumente und Fristen“ ist die Erfassung der Grunddaten abgeschlossen.

10 Status 0 – Verfahrensvermerk - Erfassung der Grunddaten
Registerkarte: Verfahrensgenehmigung / Zuständigkeiten-Genehmigung Die RK „Zuständigkeiten / Genehmigung“ dient zur Erfassung aller weiteren Verfahrensbeteiligten (vgl.: Laufweg). Sobald diese eingetragen sind, kann zwischen der elektronischen und schriftlichen Verfahrensgenehmigung gewählt werden. Schriftliche Verfahrensgenehmigung Bei der schriftlichen Verfahrensgenehmigung kann über die RK „Verfahrensvermerk“ das gleichnamige Dokument und der „Laufzettel“ ausgedruckt und über den Postweg versendet werden. Das Datum der Versendung muss in der RK „Zuständigkeiten/ Genehmigung“ eingetragen werden. Anmerkung „Elektronische Verfahrensgenehmigung“ Die elektronische Verfahrensgenehmigung wird über das gleichnamige Button eingeleitet. Die Abwicklung wird in einem gesonderten Leitfaden beschrieben. => Siehe Leitfaden „M – E – Elektronische Verfahrens- und Vergabegenehmigung“ Ausschreibende Stelle Als „Ausschreibende Stelle“ wird von der Plattform automatisch jene Stelle vorgeschlagen, zu der der („eingeloggte“) Bearbeiter gehört. Sollte der Bearbeiter für eine andere Stelle (einen anderen Bearbeiter) als die eigene, ein Verfahren abwickeln, kann diese Stelle über das nebenstehende Button ausgewählt werden. Sachbearbeiter (Erstes Augenpaar) Als erstes Augenpaar gilt immer der („eingeloggte“) Bearbeiter, der das Verfahren abwickelt. Zweites Augenpaar Auswahl des „2.Augenpaares“ über das nebenstehende Button Anmerkung: Ein bevorzugtes 2.Augenpaar kann über die Stammdaten (Untermenü “My Account“) festgelegt werden. Wurde ein bevorzugtes 2.AP ausgewählt, wird es an dieser Stelle automatisch vorgeschlagen, kann aber über das nebenstehende Button wieder geändert werden. Prüfung / Zustimmung Auswahl der „Prüfer/Zustimmer“ über das nebenstehende Button Anmerkung: Dieses Feld ist kein Pflichtfeld. Die Auswahl orientiert sich an den jeweils gesonderten unternehmensinternen Bestimmungen (QM, BHB, etc.) Die gewählte Reihenfolge kann über die nebenstehenden Buttons verändert werden. Fertigung / Genehmigung Auswahl der „Genehmiger/Fertiger“ über das nebenstehende Button Anmerkung: Dieses Feld ist ein Pflichtfeld, weil im Sinne des „Vieraugenprinzips“ bei jedem Verfahren zwei Genehmiger fertigen müssen.

11 Status 0 – Verfahrensvermerk - Erfassung der Grunddaten
Registerkarte: Verfahrensgenehmigung / Zuständigkeiten-Genehmigung Funktion „Leserecht“ Bei der Vergabe eines Leserechtes und dem nachfolgenden Wechsel einer Registerkarte oder der Wahl einer Funktion wird ein ausgelöst, dass den „Leser“ über die Vergabe des Rechtes informiert. Die Verteilung des Mails ist mit der Funktion „ versenden“ zu bestätigen. Anmerkung: Die Vergabe eines Leserechtes ist nur über die Registerkarten Verfahrensgenehmigung (1.Phase) und Vergabegenehmigung (2.Phase) möglich.

12 Status 0 – Verfahrensvermerk – Genehmigung (Laufweg)
Registerkarte: Verfahrensgenehmigung / Verfahrensvermerk Schriftliche Verfahrensgenehmigung Über die RK „Verfahrensvermerk“ können die – für die Genehmigung des Verfahrens erforderlichen – Dokumente „Verfahrensvermerk“, „Verfahrensbegründung“ und „Unterschriftenliste / Laufweg“ ausgedruckt werden. Sobald das Datum „Zur Genehmigung eingereicht“ (Registerkarte „Zuständigkeiten/Genehmigung) befüllt und die RK einmal gewechselt wurde (Aktualisierung der Seite), wird das Datum und alle RKn bis auf die zwei untersten „eingefroren“ (!). Die Grunddaten des Verfahrens können nicht mehr verändert werden. Das Datum der Einreichung wird über dem Verfahrensvermerk abgebildet. Anmerkung: Für die Verfahrensgenehmigung sind prinzipiell keine Ausschreibungsdokumente erforderlich, weil dieser Schritt zeitmäßig vor der Erstellung der Ausschreibung liegt oder parallel verläuft. Die „Freigabe zur Veröffentlichung“ ist aber jedenfalls erst nach der Beigabe der Ausschreibungsdokumente möglich. Anmerkung-Status: Mit der Befüllung des Datums „Zur Genehmigung eingereicht“ wechselt der Status von 0 (Grunddaten) auf 1 (Verfahrensgenehmigung) und wird „rot“, d.h. das Verfahrens kann vom Bearbeiter erst nach Genehmigung des Verfahrensvermerkes weiter geführt werden. Mit der Befüllung des Datums „Genehmigt“ wechselt der Status 1 in der Übersicht von „rot“ auf „grün“, der Ausschreiber kann das Verfahrens weiterführen.

13 Status 3 – Freigabe 2.Augenpaar
Registerkarte: Verfahrensgenehmigung / Zuständigkeiten – Genehmigung Funktion „Freigabe für Veröffentlichung“ Nach der Genehmigung des Verfahrens bei der elektronischen Verfahrensgenehmigung mit der Genehmigung durch den „letzten“ Genehmiger (Screen-Abbildung) bei der schriftlichen Verfahrensgenehmigung mit der Befüllung des Datums „Genehmigt“ werden die Verfahrensbeteiligten „eingefroren“ und das Button „Freigabe zur Veröffentlichung“ wird aktiv, sofern die RK „Dokumente und Fristen“ befüllt wurde. Mit dieser Funktion wird die Ausschreibung dem 2.Augenpaar zur Prüfung überstellt. Anmerkung 1: Nachdem zwischen der Verfahrensgenehmigung und der Freigabe durch das 2.Augenpaar eine gewisse Zeitspanne vergehen kann, besteht – im Falle einer personellen Änderung (Urlaub, Abwesenheit, etc.) – die Möglichkeit, das 2.Augenpaar zu ändern (Button „Tausch“). Anmerkung 2: Die Ausschreibungsdokumente können vor, während oder nach der Phase der Verfahrensgenehmigung „upgeloadet“ werden. Sie müssen aber jedenfalls vor der Übergabe des Verfahrens an das 2.Augenpaar zur Prüfung und Freigabe hinzugefügt werden. Anmerkung-Status: Mit der Anforderung der Freigabe durch das 2.Augenpaar wechselt der Status von 1 (Verfahrensvermerk) auf 3 (Freigabe 2.Augenpaar) und wird „rot“. Der Bearbeiter muss die Freigabe abwarten, bevor das Verfahren weiter geführt werden kann. Der Status 2 (Bewerbungsfrist) ist bei einem OV inaktiv und wird „übersprungen“.

14 2.Augenpaar Status 3 – Freigabe 2.Augenpaar
Registerkarte: Zur Kontrolle / Leserechte Variante a) – Login Standard Das 2.Augenpaar findet die Ausschreibung in der RK „Zur Kontrolle / Leserechte“, gekennzeichnet mit einem roten Warndreieck. Mit einem Klick auf das Projekt werden die RKn „Verfahrensvermerk“ und „Verfahrensinformation“ aufgerufen. Variante b) – Login Freigabelink Das Standardmail im Freigabeprozess enthält einen „Freigabelink“. Ein Klick auf diesen Link führt das „2.Augenpaar“ nach dem folgenden Login automatisch zum Verfahrensvermerk des zu genehmigenden Verfahrens. Anmerkung: Der „Freigabelink“ funktioniert nur, wenn das „2.Augenpaar“ nicht bereits auf der Plattform „eingeloggt“ ist. Andernfalls gerät das System in Konflikt mit bereits offenen Seiten.

15 2.Augenpaar Status 3 – Freigabe 2.Augenpaar
Registerkarte: Verfahrensvermerk / Verfahrensinformation Popup „Ausschreibungsdokumente“ Das 2.Augenpaar verfügt über die RKn Vergabevermerk und Verfahrensinformation. In der RK „Verfahrensinformation / Statusinformation“ können die „Ausschreibungsdokumente“ betrachtet bzw., „heruntergeladen“ werden. Das 2.Augenpaar kann nach Prüfung der Ausschreibungsunterlagen die Ausschreibung – mit den gleichnamigen Buttons – in der RK Verfahrensvermerk freigeben oder ablehnen.

16 2.Augenpaar Status 3 – Freigabe 2.Augenpaar
Registerkarte: Verfahrensvermerk / Verfahrensinformation Funktion „Freigeben“ Mit der Freigabe wird ein Standard-Mail an den Ausschreiber ausgelöst, dass er nun die Ausschreibung veröffentlichen kann. Funktion „Ablehnen“ Mit der Ablehnung wird ein Pflichtfeld geöffnet, in dem die Gründe für die Ablehnung zu erfassen sind. Mit der darauf folgenden Aktion wird ein Standard-Mail an den Ausschreiber ausgelöst, dass ihm die Ablehnung mitteilt. Der Ausschreiber kann die Ausschreibungsunterlagen ändern (Löschen / Neuer Upload) und anschließend das 2.Augenpaar wieder „Freigabe ersuchen“. Anmerkung-Status: Freigabe: Mit der Freigabe durch das 2.Augenpaar wird der Status 3 (Freigabe 2.Augenpaar) „grün“. Der Bearbeiter kann das Verfahren mit der Funktion „Veröffentlichung“ fortsetzen. Ablehnung: Mit der Ablehnung durch das 2.Augenpaar wird das Verfahren wieder in Status 1 (Genehmigter Verfahrensvermerk) zurückgestellt.

17 Status 4 – Angebotsfrist
Registerkarte: Verfahrensvermerk / Verfahrensinformation Funktion „Veröffentlichen“ Mit der Funktion „Veröffentlichen“ wird das Verfahren auf der Lieferantenseite der Plattform ( in der RK „Veröffentlichte Ausschreibungen veröffentlicht und die Bewerbungsfunktion (Bewerbungslink) aktiv. Achtung: Der Button „Veröffentlichen“ darf erst dann gewählt werden, wenn das Verfahren (im Oberschwellenbereich) EU-weit bekannt gemacht (=abgesendet) wurde. Anmerkung: Die Veröffentlichung in der Online-Version des Lieferanzeigers und ggf. im EU-Amtsblatt (SIMAP) muss (dzt. noch) gesondert erfolgen. Im jeweils gewählten Standardformular ist der Hinweis aufzunehmen, dass die Bewerbung elektronisch über (RK: Veröffentlichte Ausschreibungen) erfolgen muss und die Ausschreibungsunterlagen auf dieser Seite (nach dem Login) zur Verfügung stehen. Anmerkung-Status: Mit der „Veröffentlichung“ wird das Verfahren in den Status 4 (Angebotsfrist) übergeleitet. Das Statusfeld wird „rot“ bis zum Ablauf der Angebotsfrist.

18 Lieferantenseite Status 4 – Angebotsfrist
Registerkarte: Veröffentlichte Ausschreibungen Funktion „Für Ausschreibung bewerben“ In dieser RK werden alle von den ÖBB – über die – veröffentlichten elektronischen Verfahren mit den wichtigsten Daten, getrennt nach Bau-, Liefer- und Dienstleistungsauftrag und sortiert nach der Angebotsfrist, angezeigt. Durch einen Klick auf den „Titel“ sind zusätzliche Informationen („Popup“) erhältlich. Durch einen Klick auf den „Bewerbungslink“ Für Ausschreibung bewerben bzw. Bewerbungsgrundlagen anfordern (VV mit Bewerbungsgrundlagen) wird der Bewerber auf die „Bewerbungsseite“ weitergeleitet.

19 Lieferantenseite Status 4 – Angebotsfrist Registerkarte: Bewerbung
Die RK „Bewerbung“ ähnelt jener der „Bieterzone“, unterscheidet sich allerdings durch die Darstellung des Titels. Die Plattform erkennt, für welches konkrete Verfahren sich der Bewerber bewirbt. Variante 1 – Bekannter Bewerber Wenn es sich um einen bekannten Bewerber handelt, der bereits über „Login-Daten“ verfügt, erfolgt die Bewerbung und Zurverfügungstellung der Ausschreibungsunterlagen automatisch durch die Eingabe dieser Daten.

20 Status 4 – Angebotsfrist Registerkarte: Bewerbung
Lieferantenseite Status 4 – Angebotsfrist Registerkarte: Bewerbung Variante 2 – Unbekannter Bewerber Funktion „Als Bewerber registrieren“ Ein „unbekannter“ Bewerber (unbekannt = ein Bewerber, der noch nicht in der Lieferantendatenbank aufscheint) kann sich über die Funktion „Als Bewerber registrieren“ für das Verfahren bewerben.

21 Lieferantenseite Status 4 – Angebotsfrist Registerkarte: Bewerbung
Variante 2 – Unbekannter Bewerber Funktion „Als Bewerber registrieren“ Popup Registrierung Ein „unbekannter“ Bewerber muss seine Stammdaten eingeben und die Funktion „Bewerbung abschicken“ wählen. Auswirkungen: Mail an Bewerber: „Vorläufiger Zugang“ zur Plattform Der Bewerber erhält ein Mail mit der Information, dass ihm ein vorläufiger Zugang zur Plattform (vorläufiges Passwort) eingeräumt wird. Er verfügt aber (noch) nicht über die Ausschreibungsunterlagen. Mail an Ausschreiber Der Sachbearbeiter (Ausschreiber) erhält ei Mail mit der Information, dass eine „neue Bewerbung“ vorliegt und dem Ersuchen, diesen Bewerber zu prüfen.

22 Status 4 – Angebotsfrist Registerkarte: Bewerbungen
In dieser RK werden alle Bewerbungen mit dem Datum und der Uhrzeit der Bewerbung angezeigt. Neue Bewerber werden mit einem roten Warndreieck dargestellt. Sie müssen geprüft werden, bevor sie in die Lieferantendatenbank übernommen werden, damit einen „Vollzugang“ und die Ausschreibungsunterlagen erhalten.

23 Status 4 – Angebotsfrist Registerkarte: Bewerbungen
Popup „Lieferantendetails“ Mit einem Klick auf den „unbekannten“ Bewerber öffnet sich das Popup mit den Stammdaten. Mit der Funktion „In Lieferantendatenbank“ wird der Bewerber übernommen und erhält im Anschluss ein Mail mit der Bestätigung des „Vollzuganges“. Um diesen Bewerber auch für das ggstl. Verfahren anzunehmen muss die Funktion „+/-“ gewählt werden. Funktion „+“ Mit der Funktion „+“ wird der Bewerber akzeptiert. Er erhält ein Mail mit der Bestätigung des „Vollzuganges“ (sofern er nicht bereits vorher über das Popup „Lieferantendetails“ und der Funktion „In Lieferantendatenbank“ übernimmen wurde) und ein weiteres Mail, dass die Ausschreibungsunterlagen zum Verfahren bereit gestellt wurden. Funktion „-“ Mit der Funktion „-“ wird der Bewerber abgelehnt. Es wird ein Popup geöffnet, in dem die Gründe für die Ablehnung zu erfassen sind. Im Anschluss daran wird ein Mail an den Bewerber ausgelöst in dem ihm die Gründe für die Ablehnung bekannt gegeben werden. Anmerkung: Bewerber bei denen es sich offensichtlich um keine (im Gewerberegister) eingetragenen Firmen und/oder um Privatpersonen handelt („Dummy-Bewerbungen“) sind abzulehnen. In der Regel kann eine „echte“ Bewerbung über die bekannt gegebenen Stammdaten und die angegebene -Adresse (z.B:. Hinweis auf Firmen-Website nach dem erkannt werden. Im Zweifelsfall wird ersucht, den Bewerber anzurufen und die Bewerbung zu hinterfragen.

24 Status 4 – Angebotsfrist Registerkarte: Bewerbungen Popup „Mailinfo“
Anzeige des Standardmails mit der Mitteilung an den Lieferanten über die Aufnahme in die Lieferantendatenbank (Vollzugang).

25 Status 4 – Angebotsfrist Registerkarte: Bewerbungen Popup „Mailinfo“
Anzeige des Standardmails mit der Mitteilung an den Bewerber, dass die Bewerbung für das ggstl. Verfahren anerkannt und die Ausschreibungsunterlagen bereit gestellt wurden.

26 Die weitere Vorgangsweise ist vom jeweils gewählten Verfahren weitgehend unabhängig und daher in einem eigenen Leitfaden zusammengefasst. => Siehe Leitfaden „L–TP–Angebotseröffnung–Zuschlag“