Schulung: POS: Online-Verwaltung von Studien- & Prüfungsleistungen Januar 2018 Karin Trüe Silke Rother Universität Hildesheim

Vorstellungsrunde Name / Institut Berührungspunkte zum POS-Management Ggf. konkrete Fragestellungen Januar 2018 Schulung POS

Übersicht Motivation / Grundlegendes POS-Funktionen Leistungsverbuchung Notwendige Vorbereitungen Januar 2018 Schulung POS

Motivation

Motivation Vorteile von POS Bzgl. Zeit Bzgl. Qualität Weniger Verzögerung durch Postweg / wiederholtes Abtippen von Listen etc. weniger Rückfragen wg. fehlender Informationen auf (Papier-)Prüfungslisten / Scheinen Keine Ersatzscheine bei Verlust notwendig Bzgl. Qualität Unmittelbare Kontrolle nach der Online-Eingabe Keine ‘Abtippfehler’ in den Prüfungsämtern Automatische Berechnung von Credits Bei Wahlveranstaltungen ggf. zum Vorteil der Studierenden Datenschutz (keine Aushänge von Prüfungslisten) Januar 2018 Schulung POS

Motivation Vorteile von POS Bzgl. Transparenz Leistungen sind auch nach Jahren noch einsehbar: online-Archiv Ausnahmen/Anerkennungen möglich über P-Amt Vertretungsregelungen in den P-Ämtern Bzgl. Service für Studierende online-Notenspiegel jederzeit einsehbar Transcript of Records online erstellbar Automatisierte Erinnerungs-Mail bei befristeten Prüfungsanmeldungen Informations-E-Mail nach erfolgter Leistungsverbuchung (nicht P-Amt) Januar 2018 Schulung POS

Motivation Vereinfachung und Vereinheitlichung … aber nicht um jeden Preis… Einzel- und Sonderfälle weiterhin per Excel-Liste / Schein / Laufzettel ans P-Amt Beispiel: nur 5 Studierende in einem Studiengang (ausländische Doppelabschluss-Studierende, teilweise Erasmus-Studierende) aber Zuordnung von 100 LV zu Prüfungen notwendig… Beispiel: Individuelle Studienverläufe (genehmigte Ausnahmevarianten) Nur eingeschränkt in POS: Studium Generale, Profilmodul Januar 2018 Schulung POS

Einordnung POS Insgesamt 2 Anmeldephasen: Phase 1: vor Semesterbeginn in LSF: für Veranstaltungen Phase 2: nach Semesterbeginn (etwa Woche 3) in POS: Für Studien- & Prüfungsleistungen -> beide Phasen sind unabhängig voneinander Januar 2018 Schulung POS

POS-Funktionen

LSF/POS: Als Studierende / Prüfungsanmeldung Januar 2018 Schulung POS

POS-Funktionen Verbindliche Anmeldungen: Mit Anmeldefrist Typischerweise für Klausuren Derzeit: Eingabe durch POS-Administrator*innen auf Anforderung d. Institute / Lehrperson Unverbindliche Anmeldungen: Ohne Fristen An- und Abmeldung jederzeit möglich Damit Studierende (bei Wahlfreiheit) entscheiden, in welches Modul eine Leistung eingetragen wird Nicht-erschienen = nicht bestanden? Nein, bestimmt die Lehrperson Januar 2018 Schulung POS

POS: Als Studierende / Prüfungsanmeldung Januar 2018 Schulung POS

LSF: Als Lehrender Januar 2018 Schulung POS

POS Management / Veranstaltungsbasierte Leistungsverbuchung Januar 2018 Schulung POS

POS Management / Veranstaltungsbasierte Leistungsverbuchung Speichern mit TAN Nummer Nach dem Speichern prüfen, ob alles korrekt übernommen wurde (grüner Hintergrund) Januar 2018 Schulung POS

POS: Als Studierende / Notenspiegel Januar 2018 Schulung POS

POS: Im Prüfungsamt Januar 2018 Schulung POS

Leistungsverbuchung: Allgemein Leistungen: benotete Prüfungen und unbenotete Studienleistungen Wichtig für Vergabe der Leistungspunkte und die Angabe der Veranstaltungen im Transcript Achtung: Wiederholungsprüfungen in Extra-Liste eingeben Gefahr, dass existierende Einträge überschrieben werden Wenn eine Liste fehlt: Zuordnung von LV zu Modul nachholen (einen Tag warten, nachts werden dazu Aktualisierungen gemacht und die Listen werden erstellt) Bei den POS-Administrator*innen melden (oder bei Fragen) Januar 2015 Schulung POS

Leistungsverbuchung konkret 2x2 Varianten: Online vs. per Excel-Export / Import Online: wenige Studierende / Korrekturen Excel-Export/Import: Viele Studierende Veranstaltungs- vs. modulbasiert Veranstaltungsbasiert: nur eine Liste Modulbasiert: Studierende können von dem/der Prüfer*in eingetragen werden (in der passenden Liste) U.u. eine Liste pro Studiengang/PO-Version/Modul/Teilmodul Können sehr sehr viele werden… 4 Möglichkeiten: Veranstaltungsbasiert, online Veranstaltungsbasiert, per Excel-Export / Import Modulbasiert, online Modulbasiert, per Excel-Export / Import Januar 2015 Schulung POS

Leistungsverbuchung: Probleme Studierende können sich nicht anmelden (aber sollten) Zuordnung von LV zu Modul fehlt (PO-Version) Voraussetzungsprüfung schlägt fehl? … Bitte bei POS-Admins melden! Studierende können sich anmelden (aber sollten nicht) Geschuldet u.a. dem Grundsatz der Flexibilität “Lieber eine Anmeldung irrtümlich erlauben als irrtümlich verweigern” System kann und soll nicht alle Voraussetzungen abprüfen Studierende wissen, dass eine erfolgreiche POS-Anmeldung nicht zwingend eine Zulassung zur Prüfung ist Eine manuelle Kontrolle bei einer Klausuranmeldung mit expliziter Zulassung / Ablehnung ist möglich Januar 2015 Schulung POS

Leistungsverbuchung: Probleme Studierende haben sich nicht angemeldet Fall 1: es handelte sich um eine unverbindliche Anmeldung => Studierende an POS-Anmeldung erinnern, sie können sich auch im Nachhinein noch anmelden Fall 2: es handelte sich um eine verbindliche Anmeldung Entweder => Studierende erhalten keine Zulassung zur Prüfung (liegt im Ermessen des/der Dozent*in) Oder => Nach Zustimmung des/der Dozent*in wird die POS-Anmeldung von uns Posadministrator*innen eingetragen oder dem Prüfungsamt wird das Ergebnis mitgeteilt Oder => einfacher Fall(keine Wahlmöglichkeiten) – modulbasierte Leistungsverbuchung mit Eingabe der Matrikelnummer Januar 2015 Schulung POS

Leistungsverbuchung: Probleme Studierende haben sich nicht angemeldet Fall 3: keine online-Anmeldung möglich, da z.B. Auflagenprüfung oder Zusatzleistung => Meldung des Prüfungsergebnisses an das Prüfungsamt Januar 2015 Schulung POS

Notwendige Vorbereitungen

3 Schritte zur Vorbereitung Freischalten der POS-Funktionen Person muss in LSF angelegt sein Prüferrechte und Tan-Liste bei uns beantragen (posadmin@uni-hildesheim.de) Lehrperson an der zugehörigen Veranstaltung Alternativ zu 2: Stellvertreterrechte vergeben Zuordnung von Lehrveranstaltungen zu Modulen Trennung von Seminaren / Übungen, wenn separate Verbuchung notwendig => Durch Institute / von Posadministrator*innen weitestgehend vorbereitet auf Basis der Studienordnungen Januar 2018 Schulung POS

Schritt 1: TAN-Listen Wer Leistungen verbuchen möchte, benötigt eine initiale TAN-Liste Danach können neue TAN-Listen auf Basis der alten TAN-Liste erstellt werden Direkt bei uns anfragen Frau Rother / Frau Trüe im Dezernat 3 Januar 2018 Schulung POS

Schritt 1: Stellvertreterfunktion Person X soll Leistungen f. Person Y eingeben können Als Einrichtungsadministrator*in die Person bearbeiten, die jemand anderen vertreten soll Den Reiter ‘Vertreter von’ ausfüllen “Vertrauensvolle” Hilfskräfte können einen eigenen LSF-Account zur Verbuchung von Leistungen bekommen Beschränkter Zugriff auf die Leistungen der Vergangenheit WICHTIG: Leistungsverbuchung ist ein sensibler Bereich… Januar 2018 Schulung POS

Schritt 2: Zuordnung von Lehrveranstaltungen zu Modulen Veranstaltung bearbeiten Reiter ‘Modulzuordnung’ Beschränkung der angezeigten Module Nur vom Institut lt. StO ‘verantworteten’ Module Januar 2018 Schulung POS

Schritt 2: Zuordnung von Lehrveranstaltungen zu Modulen Wie viele Listen pro Lehrveranstaltung? Eine Gruppe: Eine Liste Mehrere Parallelgruppen: - ein gemeinsamer Klausurtermin: eine Liste - eine Lehrperson pro Gruppe: eine Liste pro Parallelgruppe - Parallelgruppen ohne Lehrpersonen: eine Liste Datenschutz! Januar 2018 Schulung POS

Schritt 2: Zuordnung von LV zu Modulen: Besonderheiten Wenn Nachschreibelisten oder Module fehlen: POS-Administrator*innen kontaktieren Modulprüfungen als ‘Lehrveranstaltungen’ im LSF erfassen Januar 2015 Schulung POS

Schritt 3: Kontrolle Kontrolle der korrekten Zuordnung Zuordnung zu LSF-Module: Menü “Meine Funktionen” | “Kontrolle Zuordnung LSF-Module zu Veranstaltungen” Übersicht in Baumform, wie sie die Studierenden bei der Anmeldung zu den Veranstaltungen sehen Januar 2018 Schulung POS

Schritt 3: Kontrolle Januar 2018 Schulung POS

Schritt 3: Kontrolle Kontrolle der korrekten Zuordnung Zuordnung zu POS-Prüfungen Menü “Meine Funktionen” | “POS-Management” | “Kontrolle Zuordnung Lehrveranstaltungen – POS-Prüfungen” (Excel) Tabellarische Übersicht für eine Einrichtung Modulhandbuch mit allen Veranstaltungen eines Studiengangs Z.B. für Studiengangsbeauftragte Januar 2018 Schulung POS

Fragen & Fakten Umbuchung von Leistungen von Modul X nach Y? Im Prüfungsamt möglich Ohne ‘Extraaufwand’: Wenn Veranstaltung dem ‘Zielmodul’ Y im LSF zugeordnet Sonst Bescheinigung von dem/der Modulverantwortlichen, dass Leistung auch für Modul Y gültig ist Eingabe ‘alter’ Leistungen aus vergangenen Semestern? Im Prüfungsamt, wenn Leistungen vorliegen Mehrere Semester rückwirkend möglich Januar 2018 Schulung POS

Probleme Viele beteiligte Personen / Institutionen Mit sehr verschiedenen Anforderungen ein System für alle trotz aller individuellen Einstellungsmöglichkeiten Datenschutz + Internet macht einiges komplizierter: TAN-Listen etc. POS basiert auf den Studienordnungen … incl. ggf. darin vorhandener Fehler / Ungenauigkeiten / ‘das-haben-wir-so-nicht-gemeint’ / ‘das-praktizieren-wir-anders’ … Januar 2018 Schulung POS

Beispiel: Minimierung des Aufwands Frage: Wer darf Leistungen online eingeben? ‘Hildesheimer POS Variante’: Lehrveranstaltungs-orientiert Zuordnung von LV zu Modulen Alle Dozent*innen an der LV dürfen eingeben, sofern sie eine TAN-Liste und Prüferrechte haben “Stellvertreter*innen”-Funktion: Person X darf Leistungen für Person Y eingeben Externe Lehrbeauftragte, “IT-scheue” Personen, Zentrale Eingabe durch Hilfskräfte / Sekretariate / Mitarbeiter*innen/ … Januar 2018 Schulung POS

Papierkram… Trotzdem noch eine Liste ausdrucken und unterschreiben Für juristische Klärungen 50 Jahre Aufbewahrungsfrist, bitte ans P-Amt schicken Erst abwarten, dass alle Leistungen vorhanden sind Wann Scheine (E-Mails) / Laufzettel? Studierende die sich nicht online anmelden können “Seltene Gäste” (= Studierende aus ungewöhnlichen Studiengängen) Studium Generale nicht im System vorhandene Studiengänge Gasthörer*innen, Jungstudierende Januar 2018 Schulung POS

Weitere Informationen Im Web: Projektseite: http://www.uni-hildesheim.de/index.php?id=3841 FAQ: http://www.uni-hildesheim.de/index.php?id=3844 FAQ f. Studierende: http://www.uni-hildesheim.de/index.php?id=5648 => Wird ständig aktualisiert Direkt im LSF in der Online-Hilfe Bei uns POS-Administrator*innen: posadmin (at) uni-hildesheim dot de Wichtig: Die Prüfungsämter können (in den allermeisten Fällen) das System manuell übersteuern! Januar 2018 Schulung POS

Das Ende… Danke fürs Zuhören / Ausprobieren / Rückmelden von Fehlern & Geduld beim Beheben der Fehler / … Januar 2018 Schulung POS