E-Mail Archivierung

Allgemeines Referent: Marcus Stier Veranstaltung: Workshop Datenmanagement Ort: Oberreichenbach Datum: 12. Dezember 2018 Dauer des Vortrags: 30 Minuten

Warum E-Mail-Archivierung Sie sind mit einer unüberschaubaren Menge gesetzlicher Richtlinien konfrontiert Das Aufkommen aufbewahrungspflichtiger E-Mails wächst stetig Wie gewährleisten Sie nachweisbar das Einhalten von Aufbewahrungsfristen Können Sie sicherstellen, dass Geschäftsrelevante E-Mails im richtigen Kontext archiviert werden

Warum E-Mail-Archivierung Ihre Exchange Datenbank platzt aus allen Nähten Die Dauer der Datensicherung wird immer länger Wie werden Sie Herr über den kontinuierlich steigenden Administrationsaufwand Wie stellen Sie sicher, geschäftlich relevante E-Mails schnell und intuitiv zu finden, auch anhand des Inhaltes der angehängten Dokumente Was kosten Sie verloren gegangene E-Mails

Darum E-Mail-Archivierung E-Mails werden nach gesetzlichen Richtlinien aufbewahrt Zertifizierte, langfristige, revisionssichere Archivierung aller E-Mails Automatische Klassifizierung Ihrer E-Mails Inhaltliche Suche auch in den Anhängen Transparente, intuitive Bedienung durch den Benutzer ohne Schulungsaufwand Bereits existierende Unternehmensprozesse müssen nicht geändert werden

Allgemeine Vorteile der E-Mail-Archivierung Erfüllung gesetzlicher Vorgaben „Abschaffung“ der PST-Dateien Reduzierung von Postfachgrössen Backup Reduzierung Reduzierung der Komplexität Speicherreduzierung

Möglichkeiten zur E-Mail Archivierung On Premise Cloud

E-Mail Archivierung On Premise mit dg mail

E-Mail-Archivierung mit dg mail Journal-Archivierung Mail Server Journal-Mailbox Alle ankommenden und ausgehenden E-Mails werden inklusive Anlagen sicher im ursprünglichen Format archiviert Mailbox-Archivierung User-Mailbox Lean Mailbox Phase Mailbox Sind die in den Archivierungsregeln formulierten Kriterien (z.B.30 Tage nach Erhalt, größer als 5MB) erfüllt, wird die E-Mail archiviert Danach wird die E-Mail im Postfach durch einen Link ausgetauscht Nach Ablauf einer Frist (z.B. 180 Tage) wird der Link aus dem Postfach gelöscht Die Mail kann weiterhin über die umfangreichen Suchfunktionen von dg mail gefunden werden

Leistungsmerkmale E-Mails werden aus den Postfächern archiviert und durch intelligente Links ersetzt Die Größe der Postfächer wird dadurch klein gehalten und ist quasi unlimitiert Archivierte E-Mails können mit einen Klick im ursprünglichen Format wieder hergestellt werden. Einfachste und intuitive Bedienung garantiert Benutzerakzeptanz ohne zusätzliches Training E-Mails können automatisiert oder manuell archiviert werden Suche, auch in den Anhängen, sichert das schelle Finden dg mail ist voll in die genutzten Mailsysteme (Microsoft® Outlook, IBM® Notes) integriert. Zusätzlich werden die entsprechenden Webclients unterstützt

Archivierungsmodi im Überblick dg mail bietet umfangreiche Einstellungsmöglichkeiten für die E-Mail-Archivierung. Zusätzlich zur zentralen Journaling-Funktion aus Compliance-Gründen können mit dg mail verschiedene, zentral administrierbare Modi mit benutzerspezifischen Interessen kombiniert werden. Mailbox Mode Compliance Mode Compliance Journaling Mode Manual Mode Folder Mode Condition Mode E-Mails bestimmter Mailboxen werden archiviert Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden vor der Zustellung archiviert E-Mails werden regelbasiert archiviert (z.B. nach Alter, Größe, Empfänger etc.) E-Mails ausgewählter Ordner können von der Archivierung ausgenommen werden E-Mails können auch manuell archiviert werden

Ausgewählte Features Single Instancing Drastische Reduktion des Speicherbedarfs durch Vermeidung von Doubletten 2024 Retention Management Einfache Verwaltung von Aufbewahrungsfristen PST-Identifikation & Import Automatischer Import von PST-Dateien

Ausgewählte Features Offline Cache Offline-Zugriff auf archivierte Mails OCR Scanning & Indexing Sichere Volltexterkennung auch in gescannten Anhängen Smart Backup & Disaster Recovery Optimierung durch Reduzierung der zu archivierten Datenmange

E-Mail Archivierung in der Cloud

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