Unser Recruiting der Zukunft – mit Avature Automatische Einbindung von BR und SVP im Recruiting-Prozess Deutsche Bahn AG | Einführung von Avature | April 2018

Schwerbehinderten-vertrauensperson Sichtbarkeit: Bewerber & Ausschreibungen Bewerber und Ausschreibungen werden in definierten Prozess-Schritten im Portal sichtbar Ausschreibungen* Interne Bewerber Externe Bewerber Betriebsrat Sobald die Stellenanzeige veröffentlicht ist Bis 4 Wochen, nachdem sie geschlossen/storniert ist sofort In dem Schritt Shortlist / an Fachbereich Schwerbehinderten-vertrauensperson Sobald eine Person mit dem Merkmal SGB IX auf die Stelle verlinkt ist. Bis 4 Wochen, nachdem sie geschlossen/storniert ist Sobald eine Person das Merkmal SGB IX erhält werden alle Personen auf dieser Stelle sichtbar Sobald eine Person das Merkmal SGB IX erhält werden alle Personen auf dieser Stelle sichtbar * Einzel-, keine Sammelausschreibungen Deutsche Bahn AG | Einführung von Avature | Einbindung Interessenvertreter | Status April 2018

Anzeige veröffentlicht Prozess: Automatische Einbindung des BR in Avature* (1) Der zuständige BR wird bereits bei der Beauftragung hinterlegt Beauftragung Freigabe der Anzeige Anzeige veröffentlicht Bewerber sichtbar Hinweis: Die Beteiligung der IV zu den Inhalten der Stellenaus-schreibung hat durch die FK über den HR Partner vor Beauftragung von HM zu erfolgen. Nach Beauftragung durch die FK wird der zuständige HR Partner gebeten, den zuständigen BR, ggf. JAV in der HR Partner Form zu hinterlegen. Zudem wird bereits hier angegeben, ob der BR die Anzeige freigeben und ob er am Interview teilnehmen soll. Falls der BR die Anzeige freigeben soll: Der als zuständig hinterlegte BR erhält im Schritt Stellenanzeige bereit zur Veröffentlichung automatisch eine Email, in der er informiert wird, dass die Stellenanzeige innerhalb von 3 Tagen so veröffentlicht wird, sollte keine gegenteilige Rückmeldung erfolgen. Sobald die Anzeige (intern bzw. extern) veröffentlicht wurde, wird automatisch eine Email an den BR versendet inklusive eines Links zu der internen bzw. externen Stellenanzeige und einem Link zur Ausschreibung im IV Portal. Sobald ein interner Bewerber auf eine veröffentlichte Ausschreibung zugeordnet wird, ist er im Portal sichtbar, ein externer Bewerber ab dem Schritt Shortlist / An Fachbereich. ** Einzel- , keine Sammelausschreibungen Deutsche Bahn AG | Einführung von Avature | Einbindung Interessenvertreter | Status April 2018

Vorstellungs-gespräche Prozess: Automatische Einbindung des BR in Avature* (2) Der zuständige BR wird bereits bei der Beauftragung hinterlegt Vorstellungs-gespräche BR Einreichung Der BR erhält – auch wenn er nicht an den Interviews teilnimmt - die Info über die Termine der geplanten Auswahlschritte in seinem Portal. Falls der BR am Interview teilnimmt: Nach Bestätigung des Termins durch den Kandidaten erhält der BR diese Information per Email und kann den Termin zudem automatisch in seinem Portal sehen. Wie heute wird die BR Einreichung durch den zuständigen HR Partner erfolgen. Die Form der Einreichung ist abhängig vom Geschäftsfeld. Die Stelle wird bereits als „Besetzt“ oder „Teilweise besetzt“ geführt, sobald der erste Bewerber das mündliche Angebot angenommen hat. Darum kann es sein, dass einige Bewerber im Schritt „Absage“ angezeigt werden. Interne Bewerber werden aber selbstverständlich weiterhin erst abgesagt, wenn die Zustimmung des BR erfolgt ist. * Einzel-, keine Sammelausschreibungen Deutsche Bahn AG | Einführung von Avature | Einbindung Interessenvertreter | Status April 2018

SVP Benach-richtigung Vorstellungs-gespräche Prozess: Automatische Einbindung der SVP in Avature (1) Die zuständige SVP wird bereits bei der Beauftragung hinterlegt Beauftragung SGB IX SVP Benach-richtigung Vorstellungs-gespräche Nach Beauftragung durch die FK wird der HR Partner gebeten, die zuständige SVP in der HR Partner Form zu hinterlegen. Sobald ein Bewerber den Wert „SGB IX“ im Feld „Besondere Merkmale“ erhält, setzt ihn der Recruiter in den Schritt SVP Benachrichtigung, bevor er ihn sofort in den nächsten regulären Schritt setzt. Bei Mehrfachbewerbern erkennt das System automatisch das Merkmal „SGB IX“ und setzt den Benachrichtigungs-Schritt. Das löst im Hintergrund verschiedene Aktionen aus. Es wird automatisch eine Email an die SVP versendet mit einem Hinweis zu dem neuen Bewerber. Der Recruiter wird automatisch per Email erinnert, die Interview-Termine für alle Bewerber der Ausschreibung vor Einladung der Bewerber mit der SVP abzustimmen. Er kann anschl. eine Email versenden, um der SVP die vereinbarten Termine zu bestätigen. Die Ausschreibung erhält das Merkmal „SGB IX“ und wird automatisch im Portal sichtbar einschließlich der darauf liegenden Bewerber. Nach Bestätigung des Termins durch den Kandidaten erhält die SVP diese Information per Email und kann den Termin zudem automatisch in seinem Portal sehen. Deutsche Bahn AG | Einführung von Avature | Einbindung Interessenvertreter | Status April 2018

Prozess: Automatische Einbindung der SVP in Avature (2) Die zuständige SVP wird bereits bei der Beauftragung hinterlegt Geplante Absage Feedback SVP Bewerberabsage Sobald der Bewerber auf einen Absage- Schritt gesetzt wird, bekommt die SVP eine automatische Info per Email, dass der Bewerber innerhalb einer Woche abgesagt wird. Die Mail enthält einen Link zum Portal. Im Portal erhält die SVP detaillierte Informationen zu den Absagegründen*. Die Absage des Bewerbers wird automatisch für 7 Tage zurückgehalten. Im Portal gibt es einen Button „Feedback zur beabsichtigten Absage“ für die SVP. Mit dem Abspeichern des Feedbacks im Portal, erhält der zuständige Recruiter einen Tag vor Ablauf der 7 Tage- Frist automatisch ein Mail mit dem Feedback der SVP. So kann er die Absagegründe ggf. noch einmal mit diesem erörtert, bevor die Absage tatsächlich versandt wird. Sobald ein Bewerber mit dem Merkmal SGB IX selbst seine Bewerbung zurückzieht oder ein Vertragsangebot ablehnt, wir die SVP automatisch per Mail darüber informiert. * Zu Go Live Avature werden die detaillierten Absagegründe noch nicht im Portal sichtbar sein, sondern nur ein Standardwert. Übergangsweise informiert der Recruiter die SVP parallel per Mail über die detaillierten Absagegründe. Deutsche Bahn AG | Einführung von Avature | Einbindung Interessenvertreter | Status April 2018