Was ist eine Preservation Policy und wofür brauchen wir sie? Dr. Monika Zarnitz (ZBW Kiel/Hamburg) Nestor für newbies 04.12.2017 Illustrations by Jørgen Stamp digitalbevaring.dk CC BY 2.5 Denmark

Wie definiert man „Preservation Policy“? 2 Inhalt Wie definiert man „Preservation Policy“? An wenn richtet sich eine Preservation Policy? Wozu braucht man eine Preservation Policy? nestor-AG Policy Inhalte des nestor-Leitfadens Inhalte einer Preservation Policy I und II Beispiel ZBW I – IV Aktuelle Entwicklungen 2 2

Wie definiert man „Preservation Policy“? 3 Wie definiert man „Preservation Policy“? „Eine Richtlinie, die die wichtigsten Rahmenbedingungen, Grundsätze, Strukturen und Ziele eines digitalen Langzeitarchivs beschreibt“ „Verbindlichkeit über einen längeren Zeitraum“ „Fester Orientierungspunkt für die tägliche praktische Arbeit wie auch für strategische Weiterentwicklungen“ 3 3

An wen richtet sich eine Preservation Policy? Intern 4 An wen richtet sich eine Preservation Policy? Intern Die eigenen Kolleginnen und Kollegen Extern Nutzerinnen und Nutzer Datenanbieterinnen und -anbieter Geldgeberinnen und Geldgeber Förderinnen und Förderer / Beiräte …. 4 4

Wozu braucht man eine Preservation Policy? Transparenz herstellen 5 Wozu braucht man eine Preservation Policy? Transparenz herstellen Selbstverpflichtung: Verantwortung übernehmen und dies signalisieren Optimale Benutzbarkeit zusichern Stärkung der Glaubwürdigkeit Werbeeffekte durch Qualitätsmanagement … 5 5

Arbeitsergebnis: Leitfaden zur Erstellung einer 6 nestor AG Policy Aktiv: zwischen 2012 und 2014 Mitglieder: 12 Arbeitsergebnis: Leitfaden zur Erstellung einer institutionellen Policy zur digitalen Langzeitarchivierung 6 6

Inhalte des nestor-Leitfadens Nutzen einer Policy Inhalte einer Policy 7 Inhalte des nestor-Leitfadens Nutzen einer Policy Inhalte einer Policy Wie entsteht eine Policy? Policies in der kooperativen Langzeitarchivierung Generisches Beispiel einer Policy 7 7

Eingeordnet in Auftrag und Ziel der Einrichtung 8 Inhalte einer Policy I Eingeordnet in Auftrag und Ziel der Einrichtung Ausgerichtet auf die Bedürfnisse der Zielgruppen Ggf. Ausblick auf Strategie und mittelfristige Planungen Ggf. Verweise auf andere Dokumente z. B. technische Dokumentationen 8 8

Inhalte einer Policy II 9 Inhalte einer Policy II Ziele der Erhaltung (z. B. Wahrung der Lesbarkeit, Vertraulichkeit..) Erhaltungsstrategien (z. B. Migration oder Emulation) Organisation der Langzeitarchivierung (z. B. Aufgaben, Finanzierung, Qualifikation des Personals..) Technische Infrastruktur Kooperationen und Outsourcing … 9 9

Beispiel ZBW I - Policies 1010 Beispiel ZBW I - Policies Preservation Policy für kooperative Langzeitarchivierung mit den anderen zentralen Fachbibliotheken (Goportis-Verbund) Institutionelle Policy der ZBW 10 10

Beispiel ZBW II – Goportis-Policy 1111 Beispiel ZBW II – Goportis-Policy Rahmen für die individuellen Policies Offenlegen der Absprachen der Kooperationspartner Was wird kooperativ gemacht? Was machen die Partner selbst? Hinweis auf Exit-Strategie 11 11

Beispiel ZBW III – ZBW-Policy Verweis auf kooperative Policy 1212 Beispiel ZBW III – ZBW-Policy Verweis auf kooperative Policy Mission: Aufgabe, Zielgruppen, Sammelprofil … Prinzipien der digitalen LZA: Preservation Watch, Metadaten, Recht, Erhalt der Datenintegrität und Authentizität … Technische Infrastruktur Verantwortlichkeiten 12 12

Beispiel ZBW IV - Nutzen 1313 Beispiel ZBW IV - Nutzen Sichtbarkeit, Vertrauenswürdigkeit, Sicherung nach innen und nach außen Data Seal of Approval (2015) nestor Siegel (2017) 13 13

Aktuelle Entwicklungen 1414 Aktuelle Entwicklungen Somaya Langley, Sarah Mason, Edith Halvarsson (UK): Untersuchung von 60 Policies UK und International Policies von 2008 und 2017: wenige Unterschiede Große Einrichtungen: mehr Details / Länge Problematik des Forschungsdaten- Managements 14 14

Fragen? – Antworten! Dr. Monika Zarnitz ZBW Kiel/Hamburg 1515 Fragen? – Antworten! Dr. Monika Zarnitz ZBW Kiel/Hamburg m.zarnitz@zbw.eu 0431 / 8814 431 15 15