Zur Person Linh Tran, B.A. InLoox GmbH Unternehmenskommunikation, Social Media und Direct Customer Communication InLoox GmbH 1999 in München gegründet Spezialist in Outlook-integrierter Projektmanagement-Software über 50.000 Anwender weltweit

Inhalt Kommunizieren betreffenden Kollegen Informationen zuspielen Organisieren planen & ordnen, „Schmierzettel“ vermeiden! Kalender & Aufgaben Arbeiten verteilen und nachverfolgen

Wo kann Outlook helfen? Wozu überhaupt Outlook? Vermeiden von Papierbergen und Medienbrüchen Weitere Vorteile – wenn man einheitlichen Regeln folgt! Was macht man alles damit? extern: Schriftverkehr, Notizen, Freigaben austauschen, … intern: Anrufe melden, Termine, Besprechungen und Aufgaben planen, Projekte managen (z. B. mit InLoox), … Ziele schnelle Weitergabe von Informationen an Kollegen, Kunden & Partner klare Aussagen: wer? was? bis wann? für wen? welche Kosten? interne Abstimmung: „sich das Leben etwas leichter machen“

Kommunizieren  Was man nicht strukturiert, hilft einem digital auch nichts für jedes Thema eine eigene Mail immer nur ein Empfänger im An-Feld Dateianhänge intern vermeiden Jobnummer angeben (wenn möglich) 

Kommunizieren Fehler vermeiden Rechtschreibung automatisch vor dem Senden prüfen (Datei > Optionen > E-Mail)

Kommunizieren Fehler vermeiden Rechtschreibung automatisch vor dem Senden prüfen (Datei > Optionen > E-Mail) Den Emfängerkontakt überprüfen (Kontakt eingeben, Tasten STRG+K drücken)

Kommunizieren Fehler vermeiden Rechtschreibung automatisch vor dem Senden prüfen (Datei > Optionen > E-Mail) Den Emfängerkontakt überprüfen (Kontakt eingeben, Tasten STRG+K drücken) Verteilerlisten erstellen, um niemanden im Team zu vergessen (Personen > neue Kontaktgruppe)

Organisieren Problem 1: Planen und Ordnen kostet Zeit! geht oft im Alltag unter mindestens 20 Minuten pro Tag „einplanen“ planen muss nicht nur ein Projektleiter, sondern Jeder Problem 2: Aufschreiben allein ist nur die halbe Miete… Dringlichkeit vs. Wichtigkeit Wie „voll“ ist mein Tag? Wie sieht es morgen aus? Wie sieht es bei den Kollegen aus? Kennen die anderen meine Zeitplanung?

Organisieren Wann wird der eigene Kalender gepflegt? jeden Morgen ca. 10 Minuten nach/während einem Telefonat nach einer Besprechung wenn E-Mail/Post eintrifft, die längere Arbeit mit sich bringt Was gehört in den Kalender? Tagesplanung: interne Besprechungen, Kundentermine, Abwesenheiten Telefonnotizen: in den Kalendereinträgen lassen sich sehr gut „Kleinigkeiten“ erfassen, die dann zu einer E-Mail oder einem Brief werden. Ergebnisprotokoll/To Dos einer Besprechung Vorteil: Es wird dokumentiert, wann und wie etwas vereinbart wurde!

Organisieren So wird‘s gemacht: Buchungstyp beachten (frei / abwesend / gebucht / vorbehaltlich)

Organisieren So wird‘s gemacht: Buchungstyp beachten (frei / abwesend / gebucht / vorbehaltlich) Kundenkürzel oder Jobnummer angeben

Organisieren So wird‘s gemacht: Buchungstyp beachten (frei / abwesend / gebucht / vorbehaltlich) Kundenkürzel oder Jobnummer angeben Freiräume lassen (max. 70% verplanen)

Organisieren So wird‘s gemacht: Buchungstyp beachten (frei / abwesend / gebucht / vorbehaltlich) Kundenkürzel oder Jobnummer angeben Freiräume lassen (max. 70% verplanen) Privates kennzeichnen

Organisieren So wird‘s gemacht: Buchungstyp beachten (frei / abwesend / gebucht / vorbehaltlich) Kundenkürzel oder Jobnummer angeben Freiräume lassen (max. 70% verplanen) Privates kennzeichnen Serientermine verwenden

Organisieren = Übersicht und Hilfe So wird‘s gemacht: Buchungstyp beachten (frei / abwesend / gebucht / vorbehaltlich) Kundenkürzel oder Jobnummer angeben Freiräume lassen (max. 70% verplanen) Privates kennzeichnen Serientermine verwenden Nicht nachträglich buchen, aber vorsorglich planen = Übersicht und Hilfe

Organisieren Komfortabel arbeiten Kalendereinträge mit der Maus anlegen (Maus ziehen auf leerer Fläche)

Organisieren Komfortabel arbeiten Kalendereinträge mit der Maus anlegen (Maus ziehen auf leerer Fläche) Verschieben mit Drag & Drop (auf Eintrags-Rahmen klicken und ziehen)

Organisieren Komfortabel arbeiten Kalendereinträge mit der Maus anlegen (Maus ziehen auf leerer Fläche) Verschieben mit Drag & Drop (auf Eintrags-Rahmen klicken und ziehen) Kopieren mit Drag & Drop (auf Eintrags-Rahmen klicken und ziehen, zusätzlich Taste STRG gedrückt halten)

Organisieren Komfortabel arbeiten Kalendereinträge mit der Maus anlegen (Maus ziehen auf leerer Fläche) Verschieben mit Drag & Drop (auf Eintrags-Rahmen klicken und ziehen) Kopieren mit Drag & Drop (auf Eintrags-Rahmen klicken und ziehen, zusätzlich Taste STRG gedrückt halten) Mails und Aufgaben in den Kalender mit Drag & Drop (z.B. Mail im Posteingang anklicken und mit gedrückter linker Maustaste auf die Schaltfläche des Kalenders ziehen, dann Maustaste loslassen)

Organisieren Komfortabel arbeiten Kalendereinträge mit der Maus anlegen (Maus ziehen auf leerer Fläche) Verschieben mit Drag & Drop (auf Eintrags-Rahmen klicken und ziehen) Kopieren mit Drag & Drop (auf Eintrags-Rahmen klicken und ziehen, zusätzlich Taste STRG gedrückt halten) Mails und Aufgaben in den Kalender mit Drag & Drop (z.B. Mail im Posteingang anklicken und mit gedrückter linker Maustaste auf die Schaltfläche des Kalenders ziehen, dann Maustaste loslassen) Kalender-Einstellungen ändern (Datei > Optionen > Kalender)

Besprechungsplanung Effizient planen Start > Neue Elemente > Besprechung Der Terminplanungs-Assistent hilft beim Finden passender Zeitfenster

Aufgabenorganisation E-Mails in Aufgaben umwandeln Schritt: Wichtigkeit Ist relevant? > nein? > ignorieren/abbestellen!

Aufgabenorganisation E-Mails in Aufgaben umwandeln Schritt: Wichtigkeit Ist relevant? > nein? > ignorieren/abbestellen! Schritt: Priorität Ist dringend? > nein? > „Flag“ bzw. Kalender UND Status-Mail!

Aufgabenorganisation E-Mails in Aufgaben umwandeln Schritt: Wichtigkeit Ist relevant? > nein? > ignorieren/abbestellen! Schritt: Priorität Ist dringend? > nein? > „Flag“ bzw. Kalender UND Status-Mail! Schritt: Zuständigkeit Wer macht es? > zuerst direkt beantworten, dann zusätzlich weiterleiten, wenn nötig

Aufgabenorganisation Outlook-Aufgaben erstellen und zuweisen Im Bereich Aufgaben > neue Aufgabe im Ribbon Outlook-Aufgabe für sich selbst speichern oder delegieren Wiedervorlage mit Hilfe der Erinnerungsfunktion anlegen (Nachverfolgung > Erinnerung anlegen) Aufgaben lassen sich auch unter dem Kalender anzeigen, z.B. nach Fälligkeit

Teams verbinden mit Outlook und Exchange Exchange-Konto in Outlook einrichten Klicken Sie in Outlook auf die Registerkarte Datei. Wählen Sie unter Kontoinformationen Konto hinzufügen aus. Geben Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Kennwort ein und klicken Sie dann auf Weiter > Fertigstellen Hier geht es zu Microsoft Exchange / Microsoft Exchange Online: Microsoft Exchange Server Microsoft Exchange Online

Teams verbinden mit Outlook und Exchange Zentrales, organisationsinternes Adressbuch Identische Daten nutzen und pflegen Kontakte lassen sich mit Terminen, Aufgaben, Projekten und Ordnern verknüpfen Kontakte können zu Verteilerlisten kombiniert werden

Wenn Outlook alleine nicht reicht… Add-Ins erweitern Outlook Outlook lässt sich mit Hilfe integrierter Softwarelösungen erweitern, z.B. zur Projektplattform mit InLoox für Outlook.

Mit InLoox Zeit aus Kalender erfassen Arbeitszeit nachweisen Im Termin > Zeit erfassen und auf Projekt buchen

Fragen und Antworten Frage 1: Antwort: Wie kann ich den Outlook-Kalender mit meinen iPhone abgleichen, um auch unterwegs auf diesen Kalender zuzugreifen? Antwort: Um den Outlook-Kalender mit dem iPhone zu synchronisieren, benötigen Sie die Desktop-Anwendung iTunes von Apple. So synchronisieren Sie den Outlook-Kalender mit dem iPhone (und jedem anderen iOS-Gerät): Schließen Sie Ihr iPhone/iOS-Gerät an ihren Computer an Klicken Sie in iTunes in der Quellliste unter Geräte auf den Eintrag für Ihr iPhone. Klicken Sie unter Kalender auf Kalender synchronisieren aus und klicken dann auch Outlook. Wenn Sie alle Kalender synchronisieren wollen, klicken Sie auf Alle Kalender. Wenn Sie nur einen bestimmten Kalender synchronisieren wollen, klicken Sie auf Ausgewählte Kalender. Klicken Sie auf Übernehmen um die Synchronisierung zu bestätigen. (Quelle: Office Support)

Fortsetzung auf der nächsten Seite  Fragen und Antworten Frage 2: Kann ich Excel-Listen, welche als Kalender erstellt wurden, in den Kalender in Outlook übertragen? Antwort: Schritt 1: Um eine Excelliste in den Outlook-Kalender zu importieren, muss die Datei zuerst entsprechend aufbereitet werden. Dabei muss die Excelliste ganz bestimmte Spalten haben, die in der folgenden Reihenfolge und Formatierung eingefügt werden müssen. Nicht relevante Spalten können Sie aber weglassen: Betreff Beginntam Beginntum Endetam Endetum Ganztägig ErinnerungEinAus Erinnerungam Erinnerungum Beschreibung Ort Fortsetzung auf der nächsten Seite 

Fortsetzung auf der nächsten Seite  Fragen und Antworten Fortsetzung Antwort auf Frage 2: So würde ein Beispiel-Datensatz aussehen: Wenn Sie alle Daten eingegeben haben, markieren Sie alle Zeilen mit Inhalt (also ab A1). Danach klicken Sie mit der rechte Maustaste auf den Bereich und wählen im Kontext-Menü Namen definieren aus. Geben Sie dem Datensatz z.B. den Namen “Kalender”. Danach bestätigen und schließen. Fortsetzung auf der nächsten Seite 

Fortsetzung auf der nächsten Seite  Fragen und Antworten Fortsetzung Antwort auf Frage 2: In Outlook 2016 müssen Sie die Excel-Datei als CSV (Trennzeichen-getrennt)-Datei speichern. Leider trennt Excel die Zeilen mit einem Strichpunkt voneinander, Outlook erfordert aber, dass Zeilen mit Kommas getrennt warden. Dazu gibt es aber eine einfache Lösung: 1. Öffnen Sie die CSV-Datei z.B. mit dem Editor 2. Klicken Sie auf Bearbeiten  Ersetzen… 3. Geben Sie im Feld Suchen nach das Punktstrich-Zeichen ; ein 4. Geben Sie im Feld Ersetzen durch das Kommazeichen , ein 5. Klicken Sie auf Alle ersetzen und schließen Sie das Dialogfenster Fortsetzung auf der nächsten Seite 

Fragen und Antworten Fortsetzung Antwort auf Frage 2: Nachdem Sie die bearbeitete CSV-Datei gespeichert haben, können Sie diese ganz einfach in den Outlook-Kalender importieren. Öffnen Sie den Outlook-Kalender Klicken Sie auf Datei  Öffnen und Exportieren  Importieren/Exportieren Wählen Sie im Dialogfenster die Aktion “Aus anderen Programmen oder Dateien importieren” und dann auf Weiter Wählen Sie “Durch Trennzeichen getrennte Werte” als zu importierenden Dateityp aus und klicken Sie auf Weiter Wählen Sie die zu importierende Datei auf Ihrem Rechner aus und klicken Sie auf Weiter. Wählen Sie aus, zu welchem Kalender Sie den Termin/die Termine hinzufügen möchten und klicken Sie auf Weiter. Klicken Sie auf Fertig stellen und der Excel- Termin/die Excel-Termine erscheinen nun in Ihrem Kalender