Praxisbeispiele zur kollaborativen sowie integrativen Kunden- (CRM) und Lieferantenbeziehung (SRM) anhand ausgewählter POOL4TOOL-Kunden Thomas Dieringer Selected Services

Facts Firma Selected Services GmbH. Geschäftsstellen Wien (HQ), Stuttgart, Zürich Mitarbeiter 27 Kerngeschäft Kollaboratives CRM und SRM Zielgruppe SAP-Anwender

Strategische Vorteile durch Collaboration 1 Im Vertrieb Größere Kundennähe Schnellere Reaktion auf Marktveränderungen Virtuelle projektspezifische Vertriebsteams BPO (Business Process Outsourcing) 2 In der Beschaffung Standardisierung und Beschleunigung von Prozessen Entfall von manuellen Prozessen Reduzierung der Lagerstände und des gebundenen Kapitals

Auszug der Projektliste Referenzen Auszug der Projektliste Automotive Einzelfertigung (Anlagenbau) Serienfertigung Dienstleistung Prozessfertigung Sonstige

Erfolgreiches Kundenmanagement Collaboration im Vertrieb 1 Erfolgreiches Kundenmanagement Collaboration im Vertrieb Optimierung der Vertriebsprozesse

Arten von „collaborative CRM“ Collaboration im Vertrieb 1 Arten von „collaborative CRM“ Collaboration mit Kunden Webshop Customer Self-Service (Selbstadministration) Newsletter-Response Dokumentenaustausch Projektmanagement / Projektplanung Collaboration mit Partnern (PRM – Partner Relationship Management) Leadmeldung Gemeinsame Kundendatenbank Aktivitätenplanung Austausch von Produktinformationen Projektmanagement / Projektplanung

Collaboration mit Kunden Collaboration im Vertrieb 1 Collaboration mit Kunden Unternehmen: GFI Informatik Zielsetzung: Kundennähe und Prozessoptimierung - Reduzierung der internen Administrationskosten Umsetzung: Webshop, Vertriebssteuerung, Marketingautomatisierung Warum POOL4TOOL: 1.) Durchgängige Lösung 2.) Integriertes Projektmanagement mit Leistungserfassung 3.) Einfache Bedienung 4.) Schnell implementiert 5.) Fixpreis

Auftrags- bestätigung Collaboration im Vertrieb 1 Webshop GFI Informatik Kunde Auftragsbestätigung Auftrags- bestätigung Genehmigungs_ workflow Warenlieferung

Customer Self-Service Collaboration im Vertrieb 1 Customer Self-Service GFI Informatik Kunde Kunde CRM Kunden- daten Newsletter Übernahme der Updates Updates Daten- aktualisierung

Durchgängige Prozesse aus Vertriebssicht Collaboration im Vertrieb 1 Durchgängige Prozesse aus Vertriebssicht Unternehmen: Energieversorger Zielsetzung: höhere Kundenbindung durch Vertrieb einer Software für die Verbrauchsanalyse Umsetzung: Direktvertrieb mit Hilfe einer temporären Vertriebsorganisation Warum POOL4TOOL: 1.) Flexibel adaptierbare ASP-Lösung - jederzeit kündbar 2.) Vorhandene SAP-Schnittstellen 3.) Berechtigungskonzept - Firmenstruktur 4.) Workflow-basiert

1 Hindernisse Collaboration im Vertrieb Informationsfluss Der Kunde soll nicht merken, dass unterschiedliche Unternehmen involviert sind  es mussten auch alle Wiedervorlagen-Gründe erfasst werden (Urlaub) Interne Kundenweitergabe Die Weitergabe von Leads erfolgt workflow-unterstützt nach fest vorgegebenen Regeln  diese Regeln müssen im Vorfeld exakt definiert werden Ausbildung CallCenter-Mitarbeiter haben keine Erfahrung mit diesen Produkten  Unterteilung des Prozesses in möglichst viele Teilschritte Datensicherheit Jeder Dienstleister erhält nur Zugriff auf einen kleinen Auszug der Gesamtdaten  über das Rechtemanagement wird immer nur ein kleiner Teil der Daten freigegeben

Durchgängige Prozesse aus Vertriebssicht Collaboration im Vertrieb 1 Durchgängige Prozesse aus Vertriebssicht Interner Vertrieb Externe Vertriebspartner Reine Accounting-Daten 1 Datenübernahme POOL4TOOL Work flow 2 Kunde Datenerhebung CallCenter Work flow SAP 3 Notiz Leadqualifizierung Vertriebsdienstleister Work flow Notiz Steuerung und Monitoring Notiz Notiz 4 Direktvertrieb Vertriebsdienstleister Work flow 5 Support IT-Support Work flow 6 Datenübernahme POOL4TOOL angereicherte Daten mit Ansprechpartner und Historie

1 Umsetzung Collaboration im Vertrieb In nur 8 Wochen konnten das System vollständig eingerichtet und 30 Anwender eingeschult werden Kick-off Meeting Blueprint-Phase Präsentation des Blueprint für das Projektteam Anbieterauswahl Customizing des Systems Einschulung der Projektpartner Start Testbetrieb Testbetrieb Newsletter Systemoptimierung Go Live Collaborative Vertrieb Beendigung der Vertriebsaktivitäten Rückspielung der Daten nach SAP 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Projektlaufzeit Projektstart

Erfolgreiches Lieferantenmanagement bei ThyssenKrupp Automotive Collaboration in der Beschaffung 2 Erfolgreiches Lieferantenmanagement bei ThyssenKrupp Automotive Collaboration in der Beschaffung Optimierung der Lieferantenprozesse

Durchgängige Prozesse aus Beschaffungssicht Collaboration in der Beschaffung 2 Durchgängige Prozesse aus Beschaffungssicht Unternehmen: ThyssenKrupp Automotive Zielsetzung: Prozessoptimierung - Reduzierung des Arbeitsaufwandes und Beschleunigung der Prozesse Umsetzung: Collaboration mittels Lieferantenportal - Integration der Lieferanten in eigene Prozess-Strukturen Warum POOL4TOOL: 1.) Alle relevanten Prozesse in einem Tool vorhanden 2.) Flexibel adaptierbare ASP-Lösung – keine Investitionen 3.) Vorhandene SAP-Schnittstellen 4.) Lieferantenkonsolidierung über Registrierung

Funktionsweise eines Lieferantenportals Collaboration in der Beschaffung 2 Funktionsweise eines Lieferantenportals ThyssenKrupp Infrastruktur TKT Presta Umformtechnik Bilstein Lieferantenportal Lieferant 1 Lieferant 2 Lieferant 3 Lieferant 4

Nutzen eines Lieferantenportals Collaboration in der Beschaffung 2 Nutzen eines Lieferantenportals Kundensystem Groupware-System Lieferantenportal XML Web Service PLM-System Beschaffung Collaboration Logistik Qualität XML Binär EAI Tool EAI-Tool ACTIS Web Service Dokumente CAD-Zeichnungen eRFQ Projektplan Bestellung Reklamation ERP-System eRFI Dokumente Lieferplan Audit Auktion CAD-Files Lieferabruf Prüfplan von TKA benutzte Prozesse Schnittstellen eProcurement Monitoring Lieferavis APQP CO IDOC QDX Edifact CSV EAI-Tool XI/BC EAI-Tool ACTIS Web Service Konsolidierung Workflows Lieferschein VMI Improvements IDOC FI PS Supplier Self-Service Data- Warehouse Rechnung Gutschrift Lieferanten- beurteilung BAPI SD MM EDI-Tool Daten- clearing POOL4TOOL QDX Adapter EDI-Tool Direkte EDI-Anbindung Manueller Daten-austausch (WebEDI) Automatisierter Datenaustausch (EDI) Einzelne Lieferantensysteme Lieferant Lieferant Lieferant Lieferant Lieferant

Lieferantenportal in der Praxis Collaboration in der Beschaffung 2 Lieferantenportal in der Praxis

Gemeinsames Dokumentenmanagement Collaboration in der Beschaffung 2 Gemeinsames Dokumentenmanagement Kunde Lieferant Interne IT Interne IT Lieferant Teilprojekt zu Kundenprojekt Projekt 1 Ersteller Empfänger Check-in Check-out Projekt 2 Fileserver Fileserver angereicherte Daten mit Ansprechpartner und Historie

Gemeinsames Projektmanagement Collaboration in der Beschaffung 2 Gemeinsames Projektmanagement In Kooperation mit POOL4TOOL Datenbank ThyssenKrupp Lieferant Sub-Lieferant

Gemeinsame Logistikplanung Collaboration in der Beschaffung 2 Gemeinsame Logistikplanung Kunden-IT EDI-Konverter POOL4TOOL Lieferanten-IT ERP XI, BC, Seeburger, Actis Bestellung wird erstellt System generiert Benachrichtigung Erhalt der Bestellung XML, Excel, CSV XML CPO XML, Excel, CSV Auftragsbestätigung wird erstellt Workflow-Engine prüft und generiert bei Freigabe Benachrichtigung Erstellung der Auftragsbestätigung XML, Excel, CSV XML PON XML, Excel, CSV Email Workflow-Engine generiert Mahnungen Email Lieferant prüft Positionen und Lieferungen im Bedarfsmonitor Lieferavis erhalten System stellt Liefereinteilungen für die Bestelldokumente dar Erstellen des Lieferavis XML, Excel, CSV XML DDN XML, Excel, CSV Wareneingang Kunde und Lieferant sehen den Lieferavis Ware ist eingebucht System ändert Status des Lieferavis auf “Waren eingegangen” Änderung des Lieferstatus XML, Excel, CSV XML RDN XML, Excel, CSV CPO = Customer Purchase Order PON = Purchase Order Notification DDN = Dispatched Delivery Notification RDN = Received Delivery Notification

Vorteile des WebEDI für Bestellung / Auftragsbestätigung Collaboration in der Beschaffung 2 Vorteile des WebEDI für Bestellung / Auftragsbestätigung Detaillierter Status jeder Bestellung im Cockpit Bestellung noch nicht geöffnet Bestellung geöffnet aber noch nicht bestätigt Bestellung bestätigt aber Lieferavis überfällig Bestellung geändert und außerhalb des Toleranzbereichs ... Übersichtlicher Arbeitsvorrat für Einkäufer Reduzierter Zeitaufwand für Abstimmung mit Lieferanten Kürzere Durchlaufzeit des Bestellvorganges Einheitliche Prozesse Hohe Prozesssicherheit – Erhöhung der Planungssicherheit Manuelles Einpflegen von Auftragsbestätigungen entfällt vollständig Vollständige Prozessdokumentation (Änderungshistorie) Vermeidung von „out-of-stock“-Situationen Senkung der Sicherheitsbestände bei gleichzeitiger Verbesserung der Verfügbarkeit

Lieferantenanbindung für VMI (Vendor Managed Inventory) Collaboration in der Beschaffung 2 Lieferantenanbindung für VMI (Vendor Managed Inventory) Kunden-IT POOL4TOOL Lieferanten-IT SAP Bestandsmonitor Optionales Email bei Entnahmen oder Planungs- Updates Email - Forecast - Aktueller Lagerstand - Mindestbestand - Höchstbestand SAP Verbrauch EDI-Box Daten- clearing 12.000 11.000 Maximal Lagerstand 10.000 P4T Bestellung Bestellmenge Termin P4T Wareneingangs- buchung Konsilager 9.000 Geplanter Lagerstand 8.000 7.000 6.000 5.000 4.000 P4T Lieferavis (Lieferung) Optimale Losgröße SAP Gutschrift (optional) Minimum Lagerstand 3.000 2.000 2.000 2.000 Info: Ware ist unterwegs Geplanter Lagerstand 1.000 Zeit Geplanter Lagerstand Geplanter Lagerstand Vorteile für den Kunden: Ersatzloser Entfall des Bestell- und Rechnungsprozesses Die Ware muss erst bezahlt werden wenn sie tatsächlich in der Produktion benötigt wird Vorteile für den Lieferanten: Eigene Optimierung der Produktionslosgrößen Eigene Optimierung der Liefermenge und des Lieferzeitpunkts Höhere Kundenbindung

Fazit Die Abstimmung der Geschäftsprozesse unter den Geschäftspartnern gewinnt immer mehr an Bedeutung Die Integration von Kunden- und Lieferanten- prozessen zur Optimierung der eigenen Prozesse ist heute technisch weitgehend problemlos realisierbar Die erfolgreiche Implementierung sichert Wettbewerbsvorteile

Kontakt Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Für weitere Informationen kontaktieren Sie bitte: Selected Services GmbH. Hertha-Firnberg Strasse 10, 2.1.01 A-1100 Wien Österreich Telefon: +43 (1) 80 490 80 Email: office@pool4tool.com