IHK-Steuerausschuss Osnabrück 26.11.2003 Der Datenzugriff der Finanzverwaltung Verprobungsmethoden und Kalkulationsmöglichkeiten mit IDEA Referent: Michael Weber-Blank NLP M. Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht, Mediator, Geschäftsführer Schindhelm Rechtsanwaltsgesellschaft mbH PWC Senior Manager SCHINDHELM© - 1 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH

Datenzugriff (und zur) Prüfbarkeit digitaler Unterlagen GDPdU Grundsätze (zum) Datenzugriff (und zur) Prüfbarkeit digitaler Unterlagen SCHINDHELM© - 2 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH

Gib Dem Prüfer die Unterlagen GDPdU SCHINDHELM© - 3 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH

Zugriffsmöglichkeiten Server (Unternehmen) Auswertung: Client (Unternehmen) Z1 Unmittelbarer Datenzugriff (Nur-Lesezugriff) Unternehmensnetzwerk Server (Unternehmen) Auswertung: Client (Unternehmen) Z2 Mittelbarer Datenzugriff (Nur-Lesezugriff) Kopie angeforderter Daten Eingangs sind Ihnen ja bereits die einzelnen Zugriffsmöglichkeiten der Finanzverwaltung vorgestellt worden. Die eigentliche Neuerung bildet die Regelung zur Datenträgerüberlassung, bei der dem BP Kopien der angeforderten Daten überlassen werden, die er auf eigenen Systemen an einem anderen Ort als dem Ort der Betriebsprüfung - also Ihrem Unternehmen - auswerten kann. Neu ist diese Regelung deshalb, weil hierdurch bisherige grundlegende Prinzipien der Außenprüfung in Frage gestellt werden: Nach der Regelung des § 200 Abs. 2 AO fand und findet die Außenprüfung nämlich vor Ort, dh in den Räumen des Steuerpflichtigen statt. Nur in Ausnahmefällen - und dann auch nur mit Zustimmung des Steuerpflichtigen - konnte von diesem Grundsatz abgewichen werden. Dass diese Regelung Gefahren in sich bergen kann, möchten wir Ihnen anhand eines kleinen Fallbeispiels aufzeigen. Fallbeispiel Datenträgerüberlassung: Sie überlassen an einem Freitag Nachmittag dem Betriebsprüfer Daten, die er zur Auswertung auf seinem Notebook speichert. Das Notebook, das der Betriebsprüfer auch zu privaten Zwecken nutzt, wird am Samstag bei einem Einbruch in sein Ferienhaus gestohlen. Die dem Betriebsprüfer überlassenen Daten enthalten Aufstellungen der Ihren verschiedenen Kunden gewährten Rabatte, die nun der Konkurrenz zur Verfügung stehen. Server (Unternehmen) Auswertung: extern, z.B. Notebook BP Z3 Datenträgerüberlassung (Nur-Lesezugriff) Kopie angeforderter Daten SCHINDHELM© - 4 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH

Funktionsweise IDEA IDEA kann die Ursprungsdaten nicht verändern Frei strukturierbarer Zugriff mittels „Schablonen“ Einspielen von Drucklisten und Datenbankbeständen Ein Datenbestand und mehrere verschiedene (kombinierbare) Auswertungen Leistungsfähiges Tool für Massendaten (max. 2,1 Mrd. Datensätze) Excel und Access können Ursprungsdaten verändern Massendaten: bei Excel sind Grenzen gesetzt/ bei Access nimmt die Leistungsfähigkeit mit der Menge der Daten stark ab Excel bietet als Tabellenkalkulationsprogramm herausragende Eigenschaften zur Verarbeitung von Ergebnissen aus IDEA SCHINDHELM© - 5 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH

Funktionsweise IDEA SCHINDHELM© - 6 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH

Auswertungsaktionen mit IDEA Auswertungsaktion mit IDEA: Der Prüfer lässt sich eine Liste aller Abschreibungsgüter anfertigen, bei denen der Abschreibungsprozentsatz einen bestimmten Wert über-schreitet Zielrichtung: Außergewöhnlich hohe Abschreibung des Anlagevermögen aufdecken Eine Analyse der Warenbewegungen zeigt dem Prüfer, wie lange einzelne Artikel auf Lager liegen Vergleich mit Vorjahres- und Branchenwerten gibt Aufschluss, ob hohe Teilwertabschläge bei der Bewertung des Lagers angemessen sind SCHINDHELM© - 7 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH

Auswertungsaktionen mit IDEA Auswertungsaktion mit IDEA: Überprüfung größerer Warenlieferungen jeweils im vierten Quartals des Geschäftsjahres aus den Daten der Warenwirtschaft Zielrichtung: Auseinanderfallen von Leistungsaustausch und erfolgswirksamer Verbuchung Überprüfung der Kassenbuchungen Feststellung negativer Kassenbestände und ggf. Verwerfung der Kassenbuchführung und Schätzung SCHINDHELM© - 8 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH

Auswertungsaktionen mit IDEA Auswertungsaktion mit IDEA: Überprüfung des Konto “Instandhaltung” Zielrichtung: Aktivierungspflichtige Vorgänge entdecken, die als sofort abzugsfähige Betriebsausgaben behandelt worden sind, obwohl sie hätten abge-schrieben werden müssen Überprüfung doppelte Belegnummern Hinweise finden auf (formell) nicht ordnungsgemäße Buchführung, Verdacht der Steuerhinterziehung überprüfen SCHINDHELM© - 9 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH

Auswertungsaktionen mit IDEA Auswertungsaktion mit IDEA: Analyse der Inventurergebnisse und deren Verbuchung Zielrichtung: Hohe Inventurdifferenzen signalisieren „schwarze“ Geschäfte oder Nichtverbuchung von Entnahmen Analyse der Eingangs- und Ausgangsrechnungen im Hinblick auf die Behandlung der Umsatzsteuer und Vorsteuer Wird Vorsteuer zu früh abgezogen und Umsatzsteuer zu spät gemeldet, führt dies bei nachhaltigen Verhalten zur Umsatzsteuersonderprüfung und ggf. Umsatzsteuerhinterziehung SCHINDHELM© - 10 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH

Auswertungsaktionen mit IDEA Auswertungsaktion mit IDEA: Abgleich der Bankverbindungen von Kunden und Mitarbeitern Zielrichtung: Vermeidung von Lohnsteuer durch Bezahlung mit Ware sowie Prüfung von eingeräumten Rabatten (Sachbezug) Abgleich der Debitoren und Kreditoren mit “Schwarzer Liste” des Bundesamt für Finanzen Mitwirkung an einem Umsatzkarussellgeschäft aufdecken SCHINDHELM© - 11 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH

Lückenanalyse/Mehrfachbelegung mit IDEA Ab 2004: durchgehende Rechnungsnummerierung Tabelle Rechnungen mit u.a. Rg.-Nr., Kunde, Produkt,... Import/ Auswertung mit Auswertungstool Ergebnis: Liste fehlender bzw. doppelter Rechnungs- nummern Deutung des Ergebnisses: Systemfehler Versehentliche Löschung Eingabefehler Manipulationen SCHINDHELM© - 12 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH

Lückenanalyse/Mehrfachbelegung mit IDEA SCHINDHELM© - 13 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH

Zeitreihenvergleich mit IDEA Der Zeitreihenvergleich basiert auf Zahlen aus dem Betrieb. Der Zeitreihenvergleich ist ein Instrument des sog. Inneren Betriebs- vergleichs, d.h., er vergleicht Zahlen, die sich regelmäßig wegen gegenseitiger Abhängigkeit gleichförmig zueinander zu entwickeln pflegen, z.B. Umsatz und Wareneinkauf, Umsatz und Gewinn, Umsatz und Rohgewinnaufschlag. Der Zeitreihenvergleich erfasst den Wareneinkauf nach Lieferdaten für ein Kalenderjahr. Erfassung der täglichen Kalendereinnahmen und ggf. der unbaren Geldzuflüsse. Bildung wöchentlicher, monatlicher Salden der Gesamteinnahmen und des verteilten Wareneinkaufs. Ermittlung des wöchentlichen, monatlichen Rohgewinnaufschlagsatzes. SCHINDHELM© - 14 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH

Zeitreihenvergleich mit IDEA Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Einnahmen 54.830,00 53.800,00 45.715,00 65.390,00 37.266,00 42.430,00 63.432,00 51.235,00 43.290,00 76.547,00 64.329,00 47.650,00 WEK gesamt 41.055,00 38.090,00 39.700,00 37.810,00 34.256,00 38.760,00 35.467,00 52.139,00 43.569,00 43.678,00 63.298,00 Aufschlag 133,553 141,244 115,151 172,9437 108,787 109,4685 163,6533 144,458 83,02806 175,691 147,2801 75,27884 Zeitreihenvergleich mit IDEA Januar Februar März April Mai Juni Juli August September Oktober November Dezember Einnahmen 54.830,00 53.800,00 45.715,00 65.390,00 37.266,00 42.430,00 63.432,00 51.235,00 43.290,00 76.547,00 64.329,00 47.650,00 WEK gesamt 41.055,00 38.090,00 39.700,00 37.810,00 34.256,00 38.760,00 35.467,00 52.139,00 43.569,00 43.678,00 63.298,00 Aufschlag 133,55% 141,24% 115,15% 172,94% 108,79% 109,47% 163,65% 144,46% 83,03% 175,69% 147,28% 75,28% SCHINDHELM© - 15 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH

Verprobung nach „Benford‘s-Law“ mit IDEA Der Mathematiker Frank Benford veröffentlicht 1938 das Ergebnis seiner Untersuchungen zur Vorkommenswahrscheinlichkeit von Anfangsziffern in von Menschen erstellten Zahlenwerken mit folgendem Ergebnis: Zahl 1 = 30.10% Zahl 2 = 17,60% Zahl 3 = 12,49% Zahl 4 = 9,69% Zahl 5 = 7,91% Zahl 6 = 6,69% Zahl 7 = 5,79% Zahl 8 = 5,11% Zahl 9 = 4,57% SCHINDHELM© - 16 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH

Verprobung nach „Benford‘s-Law“ mit IDEA Schlussfolgerungen aus Benford‘s-Law: Das Gesetz ist nur für sog. „dimensionierte“ Zahlen anwendbar, also Zahlen, die untereinander in einem mathematischen Bezug stehen. Sog. „dimensionslose“ Zahlen wie Postleitzahlen, Telefonnummern usw. können damit nicht verprobt werden. Das Gesetz gilt in allen Bereichen, in denen dimensionierte Zahlen vorkommen, die von Menschen erstellt wurden, also auch in: betrieblichen Rechnungswerken Handelsbüchern Bilanzen Steuererklärungen Für den Fall, dass die statistischen Wahrscheinlichkeiten nicht bestätigt werden, liegen mit großer Wahrscheinlichkeit Fehler oder Manipulationen vor! SCHINDHELM© - 17 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH

Verprobung nach „Benford‘s-Law“ mit IDEA Sind große Datenmengen mit IDEA verprobt worden und ergeben sich Abweichungen zu Benford‘s-Law ist nun zu prüfen: Sind die Abweichungen „signifikant“ d.h., sind sie so groß, dass eine regelmäßige Unschärfe ausgeschlossen werden kann. Wenn das der Fall sein sollte, muss überprüft werden, wie und ob die Abweichungen zu erklären sind. Wenn die Abweichungen nicht erklärt werden können, aber auch keine sonstigen Fehler im Rechen- oder Belegwerk gefunden werden, ist die Schlussfolgerung streitig. Achtung: Jeder Mensch hat „Lieblingszahlen“, die bei Manipulationen häufiger auftreten, als andere! Statistisch neigt der Mensch bei manipulierten Zahlen zur häufigeren Wahl der Zahlen 5 und 6! SCHINDHELM© - 18 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH

„Chi-Quadrat -Test“ nach Pearson mit IDEA Der Test ist von dem amerikanischen Statistiker Karl Pearson entwickelt worden. Der Name entstammt dem 22. Buchstaben des griechischen Alphabets. Er geht von folgenden Annahmen aus: Ebenso wie bei „Benford‘s-Law“ sind „dimensionierte“ Zahlen zu untersuchen. Überprüft wird nun - anders als bei „Benford‘s-Law“ - die letzte Ziffer bzw. die letzten zwei Ziffern vor dem Komma (vereinfacht). Die statistisch zwingende Grundannahme ist nun, dass die letzte Ziffer vor dem Komma jeweils gleich häufig mit einer Zahl von 10% bzw. 1% auftauchen muss. Die dritte Annahme besagt nun, dass jeder Mensch, der Zahlenwerke manipuliert, ganz bestimmte „Lieblingszahlen“ nimmt, die nicht der statistischen Wahrscheinlichkeit entsprechen. SCHINDHELM© - 19 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH

„Chi-Quadrat -Test“ nach Pearson mit IDEA SCHINDHELM© - 20 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH

„Chi-Quadrat -Test“ nach Pearson mit IDEA SCHINDHELM© - 21 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Schindhelm Rechtsanwaltsgesellschaft mbH www.schindhelm-rag.com Fuhrbergerstraße 5 30625 Hannover Tel.: 0511 / 5357-4115 Fax: 0511 / 5357-4180 Michael Weber-Blank NLP M. Rechtsanwalt, Fachanwalt für Steuerrecht, Mediator michael.weber-blank@de.pwc.com SCHINDHELM© - 22 - RECHTSANWALTSGESELLSCHAFT MBH