„Vernetzte Verwaltung“ Organisationskonzept für ein föderales E-Government Schweiz „eCH-White Paper“ von K. Lenk, T. Schuppan und Marc Schaffroth ausgewählte Folien 1 (animierte Präsentation, ppt-Format) Die Präsentation kann unter Quellenangabe (Autoren -eCH/ISB) frei verwendet werden 10. Juni 2010 / M. Schaffroth

3. Einordnung – Struktur der öffentlichen Leistungserstellung Souverän erlässt Gesetz definiert öffentliche Aufgabe hoheitlich Privatperson, Unternehmen hat Lebenslage / Geschäftssituation bezieht Behörde erbringt entspricht öffentliche Leistung hoheitlich wird erstellt durch Prozess(e) nutzen Ressourcen, Funktionen, Infrastrukturen nach M. Wimmer, R. Traunmüller (2005) „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

4. Grundlagen 4.1 Verwaltungsverfahren: Identifikation und Zuordnung von organisations- bzw. prozessübergreifend verwendbaren Prozesselementen Zahlungsdienst Verwaltungsverfahren Behördenschalter, Portal Kommunikations- dienste Formular- dienst Identifikationsdienst (etc.) Geschäftsverwaltung (Geschäftskontrolle, Prozessführung, Records Management) Office-Funktionen (Unterlagen erstellen, bearbeiten, ablegen, Versenden etc.) = organisationsübergreifend nutzbare Bausteine = prozessübergreifend nutzbare Bausteine „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

4. Grundlagen / 4.3 Abbau administrativer Lasten: Silostrukturen beim Vertrieb ? „Welche Behörde ist zuständig?“ „Welche Leistung benötige ich?“ usw. Information beschaffen / Absicht bilden „Zuständigkeits- dschungel“ ? ? ? f r a g m e n t i e r t e s Le i s t u n g s a n g e b o t Amt A Amt B Amt C Leistungs- angebot A Leistungs- Angebot B Leistungs- angebot C „Zuständigkeit vor Leistung vor Kundenanliegen“ (Zuständigkeit als Vertriebsprinzip) „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

4. Grundlagen / 4.3 Abbau administrativer Lasten: Vernetzte Vertriebsstrukturen („Easy Government“) Kunde A n l i e g e n Lebenslage Geschäftssituation Leistung beziehen situationsgerecht, einfach benutzbar Multikanal V e r t r i e b s w e g e aufbereitet nach Anliegen, Branchen und Zielgruppen L e i s t u n g e n einfach auffindbar V e r f a h r e n einfach, zuverlässig und sicher ausführbar K o n t a k t s t e l l e n Vertriebsnetzwerk einfach kontaktierbar „Kundenanliegen vor Zuständigkeit vor Leistung“ (Kunde bzw. Vernetzung als Vertriebsprinzip) „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

4. Grundlagen / 4.3 Abbau administrativer Lasten: Silostrukturen bei der Produktion („Behördenmarathon“) K u n d e administrative Lasten 1 2 3 4 5 B a u g e s u c h L e i s t u n g V e r w a l t u n g (Prüfung von diversen Voraussetzungen) „Insel- Government“ Entscheid ! Bauamt Bauamt Grundbuch- amt Denkmal- pflege Umweltamt Leistung ! Leistung ! Leistung ! vermeidbare Aktivitäten = Interaktionslasten Steuerung und Koordination des Verfahrens bleibt dem Kunden aufgebürdet „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

verwaltungsübergreifende Kooperation 4. Grundlagen / 4.3 Abbau administrativer Lasten: Vernetzung der Produktion entlastet Kunden („Kurze Prozesse“) 1 Interaktionen entfallen 2 Kunde X X X G e s u c h L e i s t u n g ( Leistung B ) ( Leistung C ) ( Leistung D ) Bauamt Grundbuchamt Denkmalpflege Umweltamt verwaltungsübergreifende Kooperation X auf der Kundenseite abbaubare Aktivitäten (Interaktionen) „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010

4. Grundlagen / 4.4 Produktion – Leistungen und Prozesse verbinden: Kooperationsmodell G e s u c h L e i s t u n g Steuerungssicht Bauamt („öffentlicher Prozess“) koordinierte Über- gabe von Leistungen Entscheid ! Leistung Leistung Grundbuchamt Umweltamt Grundbuchamt Bauamt lokale Ausführungsebene Umweltamt „lokalen“ Prozesse „black boxes“ Erstellung der Leistung(en) Im „öffentlichen“ Prozess werden die in den „lokalen“ Prozessen erstellten Leistungen koordiniert ausgetauscht (übergeben). Die Autonomie der „lokalen“ (hoheitlichen) Leistungserstellung bleibt erhalten. „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010 Titel / AutorIn

Leistungsarchitekturen 4. Grundlagen / 4.4 Produktion – Leistungen und Prozesse einheitlich dokumentieren: BPM-Dokumentationsstandards für öffentliche Leistungen und Prozesse Leistungsinventar Leistungs- + Prozess- beschreibungen Ordnungssystem Leistungsinventar Arbeit Arbeitszeitbewilligung Leistung Arbeitslosenunter- stützung Merkmale Berufsbewilligung … Leistungen Zugriffsrechte prüfen Vertraulich - keitserklärung nötig einfordern Rechte erteilen Kunde Pensionskasse Antrag stellen Verfahren er ö ffnen Dossier aktualisieren Antrag bewilligen pr ü fen + Amt f r Sozial versicherungen Entscheid eröffnet Prozess Subprozess BPMN Bauen Baubewilligungen Raumplanung …. … …. Prozesse Leistungsverzeichnis 01 – Gesuche prüfen Subprozesse 02 – Auszahlungen 0n – .... Leistungsarchitekturen BPM-Dokumentationen eGov CH - 0070 Dokumentation der öffentlichen Prozesse Reference E-Gov CH (SECO/BK) priorisiertes Vorhaben B1.03 Dokumentation der „lokalen“ Prozesse www.ech-bpm.ch - 0073 „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010 Titel / AutorIn

Leistungen & Prozessen Produktion Vertrieb Umsetzung verwaltungsübergreifende Kooperation vernetzte Vertriebsstrukturen REPOSITORIES (ANWENDUNGEN) eCH-BPM Community- Plattform CH-weit harmonisierte Datenbasis zu Leistungen und Prozessen Zugangs- strukturen Voraussetzungen „Reference E-Gov CH“ Version 2 BPM-Repositories der Verwaltungseinheiten „lokale“ Prozessvorlagen eCH-0073/B2 Beschreibungen der lokalen Prozesse eCH-0073/B1 Beschreibungen der öffentlichen Leistungen & Prozesse E-Gov CH eCH-00XX/B1 Ordnungs- strukturen E-Gov CH eCH-0049/B1 Zugangs- strukturen E-Gov CH eCH-0088/B1 Beschreibungen der Behörden- gänge E-Gov CH DOKUMENTATIONS ERGEBNISSE -Standards eCH-0070/B1 Das Leistungsinventar E-Gov CH Vorgaben und Ergebnisse des priorisierten Vorhabens B1.03 zur verwaltungsübergreifenden Kooperation und Vernetzung (SOLL-Zustand B1.03) HILFSMITTEL eCH-0096 BPM Starter Kit: BPM-Leitfaden & BPM-Tool eCH-0074 Geschäftsprozesse dokumentieren mit BPMN -Hilfsmittel eCH-0073 Vorgaben zur Beschreibung von öffentlichen Leistungen & Prozessen E-Gov CH eCH-00XX Vorgaben zur Erstellung von Ordnungsstrukturen E-Gov CH eCH-0049 Vorgaben zur Erstellung von Zugangsstrukturen E-Gov CH eCH-0088 Vorgaben zur Beschreibung von Behördengängen E-Gov CH DOKUMENTATIONS VORGABEN -Standards eCH-0070 Die Kriterien zur Aufnahme von Leistungen in das Leistungsinventar E-Gov CH Organi-sation KONZEPT White Paper „Vernetzte Verwaltung“ - Organisationskonzept für ein föderales E-Government Schweiz Politik Rahmenvereinbarung über die E-Government-Zusammenarbeit STRATEGIE E-Government-Strategie Schweiz Quelle: Bundeskanzlei / eCH-Fachgruppe Geschäftsprozesse Titel / AutorIn

4. Grundlagen / 4.4 Produktion – Vertriebs- und Produktionsstrukturen vernetzen Prozessmodularisierung (Beispiel) „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010 Titel / AutorIn

organisationsübergreifende Nutzung modularisierter Prozesselemente 4. Grundlagen / 4.4 Produktion – Vertriebs- und Produktionsstrukturen vernetzen „shared service“-Umsetzung organisationsübergreifende Nutzung modularisierter Prozesselemente „Vernetzte Verwaltung“ / Lenk, Schuppan, Schaffroth / 2010 Titel / AutorIn