Titel Beispiel Kreditorenrechnung erfassen Die folgende Demonstration führt Sie beispielhaft durch die Erfassung einer Kreditorenrechnung. Sie können die Demo jederzeit mittels der STOP-Taste anhalten. Ein Anhalten kann zum Beispiel dann sinnvoll sein, wenn Sie die erläuternden Texte der Schrittbeschreibung in Ruhe studieren möchten. Zur Weiterführung betätigen Sie den START-Button.

vcvcvc Kreditorenrechnung erfassen – Überblick Eine Eingangsrechnung kann im SAP-System vorerfasst, geändert und korrigiert oder sofort gebucht werden. Dies kann mit Hilfe von Berechtigungen gesteuert werden. Rechnungen oder Gutschriften können im SAP-System vorerfasst, geändert und gebucht werden. Es ist eine Teilung der Aufgabengebiete mit unterschiedlichen Berechtigungen der Mitarbeiter möglich. Bei der Vorerfassung werde die Daten der Rechnung oder Gutschrift im System erfasst und in einem Beleg gesichert, der Beleg zunächst jedoch nicht gebucht. Der vorerfasste Beleg kann beliebig oft geändert, z.B. Daten ergänzt oder korrigiert, werden. Dabei werden alle Änderungen protokolliert. Sind keine Änderungen mehr erforderlich, kann der vorerfasste Beleg gebucht werden. Erst dabei werden die beim Buchen einer Rechnung oder Gutschrift üblichen Kontobewegungen und Fortschreibungen durchgeführt. vcvcvc

Kreditorenrechnung erfassen – Grunddaten In den Grunddaten werden allgemeine Angaben zur Rechnung erfasst, wie z. B. Kreditor, Referenz (ReNummer) sowie Rechnungsdatum und -betrag. Über die Belegart, welche den Vorgang kennzeichnet, kann ein Workflow zur Verbuchung oder zur Zahlung eingerichtet werden. Die Grunddaten einer Rechnung enthalten Angaben zum Kreditor, Rechnungsdatum und –höhe. Weiterhin können eine externe Referenz, wie die Belegnummer beim Geschäftspartner oder ein Sonderhauptbuchkennzeichen hinterlegt werden. Die Belegart steuert u.a. die Rechnungsallonge in Verbindung mit einem Workflow zur Benachrichtigung weiterer verantwortlicher Mitarbeiter. Der Steuerbetrag kann durch das System berechnet werden lassen. Die zu bebuchenden Konten und Kostenstellen werden in der Positionstabelle im unteren Maskenbereich gepflegt. Aus den Kostenstellen werden die Profit-Centern abgeleitet, welche für die Belegaufteilung genutzt werden. vcvcvc

Kreditorenrechnung erfassen – Sachkontenposition Jede Sachkontenposition kann einzeln bearbeitet und mit einem Buchungstext beschrieben werden. Die Sachkontenpositionen können einzeln aufgerufen und bearbeitet werden. Dabei ist die Hinterlegung beschreibender Texte oder die Hinterlegung von Standardtexten möglich. Durch individuell gestaltbare Erfassungsvarianten wird die Eingabe der Sachkontenpositionen komfortabler. vcvcvc

vcvcvc Kreditorenrechnung bearbeiten – Zahldaten Im Reiter „Zahlung“ können Zahlungsbedingung, Zahlweg und Zahlsperren sowie Skontobeträge gepflegt werden. Dies ist nur notwendig, wenn eine Abweichung von den Standardeinstellungen im Kreditorenstammsatz gewünscht wird. Auch die Angabe von Banken zur Verbuchung ist möglich. Der Reiter „Zahlung“ dient der Hinterlegung von Zahlungsbedingungen für Skonti, der Eingabe des Zahlungsweges oder der Banken. Eventuelle Zahlsperren können hier gesetzt werden. Sollen keine weiteren Details zur Rechnung gepflegt werden, kann die Buchung nun simuliert und der Beleg vorerfasst werden. vcvcvc

Kreditorenrechnung bearbeiten und buchen Es ist nun möglich, die vorerfasste Rechnung zu bearbeiten. Es können Zusatzkontierungen bei einem vorerfassten Beleg geändert werden. Nach Verbuchung ist dies aufgrund der Einhaltung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung nicht mehr möglich. Hierzu können im Workflow unterschiedliche Berechtigungen der Mitarbeiter definiert werden. Die vorerfasste Rechnung kann beliebig oft bearbeitet werden, bevor sie endgültig gebucht wird. Dazu kann der zuständige Mitarbeiter per Workflow benachrichtigt werden. Die notwendigen Berechtigungen zur Buchung sind im Customizing hinterlegbar. oder vcvcvc

vcvcvc Kreditorenrechnung erfassen – Vorerfassen/Buchen Der Beleg kann vorerfasst, d. h. es wird eine SAP-Belegnummer vergeben, werden. Dabei bedeutet vollständig sichern, dass Soll- und Habenpositionen ausgeglichen sind und somit ergibt sich ein Saldo 0. Wird ein Rechnungsbeleg vorerfasst muss er weder vollständig noch konsistent sein. Es ist ausreichend, wenn alle Mußfelder wie Kreditor, Belegdatum, Buchungsdatum usw. gefüllt sind. Die Funktion „Vollständig sichern“ löst die komplette Belegprüfung aus, wie sie auch bei der Buchung durchgeführt wird. Der Rechnungsbeleg befindet sich auch nach „Vollständig sichern“ noch im Status „vorerfasst“ und ist somit noch nicht zur Zahlung freigegeben. vcvcvc

Kreditorenrechnung erfassen – Erfassen Der Beleg kann vorerst simuliert werden, d. h. in der Belegübersicht werden die Bewegungsdaten simuliert und die Steuerposition automatisch errechnet. Die Simulation des Rechnungsbelegs erzeugt eine Vorschau auf den Buchungsbeleg mit den jeweiligen Zusatzkontierungen. Es werden auch solche Positionen simuliert, die bei der Buchung automatisch generiert werden wie z.B. Steuerposition und bei kostenminderndem Skonto die Skontoverrechnungsposition. Nach dem Buchen steht die Rechnung für den Zahlungslauf zur Verfügung – sie also „zur Zahlung freigegeben“ und wird entsprechend ihrer Fälligkeit im automatischen Zahlungslauf berücksichtigt. vcvcvc

Kreditorenrechnung – OPCC-Anbindung Über die OPCC-Schnittstelle in PROMOS.GT ist es möglich, Word-Dokumente zur Rechnung aufzurufen. So können z. B. Rechnungsallongen mit Barcode gedruckt und zusammen mit der Eingangsrechnung gescannt und im SAP-System archiviert werden. Die OPCC-Schnittstelle bietet die Möglichkeit die Korrespondenz zum Kreditor direkt aus dem System zu vollziehen. Hier kann z.B. eine Rechnungsallonge aufgerufen werden. vcvcvc

Kreditorenrechnung – Einzelpostenliste Um eine Übersicht aller Buchungen oder offenen Posten bei einem Kreditor oder mehreren Kreditoren zu erhalten, kann die Einzelpostenliste genutzt werden. Über verschiedene Eingrenzungen können die gewünschten Informationen aufgerufen werden. Die Einzelpostenliste bietet einen Überblick der gezahlten oder zu bezahlenden Rechnungen zu einem oder mehreren Kreditoren. Die gewünschten Kreditoren können mit Hilfe einer Suche gewählt werden. Anzuzeigende Belege sind durch Anhaken auszuwählen. vcvcvc

Kreditorenrechnung – Einzelpostenliste Die Übersicht der Rechnungen zum Kreditor zeigt jeden Beleg mit Fälligkeit und Status an. Auch die vorerfassten Rechnungen werden hier aufgelistet. In der Einzelpostenliste zum Kreditor werden die Fälligkeiten und Status (offen oder ausgeglichen) dargestellt. Es kann sortiert und Summen gebildet werden. Weiterhin ist auch der Absprung in die einzelnen Belege möglich. vcvcvc

Kreditorenrechnung – Rechnungseingangsliste Über die „Liste der Eingangsrechnungen“ kann das Rechnungseingangsbuch erstellt werden. vcvcvc

Kreditorenrechnung – Rechnungseingangsliste Die Rechnungseingangsliste bietet eine tag- und nutzergenaue Auswertung der erfassten Rechnungsbelege mit komplexen Anzeigefunktionen. Es besteht die Möglichkeit, Rechnungsallongen auszudrucken. vcvcvc